Sollicitatiegesprekken voeren: hoe pak je het succesvol aan?

Een sollicitatiegesprek is bedoeld om erachter te komen welke persoon het meest geschikt is voor de vacature. Iemand kan nog zoveel kennis en ervaring in huis hebben voor de functie, er moet wel een goede match zijn met je organisatie. Maar hoe weet je of een potentiële kandidaat goed past bij de cultuur van het bedrijf? En hoe check je of iemand de gewenste competenties ook daadwerkelijk heeft? Door gebruik te maken van verschillende gespreks- en interviewtechnieken, zoals het A4-model, de STARR-methode en de LSD-methode toepassen. Video-interviews bieden een handig en flexibel alternatief, vooral wanneer persoonlijke ontmoetingen niet mogelijk zijn. Ze zorgen tevens voor een breder bereik van kandidaten. Een semi-gestructureerd interview is een flexibele methode die ruimte biedt voor diepgaande gesprekken, terwijl de belangrijkste punten van de functie worden besproken. Luister goed naar de antwoorden en vraag door, op die manier voelt je gesprekspartner zich goed gehoord.

Met de vier A’s van het 4A-model bouw je je sollicitatiegesprek volgens een heldere structuur op. Je doorloopt samen met de sollicitant vier fases die naadloos in elkaar overgaan:

Fase 1: de A van aanvang 

Fase 2: de A van analyse

Fase 3: de A van aanbod of advies

Fase 4: de A van afronden

Deze eerste fase zou je net zo goed ‘aankomen’ of ‘ontvangst’ kunnen noemen. De sollicitant arriveert, je schudt handen, neemt eventueel een jas aan, en leidt hem of haar naar de kamer waar het gesprek plaatsvindt. Hier wacht een warm welkom: koffie, thee, water en een comfortabele stoel staan al klaar. Zijn er meerdere mensen bij het gesprek aanwezig, dan stellen ook zij zich aan de kandidaat voor. Vervolgens start je een luchtig gesprek: je informeert naar de reis, vertelt iets over jezelf (bijvoorbeeld je functie en hoelang je hier werkzaam bent) en iets over het bedrijf. Je gaat ongemerkt de volgende fase in door de kandidaat te vragen waarom hij of zij op deze baan gesolliciteerd heeft.

Dit is de fase waarin je de kandidaat beter leert kennen. Het doel van deze fase is om zoveel mogelijk informatie over de sollicitant te verzamelen, zodat je een goed beeld krijgt – een analyse – van de sollicitant. Dit doe je door het stellen van open vragen, die je uiteraard goed hebt voorbereid. Om je te inspireren heeft Personio een flink aantal vragen voor je sollicitatiegesprek verzameld. Daar kun je beslist je voordeel mee doen. Om dit vragenvuur zo aangenaam en effectief mogelijk te laten verlopen, kun je gespreks- en interviewtechnieken zoals STARR en LSD toepassen. Luister goed naar de antwoorden en vraag door, dan voelt je gesprekspartner zich goed gehoord.

Heb je eenmaal een goed beeld van de kandidaat, dan bespreek je je conclusies die je uit de analysefase hebt getrokken met de kandidaat. Vervolgens vertel je hoe de sollicitatieprocedure verder gaat. Hoelang duurt het voordat de kandidaat uitsluitsel krijgt? Hoeveel gesprekken volgen er eventueel nog? Komt er een assessment of een proefopdracht? Het is niet alleen voor de kandidaat belangrijk dat de vervolgstappen helder zijn, ook voor jezelf en het bedrijf. Je wil namelijk niet het risico lopen dat iemand afhaakt, en zijn pijlen op een andere baan richt, omdat het proces onduidelijk en stroperig is. 

Als alles helder en duidelijk is, ook voor de sollicitant, kun je het gesprek afronden. Vat nog even de belangrijkste punten samen en vertel hoe je het gesprek hebt ervaren. Ben je enthousiast? Laat dat gerust merken. Heb je twijfels? Ook die mag je uiten. Herhaal vervolgens wanneer je iets laat horen en bedank tot slot de kandidaat voor het gesprek.

Wie solliciteert laat zich natuurlijk van zijn beste kant zien, en zal zijn of haar competenties eerder een beetje aandikken dan afzwakken. Net als alle andere kandidaten die op gesprek komen. Maar hoe controleer je of wat gezegd wordt ook allemaal klopt? Daar is de STARR-methode voor. Deze methode werkt met open vragen, waardoor sollicitanten worden uitgedaagd om met praktijkvoorbeelden aan te tonen dat zij echt zo klantvriendelijk, resultaatgericht of zulke uitstekende teamspelers zijn als in de sollicitatiebrief en het cv vermeld staat. 

STARR staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie. De vragen die je stelt om een competentie toe te lichten, hebben hier allemaal betrekking op. Door de sollicitanten die op gesprek komen aan de hand van deze methode naar dezelfde competenties te vragen, kun je ze goed met elkaar vergelijken. Zo zie je duidelijk welke kandidaat het beste in het team en bij de functie past.

STARR-vragen:

1. Situatie: Kun je een lastige werksituatie beschrijven en daarbij aangeven hoe je dit hebt opgelost?

2. Taak: Vanuit welke rol was je hierbij betrokken en wat wilde je bereiken?

3. Actie: Hoe heb je het probleem aangepakt en waarom heb je juist voor deze aanpak gekozen?

4. Resultaat: Wat was het resultaat van jouw aanpak?

5. Reflectie: Zou je het opnieuw op deze manier doen of kies je achteraf gezien toch liever voor een andere aanpak? 

Stap 1: De belangrijkste competenties van de functie definiëren 

Stap 2. Vragen maken bij de competenties 

Stap 3. Het sollicitatiegesprek voeren 

Stap 4. Scores toekennen aan de antwoorden 

Bij het opstellen van het functieprofiel heb je de belangrijkste competenties, de kerncompetenties, al bepaald. Om misverstanden te voorkomen is het goed om voordat het sollicitatiegesprek plaatsvindt met de andere leden van de sollicitatiecommissie, vooral de direct leidinggevende, af te stemmen of jullie daar wel hetzelfde onder verstaan. Neem bijvoorbeeld een competentie als ‘communicatieve vaardigheden’. Dit is een ruim begrip dat je op verschillende manieren kunt invullen: goed en helder schrijven bijvoorbeeld, of juist mondeling presenteren. Deze afstemming is belangrijk, want zo weet je zeker dat je de juiste competenties tijdens het interview uitvraagt. 

Stap 2 is het opstellen van vragen die bij een bepaalde competentie horen. Kijk nog eens goed naar het cv van de kandidaat: in welke situatie was deze competentie van belang? Maak hier een aantekening van en vraag ernaar tijdens het gesprek. Per competentie kun je ook naar gedragsvoorbeelden vragen. Hoe je dat doet? Heel simpel: stel de vraag ‘waar bleek dat uit in je gedrag?’. Vertelt iemand dat klantvriendelijkheid in zijn vorige functie belangrijk was, dan zal hij dat eenvoudig kunnen aantonen door specifieke voorbeelden van klantvriendelijk gedrag in bepaalde situaties te geven.

Tip: Kijk nog even naar het lijstje met STARR-vragen hierboven en koppel ze aan de belangrijkste competenties die nodig zijn voor de functie. Zo is snel te achterhalen of een sollicitant deze competenties echt heeft.

Natuurlijk ga je het gesprek voeren volgens het A4-model. Ben je eenmaal bij de A van analyse aangekomen, dan zet je de STARR-methode in. Stel bij elke competentie alle vijf de vragen van de STARR-methode, en vraag zoveel mogelijk door. Als je de hele context meeneemt in het gesprek, krijg je de meeste volledige indruk van een competentie. En maak je uiteindelijk de beste keuze. 

Stel dat je met drie of vier kandidaten een sollicitatiegesprek voert. Dan is het best lastig om achteraf de antwoorden met elkaar te vergelijken. In plaats van op je geheugen te vertrouwen, kun je beter scores bijhouden. Je noteert dan voor elke competentie een score van bijvoorbeeld 1 tot en met 5 bij de antwoorden. Doe je dat voor alle kandidaten op dezelfde manier, dan zie je vanzelf wie aan het eind van de gesprekken de hoogste score heeft.

Om te achterhalen wat iemand echt bedoelt, is er de LSD-methode: goed luisteren, doorvragen, opnieuw goed luisteren, en tussendoor de antwoorden samenvatten om te checken of je echt goed hebt begrepen wat iemand heeft verteld. Deze methode wordt veel gebruikt door communicatiemanagers, maar is ook een echte aanrader voor HR-professionals die functionerings- en beoordelingsgesprekken voeren. Ook voor sollicitatiegesprekken is de methode zeer geschikt, vooral om erachter te komen wat voor de sollicitant belangrijk is. 

De LSD-methode bestaat uit deze drie onderdelen:

1. Luisteren 

2. Samenvatten 

3. Doorvragen

Een goed gesprek begint met te luisteren naar je gesprekspartner. Reageer niet meteen, maar laat tot je doordringen wat hij of zij je te vertellen heeft. En zorg ervoor dat het duidelijk zichtbaar is dat je luistert. Je lichaamstaal spreekt wat dat betreft boekdelen:

• Om te laten zien dat je echt geïnteresseerd bent in wat de ander zegt, kijk je hem of haar aandachtig aan. Kijk je weg, dan geef je de ander het idee dat je geen belangstelling hebt voor zijn verhaal.

• Door nu en dan te glimlachen, laat je zien dat je de ander begrijpt en het eens bent met wat je hoort. Ga echter niet voortdurend zitten glimlachen, want dat komt onecht, zelfs geforceerd, over. 

• Meestal doe je het al onbewust: knikken terwijl je luistert. Het is een instemmend gebaar: je laat zien dat je de gedachtegang van je gesprekspartner kunt volgen. 

• Met je armen over elkaar zitten terwijl je luistert, is voor je gesprekspartner een signaal om het kort te houden. Je sluit je af voor wat hij of zij te vertellen heeft. Laat ze liever ontspannen uit elkaar op tafel liggen of langs je lichaam hangen. Dat geeft een open, geïnteresseerde indruk. 

Door af en toe samen te vatten wat de ander vertelt, maak je het gesprek overzichtelijk. Bovendien laat je hiermee zien dat je goed geluisterd hebt en geef je ruimte voor verduidelijkingen of correcties. Nog een voordeel: door het gesprek af en toe samen te vatten, onthouden jullie allebei de belangrijkste punten. Zo pak je het maken van samenvattingen aan:

• Schrijf de hoofdpunten tijdens het gesprek op.

• Noem deze hoofdpunten af en toe en vraag of je ze goed hebt begrepen.

• Vat de gespreksonderwerpen voor de duidelijkheid steeds even samen, zodat je verder kunt gaan met het volgende onderwerp.

Natuurlijk wil je een goed beeld krijgen van de sollicitant. Dat betekent dat je gericht moet doorvragen over bepaalde onderwerpen. Dat doe je na de tussentijdse samenvattingen en als de sollicitant heeft aangegeven dat je goed hebt begrepen wat hij of zij zojuist heeft verteld.

Zo vraag je door:

• Nadat je open vragen hebt gesteld over een bepaalde werksituatie, ga je daarop door met vervolgvragen zoals: wat deed je precies, wanneer was dat, wie waren er nog meer bij betrokken, hoelang duurde het alles bij elkaar, wat vond je ervan, welke andere opties waren er, waarom is er voor deze aanpak gekozen? 

• Om te checken of je iemand goed hebt begrepen, stel je de volgende vragen: wat versta je hieronder, wat bedoel je daarmee, kun je dit uitleggen, wat houdt dit voor jou in, wat betekent dit voor jou? 

• Wil je weten of jullie alles hebben besproken wat voor de sollicitant belangrijk is, dan controleer je dat met de volgende vragen: welke onderwerpen hebben we volgens jou nog niet besproken, hoe vond je dit gesprek gaan, wat heeft dit gesprek voor jou duidelijk gemaakt, wat voor indruk heb je van onze organisatie?

Tijdens het sollicitatiegesprek heb je ongeveer een uur de tijd om uit te zoeken of een kandidaat geschikt is. Best kort voor zo’n belangrijke beslissing. Gebruik die tijd zo efficiënt mogelijk door het stellen van de juiste vragen. Om je te inspireren volgt hier een lijst met voorbeeldvragen:

• Waarom heb je juist bij ons gesolliciteerd? 

• Wat spreekt jou aan in onze branche?

• Wat wil je bereiken met deze functie?

• Waarom ben jij geschikt voor deze baan?

• Wat zijn jouw sterke eigenschappen?

• Wat zou je graag nog ontwikkelen bij jezelf?

• Waar zie je jezelf over vijf jaar?

• Wat is de grootste prestatie die je ooit hebt geleverd buiten je werk om?

• Welke dromen hoop je nog te vervullen in je leven?

• Wat doet tijdsdruk met jou?

• Met wat voor mensen werk je het liefste samen?

• Hoe zouden je beste vrienden jou typeren?

Volgens artikel 1 in de Grondwet mag niemand, dus ook werkgevers niet, onderscheid maken op grond van godsdienst, politieke voorkeur, levensovertuiging, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid en burgerlijke staat. Dat betekent dat je hierover geen vragen mag stellen. Vragen naar een eventuele zwangerschap of kinderwens is ook verboden. Vertelt een sollicitant uit zichzelf iets over deze onderwerpen, dan is er geen probleem.

Om erachter te komen wie het beste bij je organisatie past, is het zaak om eerst goed helder te hebben waar je bedrijf voor staat en welke richting jullie samen uit willen de komende jaren. Pas dan kun je aan de slag met het opstellen van een functieprofiel. Voor het tweede sollicitatiegesprek biedt Personio ook specifieke vragenlijsten aan. ​​Deze vragenlijsten zijn bedoeld om meer inzicht te krijgen in de kandidaten en te bepalen of ze goed passen bij de functie waarvoor ze solliciteren. De drie of vier kandidaten die het beste in dit profiel passen, nodig je uit voor een gesprek. Personio heeft voor verschillende functies en sectoren vragenlijsten opgesteld, je kunt deze meteen inzien, en gebruiken voor je sollicitatiegesprekken. Heb je eenmaal de beste kandidaat geselecteerd, dan volgt de laatste ronde: het arbeidsvoorwaardengesprek!

Dit gesprek wordt soms ook de salarisonderhandeling genoemd en is de laatste stap in het recruitmentproces. Je bespreekt in het arbeidsvoorwaardengesprek de primaire (salaris, soort contract, werktijden) en secundaire (13e maand, prestatiebeloning, pensioen, opleidingsmogelijkheden, thuiswerken) arbeidsvoorwaarden van de arbeidsovereenkomst. Je sluit het gesprek af met het tekenen van de arbeidsovereenkomst.

In een goed sollicitatiegesprek zet je je eerste indruk opzij en kijk je naar objectieve feiten. Je doet geen aannames, maar vraagt door over competenties en kent daar scores aan toe. Een persoonlijke klik kan alleen de doorslag geven als kandidaten even geschikt zijn. 

STARR staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie. Door de sollicitanten aan de hand van de STARR-methode naar dezelfde competenties te vragen, kun je ze goed met elkaar vergelijken. En weet je wie het beste bij de functie past.