Elektronische handtekening: Dit is het en zo werkt het

Elektronische handtekening op tablet

We hebben allemaal wel eens een digitale of elektronische handtekening gezet, maar wat houdt een elektronische handtekening eigenlijk in en hoe rechtsgeldig is deze eigenlijk? In dit artikel gaan we alles bespreken wat met elektronische en digitale handtekeningen te maken heeft.

Wat is een elektronische handtekening?

Een elektronische handtekening is een elektronische variant van een geschreven handtekening. Deze bestaat uit elektronische gegevens die zijn bijgevoegd aan een digitaal document of bestand. We maken verschil tussen een gewone elektronische handtekening, een gekwalificeerde elektronische handtekening en een geavanceerde elektronische handtekening. Hieronder zullen wij de drie verschillende elektronische handtekeningen toelichten.

Hoe elektronische handtekeningen maken?

Je kunt elektronische handtekeningen op verschillende manieren aanmaken en vervolgens plaatsen onder een elektronisch document, zoals bijvoorbeeld een e-mail. Enkele manieren om elektronische handtekeningen te maken zijn:

  • Via een foto van je geschreven handtekening

  • Via een handtekening die je met de computermuis hebt gemaakt

  • Met een getypte handtekening

Wat is een gekwalificeerde elektronische handtekening?

Een gekwalificeerde elektronische handtekening is een digitale handtekening waarmee een bericht of document wordt beveiligd met een gekwalificeerd certificaat. Dit biedt extra beveiliging en controlemogelijkheden voor de ontvanger. Daarnaast is een gekwalificeerde elektronische handtekening altijd rechtsgeldig. Er zijn slechts enkele bedrijven die dergelijk certificaat mogen verschaffen.

HR-software die meegroeit met je behoeften

Naarmate je team groeit, worden je HR-processen diverser – en complexer. De HR-software van Personio vereenvoudigt je HR-processen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Personio HR Software

Wat is een geavanceerd gekwalificeerde elektronische handtekening?

Een geavanceerd gekwalificeerde elektronische handtekening is een elektronische handtekening met een gekwalificeerd certificaat en bijbehorende code. Dit certificaat hoort bij een digitale code waarmee gecontroleerd en geverifieerd kan worden wie de daadwerkelijke afzender/ondertekenaar is van het document. Dit wordt een PKI-code genoemd. Het agentschap Telecom controleert deze digitale certificaten en codes in Nederland en deze elektronische handtekeningen zijn altijd rechtsgeldig.

Wat zijn de voordelen van een elektronische handtekening?

Hoewel je je misschien afvraagt waarom je een elektronische handtekening zou zetten terwijl dit ook op papier kan, zijn hier enkele goede redenen voor. Ten eerste is een digitale handtekening geïntegreerd in de betere ERP-systemen.

Wanneer je met je onderneming bedrijfsprocessen hebt gedigitaliseerd, kun je een digitale handtekening gemakkelijk toevoegen aan workflows. Wanneer een document of bestand elektronisch ondertekend is, wordt er een extra certificaat aan toegevoegd, de audit trail genaamd. Zo kunnen medewerkers en leidinggevenden precies zien wie verantwoordelijk is voor wat.

Hier komt bij dat het gewoon ontzettend eenvoudig is. Vroeger moest je iets eerst printen, dan ondertekenen, weer inscannen en uiteindelijk opsturen. Nu is dat allemaal niet meer nodig en zet je gewoon snel een eenvoudig een digitale handtekening. Daarnaast is een gekwalificeerde elektronische handtekening even rechtsgeldig als een papieren handtekening. Bovendien is een elektronische handtekening milieuvriendelijker en kostenbesparend (op papier).

HR-software ondersteunt je bij de groei

Je team groeit en HR-processen worden diverser – en complexer. Niet met Personio! Want onze HR-software vereenvoudigt je personeelsprocessen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Digital Employee Files on Different Devices

Elektronische handtekeningen zet je eenvoudig en milieuvriendelijk met onze HR-software. Meld je vandaag nog aan en probeer onze gratis web demo.

Waarom is een elektronische handtekening belangrijk?

Een elektronische handtekening is belangrijk omdat dit te maken heeft met de zogenoemde rechtsgeldigheid van zaken, bijvoorbeeld contracten. Volgens de wet gaat het altijd om een aanbod en de aanvaarding hiervan. In het geval van een arbeidsovereenkomst gaat het bijvoorbeeld om het aanbod van arbeid door de werkgever en tekent de werknemer (aanvaarding) zijn of haar wilsverklaring. Hierdoor gaat de persoon akkoord met het aanbod. Een elektronische handtekening is dus een vorm van wilsverklaring voor akkoord en is dus rechtsgeldig.

Een elektronische handtekening is dus belangrijk omdat:

  • Deze als bewijswaarde kan dienen in het geval van een geschil bij de rechter

  • Deze voor zaken als arbeidsovereenkomsten wettelijk verplicht zijn

  • Deze geldt als authenticatiemiddel

Waarvoor wordt een elektronische handtekening gebruikt?

Elektronische handtekeningen kunnen gebruikt worden om tal van documenten en bestanden te ondertekenen binnen je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Arbeidsovereenkomsten

  • Verlofverzoeken

  • Urenregistratie

  • Salarisadministratie

Wanneer zowel de werkgever als werknemer een van deze documenten elektronisch ondertekent is dit rechtsgeldig en dienen beide partijen zich aan de gemaakte afspraken te houden of stemmen zij in bij de correctheid van de inhoud van deze documenten.

Het verschil tussen een elektronische en digitale handtekening

Het verschil tussen een ‘normale’ elektronische handtekening en een digitale handtekening zit hem in de rechtsgeldigheid. Een normale elektronische handtekening is in principe niet rechtsgeldig. Een digitale handtekening daarentegen, is wél rechtsgeldig, omdat het bijgevoegde certificaat controlemogelijkheden biedt voor de andere partij.

Er kan op deze manier precies gezien worden wie waarvoor verantwoordelijk is en getekend heeft. Bovendien is dit certificaat voorzien van zaken als een elektronische tijdstempel, waardoor de exacte datum en het tijdstip van ondertekenen vastgelegd en controleerbaar zijn.

Professionele en rechtsgeldige elektronische handtekeningen zetten doe je met Personio. Probeer nu onze software 14 dagen gratis uit en til de HR van je organisatie naar een hoger niveau.

Disclaimer

Wij wijzen erop dat de inhoud van onze website (inclusief eventuele juridische bijdragen) uitsluitend bedoeld is voor niet-bindende informatieve doeleinden en niet dient als juridisch advies in strikte zin. De inhoud van deze site kan en mag niet dienen als vervanging van individueel en bindend juridisch advies dat betrekking heeft op jouw specifieke situatie. Alle informatie wordt daarom verstrekt zonder garantie voor juistheid, volledigheid en actualiteit.

Veilig documenten ondertekenen

Electronic Signature Send Contract