Elektronische handtekening: voordelen en vereisten

Een elektronische handtekening is een elektronische variant van de handgeschreven handtekening. Bij een elektronische handtekening worden elektronische gegevens toegevoegd aan een digitaal document of bestand. 

We maken een onderscheid tussen de gewone elektronische handtekening, de geavanceerde elektronische handtekening en de gekwalificeerde elektronische handtekening. Hieronder zullen we ze een voor een toelichten.

• De gewone elektronische handtekening is de meest eenvoudige vorm van digitale ondertekening en is gekoppeld met andere gegevens in elektronische vorm. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een scan van een papieren handtekening. De gewone elektronische handtekening biedt geen garanties op het vlak van de authenticiteit van de handtekening of de integriteit van het document.

• De geavanceerde elektronische handtekening is in hoge mate betrouwbaar en eventuele aanpassingen zijn achteraf traceerbaar door identificatie. Hoewel deze handtekening meer garanties biedt in vergelijking met de gewone elektronische handtekening, wordt ze juridisch gezien niet gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening.

• De gekwalificeerde elektronische handtekening is voorzien van een gekwalificeerd certificaat en de ondertekening gebeurt door middel van een gekwalificeerde app. De gekwalificeerde elektronische handtekening biedt de meeste veiligheidsgaranties, en wordt juridisch volledig gelijkgesteld met de handgeschreven handtekening.

Een elektronische handtekening kun je op verschillende manieren aanmaken. Deze handtekening kun je dan vervolgens plaatsen onder een digitaal document, zoals een e-mail. Enkele veelgebruikte manieren om elektronische handtekeningen te maken zijn:

• Een foto die je neemt van je geschreven handtekening;

• Een handtekening die je met de computermuis maakt;

• Een getypte handtekening.

Een digitale handtekening moet aan de volgende vier voorwaarden voldoen, vastgesteld door de eIDAS-verordening (Electronic Identification And Trust Services):

• De handtekening is op een unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden.

• De handtekening maakt het mogelijk om de ondertekenaar te identificeren.

• De handtekening moet tot stand komen met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken.

• Elke wijziging aan het ondertekende document moet achteraf kunnen worden opgespoord.

Digitale transformatie? Een sterke cultuur biedt houvast

Deskundige inzichten, stapsgewijze instructies en tal van praktijkvoorbeelden: in deze gids leer je concrete doelen te stellen, heldere waarden te verankeren en je bedrijfscultuur gericht te beheersen en te meten.

Nu gratis downloaden

Er zijn verschillende soorten digitale handtekeningen. De gekwalificeerde digitale elektronische handtekening, ook wel bekend als de QES (qualified electronic signature) is er daar één van. De QES is zeer betrouwbaar omwille van de persoonlijke ID-verificatie en het digitale certificaat dat wordt aangemaakt met behulp van een apparaat voor elektronische handtekeningen. Deze vorm van handtekening heeft dezelfde juridische waarde als de handgeschreven handtekening met pen bij de notaris.

De belangrijkste voordelen van een elektronische handtekening zijn:

• De elektronische handtekening is standaard geïntegreerd in heel wat ERP-systemen, zodat je heel wat tijd wint. 

• Digitale handtekeningen kunnen makkelijk worden toegevoegd aan workflows, waardoor arbeidsintensieve taken zoals printen, scannen en doorsturen niet langer nodig zijn.

• Een elektronische handtekening is duurzaam en milieuvriendelijk.

Elektronische handtekeningen zijn belangrijk voor de zogenoemde rechtsgeldigheid van documenten, bijvoorbeeld contracten. Door de overeenkomst te ondertekenen, gaan beide partijen akkoord met de inhoud van de overeenkomst. Een elektronische handtekening is dus een digitale vorm om je akkoord te geven. 

Andere redenen waarom elektronische handtekeningen belangrijk zijn:

• Juridisch bewijs: elektronische handtekeningen kunnen dienen als rechtsgeldig bewijsmateriaal wanneer een geschil voor de rechter wordt gebracht.

• Officiële documenten: de elektronische handtekening wordt erkend als legitiem alternatief voor de handgeschreven handtekening bij de meeste officiële documenten.

• Authenticatie: elektronische handtekeningen fungeren als een middel van authenticatie, waardoor de identiteit van de ondertekenaar kan worden geverifieerd.

HR-software die meegroeit met je behoeften

Naarmate je team groeit, worden je HR-processen diverser – en complexer. De HR-software van Personio vereenvoudigt je HR-processen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Ontdek de software van Personio

Je kunt een elektronische handtekening onder meer gebruiken voor de volgende documenten: 

• Arbeidsovereenkomsten;

• Urenregistratie;

• Verlofverzoeken;

• Salarisadministratie.

Met een gekwalificeerde elektronische handtekening kunnen HR-professionals heel wat tijd winnen. Bovendien kunnen alle documenten netjes en gecentraliseerd worden bijgehouden in het digitale personeelsdossier. Alle HR-documenten die voorheen een handgeschreven handtekening vereisten, kunnen op die manier volledig gedigitaliseerd worden.

Met Personio kun je eenvoudig professionele en rechtsgeldige elektronische handtekeningen zetten. Probeer nu onze software 14 dagen gratis uit, en til de HR van je organisatie naar een hoger niveau.

Een QES of gekwalificeerde elektronische handtekening is de veiligste manier om documenten digitaal te ondertekenen. Vanwege de hoge veiligheidsgaranties is deze vorm van digitaal ondertekenen voornamelijk geschikt voor het verzenden van belangrijke documenten via e-mail.

De kosten van QES-apparatuur kunnen variëren afhankelijk van het type en de leverancier. Je kunt de aanschaf van QES-apparatuur zien als een investering die zich vaak snel terugverdient. Immers, met QES-apparatuur kun je documenten digitaal ondertekenen, waardoor tijdrovende taken worden geëlimineerd en alle documenten overzichtelijk worden bijgehouden in het digitale personeelsdossier.

Een elektronische handtekening is een brede term voor elke elektronische vorm van ondertekenen, zoals het typen van je naam of een gescande handtekening. Een digitale handtekening daarentegen maakt gebruik van geavanceerde cryptografische technieken die de authenticiteit van het document waarborgen. De digitale handtekening verifieert niet alleen de identiteit van de ondertekenaar, maar beschermt ook de integriteit van het document, waardoor eventuele wijzigingen na ondertekening kunnen worden gedetecteerd. Hierdoor hebben digitale handtekeningen een hoger niveau van beveiliging en juridische geldigheid, vergeleken met elektronische handtekeningen. Digitale handtekeningen worden vaak gebruikt voor belangrijke en gevoelige documenten. De keuze hangt af van het documenttype en de wettelijke vereisten.