De elektronische handtekening: dit is het en zo werkt het

Een elektronische handtekening is een elektronische variant van de handgeschreven handtekening, ook wel natte handtekening genoemd. De elektronische handtekening bestaat uit elektronische gegevens die zijn toegevoegd aan een digitaal document of bestand.  We maken een onderscheid tussen de gewone elektronische handtekening, de geavanceerde elektronische handtekening en de gekwalificeerde elektronische handtekening. Hieronder zullen we de drie verschillende elektronische handtekeningen een voor een toelichten.

De gewone elektronische handtekening is de meest eenvoudige vorm van ondertekening en is gekoppeld met andere gegevens in elektronische vorm. Denk maar een scan van een papieren handtekening. Deze handtekening biedt geen garanties op het vlak van de authenticiteit van de handtekening of de integriteit van het document. Daarom kan ze ook niet worden gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening. 

De gewone elektronische handtekening kan echter niet zomaar worden geweigerd door een rechter, louter omwille van het elektronische karakter ervan (non-discriminatiebeginsel). Toch heeft deze handtekening niet dezelfde juridische waarde als deze van een handgeschreven handtekening.

De geavanceerde elektronische handtekening is op een unieke manier aan de ondertekenaar verbonden, waardoor ze identificatie mogelijk maakt. Ze is hoog betrouwbaar en eventuele aanpassingen zijn achteraf traceerbaar. Deze handtekening biedt meer garanties, maar wordt ook niet gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening.

De gekwalificeerde elektronische handtekening wordt aangemaakt met een gekwalificeerd middel en is voorzien van een gekwalificeerd certificaat. De ondertekening gebeurt met een gekwalificeerde app of toepassing. Deze handtekening biedt juridisch de meeste garanties. Deze digitale handtekening wordt gelijkgesteld met de handgeschreven handtekening.

Een elektronische handtekening kun je op verschillende manieren aanmaken. Deze handtekening kun je dan vervolgens plaatsen onder een digitaal document, zoals een e-mail. Enkele manieren om elektronische handtekeningen te maken zijn:

• Via een foto van je geschreven handtekening

• Via een handtekening die je met de computermuis hebt gemaakt

• Met een getypte handtekening

Een gekwalificeerde digitale handtekening heeft volgens de wet dezelfde rechtsgeldigheid als de natte handtekening met pen. Hiervoor moet de handtekening wel aan bepaalde vastgelegde voorwaarden voldoen. De methode van authenticatie moet namelijk voldoende betrouwbaar zijn. De vier specifieke voorwaarden zijn Europees vastgesteld door de eIDAS-verordening (Electronic Identification And Trust Services). We zetten ze hieronder voor jou op een rij. 

• De handtekening is op een unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden.

• De handtekening maakt het mogelijk om de ondertekenaar te identificeren.

• De handtekening moet tot stand komen met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken.

• Elke wijziging aan het ondertekende document moet achteraf kunnen worden opgespoord. 

Verder gaat het om een handtekening die met specifieke software en/of hardware is gemaakt. Deze software en/of hardware voldoet aan de specifieke eisen om als een gekwalificeerd middel benoemd te worden. Er is ook een gekwalificeerd certificaat nodig door een erkend bedrijf van vertrouwensdiensten.

HR-software die meegroeit met je behoeften

Naarmate je team groeit, worden je HR-processen diverser – en complexer. De HR-software van Personio vereenvoudigt je HR-processen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Ontdek de software van Personio

Er zijn verschillende soorten digitale handtekeningen. De gekwalificeerde digitale elektronische handtekening, ook wel bekend als een QES (qualified electronic signature) is er daar één van. Het gebruik van deze handtekening is toegestaan voor juridisch gereguleerde transacties. Gekwalificeerde elektronische handtekeningen zijn zeer betrouwbaar omwille van de persoonlijke ID-verificatie van de persoon die ondertekent, en het digitale certificaat dat wordt aangemaakt met behulp van een apparaat voor elektronische handtekeningen. Deze vorm van handtekening heeft dezelfde juridische waarde als deze met een pen bij de notaris. Er zijn meerdere aanbieders op de markt. 

Naarmate je team groeit, worden je HR-processen diverser en complexer. De HR-software van Personio vereenvoudigt je HR-processen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Ontdek de software van Personio

HR-software ondersteunt je bij de groei

Je team groeit en HR-processen worden diverser – en complexer. Niet met Personio! Want onze HR-software vereenvoudigt je personeelsprocessen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Meer informatie over Personio

Er zijn heel wat voordelen verbonden aan een elektronische handtekening. De belangrijkste voordelen zijn:

• De elektronische handtekening is standaard geïntegreerd in heel wat ERP-systemen, zodat je tijd wint. 

• Digitale handtekeningen kunnen makkelijk toegevoegd worden aan workflows. Zo behoud je steeds het overzicht. 

• Uitprinten, inscannen en opsturen zijn helemaal niet meer nodig. Een digitale handtekening is sneller en eenvoudiger. 

• Een elektronische handtekening is duurzaam en milieuvriendelijk, er is immers geen papier meer nodig. 

Elektronische handtekeningen zijn belangrijk voor de zogenoemde rechtsgeldigheid van documenten, bijvoorbeeld contracten. Volgens de wet gaat het daarbij steeds om een aanbod en de aanvaarding van dat aanbod.

In het geval van een arbeidsovereenkomst gaat het concreet om het aanbod van arbeid door de werkgever en de aanvaarding van de inhoud ervan door de werknemer. Door de overeenkomst te ondertekenen, gaan beide partijen akkoord met de inhoud van de overeenkomst. Een elektronische handtekening is dus een digitale vorm om je akkoord te geven. De elektronische handtekening is ook rechtsgeldig, mits ze aan verschillende voorwaarden voldoet.

Een elektronische handtekening is dus belangrijk omdat:

• ze als bewijs kan dienen in het geval van een geschil bij een rechter.

• ze voor de meeste officiële documenten, zoals de arbeidsovereenkomst, toegestaan is als alternatief voor de handgeschreven handtekening. 

• ze geldt als authenticatiemiddel.

Elektronische handtekeningen kunnen worden gebruikt om tal van documenten en bestanden te ondertekenen in je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan:

• Arbeidsovereenkomsten

• Verlofverzoeken

• Urenregistratie

• Salarisadministratie

Wanneer de werkgever en de werknemer een van bovenstaande documenten elektronisch ondertekenen, is het document rechtsgeldig. Dit betekent dat beide partijen zich aan de gemaakte afspraken dienen te houden en dat ze instemmen met de inhoud van het document.

Van een arbeidscontract tot een sanitair of intern reglement: voor HR-afdelingen kan het gebruik van een gekwalificeerde elektronische handtekening zeer welgekomen zijn. Met een gekwalificeerde elektronische handtekening kunnen HR-professionals heel wat tijd winnen. Bovendien kunnen alle documenten netjes en gecentraliseerd worden bijgehouden in het digitale personeelsdossier. Alle HR-documenten waar voorheen een handgeschreven handtekening voor was vereist, kunnen op die manier gedigitaliseerd worden.

Het verschil tussen een (normale) elektronische handtekening en een digitale handtekening zit hem in de rechtsgeldigheid. Een normale elektronische handtekening is in principe niet rechtsgeldig. Een digitale handtekening daarentegen is wel rechtsgeldig, omdat het bijgevoegde certificaat controlemogelijkheden biedt voor de andere partij.

Aan de hand van dit certificaat kun je precies zien wie waarvoor verantwoordelijk is en wie getekend heeft. Bovendien is dit certificaat onder meer voorzien van een elektronische tijdstempel, waardoor de exacte datum en het tijdstip van ondertekenen zijn vastgelegd en controleerbaar zijn.

Professionele en rechtsgeldige elektronische handtekeningen zetten doe je met Personio. Probeer nu onze software 14 dagen gratis uit, en til de HR van je organisatie naar een hoger niveau.

Een QES of gekwalificeerde elektronische handtekening is de veiligste manier om documenten digitaal te ondertekenen. Deze vorm van digitaal ondertekenen kan vanwege de veiligheidsgaranties zeker in e-mails worden gebruikt. 

De prijzen van QES-apparatuur variëren. QES-apparatuur vormt een investering, maar deze verdien je heel snel terug door de tijd die je bespaart en door het feit dat je alle documenten netjes en zonder extra inspanningen kunt bijhouden in het digitale personeelsdossier.