Software om sollicitanten bij te houden

En dan kan het ook nog gebeuren dat een kandidaat de ideale match is, maar dat een andere organisatie sneller een aanbod kon doen. Uit recent onderzoek van Bitkom Research en Personio blijkt dat veel sollicitanten zich terugtrekken uit de sollicitatieprocedure omdat ze een andere functie hebben gevonden.

Voorbeelden van administratieve tijdverspillers tijdens de sollicitatieprocedure zijn:

• Handmatige verzending van uitnodigingen, afwijzingen, e-mails en dergelijke door HR, waarbij alle berichten helemaal vanuit het niets moeten worden opgesteld;

• HR die interne belanghebbenden handmatig moet coördineren, soms worden antwoorden te laat of helemaal niet ontvangen. Daardoor vinden sollicitatiegesprekken niet of te laat plaats;

• Sollicitanten die ‘ergens’ worden opgeslagen, waardoor het proces handmatig of helemaal opnieuw moet worden uitgevoerd.

Organisaties met een software ondersteund applicant tracking system (ATS) trekken veel meer medewerkers –soms wel twee of drie keer zo veel– aan dan HR-afdelingen die processen handmatig uitvoeren. En dat voor afdelingen met dezelfde omvang. Die belangrijke bevinding kwam uit onderzoek van Bitkom Research en Personio. Die belangrijke bevinding kwam uit onderzoek van Bitkom Research en Personio.

Denk na over de processen die al binnen jouw organisatie bestaan en stel jezelf de vraag welke je wilt toevoegen. Je kan en zou een aangepast proces moeten maken.

Het sollicitatieproces met werving via ATS bestaat in Personio uit de volgende stappen:

1. Ontvangst van een sollicitatie

Via de wervingsinboxk kun je alle nieuwe sollicitanten bekijken, inclusief hun portfolio’s. Ook kun je ontbrekende gegevens (zoals een geslacht) toevoegen. Bij sollicitanten die via jouw vacaturewebsite solliciteren kun je zien welk kanaal ze gebruiken (zoals een vacatureportal, headhunter, enz.). Als de sollicitant een match blijkt te zijn, kun je uit tal van sjablonen een brief kiezen die je wilt verzenden –en plannen wanneer die brief moet worden verzonden. Je kunt ook vooraf zaken instellen, zodat er automatisch een bevestigingsmail wordt verzonden.

2. Een sollicitant beheren

De sollicitant wordt toegewezen aan een procesfase (zoals een screening), zodat je in ons ATS een overzicht krijgt van de status van de sollicitatie. Je kunt op basis van die gegevens gesprekken plannen, medewerkers uitnodigen voor bijeenkomsten en direct evaluatieformulieren naar collega’s verzenden voor evaluatie.

3. Een sollicitant aannemen

Als een kandidaat indrukwekkend was, kun je op basis van een sjabloon een brief met jouw aanbod kiezen, specifieke persoonlijke informatie toevoegen en de sjabloon verzenden. Als de kandidaat niet geschikt is, kun je via het ATS-systeem een afwijzingsbrief verzenden.

Als de reactie positief is, kun je onmiddellijk een kandidaatprofiel opstellen waarin al hun sollicitatiematerialen worden geconsolideerd. Je kunt de nieuwe medewerker ook toewijzen aan een onboardingssjabloon.

Welke collega heeft de kandidaat al gesproken, hoe was zijn/haar indruk en wat is de volgende stap? Hoewel HR de sollicitatieprocedure beheert, worden meestal medewerkers van de verschillende afdelingen ingeschakeld: zij nemen deel aan gesprekken of evalueren kandidaten. Maar omdat ze al meer dan genoeg aan hun gewone activiteiten hebben, zijn ze meestal laat met hun reacties. Dat vertraagt de gehele sollicitatieprocedure, om het nog maar niet te hebben over het feit dat HR de ondankbare taak heeft om steeds opnieuw alles te moeten opvolgen.

Beheer uw interne communicatieprocessen met één enkel softwarepakket voor sollicitantenbeheer en bespaar jezelf tijd: je hoeft niet langer handmatig e-mails te versturen, want dit gebeurt automatisch, samen met agenda-uitnodigingen of evaluatieformulieren. Je hoeft ook geen openstaande items meer bij te houden: dat doet het volgsysteem voor sollicitanten voor je.

Wijs rollen toe (bijv. wervingsmanager, recruiter, interviewer, etc.) zodat iedereen weet wat ze moeten doen. Elke rol heeft zijn eigen lees- en bewerkingsrechten voor de toegewezen functies en sollicitanten en krijgt automatisch taken toegewezen.

Je ontvangt feedback op sollicitanten via evaluatieformulieren die je kunt aanpassen (technische/persoonlijke kennis, algehele indruk, enz.) en waaraan je beoordelingsschalen kunt toevoegen. Tekstvakken bieden ruimte voor kwalitatieve feedback. Verzend de formulieren gewoon mee terwijl je collega’s uitnodigt voor gesprekken; het volgsysteem voor sollicitanten zal hen automatisch herinneren om de formulieren in te vullen.

Zo kun je samengevoegde evaluaties bekijken, kandidaten vergelijken en uiteindelijk een gedegen beslissing nemen.

Waar was dat cv ook alweer? Wat was het adres van de sollicitant? Als een kandidaat zich eenmaal in de ATS bevindt, worden de gegevens opgeslagen –en, als hij of zij wordt aangenomen, verplaatst naar een medewerkersprofiel. Dat gebeurt allemaal in lijn met de AVG. Als een kandidaat niet wordt aangenomen, worden de gegevens uit het systeem verwijderd –ook weer in lijn met de privacyregels.

Als je een brief voor de sollicitant of medewerker nodig hebt, zoals een arbeidscontract of tussentijdse referentie, kun je een sjabloon gebruiken die alle relevante informatie combineert. zoals een arbeidscontract of tussentijdse referentie,

Als je veel sollicitanten hebt, betekent dit dat je veel e-mails uitwisselt, en dus veel moet schrijven. Er is een betere manier: gebruik sjablonen. Dankzij ATS-werving met Personio kun je sjablonen maken voor al jouw vereisten (bevestiging van ontvangst, uitnodiging voor een gesprek, afwijzing, enz.) en deze steeds opnieuw gebruiken. Als je op vakantie gaat, kun je collega’s machtigen om jouw sjablonen te gebruiken en te verzenden als je niet aanwezig bent.

Je kunt een e-mailsjabloon maken voor elke fase die een sollicitant doorloopt. Die sjabloon wordt vervolgens automatisch gevuld met gegevens over sollicitanten. Bekijk hier beproefde methoden voor e-mailsjablonen.

Je kunt een wervingspostvak instellen dat door medewerkers van jouw organisatie kan worden gebruikt om e-mails te verzenden. Zo wordt al uw communicatie met sollicitanten in één centrale omgeving opgeslagen en ben je verzekerd van volledige transparantie voor het volledige beheer van jouw vacatures.

Vaak bestaat een sollicitatieprocedure uit verschillende gespreksfases: een telefonisch kennismakingsgesprek, een professioneel gesprek via Skype, een persoonlijke ontmoeting, een assessment, enz. Je kunt al deze fases vooraf definiëren met behulp van Personio en vervolgens taken toewijzen aan collega’s. Zo voorkom je dat een proces onnodig lang loopt en een uitputtingsslag vormt voor de kandidaat.

Alle evaluaties worden centraal opgeslagen in het applicant tracking system. Als een procedure eindigt, misschien omdat de kandidaat een slechte beoordeling kreeg, weten jij en jouw collega’s waarom dat zo was.

Gebruik sjablonen om te communiceren met sollicitanten, zodat ze nooit te lang hoeven te wachten op een reactie of uitnodiging. Jouw collega’s ontvangen alleen een geautomatiseerde afspraak in hun agenda als een kandidaat heeft ingestemd met een ontmoeting.

Personio genereert tracking links voor jouw vacaturepagina, zodat je weet waar jouw (beste) kandidaten vandaan komen. De software labelt tijdens het ATS-wervingsproces sollicitanten automatisch met de verschillende kanalen waar je jouw vacaturetekst hebt geplaatst.

Zo zie je of sollicitanten primair afkomstig zijn van een uitzendbureau, vacatureportal, headhunter, enzovoorts, en kun je jouw budget daar op afstemmen.

In een applicant tracking system, zoals Personio, kun je bovendien een overzicht krijgen van de status van sollicitanten en zien in welke fase een sollicitant zich bevindt. Als slechts een paar sollicitanten door de eerste of tweede gespreksronde komen, moet je weten waar dat aan ligt. Zijn jouw vacatureteksten te vaag? Plaatst je jouw advertenties in de verkeerde mediakanalen? Of haken kandidaten af omdat het proces te lang duurt? Deze kwalitatieve analyse in een ATS-systeem kan je helpen om jouw proces te verbeteren.

Je kunt bijvoorbeeld de interface voor sollicitanten aanpassen als je ontdekt dat aanbiedingen worden afgewezen omdat de verwachtingen over het salaris verschillen. Vraag de sollicitanten in dat geval vooraf naar hun verwachtingen over het salaris en nodig hen niet uit voor een gesprek als je twijfelt of ze binnen jouw salarisschaal passen. Uit onderzoek van Bitkom Research en Personio blijkt dat verkeerde verwachtingen over het salaris een van de meest genoemde redenen is voor een mislukte sollicitatieprocedure.

Er zijn tal van wervingstools. Belangrijke criteria voor de juiste keuze zijn onder meer de functies die ze bieden, de prijs, de aanpasbaarheid, gegevensbeveiliging, klantenservice en de tijd en kosten voor het instellen ervan. Let bij het maken van een keuze ook op of een sollicitantenbeheertool compatibel is met andere systemen en of het, behalve de ondersteuning van wervingsprocedures, ook voor andere taken kan worden gebruikt.

Het begint met de gegevens van sollicitanten: je ontvangt informatie die de basis vormt voor het aansturen van medewerkers. Deze gegevens moeten van meet af aan zorgvuldig worden beheerd.

Personio is een allesomvattende HR-oplossing die ondersteuning biedt voor het werven, aansturen en ontwikkelen van medewerkers. Met Personio hoeven HR-medewerkers minder administratieve taken uit te voeren in de gehele cyclus van medewerkers.

Als processen, zoals de communicatie met sollicitanten, het coördineren van interne stakeholders of de evaluatie van sollicitanten, kan worden verbeterd door een applicant tracking system te gebruiken, bespaar je tijd én geld. Bovendien bied je sollicitanten een professionele procedure en laat je zien dat je een moderne en digitale werkgever bent.

Met een systeem voor het beheren van sollicitanten kunnen afzonderlijke stappen of alle stappen in de sollicitatieprocedure digitaal worden uitgevoerd. Een beheersysteem voor sollicitanten –vaak ook wervingssoftware of Applicant Tracking System (ATS) genoemd– wordt door veel kleine en middelgrote organisaties en door grote bedrijven gebruikt. In sommige opzichten heeft wervingssoftware veel weg van software voor het beheren van klantrelaties (CRM).

Eén van de belangrijke taken voor het beheren van sollicitanten bestaat uit het transparant bundelen van alle informatie en processen die een organisatie kent voor het beheren van sollicitanten. Een applicant tracking system zorgt dat sollicitaties op een gestructureerde en efficiënte manier tijdens het wervingsproces worden afgehandeld.

Kleinere organisaties gebruiken vaak e-mailprogramma’s of Excel-werkbladen om hun sollicitanten te beheren. Voor middelgrote organisaties en organisaties met veel sollicitanten is een professioneel applicant tracking system echter onmisbaar. Zo’n systeem vereenvoudigt namelijk het wervingsproces en vermindert de werkdruk voor medewerkers. In grote organisaties maakt de software voor het beheren van sollicitanten vaak deel uit van een overkoepelend HR-informatiesysteem (HRIS) of van zakelijke planningssoftware (ERP).

Oudere wervingssoftware werd gewoonlijk geïnstalleerd op computers op het hoofdkantoor (‘on-premise’). Dat leidde vaak tot hoge installatiekosten en dure IT-projecten. In de afgelopen jaren zijn volgsystemen voor sollicitanten op basis van SaaS-technologie (‘software-as-a-service’) toegenomen in populariteit bij kleine en middelgrote bedrijven. Vaak werken ze vanuit een browser, zodat er geen lokale installatie is vereist. Bedrijven kunnen meestal per maand of jaar betalen voor SaaS-oplossingen.