ATS systeem om sollicitanten bij te houden

En dan kan het ook nog gebeuren dat een bepaalde kandidaat wel de ideale match is, maar dat een andere organisatie hem of haar sneller kon aanwerven. Uit recent onderzoek van Bitkom Research en Personio blijkt namelijk dat veel sollicitanten zich terugtrekken uit de sollicitatieprocedure, omdat ze ondertussen al een andere baan vonden.

• Het handmatig verzenden van uitnodigingen, afwijzingen, e-mails en andere soortgelijke berichten door de HR-afdeling, waarbij elk bericht volledig vanaf nul moet worden opgesteld.

• Een HR-afdeling die de interne belanghebbenden handmatig moet coördineren gedurende het sollicitatieproces. Dit kan soms leiden tot vertragingen of het helemaal niet ontvangen van antwoorden, waardoor sollicitatiegesprekken soms te laat of helemaal niet plaatsvinden.

• Sollicitanten die ‘ergens’ worden opgeslagen, waardoor het proces handmatig of helemaal opnieuw moet worden uitgevoerd.

Met ATS software kunnen alle stappen (of welbepaalde stappen) in de sollicitatieprocedure digitaal worden uitgevoerd. Een beheersysteem voor sollicitanten – ook wel wervingssoftware of Applicant Tracking System genoemd – wordt gebruikt door kleine en middelgrote organisaties, alsook door grote bedrijven. Op sommige gebieden vertoont wervingssoftware gelijkenissen met software die wordt gebruikt voor het beheren van klantrelaties (CRM).

Personio’s sollicitatieproces via ATS bestaat uit de volgende stappen:

Via de wervingsinbox kun je alle nieuwe sollicitanten bekijken, inclusief hun portfolio’s. Ook kun je ontbrekende gegevens (zoals het geslacht) toevoegen. Bij de sollicitanten die via jouw vacaturewebsite solliciteren, kun je zien welk kanaal ze gebruiken (bijvoorbeeld een vacatureportal, headhunter, enz.). Als de sollicitant een match blijkt te zijn, kun je uit tal van sjablonen een brief kiezen die je wilt verzenden én plannen wanneer die brief moet worden verzonden. Je kunt ook van tevoren verschillende instellingen maken, zodat er automatisch een bevestigingsmail wordt verstuurd. Dit betekent dat je niet handmatig elke keer een bevestiging hoeft te versturen, het systeem regelt dit automatisch voor jou.

De sollicitant wordt toegewezen aan een procesfase (zoals een screening), zodat je in de ATS van Personio een overzicht krijgt van de status van de sollicitatie. Met behulp van deze gegevens is het mogelijk om gesprekken te plannen, medewerkers uit te nodigen voor bijeenkomsten en evaluatieformulieren rechtstreeks naar collega’s te sturen voor evaluatie.

Wanneer een kandidaat overtuigend is, kan je op basis van een sjabloon een brief selecteren met daarin jouw aanbod, je kunt specifieke persoonlijke informatie toevoegen en vervolgens het sjabloon verzenden. Als een kandidaat niet geschikt is, kun je via het ATS-systeem een afwijzingsbrief verzenden.

Als de kandidaat positief reageert op jouw aanbod, kun je onmiddellijk een kandidaatprofiel opstellen waarin al het sollicitatiemateriaal wordt verzameld. Bovendien kun je de nieuwe medewerker toewijzen aan een onboarding-sjabloon.

Welke collega heeft de kandidaat al gesproken, wat was zijn of haar indruk en wat is de volgende stap? Hoewel de sollicitatieprocedure beheerd wordt door HR, worden vaak medewerkers van verschillende afdelingen ingeschakeld in het proces. Deze medewerkers nemen deel aan gesprekken en/of evalueren de kandidaten. 

Beheer je interne communicatieprocessen met één enkel softwarepakket voor sollicitanten en bespaar kostbare tijd: je hoeft niet langer handmatig e-mails te versturen, want dit gebeurt automatisch, samen met agenda-uitnodigingen of evaluatieformulieren. Je hoeft ook geen openstaande items meer bij te houden, het volgsysteem voor sollicitanten doet dit voortaan voor jou.

Wijs rollen toe (bijvoorbeeld de wervingsmanager, recruiter, interviewer, etc.) zodat elke medewerker weet wat hij of zij moet doen. Elke rol heeft zijn eigen lees- en bewerkingsrechten voor de toegewezen functies en sollicitanten, en elke rol krijgt automatisch de relevante taken toegewezen.

Met het volgsysteem voor sollicitanten ontvang je feedback op sollicitanten via evaluatieformulieren die je zelf kunt aanpassen (bijvoorbeeld technische of persoonlijke kennis, de algehele indruk van de sollicitant, enz.). Deze formulieren bevatten tekstvakken waarin je kwalitatieve feedback kunt geven. Je kunt er ook beoordelingsschalen aan toevoegen om de sollicitanten op een gestructureerde manier te beoordelen. Wanneer je collega’s uitnodigt voor gesprekken, kun je de formulieren gewoon meesturen. Het volgsysteem zal hen automatisch herinneren om de formulieren in te vullen.

Op die manier kun je samengevoegde evaluaties bekijken, kandidaten vergelijken en uiteindelijk een weloverwogen beslissing nemen over wie het meest geschikt is voor de functie.

Waar was dat cv ook alweer? Wat was het adres van de sollicitant? Eenmaal een kandidaat is opgenomen in de ATS, worden de gegevens opgeslagen en, als hij of zij wordt aangenomen, worden de gegevens verplaatst naar een medewerkersprofiel. Dat gebeurt allemaal in overeenstemming met de AVG. Als een kandidaat niet wordt aangenomen, worden zijn of haar gegevens uit het systeem verwijderd, eveneens in overeenstemming met de privacyregels.

Als je een specifiek document voor een sollicitant of medewerker nodig hebt, zoals een arbeidscontract of tussentijdse referentie, kun je een sjabloon gebruiken die alle relevante informatie combineert.

Dankzij de ATS software van Personio kun je sjablonen maken die voorzien in al jouw behoeften (bevestiging van ontvangst, een uitnodiging voor een gesprek, een afwijzing, enz.). Deze sjablonen kun je steeds opnieuw gebruiken. Als je op vakantie bent, kun je collega’s machtigen om je sjablonen te gebruiken en te verzenden als je niet aanwezig bent.

Je kunt een e-mailsjabloon maken voor elke fase die een sollicitant doorloopt. Dit sjabloon wordt vervolgens automatisch gevuld met gegevens over deze sollicitant. Bekijk hier beproefde methoden voor e-mailsjablonen.

Je kunt een wervingspostvak opzetten dat medewerkers van jouw organisatie kunnen gebruiken om e-mails te sturen naar sollicitanten. Dit zorgt ervoor dat alle communicatie met sollicitanten op één plek wordt bewaard en dat het hele beheerproces van je vacatures transparanter wordt.

Vaak bestaat een sollicitatieprocedure uit verschillende gespreksfases. Je kunt al deze fases vooraf definiëren met behulp van Personio. Vervolgens kun je de taken toewijzen aan collega’s. Zo voorkom je dat een proces onnodig lang gerekt wordt en een uitputtingsslag vormt voor de kandidaat.

Alle evaluaties worden centraal opgeslagen in het applicant tracking system. Als een procedure eindigt, bijvoorbeeld omdat de kandidaat een slechte beoordeling kreeg, weten jij en jouw collega’s meteen waarom dat zo was.

Personio genereert tracking-links voor jouw vacaturepagina, zodat je weet waar jouw (beste) kandidaten vandaan komen. Door deze informatie kun je zien waar sollicitanten primair vandaan komen, bijvoorbeeld via een uitzendbureau, vacatureportaal, headhunter, enzovoort. Hierdoor kun je jouw recruitmentbudget effectiever inzetten door te focussen op de kanalen die de meeste kwalitatieve sollicitaties opleveren, en door de kanalen waarop je minder goede resultaten behaalt te verminderen of stop te zetten.

In een applicant tracking system, zoals Personio, kun je bovendien een overzicht krijgen van de status van sollicitanten en zien in welke fase een sollicitant zich bevindt. Wanneer slechts een paar sollicitanten de eerste of tweede gespreksronde doorkomen, is het belangrijk om te weten wat de oorzaak hiervan is. Een kwalitatieve analyse in een ATS-systeem kan je helpen om jouw proces te optimaliseren.

Als je merkt dat sollicitanten afhaken omdat hun salarisverwachtingen niet overeenkomen met wat je hen biedt, kun je overwegen om de interface voor sollicitanten aan te passen. Zo blijkt uit het onderzoek van Bitkom Research en Personio dat verkeerde verwachtingen over het salaris een van de meest genoemde redenen is voor een mislukte sollicitatieprocedure.

Er zijn tal van wervingstools beschikbaar op de markt. Om een weloverwogen beslissing te maken bij het kiezen van een tool, zijn er verschillende criteria die je kunt overwegen, zoals de beschikbare functies, de prijs, de mogelijkheid om de tool aan te passen aan je specifieke behoeften, de beveiliging van de gegevens, de kwaliteit van de klantenservice en de tijd en kosten die nodig zijn om de tool in te stellen. Ga bovendien ook na of de sollicitantenbeheertool compatibel is met andere systemen en of je de tool, naast de ondersteuning van wervingsprocedures, ook nog voor andere taken kunt gebruiken.

Personio is een allesomvattende HR-oplossing die ondersteuning biedt voor het werven, aansturen en ontwikkelen van medewerkers. Met Personio besparen HR-medewerkers aanzienlijk veel tijd, doordat de tool talloze administratieve taken automatiseert gedurende de hele HR-cyclus van werving en selectie.

De belangrijkste taken voor het beheren van sollicitanten zijn onder meer: 

• Het transparant bundelen van alle informatie en processen.

• Het structureren en op een efficiënte manier afhandelen van sollicitaties.

• Het optimaliseren van de workflow.

Een CRM of ‘customer relationship management’ is software die speciaal ontworpen is om leads en klanten te beheren en op te volgen. Een ATS daarentegen, is een gelijkaardige software, maar deze heeft als specifiek doel om sollicitanten op te volgen.

Kleinere organisaties gebruiken vaak e-mailprogramma’s of Excel-werkbladen om hun sollicitanten te beheren. Echter, voor middelgrote organisaties en grote organisaties die veel sollicitanten moeten verwerken, is een professioneel applicant tracking system onmisbaar. Zo’n ATS-systeem vereenvoudigt het wervingsproces aanzienlijk en vermindert de werkdruk voor medewerkers. In grote organisaties maakt de software voor het beheren van sollicitanten vaak deel uit van een overkoepelend HR-informatiesysteem (HRIS) of van zakelijke planningssoftware (ERP).