Salarisadministratie software

Salarisadministratie software is een digitale tool die je helpt om het salaris van je werknemers correct te berekenen. In de software kan je onder meer gegevens raadplegen en aanpassen, of opslag doorvoeren. Bovendien kunnen je medewerkers vaak ook zelf hun loonstrook bekijken en zo inzicht krijgen in hun salaris.

Voor een goede salarisadministratie heb je verschillende documenten nodig per werknemer. Denk hierbij aan:

• Het arbeidscontract met brutosalaris

• Loonstroken

• Een jaaropgave

• De loonstaat

• Gegevens van de werknemer om het loon uit te betalen

• Documenten voor een onkosten- of reisvergoeding

• Verlof- en ziektestaten

De salarisadministratie moet minstens zeven jaar bewaard worden door de werkgever. De Belastingdienst kan hier namelijk op elk moment naar vragen en de salarisadministratie van een bedrijf tot zeven jaar terug controleren.

Je kan er als bedrijf voor kiezen om je salarisadministratie zelf te doen of je kan ze ook uitbesteden aan een externe partij. Welke keuze je maakt, is onder meer afhankelijk van de grootte van de onderneming en uiteraard van het budget.

Voor kleine ondernemingen kan het interessant zijn om de salarisadministratie uit te besteden aan een gespecialiseerd kantoor. Je hoeft je op die manier niet zelf te verdiepen in deze complexe materie. Bovendien spaar je er kostbare tijd mee uit, die je nuttiger kan besteden aan je core business. Omdat je minder werknemers in dienst hebt, zal de prijs van uitbesteding ook meevallen, waardoor het al snel een win-winsituatie is.

Middelgrote en grote ondernemingen kunnen de salarisadministratie dan weer beter zelf doen. Voor grotere ondernemingen kunnen de kosten om een extern kantoor in te schakelen hoog oplopen. Daarnaast is er intern vaak een HR-team aanwezig dat zich kan toespitsen op de salarisadministratie. Door je salarisadministratie intern te organiseren, ben je minder afhankelijk van een extern kantoor, behoud je het overzicht en bouw je intern ook nuttige kennis op.

Een handige tip voor bedrijven die hun salarisadministratie in-house doen, is om er gespecialiseerde software voor te gebruiken. In de volgende paragraaf gaan we dieper in op de voordelen van het gebruik van software voor de salarisadministratie.

Voer je zelf je salarisadministratie uit? Dan raden we aan om hier gespecialiseerde software voor te gebruiken. Het werken met salarisadministratie software biedt namelijk veel voordelen voor bedrijven.

• Software voor salarisadministratie bevat ingebouwde tools voor bruto- en nettoberekeningen, zodat je die niet meer zelf hoeft te doen.

• Je werkt automatisch altijd in overeenstemming met de laatste cao, wetgeving en regelgeving.

• De software zorgt ervoor dat telkens het juiste salaris op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomt.

• Alle gegevens staan in de cloud. Als je van huis uit werkt of een collega neemt je werk tijdelijk over, dan heeft dit geen impact op de werking.

• Werknemers hebben zelf ook toegang tot de software – niet om zichzelf loon uit te keren, maar wel om alle informatie terug te vinden over hun loonstroken en jaaropgaven.

Kies je er als bedrijf toch voor om de salarisadministratie uit te besteden aan een administratiekantoor? Dan komt dit neer op een gemiddelde kost van € 10 à € 11 per werknemer per maand. Dit zijn initieel geen grote bedragen, maar voor een bedrijf met 20 werknemers bijvoorbeeld, loopt dit jaarlijks op tot € 2.500. In dit bedrag zijn bovendien nog geen kosten voor speciale berekeningen opgenomen zoals vakantiegeld, eindejaarspremies en jaarverslagen.

Voor een kleiner bedrag heb je een tool zoals Personio, waar je nog veel meer mee kan doen dan enkel het beheren van je salarisadministratie. 

Met de salarisadministratie software van Personio wordt deze terugkerende taak zeer eenvoudig. De software zorgt er automatisch voor dat alle relevante gegevens over salarissen worden overgebracht naar de voorlopige loonlijst. Zo hoef jij de gegevens alleen nog maar te controleren en goed te keuren. Aanpassingen in gegevens van werknemers zijn makkelijk en snel doorgevoerd, zodat er geen fouten meer staan op loonstrookjes. 

Klaar om efficiënter te werken en tijd te besparen? Vraag vandaag je demo aan.