Hoe stel je een onboarding proces voor nieuwe medewerkers op?

Onboarding-Welcome-new-colleagues

Laten we eerlijk zijn: je onboardingproces kan het succes van je organisatie maken of breken. Waarom? Omdat je de best mogelijke eerste indruk moet maken. Je krijgt tenslotte maar een kans. Daarom moet je HR-team het onboardingproces strategisch aanpakken. Voor ons betekent dat het volgen van vier belangrijke fasen, aanbevolen praktijken of strategieën (hoe je ze ook maar wilt noemen) om een geslaagde onboarding te garanderen.

Wil je eerst onze gratis checklist (Engelstalig) voor onboarding downloaden? Klik dan hier.

Wat is een onboardingproces?

Voordat we ingaan op de beste manier om je onboardingproces aan te pakken, gaan we eerst dieper in op de betekenis ervan. Als er nieuwe medewerkers in je bedrijf komen werken, is de kans groot dat ze veel vragen hebben. Niet alleen over hun functie, maar ook over het bedrijf, de procedures en misschien zelfs de bedrijfscultuur.

Maar globaal genomen is het idee achter het onboardingproces dat je medewerkers zo snel mogelijk zo goed mogelijk voorbereidt en hen bij elke stap helpt. Goede onboarding is dus niet alleen bedoeld om werknemers te oriënteren, maar ook om een psychologische band op te bouwen tussen hen en je bedrijf.

Is er een verschil tussen onboarding en oriëntatie?

Je kunt het zo zien: onboarding zoals we dat in dit artikel bespreken, is een proces. De volledige onboarding van nieuwe medewerkers kost tijd, vaak enkele weken of zelfs maanden. Oriëntatie daarentegen is een kortstondigere aangelegenheid (je kent misschien het begrip ‘oriëntatiedag’, dat het mooi samenvat).

Hoe lang moet het onboardingproces duren?

Dat gaan we later bespreken, maar het ideale onboardingproces duurt meestal vier tot acht weken (afhankelijk van de functie). Dat komt doordat je na afloop van die periode een aantal langetermijnprocessen voor je medewerkers wilt hebben die geen onboarding meer nodig hebben (maar waarbij de processen in plaats daarvan dagelijks werk geworden zijn).

Zo beschouwd is het nog belangrijker om onboardingsoftware te hebben. Als onboarding zo lang duurt, moet je voor elke nieuwe medewerker zorgen dat alle stappen op het juiste moment en in de juiste volgorde plaatsvinden en dat iedereen op de hoogte gehouden wordt.

Ontdek nu meer over het automatiseren van je onboardingproces met Personio.

Hoe stel je het juiste kader voor het onboardingproces op?

Je kunt het proces opdelen in vier fasen (die we hieronder stap voor stap bespreken):

  • Voordat een nieuwe medewerker aan de slag gaat
  • De eerste dag en week op het werk
  • Na de eerste week op het werk
  • Na vier tot acht weken

Maar eerst beantwoorden we een van de belangrijkste vragen…

Wat verwachten nieuwe medewerkers van onboarding?

Onboarding is eigenlijk tweerichtingsverkeer. Medewerkers krijgen de gelegenheid om vertrouwd te raken met de organisatie en de organisatie kan een relatie met de nieuwe medewerkers opbouwen (en zo op de langere termijn het personeelsbehoud verbeteren en het verloop terugdringen).

Maar wat verwachten nieuwe medewerkers van onboarding?

Ten eerste willen ze ingewerkt worden. Ze willen weten wat er van hen verwacht wordt, wat hun dagelijkse taken zijn, met wie ze samenwerken en aan wie ze rapporteren. Daarnaast willen ze gehoord worden. Ze willen antwoord op hun vragen en ze willen precies weten hoe het bedrijf functioneert.

Met andere woorden: nieuwe medewerkers in je bedrijf willen weten wat ze moeten doen en hoe ze dat moeten doen. Dat betekent dat je onboardingproces gebaseerd moet zijn op meerdere contactmomenten, zodat ze zich altijd betrokken kunnen voelen bij hun managers, hun collega’s en het bedrijf zelf. Het moet allemaal samenkomen.

1. Voordat medewerkers aan de slag gaan: hoe bereid je je voor op onboarding?

Als HR-manager kun je eraan bijdragen dat nieuwe collega’s snel wennen en zich op hun gemak voelen. Het hele onboardingproces moet gestroomlijnd en succesvol zijn, vaak met behulp van HR-software. Zo zorg je ervoor dat de introductie van nieuwe medewerkers vanaf de allereerste dag vlekkeloos verloopt.

Hier zijn enkele veelvoorkomende zaken die je kunt opnemen in je onboardingproces.

Formaliteiten:

Zijn alle contractuele formaliteiten afgehandeld? Zijn de toegangsrechten geregeld? Beschikt de nieuwe medewerker over de nodige werkkleding? Dit soort vragen moet minimaal een tot twee weken voor de begindatum van een nieuwe collega beantwoord worden.

Informatie:

Weet de nieuwe medewerker hoe laat hij of zij waar moet zijn? Weet hij of zij wat hem of haar te wachten staat? Dit moet allemaal van tevoren per e-mail gecommuniceerd worden.

Betrokkenheid van collega’s:

Alle collega’s die bij het onboardingproces betrokken zijn, moeten alle benodigde informatie krijgen. Ze moeten elk hun eigen takenlijst hebben.

Het gaat vaak om medewerkers van het secretariaat, officemanagement en IT. Het kan ook de moeite waard zijn om mentoren aan te stellen die tijdens de eerste paar werkdagen ondersteuning bieden.

Werkplek:

Idealiter beschikt de nieuwe medewerker op de allereerste werkdag over een volledig functionele werkplek. Het kost een bepaalde hoeveelheid tijd om alles op z’n plek te krijgen. Begin dus ruim van tevoren met de voorbereidingen, zoals:

  • De toegang tot het gebouw moet vanaf de eerste dag functioneel zijn. Dit betekent vaak dat er een nieuwe toegangscode of sleutel gemaakt moet worden.
  • Elke medewerker moet een eigen computer krijgen, die opnieuw ingesteld moet worden als personeelsleden van functie wisselen of als er nieuwe apparatuur aangeschaft wordt. Houd bij de aanschaf van nieuwe apparatuur ook rekening met de levertijd ervan.
  • Hetzelfde geldt optioneel voor een mobiele telefoon of auto van de zaak.
  • Werkplek/zitplaats in het algemeen: heeft de nieuwe collega een eigen plaats? Heeft hij of zij ook een monitor, een stoel, een toetsenbord en een muis? En iets om mee te schrijven?
  • In een vroeg stadium moet de informatie gegenereerd worden die nodig is voor toegang tot gegevens, zoals wachtwoorden, toegangsrechten en uitnodigingen om bepaalde tools te gebruiken. Zo kunnen nieuwe medewerkers op hun eerste dag hun virtuele werkplek instellen. Dat bespaart veel tijd in het onboardingproces.
  • Moeten er voor de nieuwe medewerkers extra licenties op bepaalde programma’s worden gekocht?

Automatiseer je onboarding met Personio

Onboardingsoftware Monitor alle nieuwe medewerkers in je team, verwelkom hen met geautomatiseerde e-mailberichten en stel een onboardingproces op waar je bedrijf trots op kan zijn. En dat allemaal met Personio.

Deadlines:

Nodig de nieuwe collega uit voor komende vergaderingen. Maak indien mogelijk afspraken met de belangrijkste mensen met wie ze te maken hebben (zowel op hun eigen als op andere afdelingen).

Personeelstraining:

Heeft de nieuwe collega extra training nodig op een bepaald gebied? Deze training moet voor aanvang van het dienstverband geboekt worden, zodat de training voor bepaalde onderwerpen niet vertraagd wordt.

Verantwoordelijkheden:

Als een nieuwe medewerker een functie krijgt die voorheen niet bestond, moeten verantwoordelijkheden vaak opnieuw verdeeld worden.

Het is de taak van de teamleider om dat duidelijk aan de huidige medewerkers te communiceren. Als onderdeel van het onboardingproces moet de verantwoordelijke HR-manager dat controleren om te voorkomen dat er wrok jegens de nieuwe collega ontstaat.

Welkomstgeschenk:

De dag voordat de nieuwe medewerker aan de slag gaat, kun jij of een van je collega’s een klein cadeautje kopen om het begin in de nieuwe werkomgeving te vieren. Denk bijvoorbeeld aan chocolaatjes, een bosje bloemen of iets dergelijks. Hieronder kun je lezen waarom dit specifieke punt belangrijk is voor een geslaagde onboarding.

2. Eerste dag en week: hoe volg je de onboarding op?

Punctualiteit:

Laat op de eerste dag je waardering voor je nieuwe medewerker zien door op tijd aanwezig te zijn. Het gebeurt vaak dat een nieuwe collega keurig op tijd arriveert, maar dat de toegewezen begeleider nog in vergadering zit of niet beschikbaar is.

Bespaar je nieuwe collega’s de typische maandagochtendchaos en geef jezelf voldoende voorbereidingstijd door hen die eerste dag een uurtje later dan normaal te laten beginnen.

Verwelkomende cultuur:

Het welkomstgeschenkje is hopelijk voor de eerste werkdag van de nieuwe medewerker geregeld (zie hierboven). Dat kan dan nu zijn werking doen.

Zulke kleine attenties versterken vanaf het allereerste moment het gevoel van verbondenheid van je nieuwe teamlid. En het blijven ook aangename herinneringen. Kleine gestes kunnen uiteindelijk een grote impact hebben.

Introducties:

Voor een goede start raden we aan om een kleine kennismakingsbijeenkomst te organiseren.

Dat betekent natuurlijk niet dat het hele bedrijf de nieuwe medewerker op de eerste dag hoeft op te wachten. Maar directe collega’s moeten zichzelf even voorstellen en vertellen wat hun verantwoordelijkheden zijn.

Dat maakt het voor de nieuwe collega gemakkelijker om contact te leggen of om iemand rechtstreeks om hulp te vragen.

Teambuilding:

Samen met collega’s van dezelfde afdeling lunchen op de eerste werkdag versterkt het saamhorigheidsgevoel binnen een organisatie. Het schept ook een vertrouwensbasis om in de toekomst samen te werken.

Gratis download: checklist voor onboarding

onboarding checklistGebruik deze checklist om de onboarding (Engelstalig) van nieuwe medewerkers te plannen en ervoor te zorgen dat ze vanaf de allereerste dag productief zijn.

De eerste week op het werk: teams en taken

Voorbeschouwing onboardingproces:

Het hele onboardingproces moet worden uitgelegd aan de nieuwe medewerker, zodat duidelijk is hoe de komende dagen of weken zullen verlopen. Hier kan gestroomlijnde onboardingsoftware ook bij helpen.

Voorkom dat je nieuwe collega’s tijdens de oriëntatie overweldigt met alleen mondelinge informatie. Geef ze zoveel mogelijk schriftelijke documentatie.

Als je HR-software een onboardingfunctie heeft, stel dan taken en herinneringen in. Klik hier voor meer informatie over de manier waarop HR-software je bij het hele onboardingproces kan helpen.

Wederzijdse verwachtingen:

Leidinggevenden moeten de functieverantwoordelijkheden en hun verwachtingen doornemen met de nieuwe medewerker. Aan de andere kant is het ook belangrijk dat medewerkers hun verwachtingen voor de komende weken duidelijk kunnen uitspreken.

Zo worden misverstanden voorkomen voordat ze ontstaan en wordt er een prettige werksfeer gecreëerd.

Initiële activiteiten:

De nieuwe collega moet vanaf het begin betrokken worden bij bestaande projecten. Interessante taken in de beginperiode kunnen het enthousiasme van de medewerker voor het bedrijf stimuleren.

Juridische zaken:

Als er voor het werk van de nieuwe medewerker SOP’s (standard operating procedures) bestaan, moeten die aandachtig gelezen en ondertekend worden voordat bepaalde werkzaamheden worden uitgevoerd.

Bedrijfsrondleiding:

Nu is het tijd geworden voor een rondleiding langs alle andere afdelingen om de nieuwe medewerker een duidelijk beeld te geven van wat waar gebeurt en wie verantwoordelijk is voor welke afdeling.

Tip: bij bedrijven met meer dan 30 werknemers is een fotogalerij op het intranet of een fotowand op kantoor een handig hulpmiddel voor nieuwe medewerkers.

Productintroductie:

Een gedetailleerde productpresentatie is een essentieel onderdeel van onboarding. Zeker voor collega’s op afdelingen die niet productgerelateerd zijn, zoals de boekhouding, is het belangrijk om te weten welke producten/diensten het bedrijf levert.

Als er op dezelfde dag meerdere nieuwe collega’s aan de slag gaan, is zo’n presentatie ook een mooie gelegenheid om mensen van andere afdelingen te leren kennen.

Bedrijfsdoelstellingen:

Wat zijn de doelstellingen van het bedrijf en welke strategieën worden gevolgd om die te bereiken?

Zorg dat je doelen duidelijk zijn voor je nieuwe medewerker. Vertel bijvoorbeeld wat je het komende kwartaal wilt bereiken en geef precies aan waarom zijn of haar bijdrage daarvoor van belang is. Deze doelen moeten ook weer terugkomen in de doelstellingsovereenkomst van de medewerker.

Bedrijfscultuur:

Weten welke waarden belangrijk zijn voor het bedrijf is cruciaal voor nieuwe medewerkers om zich te kunnen identificeren met hun werkgever. Dat is met name het geval als de nieuwe collega’s uit een ander soort bedrijfsomgeving komen.

Als ze bijvoorbeeld van een start-up overstappen naar een grote onderneming, kan de nieuwe bedrijfsomgeving behoorlijk anders zijn dan de vorige. Ook hier is het belangrijk om aandacht te besteden aan kleine dingen, zoals:

  • Gaan we soms samen lunchen?
  • Zijn rookpauzes toegestaan?
  • Hoe zit het met thuiswerken?

Bespreek de waarden die voor alle medewerkers in gelijke mate gelden. En zorg in sommige gevallen dat je onboardingsoftware deze dingen ook via verschillende documenten en materialen kan communiceren.

Teamspirit:

Voor nieuwe collega’s kan het vaak lastig zijn om te integreren in bestaande groepjes collega’s. Er is niets zo erg als in je eerste week alleen te moeten lunchen omdat niemand zich na die eerste werkdag verantwoordelijk voelt voor de nieuwe medewerker.

Zorg dat je team zich tijdens de lunch over de nieuwe collega ontfermt en dat er altijd een gevoel van saamhorigheid ontstaat.

3. Na de eerste week: feedback tijdens het onboardingproces

Verzamel eerste indrukken:

Vraag je nieuwe medewerkers om input. Welke positieve of negatieve zaken zijn hun in de eerste week opgevallen? Hoe langer je in een bedrijf werkt, hoe meer je gewend raakt aan de manier waarop de dingen daar gaan. Dit gaat altijd om positieve en negatieve dingen.

Vervolginformatie:

Tijdens de eerste week krijgt je nieuwe medewerker heel veel indrukken te verwerken. Geef informatie stukje bij beetje in plaats van alles ineens. Uiterlijk aan het einde van de eerste week moeten de nieuwe medewerkers alles weten en hebben wat ze nodig hebben. Denk hierbij aan zaken als beleid voor vakantiedagen, werktijden, lijsten met afkortingen enzovoorts.

4. Na vier tot acht weken: post-onboardingprocessen opstellen

Doorlopende feedback:

Als er na de eerste paar weken in de nieuwe baan geen beoordeling van de ervaring van de medewerker plaatsvindt, is zelfs het beste onboardingproces van weinig waarde.

Het is cruciaal dat er na een vooraf bepaalde periode een feedbacksessie met nieuwe collega’s gehouden wordt en dat dit proces regelmatig herhaald wordt. Vaak kan onboardingsoftware hierbij helpen.

Het gaat er niet alleen om dat jij het gedrag en het werk van je nieuwe medewerkers kunt evalueren, maar ook dat zij jou openlijk feedback kunnen geven over hun eerste indruk van het bedrijf.

Netwerken:

Als op dezelfde dag meerdere collega’s op verschillende afdelingen aan de slag gaan, kun je het netwerken tussen afdelingen stimuleren door een paar weken na de start een gezamenlijke lunch te organiseren.

Zo’n gemeenschappelijke begindatum maakt het voor collega’s makkelijker om contact te houden. En dat zorgt weer voor een nog positievere werkomgeving.

Voorbeeld van een onboardingproces: zo gaat het bij Mailchimp

Elk jaar doorlopen zo’n 200 nieuwe medewerkers het onboardingproces van Mailchimp. Daarom zijn er medewerkers voor personeelsintegratie aangewezen die ervoor zorgen dat iedere nieuwe medewerker zich welkom voelt. En dat ze over alle middelen beschikken die ze nodig hebben.

Enkele hoogtepunten van dit programma zijn:

  • Een rondleiding langs alle belangrijke kantoren/locaties
  • Een praatje met twee van de medeoprichters
  • Gratis lunches

Over lunch gesproken: niemand moet alleen hoeven eten. Daarom gaan individuele collega’s in de eerste week lunchen met nieuwe collega’s, zodat die zich welkom voelen.

Voordat nieuwe medewerkers aan de slag gaan, vullen ze een lijst in met hun favoriete snacks, lievelingskleuren, hobby’s enzovoorts. Aan de hand van die informatie richt het team dan hun werkplek in.

Managers sturen ansichtkaarten en nemen nieuwe collega’s mee naar informele bijeenkomsten. Zo kunnen ze sneller en gemakkelijker integreren.

Onboarding duurt een week. Voorafgaand aan hun eerste werkdag ontvangen nieuwe collega’s een e-mail waarin uitgelegd wordt wat er in die periode gaat gebeuren.

Aan het eind van de week bespreken ze hun ervaring met de medewerker voor personeelsintegratie en geven ze hun mening over de gang van zaken.

Stel nu een beter onboardingproces op

Nu zou je een beter idee moeten hebben van hoe het onboardingproces werkt en van de vier belangrijkste fasen die je kunnen helpen om er een succes van te maken. Dus als er nieuwe mensen in je organisatie komen werken, kun je ervoor zorgen dat ze goed aan de slag kunnen (en goed kunnen blijven presteren).

Geautomatiseerde onboarding voor nieuwe medewerkers

Zo werkt het