Wat is onboarding en hoe heet je nieuwe collega’s welkom?

Onboarding is het proces waarin je als bedrijf nieuwe medewerkers zo snel en zo goed mogelijk voorbereidt op hun baan en hen begeleidt bij elke stap van hun integratie. Een goede onboarding omvat dus niet alleen het oriënteren van nieuwe werknemers, maar ook het opbouwen van een psychologische band tussen de medewerker en het bedrijf.

Een goede onboarding biedt heel wat voordelen, zowel voor de werkgever als voor de werknemer. Dit zijn de vier voordelen van onboarding: 

• Een hogere retentie, betrokkenheid en tevredenheid van werknemers: werknemers die een vliegende start nemen en zich begeleid en ondersteund voelen, zijn over het algemeen tevredener.

• Versterking van je employer brand: een goede onboarding draagt bij aan je employer brand. 

• Een hogere productiviteit: nieuwe medewerkers zullen sneller zelfstandig en productief kunnen werken. 

• Een groter netwerk om op terug te vallen: de nieuwe aanwinst bouwt meteen een netwerk op om later op terug te kunnen vallen. 

Ten eerste willen nieuwe medewerkers ingewerkt worden. Ze willen weten wat er van hen verwacht wordt, wat hun dagelijkse taken zijn, met wie ze samenwerken en aan wie ze moeten rapporteren. Daarnaast willen ze gehoord worden. Ze willen antwoorden op hun vragen en ze willen precies weten hoe het bedrijf functioneert.

Checklist: Stapsgewijs naar soepel inwerken

Verzeker goede resultaten vanaf de eerste dag. Download onze checklist voor inwerken voor een stapsgewijze handleiding naar een perfecte start.

Download de checklist hier

Een goed en effectief onboarding-proces kan je opdelen in vier fasen:

• Fase 1: Voordat de nieuwe medewerker aan de slag gaat

• Fase 2: De eerste dag en week op het werk

• Fase 3: Na de eerste week op het werk

• Fase 4: Na vier tot acht weken op het werk

Het hele onboarding-proces moet soepel en succesvol verlopen. Bedrijven kunnen dit realiseren met behulp van gespecialiseerde HR-software. Zo zorg je ervoor dat de introductie van nieuwe medewerkers vanaf de allereerste dag vlekkeloos verloopt.

Hieronder volgen voorbeelden van enkele veelvoorkomende elementen die je kunt opnemen in je onboarding-proces.

Zijn alle contractuele formaliteiten correct afgehandeld? Zijn de toegangsrechten geregeld? Beschikt de nieuwe medewerker over de nodige werkkleding? Dit soort vragen moet je minimaal een tot twee weken voor de startdatum van een nieuwe collega kunnen beantwoorden.

Weet de nieuwe medewerker wanneer deze aanwezig moet zijn, en op welke plaats hij of zij verwacht wordt? Weet de nieuwe medewerker wat hem of haar te wachten staat? Deze zaken moeten allemaal van tevoren per e-mail gecommuniceerd worden aan de nieuwkomer(s).

Alle collega’s die bij het onboarding-proces betrokken zijn, moeten elk hun eigen takenlijst hebben.

Het gaat vaak om medewerkers van het secretariaat, office management en IT. Het kan ook de moeite waard zijn om mentors aan te stellen. 

Werkplek:

Het kost redelijk wat tijd om een nieuwe, functionele werkplek in te richten. Begin dus ruim van tevoren met de voorbereidingen. Je kunt hierbij denken aan de volgende zaken:

• Zorg voor een nieuwe toegangscode of sleutel tot het gebouw.

• Zorg ervoor dat de computer op tijd wordt geleverd en dat deze volledig is ingesteld voor de nieuwe werknemer.

• Hetzelfde als hierboven geldt optioneel voor een mobiele telefoon of auto van de zaak.

• De werkplek of zitplaats in het algemeen: heeft de nieuwe collega een eigen plaats? Beschikt hij of zij ook over een monitor, een bureaustoel, een toetsenbord en een muis? Moeten er voor de nieuwe medewerkers extra licenties op bepaalde programma’s worden gekocht? Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers op hun eerste dag hun virtuele werkplek kunnen instellen door van tevoren wachtwoorden, toegangsrechten en uitnodigingen voor tools in orde te maken. 

Nodig de nieuwe collega uit voor de komende vergaderingen. Maak indien mogelijk afspraken met de belangrijkste mensen met wie ze te maken hebben.

Heeft de nieuwe collega extra training nodig op een bepaald gebied? Deze training moet voor aanvang van het dienstverband geboekt worden.

Als een nieuwe medewerker een functie zal uitoefenen die voorheen niet bestond, moeten de verantwoordelijkheden vaak opnieuw verdeeld worden. Het is de taak van de teamleider om de verantwoordelijkheden duidelijk aan de huidige medewerkers te communiceren. 

De dag voordat de nieuwe medewerker aan de slag gaat, kan jij of een van je collega’s een klein cadeautje kopen om het begin in de nieuwe werkomgeving te vieren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan chocolaatjes, een gadget, een boeket bloemen of iets dergelijks. 

Hoe de eerste dag en week verloopt van de nieuwe collega, zal cruciaal zijn voor de rest van zijn/haar traject. Je wilt als werkgever een goede indruk achterlaten en een positieve sfeer creëren. 

Laat op de eerste dag je waardering voor de nieuwe medewerker zien door op tijd aanwezig te zijn. Bespaar je nieuwe collega’s de typische chaos op maandagochtend, en geef jezelf voldoende voorbereidingstijd door hen op de eerste werkdag een uur later dan normaal te laten beginnen.

Het welkomstgeschenk is hopelijk geregeld voor de eerste werkdag van de nieuwe medewerker. Zulke kleine attenties versterken vanaf het eerste moment het gevoel van verbondenheid bij je nieuwe teamlid. En een geschenkje levert ook altijd aangename herinneringen op.

Voor een goede start raden we aan om een kleine kennismakingsbijeenkomst te organiseren. Directe collega’s kunnen zichzelf even voorstellen en vertellen wat hun verantwoordelijkheden zijn. Dat maakt het voor de nieuwe collega makkelijker om contact te leggen of om iemand rechtstreeks om hulp te vragen.

Door op de eerste werkdag samen met collega’s van dezelfde afdeling te lunchen, versterk je het saamhorigheidsgevoel binnen de organisatie. 

Het hele onboardingproces moet aan de hand van schriftelijke documentatie worden uitgelegd aan de nieuwe medewerker, zodat duidelijk is hoe de komende dagen of weken eruit zullen zien. Als je HR-software beschikt over een onboardingfunctie, stel dan taken en herinneringen in. Klik hier voor meer informatie over de manier waarop HR-software je kan helpen bij het hele onboardingproces.

Leidinggevenden moeten de functies, verantwoordelijkheden en hun verwachtingen doornemen met de nieuwe medewerker. Aan de andere kant is het ook belangrijk dat medewerkers hun verwachtingen voor de komende weken duidelijk kunnen uitspreken.

De nieuwe collega moet vanaf het begin betrokken worden bij de bestaande projecten om het enthousiasme te stimuleren. 

Kost een rommelige onboarding je geld?

Wil je nieuwe medewerkers een gestroomlijnd en duidelijk onboardingproces bieden? Klik dan op de onderstaande link om onze gratis checklist voor onboarding te downloaden (Engelstalig). Doe er je voordeel mee!

Nu downloaden

Als er voor het werk van de nieuwe medewerker SOP’s (standard operating procedures) bestaan, moeten die aandachtig gelezen en ondertekend worden voordat bepaalde werkzaamheden worden uitgevoerd.

Door de nieuwe medewerker een rondleiding te geven langs alle afdelingen, krijgt hij of zij een duidelijk beeld van wat waar gebeurt en wie verantwoordelijk is voor welke afdeling.

Een gedetailleerde productpresentatie is belangrijk om te weten welke producten en/of diensten het bedrijf levert.

Wat zijn de doelstellingen van het bedrijf en welke strategieën worden gevolgd om die te bereiken? Zorg ervoor dat je doelen duidelijk zijn voor je nieuwe medewerker. 

Voor nieuwe medewerkers is het cruciaal om te weten welke waarden belangrijk zijn voor het bedrijf. Zo kunnen zij zich beter identificeren met hun werkgever. Bespreek de waarden die gemeenschappelijk gelden voor alle medewerkers. En zorg ervoor dat je onboarding-software dergelijke zaken ook via diverse documenten en materialen kan communiceren naar de nieuwe medewerker.

Zorg ervoor dat het team of een teamlid zich tijdens de lunch over de nieuwe collega ontfermt en dat er een gevoel van saamhorigheid ontstaat.

Is de eerste week voorbij? Volg dan zeker even op hoe het gaat met de nieuwe werknemer. Stel niet alleen vragen aan de werknemer in kwestie, maar bevraag bovendien het team waarin hij of zij terecht is gekomen. 

Vraag je nieuwe medewerkers om input. Welke positieve en/of negatieve zaken hebben ze opgemerkt tijdens hun eerste werkweek? 

Tijdens de eerste week krijgt je nieuwe medewerker heel veel indrukken te verwerken. Het is vaak effectiever om informatie stukje bij beetje te geven aan de nieuwkomers, in plaats van alles in één keer te presenteren. Uiterlijk aan het einde van de eerste week moeten de nieuwe medewerkers volledig op de hoogte zijn en voorzien zijn van alles wat ze nodig hebben. 

Je nieuwe werknemer is nu redelijk goed ingewerkt en heeft het team wat beter leren kennen. In dit stadium zal je moeten opvolgen hoe de kwaliteit is van het uitgevoerde werk en zal het netwerk van je nieuwe medewerker steeds verder uitbreiden.

Het is cruciaal dat er na een vooraf bepaalde periode een feedbacksessie wordt gehouden met nieuwe collega’s, en dat dit proces regelmatig herhaald wordt. Onboarding-software kan hier vaak goed bij helpen.

Als er op dezelfde dag meerdere collega’s aan de slag gaan op verschillende afdelingen, kun je het onderlinge netwerken tussen afdelingen stimuleren door een paar weken na de start een gezamenlijke lunch te organiseren.

Je zou nu een beter begrip moeten hebben van hoe het onboardingproces precies werkt, inclusief de vier belangrijkste fasen die kunnen bijdragen aan een succesvolle onboarding. Om je onboardingproces verder te ondersteunen, kun je kiezen voor een onboardingprogramma zoals Personio. Met deze digitale tool kun je diverse onderdelen van de onboarding automatiseren.

Terwijl onboarding een langdurig proces is dat vaak enkele weken of zelfs maanden in beslag neemt, is oriëntatie een meer kortstondige aangelegenheid. Een bekend voorbeeld hiervan is de ‘oriëntatiedag’, die de essentie van dit concept goed samenvat.

Het ideale onboardingsproces duurt meestal vier tot acht weken, afhankelijk van de specifieke functie. Het doel van deze inwerkperiode is om belangrijke langetermijnprocessen voor de medewerkers op orde te brengen, zodat ze de dagelijkse taken probleemloos kunnen uitvoeren.

Een goede onboarding bevat een aantal basiselementen. Hierbij kun je onder meer denken aan een warme verwelkoming op de eerste werkdag, een gestructureerd inwerkprogramma, een werkplek die vanaf dag één perfect in orde is, de eventuele toewijzing van een buddy tijdens de eerste weken en regelmatige voortgangsgesprekken. 

Binnen het onboarden zijn er drie belangrijke rollen: de manager, de buddy en de mentor. Het is essentieel om regelmatig te overleggen met de manager. De buddy moet er mee voor zorgen dat de nieuwe medewerker zich snel als een vis in het water voelt binnen de organisatie. De mentor is vaak net iets ouder en kan de vaktechnische kneepjes vlot overbrengen aan de nieuwkomer. De mentor is ook perfect geplaatst om de cultuur van de organisatie mee te geven.