Reiskostenvergoeding 2024: hebben werknemers er recht op? + berekening

Reisekostenabrechnung

Een reiskostenvergoeding dekt de kosten die een werknemer maakt om van thuis naar de werkplaats te reizen en weer terug. Je bent als werkgever niet verplicht deze kosten te vergoeden (tenzij vermeld in de cao), maar het is wel zo eerlijk. Het is dan ook een punt dat tijdens een sollicitatiegesprek besproken dient te worden. In dit artikel zullen we je alles vertellen over hoe de reiskostenvergoeding precies werkt, waar je als werkgever rekening mee moet houden en we leggen uit wat de 128-dagenregeling is.

Belangrijkste conclusies

  • De reiskostenvergoeding dekt de kosten die een werknemer maakt om naar de werkplaats te reizen en weer terug naar huis.

  • Momenteel staat de reiskostenvergoeding op € 0,23 per kilometer.

  • Je kan als werkgever ook kiezen om een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding uit te keren, als je werknemer minstens 128 dagen per jaar naar kantoor komt.

Wat is een reiskostenvergoeding?

Een reiskostenvergoeding is een vergoeding die de kosten dekt die een werknemer maakt om van huis naar werk te reizen en vice versa. Doorgaans wordt er een tarief gehanteerd van € 0,23 per kilometer. Dit is het maximale belastingvrije bedrag dat je als werkgever kan uitkeren. Als de vergoeding hoger is dan dit bedrag, wordt het extra bedrag wel belast.

Leestip: Wat betekent Payroll?

Formule om de reiskostenvergoeding te berekenen

De berekening van de reiskostenvergoeding is ietwat complexer dan op het eerste gezicht misschien lijkt. De werkgever dient eerst en vooral de woon-werkafstand te bepalen. De Belastingdienst hanteert hiervoor de meest gebruikelijke weg als leidend. Als werkgever kan je dus niet altijd de kortste weg als uitgangspunt nemen. Je moet rekening houden met de meest gebruikelijke route bij de berekening van de reiskostenvergoeding. Zo is de route via de snelweg meestal wat langer in afstand, maar wel sneller.

Als men uitgaat van de maximale reiskostenvergoeding, kan men de volgende formule hanteren:

Maandelijkse reiskostenvergoeding = € 0,23 x woon-werkafstand x 2 x 214 / 12. 

Bij deze berekening wordt uitgegaan van een fulltime dienstverband met 214 werkdagen per jaar.

Geldt de reiskostenvergoeding voor elk vervoermiddel?

Ja, de reiskostenvergoeding geldt in principe voor elk vervoermiddel. Het maakt dus niet uit of een medewerker met de fiets naar het werk komt, met de auto (ook carpooling) of met het openbaar vervoer. Je hebt als werkgever de keuze om ofwel het aantal kilometers ofwel de werkelijk gemaakte kosten te vergoeden. 

Huidige FTE's altijd zichtbaar

HR Reporting Dashboard

Met Personio heeft u met één klik op de knop toegang tot uw FTE-telling om datagestuurde beslissingen te nemen.

Waar je als werkgever rekening mee moet houden

Je wilt natuurlijk een goede werkgever zijn en tegelijkertijd niet overhoop komen te liggen met je financiële afdeling. Daarom geven we je graag enkele tips.

Moet ik als werkgever verplicht een reiskostenvergoeding uitbetalen?

Of je als werkgever verplicht een reiskostenvergoeding moet uitbetalen, hangt af van wat er staat opgenomen in de cao of de arbeidsovereenkomst. Hoeveel de reiskostenvergoeding bedraagt, is dus bepaald door de vakbond. Stel, er is geen cao of vakbond voor je sector, dan ben je als werkgever vrij een reiskostenvergoeding per km te hanteren, een vaste reiskostenvergoeding aan te bieden of helemaal geen reiskosten te vergoeden. 

Waarom is het belangrijk dat ik een reiskostenvergoeding betaal aan mijn werknemers?

Vrijwel iedere werknemer maakt reiskosten. Het is schappelijk om als werkgever een onbelaste reiskostenvergoeding uit te betalen aan je werknemers om hen te compenseren voor hun gemaakte kilometers. Dit geeft je als werkgever een sterkere concurrentiepositie en verkleint je potentieel verloop.

Hoe zit het met de andere reizen die werknemers maken voor het werk?

Het kan gebeuren dat werknemers moeten reizen naar een opleiding of een klant moeten bezoeken voor het werk. In dit geval heb je als werkgever verschillende opties: 

  • Werknemers reizen met het openbaar vervoer op kosten van het bedrijf.

  • Werknemers reizen met een eigen auto, fiets of ander vervoermiddel en ontvangen hier hun gebruikelijke vergoeding voor.

  • Werknemers maken gebruik van een bedrijfsvoertuig. In dit geval wordt er geen reiskostenvergoeding uitbetaald.

Mocht een werknemer naar het buitenland moeten reizen, dan kunnen de daadwerkelijk gemaakte kosten volledig belastingvrij worden vergoed.

Hebben werknemers die thuiswerken recht op een reiskostenvergoeding?

Voor de situatie van thuiswerken is er door de wet geen reiskostenvergoeding voorzien, maar als werkgever kan je aan thuiswerkers wel een onbelaste thuiswerkvergoeding uitbetalen van ca. € 2 per dag.

De juiste HR-oplossing voor veerkrachtige bedrijven

Larger Deals

In onze nieuwste whitepaper (Engelstalig) laten we zien hoe acht verschillende internationale bedrijven Personio hebben gebruikt om veerkracht in hun bedrijf op te bouwen en succesvol te zijn. Klik op de onderstaande knop om de whitepaper te downloaden en ontdek hoe Personio jou kan helpen hetzelfde te doen.

Veelgestelde vragen

Wat is de reiskostenvergoeding voor 2023?

Sinds 1 januari 2023 werd de onbelaste reiskostenvergoeding verhoogd van € 0,19 naar € 0,21 per kilometer.

Moet de werknemer belasting betalen over de reiskostenvergoeding?

Tot € 0,23 per kilometer betaalt een werknemer geen belasting over de reiskostenvergoeding. Over elk bedrag boven de € 0,23 per kilometer betaalt de medewerker loonbelasting, aangezien dit bij zijn of haar loon wordt opgeteld. 

Wat valt onder woon-werkverkeer?

Onder woon-werkverkeer vallen alle verplaatsingen die een werknemer maakt van huis naar het werk en omgekeerd. Andere verplaatsingen in het kader van het werk, bijvoorbeeld naar een klant of opleiding, worden hier niet bij gerekend. Deze kosten kunnen wel apart vergoed worden als de werknemer met eigen vervoer reist.

Wat is de 128-dagenregeling?

Wanneer een werknemer minstens 128 dagen per jaar naar kantoor afreist, is het makkelijker om met een vaste reiskostenvergoeding te werken, alsof hij/zij 214 dagen naar kantoor komt. Zo voorkom je onenigheid met werknemers achteraf. 

Waarom moet ik de reiskostenvergoeding op de loonfiches van mijn werknemers vermelden?

Het is wettelijk verplicht de reiskostenvergoeding op de loonfiches van werknemers te vermelden. Dit komt omdat het gaat om een belastingvrije vergoeding waar geen loonbelasting of premies op betaald worden.

Disclaimer

Maak vandaag nog ruimte voor strategische HR

NL_reiskosten_travel_costs_abbinder_image