Reiskostenvergoeding: Hebben werknemers er recht op? + berekening

Een goede reiskostenvergoeding is, zoals het woord al aangeeft, een vergoeding die de kosten dekt die een werknemer maakt om van huis naar werk te komen en vice versa. Idealiter dekt een goede reiskostenvergoeding dus deze kosten volledig. Echter, dit is in de praktijk vaak niet het geval. 

Doorgaans wordt er een tarief gehanteerd van €0,19 per kilometer. Dit is het maximale belastingvrije bedrag dat een werkgever een werknemer kan vergoeden. Boven dit bedrag wordt het dus wel belast en daar moet de werknemer loonbelasting en premie over betalen.

Ja, reiskostenvergoeding geldt in principe voor elk vervoersmiddel. Het maakt dus niet uit of iemand met de fiets naar werk komt, met de auto of met het openbaar vervoer. Voor het gebruiken van het openbaar vervoer gelden wel enkele uitzonderlijke regels, die wij hieronder met je zullen doornemen.

• Fiets - Voor werknemers die met de fiets naar hun werk gaan, kan de maximale reiskostenvergoeding €0,19 per kilometer bedragen. De afstand tussen het woonadres en de werkplek wordt doorgaans hemelsbreed berekend.

• Auto - Ook voor werknemers die met de auto naar hun werk reizen, geldt een maximale reiskostenvergoeding van €0,19 per kilometer belastingvrij. Dit is ook het geval wanneer er sprake is van carpooling. 

• Openbaar vervoer - Voor het openbaar vervoer gelden andere regels dan voor alle andere vervoersmiddelen. De werkgever heeft namelijk nu de optie het aantal gemaakte kilometers te vergoeden tot €0,19 per kilometer of de werkelijk gemaakte reiskosten te betalen. 

Efficiënter werken met naadloze integraties

Hoeveel gespecialiseerde oplossingen gebruik jij? Personio is eenvoudig uit te breiden en aan te passen aan jouw unieke behoeften. Zo kun je eenvoudig samenwerken op één centraal platform. 

Meer informatie

Je wilt natuurlijk een goede werkgever zijn en tegelijkertijd niet overhoop komen te liggen met je financiële afdeling. Om deze reden zullen we speciaal voor werkgevers enkele tips geven met betrekking tot reiskostenvergoeding en antwoord geven op enkele veelgestelde vragen.

Er is enkel sprake van een wettelijke reiskostenvergoeding wanneer deze staat opgenomen in de CAO of de arbeidsovereenkomst. Hoeveel reiskostenvergoeding er betaald dient te worden, is dus bepaald door de vakbond. Als er geen CAO of vakbond voor je sector is, dan ben je als ondernemer zelf zo vrij een reiskostenvergoeding per km te hanteren, een vaste reiskostenvergoeding aan te bieden of geen reiskosten te vergoeden. 

Vrijwel iedere werknemer maakt reiskosten. Het is schappelijk om als werkgever een onbelaste reiskostenvergoeding uit te betalen aan werknemers om deze te compenseren voor hun gemaakte kilometers. Dit geeft je als werkgever een sterkere concurrentiepostie. Immers, de werknemer gaat anders wellicht bij de concurrent aan de slag, waar de reiskosten wél worden vergoed. 

De reiskostenvergoedingberekening werkt ietwat complexer dan men in eerste instantie zou denken. De werkgever dient namelijk de woon-werkafstand te bepalen. De belastingdienst hanteert hiervoor de meest gebruikelijke weg als leidend. Dit wil dus zeggen dat de kortste weg niet altijd de meest gebruikelijke route is. Dit heeft te maken met het feit dat een route via de snelweg wellicht langer is, maar wel sneller en gebruikelijker. 

Bespreek dus samen met de werknemer wat de gebruikelijke route is en bereken het aantal kilometer tussen de werkplek en de woning of plaats van verblijf van de werknemer. Als men uitgaat van de maximale reiskostenvergoeding kan men de volgende formule hanteren:

Maandelijkse reiskostenvergoeding = €0,19 x woon-werk afstand x 2 x 214 / 12. 

Bij deze berekening wordt uitgegaan van een full-time dienstverband met 214 werkdagen per jaar. Wist je overigens dat je reiskostenvergoeding eenvoudig automatisch kunt berekenen met onze tool?

Veel werkgevers hanteren een vaste reiskostenvergoeding gebaseerd op de 128-dagenregeling. Volgens de wet werkt het namelijk als volgt. Een werknemer die in een kalenderjaar tenminste 128 dagen van zijn of haar woning naar een vaste werkplaats reist, ontvangt belastingvrij een vaste reiskostenvergoeding alsof deze werknemer 214 dagen naar deze plaats afreist. Als werkgever is het handig de 128-dagenregeling toe te passen om onenigheid met werknemers achteraf te voorkomen. 

Het is wettelijk verplicht de reiskostenvergoeding op de loonfiches van werknemers te vermelden. Dit is verplicht, omdat het gaat om een belastingvrije vergoeding waar geen loonbelasting en premie op betaald worden. Er moet dus duidelijk aangegeven staan voor de belastingdienst hoe hoog het loon is en hoeveel de reiskostenvergoeding bedraagt. 

Het kan goed zijn dat je als werknemer meer wilt weten over reiskostenvergoeding. Misschien wil je weten wanneer je reisvergoeding betaald wordt of vraag je je af of je werkgever hiertoe verplicht is. Om deze reden hebben wij voor werknemers de belangrijkste zaken met betrekking tot reiskostenvergoeding op een rijtje gezet.

Je hebt recht op reiskostenvergoeding als:

1. Dit vermeld wordt in je contract.

2. De CAO van de sector waarin je werkzaam bent dit bepaald heeft.

3. Het bedrijf bepaalde bedrijfsregels heeft omtrent reiskostenvergoeding.

Als hier niets over vermeld wordt, dan is je werkgever niet verplicht reiskosten te vergoeden. Hoewel je niet altijd recht op reiskostenvergoeding hebt, kan je hier wel over onderhandelen met je werkgever. 

Wanneer je minimaal 10 kilometer moet reizen om je werkplaats te bereiken, kun je rekenen op een reiskostenvergoeding van €0,19 per kilometer. Je werkgever is niet verplicht om reiskostenvergoeding uit te betalen, maar dit is wel gebruikelijk.

Het zou goed kunnen dat je reiskosten hoger zijn dan €0,19 per kilometer. Deze €0,19 is maar een grens voor de belastingdienst. In wezen mag je werkgever je zoveel geven als hij of zij zou willen. Als dit zo is, betaal je over alles boven de €0,19 per kilometer loonbelasting. Er geldt een uitzondering wanneer je met het openbaar vervoer reist. In dit geval kun je je werkelijk gemaakte kosten belastingvrij van je werkgever krijgen.

Het kan gebeuren dat je moet reizen naar een werkopleiding of een klant moet bezoeken. In dit geval heeft je werkgever verschillende opties: 

• Je kunt met het openbaar vervoer reizen op kosten van de werkgever.

• Je gaat met je eigen auto, fiets of ander vervoersmiddel en krijgt hier je gebruikelijke reisvergoeding voor.

• Je kunt gebruikmaken van een bedrijfsvoertuig. In dit geval wordt er geen reiskostenvergoeding uitbetaald.

Mocht je naar het buitenland moeten reizen, dan kunnen de daadwerkelijk gemaakte kosten volledig belastingvrij worden vergoed door de werkgever.

Je kunt een onbelaste thuiswerkvergoeding krijgen van €2 per dag van je werkgever. Dit is een nieuwe regel die dit jaar in werking is getreden. 

Tot €0,19 per kilometer betaal je geen belasting over de reiskostenvergoeding. Over elk bedrag boven de €0,19 per kilometer betaal je loonbelasting, aangezien dit bij je loon wordt opgeteld. Probeer onze gratis web demo 14 dagen om te kijken hoe Personio je bedrijf kan helpen met de reiskostenvergoeding.