Reiskostenvergoeding 2026: hebben werknemers er recht op? + berekening

Een reiskostenvergoeding is een vergoeding die de kosten dekt die een werknemer maakt om van huis naar werk te reizen en vice versa. In 2026 mag je als werkgever maximaal € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden voor zakelijke kilometers, waaronder woon-werkverkeer. Dit geldt voor reizen met eigen vervoer. Als je meer vergoedt dan het maximaal onbelaste bedrag, is het meerdere in principe belast loon.

Bij openbaar vervoer kun je er ook voor kiezen om de werkelijke reiskosten onbelast te vergoeden.

Leestip: Wat betekent Payroll?

Altijd inzicht in je personeelsbestand

Krijg in één overzicht inzicht in je actuele fte's, personeelsbezetting en belangrijke HR-cijfers. Zo neem je sneller onderbouwde beslissingen.

Bekijk de analysemogelijkheden

De berekening van de reiskostenvergoeding is ietwat complexer dan op het eerste gezicht misschien lijkt. De werkgever dient eerst en vooral de woon-werkafstand te bepalen. De Belastingdienst hanteert hiervoor de meest gebruikelijke weg als leidend. Als werkgever kan je dus niet altijd de kortste weg als uitgangspunt nemen. Je moet rekening houden met de meest gebruikelijke route bij de berekening van de reiskostenvergoeding. Zo is de route via de snelweg meestal wat langer in afstand, maar wel sneller.

Als men uitgaat van de maximale reiskostenvergoeding, kan men de volgende formule hanteren:

Maandelijkse reiskostenvergoeding = € 0,25 x woon-werkafstand x 2 x 214 / 12. 

Bij deze berekening wordt uitgegaan van een fulltime dienstverband met 214 werkdagen per jaar. De 214 dagen zijn gebaseerd op de regeling voor een vaste reiskostenvergoeding. Hiervoor moet de werknemer onder meer op ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste plaats van werkzaamheden reizen.

Ja, de reiskostenvergoeding geldt in principe voor elk vervoermiddel. Het maakt dus niet uit of een medewerker met de fiets naar het werk komt, met de auto (ook carpooling) of met het openbaar vervoer. Je hebt als werkgever de keuze om ofwel het aantal kilometers ofwel de werkelijk gemaakte kosten te vergoeden. Voor eigen vervoer kun je maximaal € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden. Bij openbaar vervoer kun je ook de werkelijk gemaakte reiskosten onbelast vergoeden.

Je wilt natuurlijk een goede werkgever zijn en tegelijkertijd niet overhoop komen te liggen met je financiële afdeling. Daarom geven we je graag enkele tips.

Of je als werkgever verplicht een reiskostenvergoeding moet uitbetalen, hangt af van wat er staat opgenomen in de cao of de arbeidsovereenkomst. Er is geen algemene wettelijke verplichting voor iedere werkgever om woon-werkverkeer te vergoeden. Hoeveel de reiskostenvergoeding bedraagt, kan daarom ook afhangen van de afspraken die binnen jouw organisatie of cao gelden.

Is er geen cao of andere afspraak die een vergoeding voorschrijft? Dan bepaal je als werkgever zelf of en hoe je reiskosten vergoedt.

Salarisadministratie, eenvoudig geregeld

Met onze salarissoftware automatiseer je je loonverwerking en bespaar je tijd op administratief werk. Zo houd je meer tijd over voor wat echt belangrijk is.

Download nu

Vrijwel iedere werknemer maakt reiskosten. Het is redelijk om als werkgever een onbelaste reiskostenvergoeding uit te betalen om medewerkers te compenseren voor de kilometers die zij maken. Dit kan je als werkgever een sterkere concurrentiepositie geven en helpen om medewerkers te behouden.

Het kan gebeuren dat werknemers moeten reizen naar een opleiding of een klant moeten bezoeken voor het werk. In dit geval heb je als werkgever verschillende opties: 

• Werknemers reizen met het openbaar vervoer op kosten van het bedrijf.

• Werknemers reizen met een eigen auto, fiets of ander vervoermiddel en ontvangen hier hun gebruikelijke vergoeding voor.

• Werknemers maken gebruik van een bedrijfsvoertuig. In dit geval wordt er geen reiskostenvergoeding uitbetaald.

Voor zakelijke reizen kunnen andere fiscale regels gelden dan voor woon-werkverkeer. Bij openbaar vervoer kun je bijvoorbeeld de werkelijk gemaakte kosten onbelast vergoeden.

Mocht een werknemer naar het buitenland moeten reizen, dan kunnen de daadwerkelijk gemaakte kosten volledig belastingvrij worden vergoed.

Voor de situatie van thuiswerken is er door de wet geen reiskostenvergoeding voorzien, maar als werkgever kan je aan thuiswerkers wel een onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2,45 per thuisgewerkte dag uitbetalen in 2026.

Op een dag waarop een werknemer thuiswerkt, is er in principe geen woon-werkreis om te vergoeden. Voor de fiscale behandeling van een combinatie van thuiswerk- en reisdagen gelden specifieke regels.

In 2026 bedraagt de maximale onbelaste reiskostenvergoeding € 0,25 per kilometer. Dit bedrag geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Werkgevers mogen een lagere vergoeding uitkeren, afhankelijk van cao-afspraken of arbeidsovereenkomsten.

Over een reiskostenvergoeding tot maximaal € 0,25 per kilometer hoeft de werknemer in 2026 geen loonheffing te betalen, als aan de voorwaarden voor de gerichte vrijstelling wordt voldaan. Over een vergoeding boven dit bedrag is het meerdere in principe belast loon, tenzij een andere fiscale regeling van toepassing is.

Onder woon-werkverkeer vallen alle verplaatsingen die een werknemer maakt van huis naar het werk en omgekeerd. Andere verplaatsingen in het kader van het werk, bijvoorbeeld naar een klant of opleiding, worden hier niet bij gerekend. Deze kosten kunnen wel apart vergoed worden als de werknemer met eigen vervoer reist.

Wanneer een werknemer minstens 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, mag je onder voorwaarden een vaste reiskostenvergoeding berekenen alsof de werknemer maximaal 214 dagen per jaar naar die vaste werkplek reist. De 128-dagenregeling maakt het daardoor mogelijk om een vaste vergoeding te berekenen zonder iedere afzonderlijke reisdag apart te verwerken.

Een reiskostenvergoeding moet op de loonadministratie correct worden verwerkt. Dit is belangrijk omdat een deel van de vergoeding onder voorwaarden belastingvrij kan worden uitgekeerd. Hoe de vergoeding op de loonstrook wordt verwerkt, hangt af van de fiscale behandeling van de vergoeding.