Reiskostenvergoeding 2023: hebben werknemers er recht op? + berekening

Een reiskostenvergoeding is een vergoeding die de kosten dekt die een werknemer maakt om van huis naar werk te reizen en vice versa. Doorgaans wordt er een tarief gehanteerd van € 0,21 per kilometer. Dit is het maximale belastingvrije bedrag dat je als werkgever kan uitkeren. Als de vergoeding hoger is dan dit bedrag, wordt het extra bedrag wel belast.

De berekening van de reiskostenvergoeding is ietwat complexer dan op het eerste gezicht misschien lijkt. De werkgever dient eerst en vooral de woon-werkafstand te bepalen. De Belastingdienst hanteert hiervoor de meest gebruikelijke weg als leidend. Als werkgever kan je dus niet altijd de kortste weg als uitgangspunt nemen. Je moet rekening houden met de meest gebruikelijke route bij de berekening van de reiskostenvergoeding. Zo is de route via de snelweg meestal wat langer in afstand, maar wel sneller.

Als men uitgaat van de maximale reiskostenvergoeding, kan men de volgende formule hanteren:

Maandelijkse reiskostenvergoeding = € 0,21 x woon-werkafstand x 2 x 214 / 12. 

Bij deze berekening wordt uitgegaan van een fulltime dienstverband met 214 werkdagen per jaar. Wist je overigens dat je de reiskostenvergoeding eenvoudig automatisch kunt berekenen met onze softwaretool? Test de tool nu 14 dagen gratis!

Ja, de reiskostenvergoeding geldt in principe voor elk vervoermiddel. Het maakt dus niet uit of een medewerker met de fiets naar het werk komt, met de auto (ook carpooling) of met het openbaar vervoer. Je hebt als werkgever de keuze om ofwel het aantal kilometers ofwel de werkelijk gemaakte kosten te vergoeden. 

Huidige FTE's altijd zichtbaar

Met Personio heeft u met één klik op de knop toegang tot uw FTE-telling om datagestuurde beslissingen te nemen.

Meer over de analysefunctie

Je wilt natuurlijk een goede werkgever zijn en tegelijkertijd niet overhoop komen te liggen met je financiële afdeling. Daarom geven we je graag enkele tips.

Of je als werkgever verplicht een reiskostenvergoeding moet uitbetalen, hangt af van wat er staat opgenomen in de cao of de arbeidsovereenkomst. Hoeveel de reiskostenvergoeding bedraagt, is dus bepaald door de vakbond. Stel, er is geen cao of vakbond voor je sector, dan ben je als werkgever vrij een reiskostenvergoeding per km te hanteren, een vaste reiskostenvergoeding aan te bieden of helemaal geen reiskosten te vergoeden. 

Vrijwel iedere werknemer maakt reiskosten. Het is schappelijk om als werkgever een onbelaste reiskostenvergoeding uit te betalen aan je werknemers om hen te compenseren voor hun gemaakte kilometers. Dit geeft je als werkgever een sterkere concurrentiepositie en verkleint je potentieel verloop.

Het kan gebeuren dat werknemers moeten reizen naar een opleiding of een klant moeten bezoeken voor het werk. In dit geval heb je als werkgever verschillende opties: 

• Werknemers reizen met het openbaar vervoer op kosten van het bedrijf.

• Werknemers reizen met een eigen auto, fiets of ander vervoermiddel en ontvangen hier hun gebruikelijke vergoeding voor.

• Werknemers maken gebruik van een bedrijfsvoertuig. In dit geval wordt er geen reiskostenvergoeding uitbetaald.

Mocht een werknemer naar het buitenland moeten reizen, dan kunnen de daadwerkelijk gemaakte kosten volledig belastingvrij worden vergoed.

Voor de situatie van thuiswerken is er door de wet geen reiskostenvergoeding voorzien, maar als werkgever kan je aan thuiswerkers wel een onbelaste thuiswerkvergoeding uitbetalen van € 2 per dag.

De juiste HR-oplossing voor veerkrachtige bedrijven

In onze nieuwste whitepaper (Engelstalig) laten we zien hoe acht verschillende internationale bedrijven Personio hebben gebruikt om veerkracht in hun bedrijf op te bouwen en succesvol te zijn. Klik op de onderstaande knop om de whitepaper te downloaden en ontdek hoe Personio jou kan helpen hetzelfde te doen.

Download het onderzoek hier

Sinds 1 januari 2023 werd de onbelaste reiskostenvergoeding verhoogd van € 0,19 naar € 0,21 per kilometer. In 2024 zal de vergoeding opnieuw verhoogd worden naar € 0,22 per kilometer.

Tot € 0,21 per kilometer betaalt een werknemer geen belasting over de reiskostenvergoeding. Over elk bedrag boven de € 0,21 per kilometer betaalt de medewerker loonbelasting, aangezien dit bij zijn of haar loon wordt opgeteld. 

Onder woon-werkverkeer vallen alle verplaatsingen die een werknemer maakt van huis naar het werk en omgekeerd. Andere verplaatsingen in het kader van het werk, bijvoorbeeld naar een klant of opleiding, worden hier niet bij gerekend. Deze kosten kunnen wel apart vergoed worden als de werknemer met eigen vervoer reist.

Wanneer een werknemer minstens 128 dagen per jaar naar kantoor afreist, is het makkelijker om met een vaste reiskostenvergoeding te werken, alsof hij/zij 214 dagen naar kantoor komt. Zo voorkom je onenigheid met werknemers achteraf. 

Het is wettelijk verplicht de reiskostenvergoeding op de loonfiches van werknemers te vermelden. Dit komt omdat het gaat om een belastingvrije vergoeding waar geen loonbelasting of premies op betaald worden.