Performance management software

Als algemeen concept is performance management of prestatiemanagement belangrijk omdat je als het ware de pols neemt van elke medewerker, alsook van de organisatie als geheel. Wanneer je regelmatig prestatiebeoordelingen voert, kun je beter inschatten of medewerkers succesvol zijn, dan wel worstelen met het behalen van de doelen.

Tegelijkertijd is het belangrijk om dit proces holistisch te benaderen. Het is niet alleen essentieel om te beoordelen of medewerkers hun doelen halen, maar je moet ook nagaan of hun tevredenheid daardoor stijgt of daalt, en of het proces van beoordeling zelf ook als bevredigend wordt ervaren.

Er zijn veel voordelen verbonden aan het gebruik van performance management software:

• Het verhoogt de motivatie onder werknemers doordat je heldere verwachtingen schept.

• Het geeft je meer inzicht in de prestaties die elke medewerker levert.

• Het biedt meer aandacht voor het ontwikkelen van praktische vaardigheden en expertise.

• De software verzamelt veel informatie die voor verschillende doeleinden kan worden gebruikt (bijv. bij het beoordelen en belonen).

In essentie is performance management een taak van HR. Het is de HR-afdeling die moet nadenken over hoe de software wordt ontwikkeld, wie de software moet gaan gebruiken en voor welke doeleinden men de software moet gebruiken. Als het gaat om het ontwerpen van het kader, rust de verantwoordelijkheid op de HR-afdeling.

Toch zien we dat zowel HR als leiders een rol spelen bij de eigenlijke uitvoering van een performance management-proces. Dit is de reden waarom software voor prestatiebeheer vaak zo cruciaal kan zijn. Het zorgt namelijk voor een consistente ervaring voor elke leider (afgezien van de subtiele verschillen die voorkomen binnen specifieke afdelingen of tussen verschillende functies of teamleden). 

Als we onze blik nog verder verruimen, kunnen we denken aan prestatieresultaten die door het topmanagement worden gebruikt om verandering in het bedrijf als geheel te stimuleren. Dit wordt meestal aangedragen door een bekwame HR-afdeling die gemachtigd is om veranderingen door te voeren. Passende software kan hen hierbij ondersteunen.

Door HR-software zoals Personio te gebruiken, kun je je eigen indicatoren voor performance management ontwikkelen en samen met je medewerkers afgesproken doelen definiëren als onderdeel van hun prestatiebeoordelingen.

Dit omvat ook:

• Het gebruik van digitale notities om specifieke gebeurtenissen bij te houden tussen de beoordelingen door.

• Als een medewerker zijn of haar doelstellingen heeft behaald en recht heeft op een bonus, wordt deze informatie automatisch doorgegeven aan de salarisadministratie.

Personio biedt drie soorten gedefinieerde indicatoren voor performance management:

1. Binaire indicatoren met twee gedefinieerde opties, bijvoorbeeld ‘CPD-evenement bijgewoond’ – ja of nee

2. Kwantitatieve indicatoren, dit zijn onmiddellijk meetbare indicatoren, zoals verkoopdoelstellingen

3. Kwalitatieve indicatoren, dit zijn niet onmiddellijk meetbare indicatoren, zoals medewerkerstevredenheid

Je bent vrij om te bepalen of en in welke mate elke KPI van invloed is op de bonusberekening voor de geselecteerde periode. Je kunt bonussen handmatig invoeren onder het kopje ‘Prestaties’ in het medewerkersprofiel, of deze automatisch laten berekenen op basis van de mate waarin de doelen die gedefinieerd en opgeslagen zijn in het prestatiegedeelte, zijn bereikt.

Eenmaal je jouw prestatieprocessen hebt gestandaardiseerd, zal elke daaropvolgende evaluatie die je organiseert veel minder tijd in beslag nemen. Tegelijkertijd kun je een consistente en duurzame databibliotheek opbouwen die je kunt gebruiken om rapporten te maken over de prestaties van medewerkers.

Op deze manier is je HR-team in staat om te begrijpen hoe medewerkers zich ontwikkelen binnen de organisatie. Je hebt alle gegevens die je nodig hebt bij de hand, inclusief bijbehorende rapportages, om ervoor te zorgen dat je medewerkers zich ontwikkelen, succesvol zijn en langer bij je bedrijf blijven.