Een personeelshandboek maken: Dit is waarom en hoe!

Een personeelshandboek bevat alle afspraken tussen de werkgever en werknemers. Denk aan afspraken rondom loon, werktijden, ziekteverzuim en woon-werkverkeer. Hoewel men als werkgever al deze afspraken ook vast kan leggen in de arbeidsovereenkomst, is het zinniger algemene afspraken die voor alle werknemers gelden vast te leggen in een personeelshandboek. Op deze manier gaat iedere werknemer die zijn of haar handtekening zet onder een arbeidsovereenkomst ook gelijk akkoord met alle regels in het personeelshandboek. Dit scheelt uiteraard een hoop tijd en onnodig extra papierwerk.

Je kunt als werkgever dit personeelshandboek van tijd tot tijd herzien en op deze manier eenvoudig nieuwe regels doorvoeren voor het gehele personeelsbestand. Dit bespaart wederom tijd en papierwerk en zorgt er bovendien voor dat alle werknemers gelijk behandeld worden.

Veel werkgevers zijn in de veronderstelling dat een personeelshandboek hetzelfde is als een personeelsreglement. Echter is niets minder waar. Het grootste verschil tussen een personeelshandboek en een personeelsreglement is dat het personeelsreglement enkel de algemene arbeidsvoorwaarden bevat en een juridisch document is.

Een personeelshandboek is vele malen uitgebreider en geeft tekst en uitleg omtrent de gang van zaken binnen de onderneming of organisatie. Zo worden in een personeelshandboek onder andere de huis- en gedragsregels besproken, de werktijden, afspraken over verzuim en hoe er wordt omgegaan met vakanties en verlof. Houd er rekening mee dat je een personeelshandboek toch accuraat houdt, omdat werknemers er anders meer rechten uit kunnen ontlenen dan wenselijk is.

Stap voor stap de bedrijfscultuur versterken

Hoe consolideer je met eenvoudige middelen een sterke bedrijfscultuur? De experts in deze gids laten het je zien.

Gids nu downloaden

Een personeelsreglement bevat enkel de bedrijfsregels en voorschriften voor het personeel. In dit reglement staat kort en bondig wat er van werknemers verwacht wordt en wat de werkwijze van de onderneming of organisatie is.

Het opstellen van een personeelshandboek heeft voor zowel werkgevers als werknemers veel voordelen. Zo hebben de werknemers toegang tot een overzichtelijk document waarin alle gemaakte afspraken en bedrijfsregels vermeld staan. Op deze manier voorkom je als werkgever discussies over bepaalde zaken. Naast dit centrale referentiepunt biedt een personeelshandboek nog meer voordelen:

• Juridische dekking. Aangezien alle afspraken op papier staan ben je beter juridisch ingedekt wanneer er disputen ontstaan met of tussen werknemers.

• Duidelijke structuur. Er kan te allen tijde worden teruggevallen op het personeelshandboek in het geval van onduidelijkheid.

• Eenvoudiger aanpassen van regels. Het is eenvoudiger wijzigingen aan te passen in het personeelshandboek dan om alle arbeidsovereenkomsten met werknemers te wijzigen.

• Vooruit denken. Zowel werkgever als werknemer kan eenvoudig vooruit denken en weten welke afspraken er gelden, bijvoorbeeld in het geval van ziekte of verlof.

Probeer onze gratis web demo en stel in een handomdraai een personeelshandboek op voor jouw onderneming of organisatie.

Wat er exact in een personeelshandboek moet staan verschilt van onderneming tot onderneming. In een personeelshandboek wordt namelijk gesproken over de bedrijfscultuur, wat het bedrijf doet en voor ogen heeft en dergelijke. Wel moet een personeelshandboek overeenstemmen met wetten en regels rondom het arbeidsrecht.

Er dienen in een personeelshandboek dus duidelijke regels te staan betreft huis- en gedragsregels, werktijden, verzuim, vakantie en verlof. Dit wordt dan vervolgens aangevuld met zaken die relevant zijn voor het desbetreffende bedrijf. Ook dingen uit het arbeidscontract kunnen nogmaals onderstreept worden in een personeelshandboek.

Er zijn ook enkele elementen die zeker niet mogen ontbreken in een personeelshandboek. Denk aan zaken zoals aanwezigheidsregistratie, primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, pauzes, werktijden en dergelijke.

• Overuren: wanneer, hoe en wie toestemming te vragen en hoe te registreren?

• Pauzes: van hoelaat tot hoelaat, zijn er uitzonderingen?

• Verloning: op welke dag van de maand vindt dit plaats?

• Reiskostenvergoeding: wordt dit uitbetaald en zo ja hoeveel en hoe wordt dit berekend?

• Verzuim: bij wie moet dit worden gemeld en uiterlijk wanneer?

Nu je weet wat er allemaal in een personeelshandboek moet staan en wat de verschillen met een personeelsreglement zijn, is het tijd om een goed personeelshandboek te gaan opstellen. Hieronder zullen we je de beste tips geven zodat je hiermee vlekkeloos aan de slag kunt.

Ten eerste is het belangrijk dat je duidelijke doelen opstelt. Je wilt namelijk precies weten wat je exact wilt bereiken met je personeelshandboek. Wil je enkel duidelijkheid scheppen rondom de bedrijfsregels of wil je ook andere zaken belichten? Hoe ga je het personeelshandboek verspreiden? Komt deze in papiervorm in de bedrijfskantine te liggen, word hij online geplaatst of beiden?

Daarnaast is het van belang dat de structuur van het personeelshandboek duidelijk is. Het is de bedoeling dat deze uiteindelijk wel gelezen wordt en dat de werknemers zich aan de daarin beschreven regels houden. Om deze reden moet alles duidelijk en in klare taal vermeldt worden. Het zou zonde zijn veel tijd en moeite te steken in het opstellen van een personeelshandboek als hier uiteindelijk niets mee gedaan wordt.

Een personeelshandboek moet de identiteit van de onderneming of organisatie uitstralen. Het is niet handig om het personeelshandboek over te doen komen als een waslijst aan regels. Zorg er dus voor dat de bedrijfscultuur luchtig naar voren komt, maar dat er toch wel op de regels gewezen worden.

Een personeelshandboek moet leuk zijn om te lezen. Zorg dus voor een nette layout en mooie opmaak, zonder al te veel vakjargon te gebruiken. Voeg foto’s en andere media toe om het nog prettiger te maken om te lezen en collega’s een betere indruk van de onderneming of organisatie te geven.

Een personeelshandboek dient altijd op een positieve en aanmoedigende wijze geschreven te worden. Men moet uiteraard niet geen zeer meer hebben om te gaan werken als men het doorleest, maar juist het tegenovergestelde. Houd er ook rekening mee dat je het personeelshandboek openbaar kunt maken, zodat ook potentiële werknemers en andere mensen, zoals bijvoorbeeld bezoekers of klanten van de onderneming of organisatie, het in kunnen zien.

Het is niet erg handig als een personeelshandboek oude regels of data bevat. Maak er dus een gewoonte van om het personeelshandboek eens in de zoveel tijd te vernieuwen. Het is handig om niet voor elke kleine wijziging het hele personeelshandboek te vernieuwen, maar dit op vaste momenten gedurende het jaar te doen, zodat je gelijk alle wijzigingen kunt doorvoeren en vermelden.

Eenvoudig digitale, rechtsgeldige personeelshandboeken samenstellen? Probeer onze HR-software totaaloplossing nu 14 dagen gratis.