Software voor afwezigheidsbeheer

Bedrijven kunnen hun productiviteit zien afnemen doordat werknemers ongepland of te veel verlof nemen. Onverwachte problemen kunnen zich bij iedereen en op elk moment voordoen, maar bedrijven moeten een duidelijk overzicht bijhouden van alle verloven die de werknemers hebben opgenomen om van maand tot maand goed te kunnen blijven werken met een constante efficiëntie. Verlofregistratie is belangrijk omdat tijd en geld belangrijk zijn in het bedrijfsleven.

Een van de voordelen van verlofregistratiesystemen is dat ze dit proces volledig automatiseren. In een HR-team zijn het meestal verschillende mensen die het administratieve werk voor verlofaanvragen afhandelen. Dat zijn soms ingewikkelde en tijdrovende processen. Dankzij de afwezigheidsregistratie-software van Personio kun je dit allemaal in een paar muisklikken doen.

Vrije tijd is ongelooflijk belangrijk bij het beheren van burn-out en stress bij je werknemers. Om een gezond evenwicht te bereiken tussen werk en privéleven is het dus zinvol om een afwezigheidsbeheer systeem te implementeren dat de afwezigheden van werknemers op een zichtbare en nauwkeurige manier beheert.

HR-medewerkers hebben vaak kopzorgen wanneer ze handmatig de verlofdagen van hun werknemers moeten bijhouden. Daarom kunnen geautomatiseerde oplossingen zoals die van Personio helpen. Door moderne software te gebruiken voor verlofregistratie en afwezigheidsbeheer, kun je namelijk de volgende voordelen voor je bedrijf realiseren:

Afwezigheidsbeheer systemen automatiseren de belangrijkste aspecten van het bijhouden van verlof. Het biedt meer praktische overzichten dan spreadsheets en ouderwetse registratiesystemen. Managers, werknemers en HR-teamleden kunnen alle tijd- en aanwezigheids activiteiten bekijken via een centraal portaal. Omdat verlofaanvragen en -rapportage in de cloud gebeuren, kun je voorgoed afscheid nemen van handmatig werk.

Een afwezigheidsbeheer systeem geeft je volledige toegang tot alle verlofgegevens van je werknemers, inclusief opgebouwde verlofdagen, verlof saldi, en informatie over speciale gevallen, zoals wanneer werknemers extra verlof aanvragen.

Om je personeelsbestand goed te beheren, moet je zowel de geldende verlof wetten als de verlof verplichtingen in het kader van cao-overeenkomsten bijhouden. Met een afwezigheidsbeheer systeem kun je het verlof van alle werknemers beheren, ongeacht hun arbeidsovereenkomst of werksituatie.

Via naadloze integraties met je bestaande salarisadministratie of personeelsbeheer systeem, kun je ervoor zorgen dat verlofgegevens gesynchroniseerd worden met andere belangrijke onderdelen van je personeelsbeheer. In plaats van manuele loonberekeningen uit te voeren, kun je bijvoorbeeld je verlofgegevens automatisch in je salarisadministratie invoeren zodat elke salarisperiode nauwkeuriger wordt berekend.

Wanneer werknemers een gebruiksvriendelijk portaal kunnen gebruiken om hun verlof te beheren, hoeven ze niet langer hun manager na te jagen om verlof aan te vragen. Managers genieten zo van een stressvrije aanpak voor het beheer van toekomstige verlofaanvragen. Managers hebben ook toegang tot de historische verlofgegevens van hun team, zodat ze gemakkelijk kunnen zien wie verlof opneemt (en wie niet). Managers kunnen met deze gegevens betere beslissingen nemen over het individuele verlof van hun werknemers.

Met een krachtig afwezigheidsbeheer systeem hoef je niet handmatig het beleid voor verlof uitzonderingen bij te houden. In plaats daarvan kun je de eisen van je verlofbeleid in de software verankeren. Zo hoeven managers zich geen zorgen te maken over het goedkeuren van aanvragen die buiten het beleid vallen.

Personaliseerbare meldingen waarschuwen je wanneer verlof wordt aangevraagd, wanneer verzoeken worden goedgekeurd, en wanneer verlof limieten bijna bereikt zijn. Je kunt de software ook zo instellen dat managers eraan herinnerd worden wanneer een aanvraag hun aandacht vraagt. Zo kun je altijd snel op elke aanvraag reageren.

Er bestaan twee soorten verlofdagen in Nederland: wettelijk bepaalde verlofdagen en verlofdagen die bepaald worden in de arbeidsovereenkomst of cao. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste verlofdagen:

Dit zijn verlofdagen die je als werkgever absoluut moet respecteren en die bij wet bepaald zijn. Je kan hier een nuttig overzicht vinden.

• Zwangerschapsverlof (bevallingsverlof):

   

  zwangerschapsverlof is een belangrijke periode voor nieuwe moeders. Deze periode omvat de verzorging van de baby en het herstel van de bevalling. Zorg ervoor dat je in je beleid rekening houdt met dit soort verlof, zodat werknemers zich geen zorgen hoeven te maken over hun job terwijl ze druk bezig zijn met hun pasgeboren kind.

• Geboorteverlof (Vaderschapsverlof):

   

  sinds 2021 bestaat er een regeling waarbij je als partner minstens één werkweek betaald verlof kunt krijgen. Dit vaderschapsverlof (geboorteverlof) kan verlengd worden tot een periode van maximaal zes weken. Je hebt als partner ook recht op ouderschapsverlof, net zoals de moeder.

• Adoptieverlof en pleegzorgverlof:

   

  personeelsleden bij wie een geadopteerd of pleegkind wordt opgenomen hebben gedurende deze periode recht op verlof en een uitkering. Op die manier krijgen de ouders en hun pleegkind de gelegenheid aan elkaar te wennen. Als voorwaarde voor adoptieverlof geldt dat de adoptie gerechtelijk bekrachtigd is. Het kind moet ook ingeschreven zijn op het adres van de pleegouders.

• Zorgverlof (kortdurend en langdurend):

   

  werknemers en hun familieleden hebben recht op zorgverlof. Dit verlof kan gebruikt worden om bijvoorbeeld hun zieke kind, partner of ouder de nodige zorg of steun te geven.

• Calamiteitenverlof en kort verzuimverlof:

   

  werknemers hebben soms recht op calamiteitenverlof of kort verzuimverlof. Dit verlof wordt verleend voor uiterst dringende, onvoorziene of uitzonderlijke persoonlijke situaties. Dit verlof kan van een paar uur tot een paar dagen duren, afhankelijk van de situatie. Tijdens het verlof betaalt de werkgever het loon door.

• Wettelijke vakantiedagen:

   

  iedereen die hard werkt, heeft ook rust nodig. De wet bepaalt een aantal wettelijke vakantiedagen, afhankelijk van het aantal werkuren per week.

Deze verlofregelingen worden door bedrijven aangeboden als onderdeel van een aantrekkelijk verlofpakket. Ze kunnen echter ook bepaald worden door de cao of onderhandeld worden tijdens een wervingsgesprek. Merk op dat deze regelingen NIET bij wet verplicht zijn, maar contractueel bepaald kunnen worden. Lees hier de belangrijkste buitengewone verlofregelingen:

• Ziekteverlof: Ziekteverlof wordt door het bedrijf gegeven aan werknemers zodat ze kunnen herstellen van een ziekte en voor hun gezondheid kunnen zorgen. Ziekteverlof is van cruciaal belang om werknemers in staat te stellen de rust te krijgen die ze nodig hebben zonder zich zorgen te maken over het verlies van hun salaris.

• Bovenwettelijke vakantiedagen: Je kan deze dagen vrij gebruiken. Zulk verlof wordt gegeven om de werknemer in staat te stellen vrij te nemen om te reizen, te rusten of familie te bezoeken.

• (Religieuze) feestdagen: Er bestaat geen wet in Nederland die bepaalt dat bepaalde feestdagen vrije dagen zijn. Dit wordt in de cao of arbeidsovereenkomst bepaald. Voorbeelden van zulke dagen zijn Kerstmis, het Offerfeest, Pasen, Yom Kippur. Als werkgever kun je aan deze dagen belang hechten en er rekening mee houden dat je werknemers deze dagen graag met hun gezin willen vieren.

• Verlof bij overlijden of rouwverlof: Een dierbare verliezen is altijd pijnlijk. Het is helaas een onvermijdelijke situatie en bij zulke gebeurtenissen nemen werknemers onverwacht verlof. Bij het overlijden van directe familieleden kunnen werknemers hun calamiteitenverlof gebruiken, maar het is ook goed om extra maatregelen te nemen in verband met de uitvaart. Als HR zou je een beleid voor rouwverlof moeten hebben dat de werknemers de tijd geeft om te rouwen.

• Verlof bij huwelijk: Omdat een huwelijk meer is dan een formaliteit en meestal één of meerdere dagen kan duren, is het goed om als werkgever voorbereid te zijn. De meeste bedrijven geven 2 tot 4 dagen vrij voor dergelijke gebeurtenissen. Hou ook rekening met het feit dat werknemers ook aanwezig willen zijn om het huwelijk van vrienden en familieleden.

• Onbetaald verlof (of verlof zonder loon): Als je werknemers het aantal verlofdagen waarvoor ze in aanmerking komen overschreden hebben, en hun verlof valt niet onder wettelijk of buitengewoon verlof, dan kunnen ze toch verlof opnemen met een salarisverlaging.

Er zijn nog andere soorten verlofdagen, zoals verlof voor een doktersbezoek, een studie- of examenperiode, of in geval van verhuizing. Als werkgever is het goed om samen met je HR-afdeling een mooi vakantiepakket uit te werken om op deze omstandigheden voorbereid te zijn, maar ook om je employer brand aantrekkelijker te maken.

Een afwezigheidsbeheer systeem automatiseert het verlofregistratie proces en zorgt ervoor dat zowel het management als de werknemers er gemakkelijk mee kunnen werken. Het systeem moet krachtig genoeg zijn om alle fasen van het afwezigheidsbeheer naadloos af te handelen: aanvraag, goedkeuring of afwijzing van verlof, archiveren van verlof, beheer van het verlofsaldo, en analyses.

Een goed afwezigheidsbeheer systeem zal de volgende functionaliteiten hebben:

Een overzichtelijk dashboard: werknemers kunnen hun verlofsaldo bekijken en de verlofdagen van hun collega’s controleren terwijl ze verlof aanvragen. Managers en HR-personeel moeten toegang hebben tot het verlofsaldo van de werknemers, vakantielijsten, het afdelingsrooster en de personeelsbezetting om verlofaanvragen beter te beheren.

Cloud-based werking: een cloud-based registratiesysteem biedt niet alleen multichannel toegang tot het programma, maar vermindert ook het ongemak in verband met software-installaties en -updates. Uw werknemers kunnen altijd en overal verlofaanvragen indienen, goedkeuren of afwijzen.

Personaliseerbare goedkeuringsworkflow: u moet personaliseerbare workflows kunnen creëren en een hiërarchie per afdeling kunnen instellen om een gestroomlijnd proces te garanderen. Zodra een werknemer zijn afdeling kiest, moet de vooraf gedefinieerde workflow automatisch ingevuld worden.

Integreert naadloos: traditionele software is verouderd en creëert geïsoleerde gegevens. Een product dat naadloos integreert met uw andere HR-beheersoftware om loonlijsten, timesheets, enz. te beheren, zal tijd besparen en multifunctionele rapportage mogelijk maken.

Overzichtelijke rapportage functies: de software die u kiest moet een ingebouwde rapportagemodule hebben die interactieve rapporten maakt op basis van de verkregen gegevens. Rapporten per werknemer en voor het hele bedrijf stellen organisaties in staat om gemakkelijk patronen te analyseren en bruikbare inzichten te verkrijgen.

Personio maakt afwezigheidsbeheer eenvoudiger voor jou en je medewerkers. Medewerkers voeren hun gewenste vakantiedagen zelf in via onze software voor afwezigheidsbeheer. Dat kan zelfs via de computer of via de Personio-app voor smartphones. Zodra een nieuwe aanvraag is ingevoerd, ontvangen de juiste mensen direct een melding. Vervolgens kun je de aanvraag met een enkele klik goedkeuren.

Medewerkers kunnen in de kalenderweergave van onze verlofplanner zien welke collega’s afwezig zijn –of ze nu werken vanuit huis, op vakantie of ziek zijn of ziek – en daar hun vakantie op afstemmen.

De afwezigheid beheertool van Personio helpt je bij de afstemming als meerdere personen tegelijk afwezig willen zijn in dezelfde periode. Vooral op afdelingen zoals de klantenservice is het belangrijk dat er altijd voldoende medewerkers beschikbaar zijn. Een plakbriefje of blind vertrouwen op iemands geheugen leidt onherroepelijk tot problemen.

De intelligente verlofplanner van Personio kan medewerkers er ook aan herinneren dat ze hun doktersverklaringen moeten indienen. Die kunnen gemakkelijk geüpload worden en zijn beschikbaar voor zowel HR als leidinggevenden.

Medewerkers die hun doktersverklaring vergeten in te dienen in Personio, zien een openstaande taak op hun dashboard. HR-managers hoeven dus nooit meer achter medische attesten aan. Dat maakt het afwezigheidsbeheer stukken eenvoudiger.

Personio biedt meerdere opties om instellingen te configureren, zodat onze software voor afwezigheidsbeheer zich aan je wensen aanpast. Je kunt bijvoorbeeld opgeven hoe het goedkeuringsproces moet verlopen en wie er een melding moet ontvangen.

Ook de typen afwezigheden kunnen worden gebaseerd op de specifieke omstandigheden van het bedrijf. Je kunt de software voor afwezigheidsbeheer niet alleen gebruiken voor vakantie- en ziektedagen, maar ook om zakenreizen, trainingen en/of thuiswerkdagen te beheren.