Vragenlijst en voorbereiding voor een gestructureerd sollicitatiegesprek

Bewerbungsgespräch

Zodra de sollicitatiedocumenten van de kandidaten beoordeeld zijn, komt het wervingsproces in de beslissende fase: de sollicitatiegesprekken komen eraan, vaak via een videogesprek. Maar hoe kom je erachter of de potentiële kandidaat goed past bij de cultuur en waarden van het bedrijf? Welke vragen helpen je om erachter te komen of de kandidaat daadwerkelijk stressbestendig is of in teamverband kan werken, zoals in de sollicitatiebrief staat? Dit artikel biedt je de antwoorden.

Past de sollicitant goed bij het bedrijf? Deze reeks vragen zal je helpen om deze vraag te beantwoorden (Engelstalig).

Wat is een goede openingsvraag bij een sollicitatiegesprek?

Hoe banaal het ook klinkt, vaak wordt er niet bij stilgestaan: om erachter te komen of je samen door een deur kan, is het belangrijk om je eigen waarden te kennen: wat maakt het bedrijf zo bijzonder en welke richting wil je de komende jaren uit? Alleen als je weet waar je naar op zoek bent, kun je de juiste persoon vinden. Idealiter maak je functieprofielen aan en gebruik je die voor je werving en marketing op hogescholen en universiteiten.

Niet alleen de vragen zijn belangrijk, maar ook de omstandigheden waarin deze worden gesteld. Het maakt bijvoorbeeld een groot verschil of een kandidaat tijdens een sollicitatiegesprek in een luxueuze vergaderzaal vragen van zeven mensen tegelijk moet beantwoorden of dat een kandidaat in een ontspannen sfeer alleen met de HR-manager praat. Wie neemt er deel aan de gesprekken en wie is er onmisbaar? Bij Personio zijn er bijvoorbeeld tot wel vijf sollicitatiegesprekken met verschillende personen.

Hoe ziet een leidraad voor gestructureerde sollicitatiegesprekken eruit?

De vragenlijst moet vooraf intern worden besproken en aan het functieprofiel worden aangepast. Er zijn standaardvragen die in principe bij elk sollicitatiegesprek passen. Nog belangrijker zijn vragen die de kandidaat aan het denken zetten en die speciaal voor het functieprofiel zijn ontwikkeld.

Download hier een template voor functieprofielen (Engelstalig).

Iedere vraag moet doelgericht zijn en informatie geven over de soft skills van de kandidaten. Het zijn juist deze ‘sociale’ vaardigheden, zoals eigen initiatief nemen of veerkrachtig zijn, die iets zeggen over de compatibiliteit van de sollicitant met het bedrijf.

Standaardvragen – een goed begin

Om te beginnen kunnen bepaalde standaardvragen als opwarmertje de moeite waard zijn. Ze kunnen het ijs breken en de conversatie op gang brengen.

Vraag je gesprekspartners bijvoorbeeld wat ze over je bedrijf weten en waarom ze graag voor jou zouden willen werken. Aan het antwoord kan je snel zien of de kandidaat oprecht geïnteresseerd is.

De vraag over sterke en zwakke punten wordt ook vaak gesteld. ‘Kun je iets vertellen over je zwakke punten?’ geeft meer prijs dan ‘Wat zijn…?’. Beschrijft de kandidaat die zwakke punten op een genuanceerde en zelfreflecterende manier of lijken zijn of haar punten ingestudeerd?

Als je vraagt naar mislukkingen, moet je nagaan of hij/zij de verantwoordelijkheid neemt voor die mislukking en vertelt wat hij/zij ervan heeft geleerd. Of zal hij/zij collega’s of leidinggevenden de schuld geven van zijn/haar mislukking?

Het kan verhelderend zijn om te vragen naar rolmodellen en naar de reden om voor dit beroep te kiezen: ‘Waarom heb je dit beroep gekozen?’ Als de sollicitant antwoordt dat zijn ouders het zo gewild zouden hebben, zegt dat iets anders dan het nastreven van een roeping.

Door naar de privésfeer af te wijken, wordt de stemming losser en de kandidaat wat opener. ‘Wat zijn je grootste passies?’ of ‘Wat doe je graag in je vrije tijd?’ zijn onschuldige vragen die veel kunnen zeggen over de sollicitant.

Behoud altijd het overzicht

Recruiting with Personio HR Software

Bekijk hoeveel sollicitanten zich in welke fase van je wervingsproces bevinden – een uitstekende basis voor het optimaliseren van processtappen en wervingsactiviteiten.

Sollicitatievragen voor overheidsdiensten

Bij overheidsdiensten kun je een onderscheid maken tussen basisvragen, motiverende vragen en strikvragen.

Basisvragen voor overheidsdiensten

  • Wat zijn je sterke en zwakke punten?
  • Hoe zou een vriend of vriendin jou omschrijven?
  • Wat was je laatste grote fout op je werk en hoe heb je die opgelost?
  • Waar zie je jezelf over vijf jaar?
  • Welke positieve en negatieve dingen zou je laatste werkgever over je zeggen?

Motiverende vragen voor overheidsdiensten

  • Waarom heb je voor de overheid gekozen?
  • Waarom zou je precies bij onze dienst/instantie willen werken?
  • Wat zou je de komende vijf jaar met ons willen bereiken?
  • Wat verwacht je van deze functie?

Strikvragen voor overheidsdiensten

  • Tegen wie heb je het laatst gelogen en waarom?
  • Welk woord omschrijft jou het beste?
  • Ben je eerder een leider of een volger?
  • Waar was je ontevreden over bij je vorige baan?
  • Hoe zouden wij ruzie kunnen krijgen?

Sollicitatievragen voor servicemanagers of klantenservicemanagers

Naast leiderskwaliteiten speelt ook de omgang met klanten een belangrijke rol in de dienstensector:

  • Hoe leid je nieuwe teamleden op? Wat is je aanpak?
  • Hoe meet je succes in klantenservice? Welke kengetallen bekijk je?
  • Welke maatregelen neem je als je kengetallen een negatieve trend vertonen? Leg dit uit aan de hand van een voorbeeld.
  • Je krijgt negatieve feedback over een van onze functies. Hoe reageer je?
  • Wanneer was de laatste keer dat je de verwachtingen van de klant wist te overtreffen? Beschrijf de situatie.
  • Hoe moet het serviceteam samenwerken met het productteam om de klanttevredenheid te verhogen? Wat zijn volgens jou de drie belangrijkste elementen?
  • Hoe kom je meer te weten over de branche van de klant? Hoe blijf je op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen?

Sollicitatievragen voor planners

Planners hebben vooral organisatorische vaardigheden en een neus voor logistiek nodig.

  • Is het aanbod groter dan de vraag? Welke maatregelen neem je?
  • Heb je te weinig personeel om een belangrijke opdracht uit te voeren? Hoe reageer je?
  • Wat zijn volgens jou de drie belangrijkste eigenschappen die een planner moet bezitten? Waarom? In welke mate beschik jij over deze eigenschappen?
  • Hoe ga je om met een grote hoeveelheid werk?
  • Hoe organiseer je je werk en hoe stel je prioriteiten?

Welke vragen zijn geschikt om de soft skills te testen?

Gewenste eigenschappen zijn het vermogen om in een team te werken, creativiteit, veerkracht, zorgvuldigheid en kritisch vermogen. Het zijn juist deze soft skills die je met bepaalde vragen goed kunt testen:

Teamwork

  • Als je een lastige opdracht krijgt, hoe pak je die dan aan: alleen of in een team?
  • Wat onderscheidt jou als je met andere mensen samenwerkt?
  • Welke rol heb je meestal in groepen?
  • Met wat voor soort mensen werk je graag samen?
  • Met wat voor soort mensen werk je niet graag samen?
  • Jij gaat een project leiden. Welke afdelingen betrek je erbij en hoe ga je te werk?

Uit de antwoorden van de sollicitant zal blijken of hij/zij in teamverband kan denken en openstaat voor suggesties van buitenaf. Ze laten ook zien of hij/zij verantwoordelijkheid kan delegeren.

Creativiteit

  • Je bent een projectmanager en de helft van je team zit met griep thuis. Maar je moet je aan het schema houden. Hoe ga je te werk?
  • Wat doe je als er geen uitweg lijkt te zijn?
  • Welke creatieve activiteiten heb je uitgevoerd tijdens je vorige jobs?
  • Welke vrijheden vind je belangrijk bij je werk?
  • In welke situaties ben je het creatiefst?
  • Welke situaties beperken je creativiteit?

Uit de antwoorden zal blijken of hier een creatieve geest aan het werk is en ook of creativiteit een sterke troef is in stressvolle of tijdsgebonden situaties.

Veerkracht

  • Welke stressvolle situaties uit je vorige banen herinner je je nog?
  • Heb je ooit gefaald? Hoe ben je daarmee omgegaan?
  • Vind je jezelf veerkrachtig? Waar baseer je dat op?
  • Je leidt een project en weet dat een groot deel van de medewerkers sceptisch tegenover je staat. Hoe ga je daarmee om?

De antwoorden zeggen veel over hoe de kandidaat onder druk functioneert. Blijft hij/zij bedachtzaam? Gaat hij/zij professioneel om met stressvolle situaties? Worden de anderen er ondanks de hoge druk op doordachte en waarderende wijze bij betrokken?

Zorgvuldigheid

  • Wat betekent zorgvuldig werken voor jou? Geef enkele voorbeelden.
  • Hoe controleer je je werk op fouten?
  • Je hebt een tijdsgebonden project. Wat is voor jou belangrijker: de deadline stipt halen of kwaliteit leveren maar te laat klaar zijn?

Deze sollicitatievragen voor werkgevers zijn bedoeld om de sollicitanten hun ware aard te laten zien: hoe belangrijk is zorgvuldigheid voor hen? Zouden ze kwaliteit opofferen om een deadline te halen?

Kritisch vermogen

  • Je hebt bij ons gesolliciteerd. Waarom wil je weg uit je oude baan?
  • Is er iets voor jezelf dat je verder zou willen ontwikkelen?
  • Je team staat samen aan je bureau en zegt: je instructies zijn onduidelijk en de deadlines veel te krap. Op deze manier kunnen we niet werken. Wat doe je?
  • Ben je ooit teleurgesteld geweest in jezelf? Hoe ben je daarmee omgegaan?

Deze vragen maken duidelijk of sollicitanten in staat zijn tot zelfreflectie of dat zij kritiek van buitenaf als een belediging beschouwen. Een goede teamplayer moet oog hebben voor zijn collega’s en zeker openstaan voor kritiek.

Provocerende vragen

Het kan leerzaam zijn om kandidaten een beetje te provoceren. Hoe reageren ze? Blijven ze rustig en bedachtzaam? Waar trekken ze de grens? Wie bijvoorbeeld in een leidinggevende functie wil werken, moet zelfverzekerd kunnen omgaan met provocaties en ook over het nodige zelfvertrouwen beschikken.

Voorbeelden van provocerende vragen

  • Ben jij de slimste persoon die je kent?
  • Op een schaal van één tot tien: hoe vreemd ben jij?
  • Waarom sta je ‘s morgens eigenlijk op?
  • Wat vindt je partner niet leuk aan jou?
  • Ik kan het aan je zien: je wilt alleen voor ons werken om geld te verdienen. Dit is niet je droombaan. Heb ik gelijk?
  • We praten hier nu al twee uur: hoe overtuig je ons als we het niet met elkaar eens zijn?

Welke sollicitatievragen zijn niet toegestaan?

Er zijn ook vragen die niet gesteld mogen worden tijdens sollicitatiegesprekken. In principe zijn vragen niet toegestaan als de werkgever geen legitiem belang heeft bij het antwoord (‘Op welke politieke partij stem je?’) of als ze de rechten van de kandidaat schenden (‘Ben je gelovig?’). Sollicitanten hoeven geen vragen te beantwoorden die alleen betrekking hebben op hun privéleven en die niets te maken hebben met het werk. Voorbereiding helpt om onaangename situaties en fouten te voorkomen.

Vooruitblik

De discussie over het gebruik van kunstmatige intelligentie (artificial intelligence; AI) bij het wervingsproces en voor personeelsbeslissingen wordt steeds sterker. Waar mensen hun beslissingen over sollicitanten mede laten afhangen van sympathieën en stemmingen, worden algoritmen beschouwd als ‘onkreukbaar’ en objectief. Maar zelfs die zijn niet altijd neutraal, want achter ieder algoritme schuilt een programmeur, die ook vooroordelen kan hebben en deze kan verwerken in de code.

Het klopt dat de mogelijkheden van AI met de dag toenemen. Maar uiteindelijk zijn het mensen die op de werkplek met elkaar om moeten gaan. Zelfs de meest geavanceerde analyses kunnen in dat opzicht het ‘echte’ leven niet vervangen en een open gesprek tussen mensen kan doeltreffender zijn dan de beste ‘dry runs’.

Download: Favoriete vragen van recruiters

Nu downloaden (Engelstalig)