Maak een organigram voor je bedrijf

Organigramm Funktion bei Personio

Met een organigram kan je de structuur, de hiërarchieën en de relaties in je bedrijf duidelijk weergeven. Hier ontdek je welke soort er zijn en hoe je gemakkelijk je eigen organigram kunt maken.

Wat is een organigram?

Een organigram (‘organisatie’ + ‘diagram’) is een grafische weergave van de interne structuur van een bedrijf of organisatie. Aan de hand van een duidelijk diagram worden hiërarchieën, functies, afdelingen, taken en managementverantwoordelijkheden weergegeven en met elkaar in verband gebracht.

Eenvoudige visuele middelen zoals vakjes, pijlen en lijnen, vaak aangevuld met foto’s of contactgegevens van de medewerkers, illustreren de interne relaties en verbanden binnen het bedrijf.

  • Wie vervult welke functie in het bedrijf?
  • Wie is de leidinggevende of medewerker van wie?
  • Hoe zijn de afdelingen georganiseerd en gestructureerd?
  • Hoe verloopt de interne communicatie?

Kortom, een organigram biedt overzicht en maakt belangrijke spelregels, processen en de strategische oriëntatie voor organisaties, overheden, verenigingen en bedrijven zichtbaar.

Organigrammen worden ook wel organisatieschema’s, organogrammen of organisatiestructuren genoemd.

Waar komt het organigram vandaan?

In 1855 tekende spoorwegmanager Daniel McCallum het eerste moderne organigram, voor de spoorwegmaatschappij New York and Erie Railroad. Nog tot in de jaren 1920 werden organigrammen voornamelijk door ingenieurs gebruikt, waarna ze geleidelijk hun intrede deden in de zakenwereld.

Wat zijn de functies van een organigram?

Het doel van een organigram is om de organisatiestructuur op een duidelijke en begrijpelijke manier weer te geven. De visuele voorstelling van het bedrijf moet leidinggevenden, medewerkers en externe stakeholders inzicht bieden in de werking van het bedrijf en de interne processen.

Praktijkvoorbeeld: het organigram voor onboarding

Een organigram laat de organisatiestructuur aan nieuwe medewerkers zien. Wie zijn de teamleiders? Hoe zijn de afzonderlijke afdelingen gestructureerd en hoe passen ze in het bedrijf als geheel? Nieuwkomers weten wie hun contactpersonen zijn en dat versterkt de oriëntatie en communicatie tijdens de onboardingfase.

Automatisch organigrammen laten maken

Organigram Personio

Wie rapporteert aan wie? De medewerkers die in het digitale personeelsdossier van Personio zijn opgeslagen, kan je gemakkelijk weergeven in de vorm van een organigram, bijvoorbeeld voor afzonderlijke teams of locaties.

Een organigram kan deze functies vervullen

  • Transparantie over de verantwoordelijkheden in het bedrijf
  • Afbakening van verantwoordelijkheden tussen afdelingen en afzonderlijke functies
  • Overzicht van leiderschap en bevoegdheid om instructies te geven
  • Personeelsplanning: welke vaardigheden zijn er nog nodig in het bedrijf?
  • Resourceplanning: herverdeling van taken voor optimale efficiëntie
  • Overzicht bij reorganisaties en verandermanagement
  • Transparantie over carrièremogelijkheden in het bedrijf
  • Overzicht van wie welke gebruikersrechten en softwaretoegang krijgt

Hoe maak je een organigram?

Voordat je aan je organigram begint, moet je een aantal vragen beantwoorden.

  • Wat wil je weergeven en hoe uitgebreid wil je de organisatiestructuur in kaart brengen?
  • Welke gegevens heb je daarvoor nodig? (Naam, titel, verantwoordelijkheden, foto’s enzovoort)
  • Welke tool wil je gebruiken om het te maken? (Word, Excel, PowerPoint, grafische software enzovoort)
  • Hoe wil je structuren, hiërarchieën, commandostructuren en relaties symboliseren? (Dubbele lijnen, stippellijnen, met cirkels en vakjes)

>> Geef met een klik organigrammen weer voor je bedrijf, gebaseerd op zaken zoals afdeling, team of locatie. Meer over personeelsmanagement met Personio.

Organigram maken: Word

Open een leeg document in Microsoft Word. Klik in de menubalk op ‘Invoegen’ en dan op ‘SmartArt’. Er verschijnt nu een lijst met verschillende SmartArt-opties. Selecteer ‘Hiërarchie’. Nu kun je een template kiezen voor je organigram. Maak je geen zorgen, je kunt alle elementen veranderen (klik erop tot er witte puntjes rond de hoeken verschijnen en verander ze van vorm of verander de kleur door met de rechtermuisknop op ‘Opmaak’ te klikken), verplaatsen en verwijderen.

Organigram maken: Excel

Organigram maken in Excel

Om een organigram in Excel te maken, open je eerst een lege werkmap in Microsoft Excel. In de menubalk vind je het tabblad ‘Invoegen’, net zoals in Word. Direct naast de afbeeldingen en vormen die je kunt invoegen, staat een vrij klein ‘SmartArt’-symbool. Als je dat selecteert, krijg je weer verschillende opties te zien. Klik op ‘Hiërarchie’ en kies een template voor je organigram. Ook hier kun je de vorm, kleur en positie van het diagram veranderen. Je kunt het lettertype en de grootte van je organigram aanpassen onder de menuoptie ‘Start’.

Soorten organigrammen

Organigrammen zijn horizontale of verticale illustraties waarvan het ontwerp vooral gericht is op de ondernemingsvorm. Ze kunnen onderverdeeld worden in drie hoofdcategorieën: hiërarchische, matrix- en vlakke organigrammen.

Hiërarchisch organigram

Dit soort organigram wordt het meest gebruikt. De structuur kun je van boven naar beneden lezen. Bovenaan de hiërarchie staat een persoon of een groep (CEO, directie enzovoort) en verder naar onderen zijn mensen en afdelingen met minder gezag en verantwoordelijkheid gerangschikt. Zo ontstaat er een soort piramidevorm.

Hiërarchisch Organigram_NL

Vlak organigram

Het vlakke organigram (ook wel horizontaal organigram genoemd) heeft ook vlakke hiërarchieën. Het bestaat meestal uit maar twee niveaus: de leidinggevenden en de medewerkers. In bedrijven met deze structuur, vaak nieuwe bedrijven en start-ups, hebben medewerkers een zeer grote verantwoordelijkheid en zijn ze meestal direct betrokken bij belangrijke beslissingen.

Vlak Organigram_NL

Matrixorganigram

Dit organigram is geschikt voor bedrijven waar medewerkers meer dan één leidinggevende hebben. In de praktijk komt dat zelden voor. Een voorbeeld hiervan is een team van projectmanagers die aan verschillende projecten werken die ieder door een andere projectmanager worden geleid.

Matrixorganigram_NL

Voor- en nadelen van organigrammen

VoordelenNadelen
makkelijk te maken en te begrijpenzeer eenvoudige weergave waarin belangrijke informatie ontbreekt
verduidelijkt verantwoordelijkhedenraakt snel verouderd
brengt structuur aangeen vaste standaard voor voorstellingen
zorgt voor een transparante communicatie- en informatiestructuur vaak zeer uitgebreid / wordt onoverzichtelijk
tijdelijke organisatorische eenheden (zoals projecten) zijn moeilijk weer te geven

Disclaimer:

Wij wijzen erop dat de inhoud van onze website (inclusief eventuele juridische bijdragen) uitsluitend bedoeld is voor niet-bindende informatieve doeleinden en niet dient als juridisch advies in strikte zin. De inhoud van deze site kan en mag niet dienen als vervanging van individueel en bindend juridisch advies dat betrekking heeft op jouw specifieke situatie. Alle informatie wordt daarom verstrekt zonder garantie voor juistheid, volledigheid en actualiteit.

Meer structuur met organigrammen

Probeer Personio nu uit