Aanwezigheidsregistratie

Wat is aanwezigheidsregistratie? Aanwezigheidsregistratie is het nauwkeurig bijhouden van de werkuren van je personeel. Zowel overuren als normale werkuren kunnen aan de hand van aanwezigheidsregistratie bijgehouden worden. 

Een aanwezigheidsregistratiesysteem is een systeem dat een bedrijf gebruikt om de gewerkte uren van medewerkers en hun aanwezigheden op kantoor bij te houden. Dit systeem kan gefaciliteerd worden door software. Bedrijven werken echter vaak nog met verschillende omslachtige systemen, die geen coherent geheel vormen.

Sterker nog, veel organisaties gebruiken nog steeds Microsoft Excel om de aanwezigheden van werknemers te registreren. Deze werkwijze is niet alleen zeer tijdrovend vergeleken met aanwezigheidsregistratie met speciale software (je moet de gegevens immers handmatig invoeren), maar Excel is bovendien heel gevoelig voor fouten. Daarnaast heeft Microsoft Excel nog veel andere nadelen, zoals:

• Spreadsheets kunnen op elk moment gewijzigd worden door iedereen die toegang heeft tot de spreadsheets. Dit betekent dat al je belangrijke gegevens gemanipuleerd kunnen worden.

• Excel voldoet niet aan de wettelijke vereisten op het gebied van aanwezigheidsregistratie, zoals die zijn vastgelegd in de privacyregelgeving.

• Een Excel-werkblad kan zomaar worden verwijderd of overschreven als er verschillende versies van het bestand in omloop zijn. Is er een technisch probleem, dan loop je het risico alle gegevens kwijt te raken.

Aanwezigheidsregistratie software kan een bedrijf heel wat voordelen opleveren. De belangrijkste voordelen zijn:

• Een digitaal, efficiënt systeem maakt het mogelijk snel je medewerkers te bereiken. Je weet immers meteen of een werknemer fysiek aanwezig is op kantoor, thuiswerkt of vakantie heeft. Zo weet je ook meteen welke medewerkers je kunt contacteren en welke niet.

• Je bent als werkgever steeds op de hoogte van het aantal mensen in het bedrijf. Dit is essentieel in geval van nood, bijvoorbeeld wanneer de locatie snel ontruimd moet worden.

• Het opstellen van de personeelsplanning wordt een stuk eenvoudiger en efficiënter. 

• De salarissen kunnen op basis van de aanwezige uren precies en correct berekend worden. Een goede tijdregistratie voorkomt discussies. Overuren worden zo netjes bijgehouden.

Het kan handig lijken om je salarisadministratie zelf te doen, maar er komen toch heel wat nadelen bij kijken, namelijk:

• Jij spendeert er meer tijd aan, dus indirect verhoogt dit de kosten. 

• Het vergt heel wat oefening om het salarissysteem te beheersen alvorens je ermee aan de slag kan.

• Als je je salarisadministratie zelf doet, heb je minder tijd om aan andere HR-taken te besteden. Hierdoor laten jij en het bedrijf misschien opportuniteiten of kansen voor optimalisatie liggen.

• Als je ziek bent of je bent op vakantie, moet iemand anders de salarisadministratie overnemen. Mogelijk gebeurt dit niet goed en moet de administratie achteraf opnieuw gedaan worden.

De digitale registratie van aanwezigheden van medewerkers moet nauwkeurig, betrouwbaar en op een transparante manier gebeuren. Alleen software voor aanwezigheidsregistratie, zoals die is geïntegreerd in het platform van Personio, kan dit bieden.

Met de aanwezigheidsregistratie software van Personio kunnen jij en je medewerkers de aanwezigheid registreren. Nadat medewerkers hun uren hebben ingevoerd, kunnen leidinggevenden deze indien gewenst bevestigen. Bedrijven kunnen het aanwezigheidsregistratiesysteem afstemmen op de regels die van toepassing zijn in de eigen organisatie.

De overstap naar een online aanwezigheidsregistratiesysteem heeft een impact op zowel de HR-afdeling als de andere medewerkers. 

Stel je medewerkers in de beginfase gerust dat het online systeem niet dient om ze individueel te controleren. Personio houdt zich sowieso strikt aan de regelgeving op het gebied van gegevensbescherming. 

Een ondernemingsraad (OR) heeft inspraak met betrekking tot de online aanwezigheidsregistratie, maar de OR kan de invoering van zo’n systeem niet tegenhouden. Het is belangrijk om de OR bij de invoering te betrekken, zodat je de nodige goodwill creëert. 

Het is altijd verstandig om voor de uitrol van het aanwezigheidsregistratiesysteem in de hele organisatie, de tool uit te testen bij een kleine groep gebruikers. Op die manier haal je de kinderfouten uit het systeem en kun je de aanwezigheidsregistratietool succesvol lanceren. 

Werk je in je bedrijf al met een digitaal registratiesysteem? Dan kun je je bestaande systeem via een interface (API) koppelen aan de registratiesoftware van Personio. Gegevens kunnen zo heel eenvoudig overgezet en beheerd worden. 

Wanneer je als bedrijf kiest voor software voor aanwezigheidsregistratie, bevindt alle informatie zich op één centrale plaats. Dankzij deze digitale tool kun je alle gegevens direct en correct verwerken. Het werktijden account wordt dus automatisch gekoppeld aan de salarisadministratie, vakantieadministratie en het digitale personeelsdossier.

Rechtstreeks vanuit de geaggregeerde gegevens van de aanwezigheidsregistratietool, kun je handmatig of automatisch foutloze salarisberekeningen genereren, net als alle gegevens die je nodig hebt voor de salarisadministratie. Dit doe je waar en wanneer je maar wilt.

De salarissen die berekend worden op basis van gewerkte uren worden automatisch aangepast, bijvoorbeeld als een medewerker op uurbasis werkt of een financiële compensatie ontvangt voor de overuren.

Ja, de aanwezigheidsregistratietool van Personio biedt ook een calculator voor overuren. Met deze calculator kunnen de overuren automatisch worden ingecalculeerd in de salarisberekening, als je dit zo hebt ingesteld. De gemiddelde en maximaal toegestane werktijden worden door de tool in de gaten gehouden. Als de limiet wordt overschreden, krijgen de leidinggevende en de medewerker daar een melding van.

Het handmatig berekenen van vakantie-uren kan erg omslachtig zijn en is ook zeer foutgevoelig. Met name voor grotere organisaties met nogal wat personeelsverloop of bedrijven die zowel fulltime als parttime medewerkers in dienst hebben, is dit een zeer inefficiënt proces.

Geautomatiseerde vakantie berekeningen garanderen efficiëntie en zorgen ervoor dat je als bedrijf in orde bent en blijft met de huidige regelgeving. Personio berekent de verlofrechten voor elk type werkrooster en toont op elk moment de resterende vakantiedagen. Ook wordt er rekening gehouden met feestdagen, die per regio of land kunnen verschillen.

Medewerkers kunnen hun werkuren online invoeren in de aanwezigheidsregistratie tool van Personio. Op elk moment kunnen gebruikers de beoogde uren ten opzichte van de daadwerkelijke uren bekijken. De werkwijze is dus hetzelfde als in een app voor aanwezigheidsregistratie, met dat verschil dat je werkt vanuit de browser. Medewerkers melden zich daarvoor aan bij hun werktijden account – wanneer ze maar willen en op elke computer – en voeren vervolgens hun starttijden, eindtijden en pauzes in.

Met één klik kunnen leidinggevenden of HR-managers de ingevoerde werktijden van de medewerker bevestigen. Je kunt afzonderlijke goedkeuringsprocessen instellen voor elke afdeling, elk team en elke individuele medewerker.

De software-interface is op een gebruiksvriendelijke manier vormgegeven en gegevens kunnen razendsnel worden ingevoerd.

Gebruik je in je bedrijf een extern systeem voor aanwezigheidsregistratie, zoals een prikklok? Dan kun je al die gegevens gemakkelijk importeren in het platform van Personio.

De rapportage- en exportfuncties in de aanwezigheidsregistratie software van Personio laten je in één oogopslag zien hoeveel medewerkers er op een bepaald moment hebben gewerkt. Je kunt aan het einde van de maand of het jaar een overzicht genereren van alle aan- en afwezigheden, ziektedagen, wekelijkse werkuren en vakantiedagen van je medewerkers.