Jaargesprek: Hoe het beste voorbereiden op het jaargesprek?

Het is uiteraard van belang dat medewerkers binnen een organisatie goed functioneren. Dit is belangrijk voor zowel de werknemer als het management van de organisatie. Het houden van jaargesprekken is raadzaam om problemen en andere stekeligheden in kaart te brengen. Jaargesprekken zijn hier ideaal voor geschikt, maar sommigen vinden het lastig een dergelijk gesprek te voeren. In dit artikel gaan we het dan ook hebben over jaargesprekken en beoordelingsgesprekken en hoe jij je hiervoor het beste kunt voorbereiden.

Wat is het jaargesprek/functioneringsgesprek?

Je kunt eigenlijk al een beetje aan het woord zelf zien wat het precies is: een functioneringsgesprek gaat over het functioneren. Echter wordt er bij een functioneringsgesprek niet enkel gesproken over het functioneren van de werknemer, maar ook over hoe de samenwerkingen tussen de werknemer en andere werknemers en leidinggevenden verlopen. Beide partijen kijken in een functioneringsgesprek naar wat er in de toekomst beter kan. Tijdens een functioneringsgesprek geef of krijg je geen beoordeling en draait het enkel om feedback.

Doorgaans wordt een officieel functioneringsgesprek twee keer per jaar gehouden. Dit betekent natuurlijk niet dat er niet tussentijds over de samenwerking binnen de organisatie gesproken kan worden; er is immers altijd tijd om te geven en ontvangen. Daarnaast is een functioneringsgesprek ook niet verplicht. Tijdens een functioneringsgesprek is er tijdelijk geen sprake van hiërarchie en staan de werknemer en bedrijfsleider gelijk aan elkaar. Er is vaak ook geen sprake van een beoordelingsformulier of vragenformulier, iets waar wel sprake van is tijdens een beoordelingsgesprek. Wel wordt het gesprek na afloop samengevat in een verslag.

  • Een functioneringsgesprek is niet verplicht
  • Functioneringsgesprekken worden twee keer per jaar gehouden
  • Tijdens een functioneringsgesprek zijn werknemer en leidinggevende gelijk aan elkaar
  • Er is geen sprake van een beoordelingsformulier of vragenformulier
  • Na afloop wordt er een samenvattingsverslag van het functioneringsgesprek opgesteld

Template voor functioneringsgesprekken

Handleiding voor functioneringsgesprekkenDeze template helpt je om het gesprek gestructureerd, zelfverzekerd en doelgericht te voeren en zelfverzekerd over prestaties, verwachtingen en doelen te praten.

 

Wat is het verschil tussen jaargesprek en beoordelingsgesprek?

Een beoordelingsgesprek verschilt in een bepaald aantal opzichten van een jaargesprek of functioneringsgesprek. Tijdens een beoordelingsgesprek wordt een werknemer echt beoordeelt op zijn of haar geleverde werkprestaties. In een beoordelingsgesprek zijn de werknemer en leidinggevende niet gelijk aan elkaar en is het voornamelijk de leidinggevende die de vragen stelt. Deze leidinggevende heeft het functioneren van de werknemer een bepaalde periode in de gaten gehouden en beoordeeld. Dit heeft de leidinggevende gedaan door bijvoorbeeld resultaten te controleren of te informeren bij collega’s van de werknemer over zijn of haar prestaties. Deze resultaten worden besproken in het beoordelingsgesprek.

De verschillen tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek zitten hem er dus voornamelijk in dat een functioneringsgesprek een open gesprek is waar werknemer en werkgever gelijk zijn en waar geen verdere consequenties aan verbonden zijn. In een beoordelingsgesprek is de leidinggevende aan het woord en zijn er wel degelijk consequenties verbonden aan de uitslag van het gesprek. Zo kan de werknemer een waarschuwing krijgen of juist een promotie of salarisverhoging.

Wat is het doel van een jaargesprek?

Aangezien een jaargesprek dus een open dialoog is tussen leidinggevende en werknemer en als doel heeft de werknemer beter doen functioneren, is het belangrijk dat de samenwerking tussen werknemer en leidinggevende geoptimaliseerd wordt. Dit doel wordt bereikt door:

  • Het bespreken van het functioneren op dit moment en hoe dit in de nabije toekomst beter kan
  • Tweerichtingsverkeer in communicatie (open dialoog)
  • Gelijkwaardige verhouding tussen werkgever en werknemer waarin hiërarchie weg komt te vallen
  • Optimalisatie van prestaties op de werkvloer

Hoe kun je het jaargesprek voorbereiden als werkgever?

Je kunt je als werknemer het beste voorbereiden voor het jaargesprek door te weten dat er van jou een duidelijke rol verwacht wordt. Aangezien het een open dialoog betreft is er voldoende ruimte voor sturing van het gesprek. Jij kunt het samen met de werknemer hebben over diverse belangrijke onderwerpen en het gesprek in deze richting sturen. Het is belangrijker om te focussen op hoe het in de toekomst beter kan dan hoe het in het verleden gegaan is. Immers is het een functioneringsgesprek en geen beoordelingsgesprek. 

1.Stel een agenda op

Een van de beste tips die wij maar kunnen geven voor het goed voorbereiden op een jaargesprek is om een agenda op te stellen. Zo voorkom je dat er wordt afgeweken van wat er echt toe doet en heb je het alleen over de juiste zaken. Je hebt immers niet iedere dag een jaargesprek, dus doe je er goed aan to-the-point de vragen te stellen die je wilt stellen.

2. Kijk naar de voorbije periode

Allereerst is het belangrijk om gemaakte afspraken in de voorbije periode door te nemen. Zijn de afspraken gemaakt tijdens een vorig jaargesprek nagekomen? Zo niet, waarom is hiervan afgeweken of zijn deze niet gerealiseerd? 

Daarnaast wordt er gekeken naar de werkzaamheden. Zijn deze naar behoren uitgevoerd? Verliep de samenwerking met collega’s vlekkeloos of is hierin ruimte voor verbetering? Sta open voor feedback en eventuele suggesties van de werknemer en onthoud dat een functioneringsgesprek een open dialoog is. 

3. Kijk naar de toekomst

Naast enkel kijken naar de voorbije periode is het natuurlijk ook belangrijk om naar de toekomst te kijken. Zowel doelen op de korte termijn als op de lange termijn dienen behaald te worden. Bedenk en bespreek hoe bepaalde zaken beter kunnen (die in het verleden niet naar behoren zijn verlopen) en hoe de samenwerking en het verband tussen werkgever en werknemer  verbeterd kunnen worden. 

Maak daarnaast duidelijke nieuwe afspraken. Het is raadzaam deze afspraken te verdelen in afspraken voor de korte en lange termijn. Welke dingen zou de werknemer de volgende dag al anders kunnen doen? Qua lange termijn kun je denken aan afspraken die eventueel ook met andere werknemers gemaakt kunnen worden om toekomstige bedrijfsdoelstellingen met z’n allen eenvoudiger te behalen.  Denk hierbij aan collegialere samenwerkingen en duidelijkere taakverdelingen en dergelijke.

4. Houd deze meest gestelde vragen in het achterhoofd

Hoewel de vragen gesteld tijdens jaargesprekken uiteraard uiteen lopen, zijn er toch een aantal ”standaard vragen” die men als werkgever kan stellen om zo de motivatie en competentie van de werknemer beter te kunnen peilen. 

Enkele voorbeelden van goede vragen om te stellen tijdens een jaargesprek zijn:

  • Hoe vind je het werk?
  • Waar ben je het meest tevreden over?
  • Waar ben je minder goed in en hoe komt dat?
  • Hoe zou je nog beter in je werk kunnen worden?
  • Hoe vind je dat jij bijdraagt aan de organisatie of onderneming?

Goede voorbereiding, duidelijke planning

Personio gratis uitproberen Met Personio heb je altijd toegang tot feedback en informatie van medewerkers, zodat je goed voorbereid aan je personeelsgesprekken begint.

Hoe kun je het jaargesprek voorbereiden als werknemer?

Als werknemer weet je het ruim van te voren wanneer er een jaargesprek op de planning staat. Je kunt je dan ook eenvoudig voorbereiden op dit gesprek, ook al heb je hier in eerste instantie niet zo’n zin in. Hieronder zullen wij hier dieper op ingaan en je enkele tips geven over hoe je als werknemer jezelf het beste kunt voorbereiden op een jaargesprek.

1. Check de punten die op de agenda staan

Het is natuurlijk wel zo handig als je van te voren even de agenda bekijkt. Zo weet je precies welke onderwerpen besproken gaan worden tijdens het functioneringsgesprek. Bedenk alvast hoe je op ‘’standaardvragen’’ zal gaan antwoorden en wees kritisch naar jezelf. Hoe vind je zelf dat je gepresteerd hebt? Hoe verliepen de samenwerkingen met collega’s en je leidinggevende? 

Hoewel het voornamelijk de werkgever is die de touwtjes in handen heeft tijdens een functioneringsgesprek, heb je zelf als werknemer ook het recht eigen onderwerpen aan te snijden. Bedenk dus hoe jij op genuanceerde wijze kunt duidelijk maken waar jij graag verandering in zou willen zien. Schrijf deze dingen op in een korte agenda en neem deze mee naar het functioneringsgesprek. 

2. Denk na over de samenwerkingen

Tijdens een jaargesprek staan de samenwerkingen tussen werkgever, werknemers en andere collega’s centraal. Maak dus gebruik van dit moment om het met je werkgever te hebben over hoe jij vindt dat deze samenwerkingen verlopen. Bespreek eventuele stekeligheden en heb het er over hoe het in de toekomst wellicht beter kan. Erken ook eigen gemaakte fouten en kijk terug op eerder gemaakte afspraken tijdens een voorgaand jaargesprek.

Daarnaast bespreek je in detail hoe deze samenwerkingen beter kunnen in de toekomst en hoe dit bij kan dragen aan het behalen van de gewenste bedrijfsdoelstellingen. Houd altijd in het achterhoofd dat het jaargesprek een open dialoog is, waarin jij dus ook recht hebt jouw mening en visie te delen.

3. Maak een lijst van je belangrijkste prestaties

Tijdens een functioneringsgesprek of jaargesprek worden je prestaties van de afgelopen periode besproken. Met dit in het achterhoofd, kun je deze alvast inventariseren en opschrijven. Op deze manier vergeet je het niet om het tijdens het jaargesprek over deze zaken te hebben. Het kan namelijk gebeuren dat de werkgever het over een bepaald aspect wilt hebben van jouw prestaties, zonder aandacht te besteden aan een van de zaken die jij hebt opgeschreven. Jij kan deze op deze manier toch bespreekbaar maken, zodat ook jouw prestaties goed belicht en besproken worden. 

4. Stel je doelstelling en groeimogelijkheden op

Als werknemer is het belangrijk om duidelijke doelen te hebben zodat je deze kenbaar kan maken tijdens een functioneringsgesprek of jaargesprek. Wanneer er bijvoorbeeld iets niet helemaal soepel verloopt qua werkplanning of werkoverleg, geef dit dan aan en bedenk zelf al pro-actief oplossingen voor deze problemen. Zorg ervoor dat je voor het gesprek begint eigenlijk al weet wat er verbeterd kan worden en houd het gesprek functioneel. Dit wil zeggen dat enkel functionele zaken besproken dienen te worden en er niet van de gespreksagenda dient te worden afgeweken.   

Aangezien een functioneringsgesprek doorgaans maar twee keer per jaar plaatsvindt, is het noodzakelijk dat ook jouw doorgroeimogelijkheden en doelstellingen besproken worden. Wil je bijvoorbeeld een cursus volgen en bepaalde competenties van jezelf ontwikkelen? Zoek dan deze mogelijkheden uit, schrijf deze op en bespreek deze tijdens het functioneringsgesprek. 

De prestaties van jouw personeel naar een hoger niveau tillen? Probeer onze webdemo 14 dagen gratis

Zelfverzekerd personeelsgesprekken voeren

Zo doe je dat met Personio