Wat is performance management? Tips, voordelen en doelen

Performance management, of prestatiemanagement, is een managementmethode gebaseerd op het vaststellen van performance-indicatoren voor de processen die in het bedrijf worden uitgevoerd. Deze indicatoren maken het mogelijk om de prestaties van het personeel te evalueren en te verbeteren. Op die manier worden zowel persoonlijke als bedrijfsdoelstellingen behaald.

Door mensen centraal te stellen in de strategische aanpak van het bedrijf, ontstaat in feite een algemene visie die door alle werknemers gedeeld wordt. Het is een coöperatieve methode waarin de gestelde doelen zinvol zijn en waarmee de werknemers meer bij de besluitvorming betrokken worden.

Performance management gaat dus niet enkel om cijfers. Het gaat ook om het creëren van een visie, een gemeenschappelijk doel en het begeleiden van het personeel door hun de mogelijkheid te geven om hun doelen te bereiken.

Voorstanders van performance management vinden dat de invoering van deze methode de organisatiestructuur van bedrijven vereenvoudigt. Maar dit is niet het enige voordeel:

• Meer productiviteit: wanneer teamleden persoonlijke doelen kunnen definiëren, zijn ze in staat om duidelijk aan te geven waarom hun werk belangrijk is. Dit verhoogt hun motivatie en productiviteit.

• Verbeterde teamcommunicatie: performance management optimaliseert de communicatie binnen het team en stimuleert een open werkomgeving.

• Realisatie van individuele doelstellingen: de doelstellingen kunnen voor elk teamlid gepersonaliseerd worden. Elke werknemer krijgt de kans om zijn volledige potentieel te bereiken en kan dankzij een persoonlijke aanpak gemakkelijker aangestuurd worden.

• Beter inzicht in de bedrijfsdoelen: dankzij de gepersonaliseerde doelstellingen kan elke werknemer beter begrijpen hoe zijn individuele werk het bedrijf ten goede komt.

Performance management kent ook de nodige uitdagingen. Zo besteden managers vaak meerdere uren per week aan het schrijven van evaluaties voor elke werknemer. Afhankelijk van het aantal mensen dat geëvalueerd wordt, kan het proces uren in beslag nemen. Niet alleen het schrijven van het verslag kost tijd, maar ook het bespreken van deze verslagen met het personeel kan behoorlijk tijdrovend zijn. Dit zorgt al snel voor een hoop werk bovenop de bestaande taken van een manager.

Efficiënte processen, hogere productiviteit

HR levert een beslissende bijdrage aan de productiviteit van medewerkers. Want als personeelsprocessen voor iedereen gemakkelijk zijn, houden je medewerkers meer tijd over voor hun eigenlijke werk. Personio helpt je daarbij! 

Productiever worden met Personio

Het performance management proces is gebaseerd op samenwerking en communicatie. Werknemers en managers werken samen aan het plannen, opvolgen en beoordelen van de doelstellingen van de werknemer. Het performance management proces bestaat uit de volgende stappen:

• Bepalen van de juiste doelstellingen

  Goede doelstellingen bepalen, komt zowel de werknemer als de onderneming ten goede. Het is een integraal onderdeel van prestatiemanagement. Het gaat veel verder dan het formuleren van algemene bedrijfsdoelstellingen. HR en management moeten de aanzet geven, onder meer door het vaststellen van algemene lange- en kortetermijndoelstellingen. Ze moeten ook duidelijke criteria stellen waaraan deze doelstellingen zullen worden getoetst.

  Werknemers hoeven zich dan alleen op hun individuele doelen te concentreren. Deze zijn uiteraard afgestemd op de overkoepelende bedrijfsdoelen. Op die manier is het veel gemakkelijker om de belangrijkste performance-gebieden op te sporen en zo nodig te verbeteren. Voor het opstellen van je doelstellingen kun je gebruikmaken van de SMART-methode (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden).

• Bepalen van een strategie om de doelstellingen te implementeren

  Als je beschikt over een reeks realistische doelen, kun je beginnen met het opstellen van strategieën of processen om ze uit te voeren. Dit moet zo objectief mogelijk gebeuren, zodat je niet alleen afwijkingen voorkomt, maar ze daarna ook doeltreffend kunt meten en evalueren.

  Je zult dus aan de ene kant performance-indicatoren moeten bepalen waarmee je doelstellingen kunt evalueren, en aan de andere kant een reeks methoden gebruiken om die evaluatie uit te voeren. Er bestaan verschillende soorten meetinstrumenten of methodes, zoals de Balanced Scorecard, Value-Based Management, KPI’s, Beyond Budgeting, enz.

• Uitvoeren van de strategie

  Performance management is niet zo eenvoudig. Het is een ingewikkeld proces dat een goede voorbereiding vereist. Daarom is het goed om een nieuwe strategie op bescheiden manier uit te voeren. Probeer niet alle bedrijfsprocessen tegelijk te integreren. Dit is niet alleen onmogelijk, het is ook zeer onproductief en riskant. Kies een paar sleutelprocessen waarmee je van start gaat en maak een eerste evaluatie voordat je nieuwe processen integreert.

• Analyseren van de bestaande strategie

  Nu je enkele belangrijke processen hebt gedefinieerd, moet je analyseren hoe ze werken om er volledig grip op te krijgen. Hoe kun je immers de uitvoering van een proces beheren als je niet volledig begrijpt hoe het werkt, wat de verschillende stappen zijn of wie erbij betrokken is?

  Zodra het bedrijfproject begint, heeft de manager toegang tot de performance-indicatoren die hij of zij eerder gedefinieerd heeft. De manager zal samen met zijn team een gedetailleerde analyse kunnen maken van deze parameters. Gedetailleerde dashboards helpen bedrijven met het evalueren van performance-indicatoren, omdat ze alle gegevens op eenvoudige en visuele manier centraliseren.

• Bijsturen van de strategie

  Elke strategie ondervindt soms knelpunten, vertragingen, verspilling, dubbel werk of fouten in de uitwisseling van informatie. Het optimaliseren van een strategie is dus een voortdurende cyclus. Het nieuwe proces wordt na elke aanpassing telkens opnieuw geëvalueerd. Wanneer de performances niet aan de verwachtingen voldoen, worden nieuwe ideale oplossingen gezocht om het proces te verbeteren. Op die manier kunnen de gedefinieerde performance-indicatoren bereikt worden.

Voor deze stappen kunnen trouwens nuttige tools gebruikt worden om samenwerking te bevorderen.

Hoe ontwikkel je een duurzame HR-strategie?

In deze gids nemen we je mee door het proces en laten we zien hoe je je HR-werk naar een hoger niveau kunt tillen.

Nu downloaden

• Houd rekening met je bedrijfsdoelstellingen

  De analyse van de strategische doelstellingen van je bedrijf moet altijd als eerste stap worden uitgevoerd. Een project uitvoeren dat niet bijdraagt aan het bereiken van de doelstellingen van het bedrijf is immers een verspilling van tijd en geld.

  Zorg ervoor dat alle aspecten van je strategie naadloos aansluiten bij je overkoepelende bedrijfsdoelen. Daarbij mag je nooit de identiteit van je bedrijf uit het oog verliezen. Het heeft geen zin om koste wat kost te proberen een strategie uit te voeren die niet past bij je bedrijfscultuur of die geen rekening houdt met de beschikbare middelen (tijd, budget) waarmee je aan de slag kan.

• Stimuleer doeltreffende communicatie

  Een goede communicatiecultuur leidt tot meer betrokken werknemers. Hun individuele doelstellingen zijn dan vaker afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen. Hier zijn een paar tips om communicatie te verbeteren in je prestatiemanagementstrategie:

  – Managers moeten regelmatig individuele gesprekken voeren met hun teamleden. – Gebruik voortdurend 360-graden feedback om sterktes en zwaktes te identificeren, maar ook om problemen tijdig aan te pakken. – Maak op een constructieve manier gebruik van functioneringsgesprekken. – Creëer een communicatiecultuur en maak gebruik van sociale activiteiten, permanente chatkanalen en teambuildingactiviteiten.

• Betrek werknemers in het proces

  Performance management betekent in de praktijk al sinds geruime tijd dat het om meer gaat dan subjectieve feedback van je manager. Er is tegenwoordig een gedeelde verantwoordelijkheid tussen de manager en zijn team. Het doel is om samen goed werk te leveren en betere resultaten te boeken. Werknemers die medeverantwoordelijk zijn voor het beheer van hun prestaties zijn meer betrokken en gemotiveerd.

• Continuous learning of levenslang leren

  Weinig mensen willen tijdens hun loopbaan dag in dag uit hetzelfde doen zonder zich te ontwikkelen. De beste bedrijven scheppen een omgeving waarin hun personeel zich kan blijven ontwikkelen door:

  – Nieuwe doelen te stellen. – Feedback te geven en te benutten. – Opleidingen, coaching en ontwikkelingsactiviteiten aan te bieden. – Vooruitgang bij te houden en te evalueren.

  Continuous learning is een integraal onderdeel van strategisch performance management. Zorg ervoor dat je personeel levenslang kan leren en bouw zo aan een sterker bedrijf.

• Maak gebruik van visualisatie bij het uitwerken van je strategie

  Visuele analyses veranderen de manier waarop we beslissingen nemen, doelen bereiken en met teamleden samenwerken. Visuele en intuïtieve dashboards versnellen ook de snelheid waarmee teamleden inzichten verwerven. Goede performance management kost veel tijd, maar als alle informatie op een transparante en efficiënte manier beschikbaar is, kan het proces aanzienlijk verbeterd worden.