Wat is performance management? Tips, voordelen en doelen

Prestatiemanagement, of performance management in het Engels, is een systeem dat gebruikmaakt van prestatie-indicatoren (KPI's) om de prestaties van bedrijven, teams en individuele werknemers te meten en te verbeteren.

Wanneer een bedrijf in zijn strategie de focus legt op mensen, ontstaat er een gedeelde visie onder alle werknemers. Deze aanpak bevordert de samenwerking en betrokkenheid van het personeel: alle medewerkers werken samen aan dezelfde betekenisvolle doelen en worden actief betrokken bij de besluitvorming

Prestatiemanagement draait dus niet alleen om cijfers, maar ook om het creëren van een gemeenschappelijk doel en het ondersteunen van medewerkers bij het bereiken van hun individuele doelen.

Bij performance management worden de werkactiviteiten afgestemd op de doelen van het bedrijf, met als doel om de betrokkenheid, het personeelsbehoud en de productiviteit te verbeteren. Een doeltreffend prestatiebeheer vereist het regelmatig uitwisselen van beoordelingen en feedback, het aanmoedigen van de groei en het snel aanpakken van problemen. Het implementeren van een doeltreffend prestatiebeheersysteem vereist ook de constante betrokkenheid van je HR-personeel, managers en werknemers. 

Prestaties objectief en op transparante wijze meten

Hou de ontwikkeling van medewerkers in de gaten met definieerbare en volgbare doelen. Doelen kunnen ook gekoppeld worden aan de uitbetaling van bonussen om het personeelsbehoud een boost te geven.

Prestaties met Personio

Hieronder volgt een lijst die de belangrijkste processen en activiteiten van performance management opsomt:

• Doelen stellen: het definiëren van duidelijke, meetbare doelen die zijn afgestemd op de strategische doelstellingen van het bedrijf. 

• KPI’s bepalen: het vaststellen van prestatie-indicatoren om de voortgang en prestaties te meten.

• Regelmatige beoordelingsgesprekken inlassen: het regelmatig evalueren van de prestaties van werknemers door middel van formele beoordelingsgesprekken en informele feedbacksessies.

• Feedback geven en ontvangen: het geven van constructieve feedback aan werknemers en het verzamelen van hun input met betrekking tot het werk en de werkomgeving.

• Ontwikkeling stimuleren: het creëren van persoonlijke ontwikkelingstrajecten om de vaardigheden en kennis van werknemers te verbeteren, en zo hun loopbaantraject te ondersteunen. 

• Beloningen en erkenning geven: het erkennen en belonen van goede prestaties om de motivatie en betrokkenheid van medewerkers te verhogen.

• Problemen oplossen: het identificeren en aanpakken van prestatieproblemen om de prestaties van werknemers te optimaliseren.

• Gegevensanalyse: het actief gebruikmaken van gegevens en analyses om prestaties te controleren en te verbeteren.

Hieronder lees je enkele voordelen van performance management:

• Hogere productiviteit: wanneer teamleden kunnen bepalen wat hun eigen doelen zijn, begrijpen ze beter waarom hun werk ertoe doet. Dit maakt hen meer gemotiveerd en zorgt ervoor dat ze productiever zijn.

• Verbeterde teamcommunicatie: performance management optimaliseert de communicatie binnen het team en stimuleert een open werkomgeving.

• Realisatie van individuele doelstellingen: de doelstellingen kunnen voor elk teamlid gepersonaliseerd worden. Elke werknemer krijgt de kans om zijn of haar volledige potentieel te bereiken en kan dankzij een persoonlijke aanpak makkelijker aangestuurd worden.

• Beter inzicht in de bedrijfsdoelen: dankzij de gepersonaliseerde doelstellingen kan elke werknemer beter begrijpen hoe zijn of haar individuele werk bijdraagt aan de resultaten van het bedrijf.

Performance management brengt ook enkele uitdagingen met zich mee. Hieronder volgen enkele nadelen van performance management:

• Tijdrovend: managers besteden vaak meerdere uren per week aan het schrijven van de evaluaties van individuele werknemers.

• Arbeidsintensief: het proces kan erg veel tijd in beslag nemen, afhankelijk van het aantal mensen dat geëvalueerd moet worden.

• Verslaggeving: niet alleen het schrijven van het verslag kost tijd, maar ook het bespreken van deze verslagen met het personeel kan behoorlijk tijdrovend zijn.

• Werkdruk: het toevoegen van deze taken zorgt voor extra werk bovenop de bestaande taken van een manager.

Gids voor Performance Management

Performance management gaat over het stimuleren van de persoonlijke ontwikkeling van je medewerkers om zo het volledige potentieel van het bedrijf te benutten.

Nu downloaden

Het performance management-proces is gebaseerd op samenwerking en communicatie. Werknemers en managers werken samen aan het plannen, opvolgen en beoordelen van de doelstellingen van de werknemer. Het performance management-proces bestaat uit de volgende 5 stappen:

• Bepalen van de juiste doelstellingen: formuleer specifieke, meetbare, acceptabele, realistische en tijdgebonden (‘SMART’) doelen. Stel lange- en kortetermijndoelen vast die afgestemd zijn op je bedrijfsdoelen.

• Bepalen van een strategie om de doelstellingen te implementeren: bepaal de vereiste strategie en processen om de vooropgestelde doelen te behalen. Gebruik hiervoor objectieve methoden zoals de balanced scorecard, value-based management, KPI’s, beyond budgeting, enzovoort.

• Uitvoeren van de strategie: wanneer je een prestatiebeheerstrategie implementeert, begin dan bescheiden door te focussen op de belangrijkste processen. Evalueer je strategie eerst voordat je ze uitrolt in andere afdelingen van je bedrijf.

• Analyseren van de bestaande strategie: analyseer de werking van de bestaande processen. Gebruik performance-indicatoren en dashboards om meer gedetailleerde evaluaties te verkrijgen.

• Bijsturen van de strategie: optimaliseer continu de bestaande strategie door de knelpunten aan te pakken en nieuwe oplossingen toe te passen. Zorg ervoor dat je regelmatig de strategie evalueert en aanpast.

Bij het uitvoeren van deze stappen kunnen trouwens nuttige tools gebruikt worden om samenwerking te bevorderen.

1. Houd rekening met de bedrijfsdoelstellingen: start met het analyseren van de strategische doelstellingen van je bedrijf. Zorg ervoor dat elk project bijdraagt aan deze doelen en past bij de bedrijfscultuur en beschikbare middelen.

2. Stimuleer open communicatie: een sterke communicatiecultuur leidt tot meer betrokken werknemers. Hier zijn een paar tips je bedrijfscommunicatie te verbeteren:

💡 Voer als managers regelmatig gesprekken met de individuele teamleden. 

💡 Maak gebruik van 360 gradenfeedback om de sterktes en zwaktes van medewerkers te identificeren.

💡 Voer regelmatig functioneringsgesprekken op een constructieve manier.

💡 Organiseer sociale activiteiten, onderhoud permanente chatkanalen en stimuleer teambuildingactiviteiten.

3. Betrek werknemers actief in het proces: performance management is een gedeelde verantwoordelijkheid. Betrek werknemers actief bij hun eigen prestatiemanagement om de betrokkenheid en motivatie te vergroten. Zo vermijd je ook dat feedback subjectief wordt.

4. Een cultuur van continuous learning of levenslang leren: de beste bedrijven creëren een omgeving waarin het personeel zich kan blijven ontwikkelen. Hier volgen enkele manieren om dit te bereiken:

💡 Stel regelmatig nieuwe doelen.

💡 Geef een benut feedback. 

💡 Bied opleidingen, coaching- en ontwikkelingsactiviteiten aan je werknemers. 

💡 Hou de vooruitgang bij en evalueer deze.

5. Gebruik visualisatie bij het ontwikkelen van je strategie: visuele analyses en dashboards verbeteren de besluitvorming en samenwerking. Ze versnellen het verkrijgen van inzichten en maken informatie transparant en efficiënt beschikbaar.

Performance management is dus ongetwijfeld belangrijk voor het afstemmen van de werkactiviteiten op de bedrijfsdoelen, het verbeteren van de productiviteit en betrokkenheid van medewerkers, en het stimuleren van voortdurende ontwikkeling. De tools van Personio kunnen je bedrijf helpen bij het implementeren van een succesvol prestatiebeheersysteem.

Performance management verschilt van traditionele beoordelingssystemen doordat het een continu proces is dat zich richt op regelmatige feedback, ontwikkeling en het behalen van doelen. Traditionele beoordelingssystemen daarentegen zijn vaak jaarlijkse, formele evaluaties die terugkijken op de voorbije prestaties.

Managers kunnen omgaan met weerstand tegen performance management door open te communiceren, door een duidelijke uitleg te geven over de voordelen ervan en door medewerkers actief te betrekken bij het proces. Managers moeten ook de feedback van medewerkers serieus nemen en laten zien dat ze hun zorgen begrijpen en respecteren.

Een prestatiemanagementcyclus is een continu proces, waarbij doelen worden vastgesteld, prestaties worden gevolgd, feedback wordt gegeven en ontwikkeling wordt gestimuleerd om de prestaties van werknemers te verbeteren en deze in overeenstemming te brengen met de bedrijfsdoelstellingen.