Hoe je het beste feedback kunt geven en ontvangen op je werk

Voor werkgevers is het belangrijk om feedback te ontvangen zodat zij erachter kunnen komen waar het mis gaat bij bepaalde werknemers. Voor werknemers is het belangrijk om regelmatig constructieve feedback te ontvangen, zodat zij weten waar er ruimte is voor verbetering.

Met name als dezelfde mensen lang met elkaar samenwerken, wordt het werk eentonig en kan het zijn dat er wellicht niet meer optimaal gewerkt wordt. Dit is onwenselijk voor zowel de werkgever als de werknemers, dus is het belangrijk dat er regelmatig feedback aan werknemers en de werkgever gevraagd wordt.

Zowel het geven als ontvangen van feedback is moeilijk, omdat dit een emotionele impact kan hebben op de ontvanger. Deze kan de feedback verkeerd begrijpen en het als kritiek zien, in plaats van positief bedoelde of opbouwende feedback. Er is een groot verschil tussen feedback en reflectie. Reflectie is, zoals het woord al aangeeft, het bewust denken waarbij je jezelf een spiegel voorhoudt. Het doel van reflectie is om meer inzichten te krijgen en jezelf te ontwikkelen.

Het gaat er bij reflectie dus niet om dat je de volgende keer iets anders of beters doet, maar eerder meer inzicht krijgt in jezelf. Wanneer je feedback geeft, is het doel eigenlijk dat de ontvangende persoon gaat zelfreflecteren en dus gaat nadenken over zijn of haar goede en minder goede handelingen. Het is de rol van degene die feedback geeft om de feedback op een passende en adequate wijze over te brengen aan de ontvanger, zodat deze de feedback niet verkeerd interpreteert.

Gids: Zelfverzekerd functioneringsgesprekken voeren

Hoe voer je gestructureerde, doelgerichte, ontspannen en constructieve functioneringsgesprekken? Je leest het in onze gids (Engelstalig).

Gids nu downloaden

De kracht van feedback is erg sterk. Aangezien er een groot verschil is tussen kritiek en feedback, zullen we je exact uitleggen hoe je positieve feedback kunt geven aan de hand van enkele feedbackmethoden. Neem dus de tijd om deze tips goed door te nemen, zodat je voortaan precies weet hoe je het beste feedback kunt formuleren, zonder iemand te kwetsen.

Feedback geven kan zowel positief als negatief zijn, omdat je collega’s en werkgevers kunt vertellen wat zij goed doen, maar ook wat zij kunnen verbeteren. Het is altijd curciaal om hierin een goede balans te vinden tijdens het geven van feedback.

Vermeld dus nooit enkel wat een persoon allemaal verkeerd doet, maar benoem ook de dingen die de persoon goed doet. Nogmaals, het gaat er uiteindelijk om dat de ontvangende persoon gaat zelfreflecteren.

Wanneer je feedback ontvangt of geeft, wil je natuurlijk wel dat deze feedback daadwerkelijk klopt. Om deze reden is het bijvoorbeeld verstandig te werken met feedbackformulieren. Op deze manier kan er anoniem feedback worden gegeven (360 graden feedback) door meerdere personen. De feedback is dan een stuk betrouwbaarder, aangezien deze niet van één enkele persoon afkomstig is. Wel dien je er rekening mee te houden dat deze feedback tegenstrijdig kan zijn.

Het juiste moment kiezen om feedback te geven, is erg belangrijk. Zo is het het beste om iemand even apart te nemen en er rustig voor te gaan zitten tijdens een een-op-eengesprek. Feedback geven tijdens een vergadering is nooit een verstandig idee, omdat de ontvanger zich dan al gauw gekwetst kan voelen. Bovendien kan deze feedback onjuist zijn, doordat de feedbackgevers zich door elkaar laten beïnvloeden.

Probeer onze web demo en plan effectiever evaluatiegesprekken in met werknemers en werkgevers.

Bij het 4 g’s feedback model wordt het verschil tussen feedback en reflectie erg duidelijk. De 4 g’s staan voor gedrag, gevoel, gevolg en gewenst. Door feedback te geven aan de hand van dit model zorg je voor een samenhangend verhaal, waardoor je zelfreflectie bij de ontvanger stimuleert.

Bij dit onderdeel van het feedback geven, vermeld je het gedrag van de ander. Je gaat dus niet in op persoonseigenschappen, maar enkel op de prestaties en gedragingen van de persoon. Enkele voorbeelden zijn: werk afraffelen, te laat komen of luidruchtig zijn.

Je vult de feedback rondom het gedrag aan door aan te geven hoe jij je voelt bij het gedrag van de ander. Je vertelt de persoon bijvoorbeeld: doordat jij luidruchtig bent, kan ik mij niet goed op mijn werk concentreren.

Daarna ga je verder met wat het gevolg kan zijn van zijn of haar gedrag. In ons voorbeeld: doordat ik mij niet goed meer kan concentreren door jouw luidruchtigheid, kan mijn werk hieronder gaan lijden.

Als laatste geef je aan wat je graag ziet dat de persoon in kwestie anders doet. In ons voorbeeld: minder luidruchtig zijn. Door minder luidruchtig te werken, kan jij je beter concentreren, waardoor je werk er niet onder gaat lijden.

Door tijdens het geven van feedback in de ik-persoon te spreken, geef je aan wat de gedragingen van de ander voor gevolgen hebben. Je valt dus nooit iemand aan op zijn of haar persoonlijkheid, maar op de gedragingen van diegene. Dit wordt ook wel de ik-ik-jij methode genoemd. Bij deze methode maak je eerst het gedrag bespreekbaar, vervolgens vertel je wat je gevoel bij dit gedrag is en daarna laat je diegene zijn of haar kant van het verhaal vertellen.

Bij zowel het geven als krijgen van feedback, is het wel zo eerlijk als beide partijen vragen mogen stellen. Een feedback model waarin beide partijen vragen mogen stellen, wordt 180 graden feedback genoemd. Het belangrijkste is dat beide partijen dit durven te doen. Vaak is het zo dat het stellen van open vragen het meeste resultaat oplevert. Enkele voorbeelden van goede vragen zijn: ‘kun je aangeven wat ik niet juist heb gedaan?’ of ‘welke zwakke punten vind je dat ik heb?’.

Het gaat er bij het geven en ontvangen van feedback om dat er in de toekomst beter samengewerkt kan worden. Het hoofddoel van feedback is dan ook het voorkomen dat in het verleden gemaakte fouten zich herhalen. Kijk dus wel terug, maar richt je hoofdzakelijk op de toekomst. Uiteindelijk werk je samen, is een foutje menselijk en is het de bedoeling dat je samen door één deur kunt.

Wil je deze tips in de praktijk gaan brengen? Probeer dan onze gratis tool om je te assisteren in het geven van betere, constructievere feedback. Onze tool is 14 dagen geheel gratis uit te proberen, zonder registratie, installatie of het invoeren van creditcard-gegevens. De tool zal je helpen je workflows en interne communicatie te verbeteren. Probeer het nu gratis uit!