Payrolling: Wat is het en wat zijn de voordelen?

Glossary: Payroll - Highlight Image

Payroll betekent het uit handen geven van de verplichtingen van het werkgeverschap. Een payrollbedrijf neemt dus de salarisadministratie en het juridisch werkgeverschap over van een bedrijf waar een medewerker werkzaam is. De werknemer komt op de loonlijst (payroll) van het payrollbedrijf en wordt ingezet bij het inlenende bedrijf. In dit artikel gaan we alles wat met payrolling te maken heeft bespreken. Onder andere de verschillen met een uitzendbureau en de voor- en nadelen van payrolling zullen aan bod komen.

Wat is payroll?

Payroll is het Engelse woord voor loonlijst. Normaliter is een werknemer in dienst bij een bedrijf en staat deze hier op de loonlijst. Wanneer een werknemer in dienst is van een payrollbedrijf, besteedt de inlener (het bedrijf waar de werknemer werkt) het payrolling uit. Juridisch gezien neemt het bedrijf waar de werknemer werkt hem of haar niet aan. Het payrolling bedrijf doet dit wel en leent de werknemer vervolgens uit aan de ‘opdrachtgever’ of ‘inlener’.

Overweeg jij een payrollbedrijf in te schakelen voor jouw onderneming of organisatie? Probeer dan onze gratis demo.

Wat is een payroller en hoeveel kost deze?

Een payroller neemt het juridische werkgeverschap van je werknemers over. Deze zorgt dus onder andere voor de salarisadministratie, het opstellen van contracten, het aanbrengen van wijzigingen van medewerkersgegevens, het verzorgen van ziektemeldingen en loonstroken. Dit scheelt je als werkgever enorm veel tijd, voornamelijk bij werknemers die maar kort in dienst zullen zijn.

Doordat het juridische werkgeverschap verlegd wordt naar de payroller, neem je als werkgever minder risico’s. Zo worden onder andere ziekteverzuimverzekeringen en premies volledig door de payroller aan de werknemer(s) betaalt. Je blijft wel zelf je eigen personeel uitzoeken en leidinggevende op de werkvloer. De payroller verzorgt vervolgens de volledige administratie.

Payrollers werken over het algemeen met een vooraf afgesproken all-in tarief. Als werkgever ontvang je dus een rekening van de payroller per gewerkt uur. Dit tarief bevat het loon voor de werkgever, maar ook vakantiegeld, vakantiedagen, pensioenpremie en sociale lasten. Het handige aan het gebruikmaken van een payroller is dat je een vast uurtarief betaalt, waar gelijk de premies en loonbelastingen in verwerkt zitten. Doorgaans rekent een payroller tarieven die gebaseerd zijn op het salaris van de werknemer met daar bovenop een kleine marge voor het bedrijf. Je kunt er op rekenen dat deze marge zo’n 6 tot 10% bedraagt.

Met de HR-software van Personio hoef je niet langer chaotisch te werk te gaan met allerlei lijstjes vlak voor je salarissen moet uitbetalen. Alle relevante gegevens over salarissen worden automatisch overgebracht naar de voorlopige loonlijst. Jouw taak? Alleen nog controleren en goedkeuren.

HR-software die meegroeit met je behoeften

Naarmate je team groeit, worden je HR-processen diverser – en complexer. De HR-software van Personio vereenvoudigt je HR-processen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

NL_elektronische_handtekening_digitale_unterschrift_teaser_box_image

Wat zijn de voordelen van payroll voor de werkgever?

Het kiezen voor payrolling in plaats van personeel aannemen via een uitzendbureau of interimkantoor heeft als werkgever veel voordelen. Het grootste voordeel is uiteraard dat je niet meer de juridische werkgever bent van de werknemers die men aanneemt via een payrollbedrijf. Daarnaast hoef je ook geen kostbare tijd te besteden aan zaken zoals de personeelsadministratie. Hieronder zullen we deze voordelen toelichten.

  • Houd je complexe administratie steeds zorgvuldig op orde. Payrollbedrijven maken zelf gebruik van complexe personeels- en salarisadministratie software zoals DATEV.

  • Risico’s van het werkgeverschap worden uitbesteed. Het is van te helder wat de exacte loonkosten zullen zijn.

  • Als werkgever draait men via payrolling niet op voor de kosten van verzuim, arbeidsongeschiktheid of ontslagvergoedingen.

  • Flexibiliteit: Er kan eenvoudig nieuw personeel aangewerfd worden en net zo gemakkelijk weer afscheid genomen worden van werknemers.

Wat zijn de nadelen van payroll voor de werkgever?

Helaas zitten er aan het gebruikmaken van payroll-diensten als werkgever ook enkele nadelen verbonden. De nadelen van payrolling voor werkgevers zijn onder andere:

  • De kosten kunnen nog eens flink oplopen als een payrollbedrijf geen transparante kostenstructuur hanteert.

  • Aan de flexibiliteit en het afwentelen van juridische risico’s zit een prijskaartje. Je betaalt uiteindelijk meer per uur via een payrollbedrijf dan dat je een vaste medewerker zou uitbetalen.

  • Je hebt de kans dat kwalitatief goede werknemers via het payrolling bedrijf bij een ander bedrijf te werk worden gesteld.

  • De meeste payrolling bedrijven zijn niet 24/7 bereikbaar. Het kan dus soms stekeligheden met zich meebrengen om op het laatste moment nog administratie in orde te maken

Hoe ziet het payrollcontract eruit?

Een payrollcontract wordt in eerste instantie afgesloten door de werknemer (uitzendkracht), het payrollbedrijf en de inlener of gebruikmaker van de payroll dienstverlening. De werknemer komt in dienst van het payrollbedrijf. Het payrollbedrijf is verantwoordelijk voor het uitbetalen van salaris, vakantiegeld en het opstellen van loonstroken en jaaropgaven.

Uiteindelijk is er sprake van twee payrollcontracten:

Een arbeidsovereenkomst voor uitzendarbeid tussen de uitzendkracht en het payrollbedrijf en een commerciële overeenkomst tussen de gebruiker van het payrollbedrijf (inlener) en het payrollbedrijf.

Een payroll medewerker kan maximaal 5,5 jaar via een payrollbedrijf bij een werkgever werken door middel van opeenvolgende tijdelijke contracten (gelijkwaardig aan uitzendovereenkomsten). Doorgaans is het zo dat de payrollmedewerker onder een andere CAO valt dan de gebruikelijke werknemers die direct bij de onderneming in dienst zijn. Sommige payrollbedrijven hebben zelfs een gehele eigen CAO.

Hoe verloopt de samenwerking tussen HR en payroll?

De samenwerking tussen HR en payroll betreft enkele overlappende taken, maar iedere partij is verantwoordelijk voor bepaalde zaken. Zo is de HR voornamelijk verantwoordelijk voor de werving, selectie, begeleiding en opleiding, terwijl de payroll verantwoordelijk is voor de tewerkstelling, loonadministratie, personeelsdossiers en de uiteindelijke uitbetaling van werknemers. Het is belangrijk dat beide partijen goed samenwerken.

Voor kleinere organisaties zonder HR-afdeling kan een payrollbedrijf die functie deels overnemen. Deze kan in dit geval ook de werving en selectie op zich nemen. Met name in onzekere tijdens zoals nu tijdens de COVID-19 pandemie kunnen deze diensten goed van pas komen. Als werkgever houd je dan voldoende tijd over om aan andere zaken te besteden.

Payroll en uitzendbureau: Verschillen en overeenkomsten

Hoewel een uitzendbureau in veel opzichten op een payrollbedrijf lijkt, zijn er toch een aantal duidelijke verschillen. Zo richt een uitzendbureau zich voornamelijk op de werving en selectie van werknemers. Een payrollbedrijf ontzorgt eerder de werkgever en regelt alle administratieve zaken. Bij een payroll organisatie is een werkgever dan ook zelf verantwoordelijk voor de werving en selectie van medewerkers. Pas wanneer een kandidaat met mondelinge toezegging wordt aangenomen, begint het payrollbedrijf met het regelen van de contracten en neemt deze de verantwoordelijkheid van de salarisadministratie over.

De overeenkomsten tussen payrollbedrijven en uitzendbureaus zijn dat beiden juridisch gezien de werkgever zijn van de werknemer. Dit betekent dus dat ook al verricht de werknemer werk voor jouw onderneming, zowel het payrollbedrijf als het uitzendbureau de juridische werkgever zijn van de werknemer. Het kan ook voorkomen dat uitzendbureaus en payrollbedrijven met elkaar samenwerken. In dit geval is het uitzendbureau verantwoordelijk voor de werving en selectie van werknemers en het payrollbedrijf voor de administratieve zaken.

Ben jij voor jouw onderneming op zoek naar professionele payrolling services? Probeer dan onze 14 daagse gratis web demo om te kijken wat onze HR-software voor jou organisatie kan betekenen.

Disclaimer

Wij willen erop wijzen dat ons webaanbod alleen bedoeld is om niet-bindende informatie te verstrekken en geen juridisch advies in de ware zin des woords vormt. De inhoud van dit aanbod kan en is niet bedoeld ter vervanging van individueel en bindend juridisch advies dat op uw specifieke situatie is toegespitst. In dit verband is alle verstrekte informatie zonder garantie voor juistheid en volledigheid. De inhoud van onze website - met name de juridische artikelen - is met de grootste zorgvuldigheid onderzocht. De aanbieder kan echter geen aansprakelijkheid aanvaarden voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de verstrekte informatie. De informatie is in het bijzonder van algemene aard en vormt geen juridisch advies in individuele gevallen. Om specifieke rechtszaken op te lossen, dient u een advocaat te raadplegen.