De salarisadministratie uitbesteden: voordelen en aandachtspunten

Why Choose Personio for Your Payroll

Het voeren van de salarisadministratie is een tijdrovende klus die maandelijks weer terugkomt. De vraag is dus vaak of je je salarisadministratie wil uitbesteden of zelf wil doen. Het uitbesteden van de administratie kan de HR-afdeling veel ruimte geven om zich te focussen op andere taken, zoals het verbeteren van de werknemerstevredenheid. In dit artikel leggen we uit wat de voordelen zijn van het uitbesteden van de salarisadministratie en hoe je dit als bedrijf het beste aanpakt.

Belangrijkste conclusies

  • Het uitbesteden van de salarisadministratie biedt vele voordelen, zoals tijdwinst, maar het brengt ook aanzienlijke kosten met zich mee.

  • Er zijn tal van gespecialiseerde partners op de markt die de salarisadministratie op zich kunnen nemen, dus neem je tijd om de juiste te kiezen.

  • Om de uitbesteding van de salarisadministratie soepel te laten verlopen, is het aan te bevelen om de interne processen zo veel mogelijk te automatiseren.

Wanneer moet je je salarisadministratie uitbesteden?

Het uitbesteden van de salarisadministratie is het interessantst voor bedrijven met 10 tot 50 werknemers. Bij deze bedrijven weegt de kost meestal op tegen de tijd die de HR-afdeling ermee wint. Merk je dat de salarisadministratie te complex wordt voor je huidige HR-medewerkers? Dan is het tijd om een externe partner te vinden die deze taak van je kan overnemen.

Onder de grens van 10 werknemers komt het uitbesteden van de payroll-administratie vaak te duur uit. Voor bedrijven van meer dan 50 werknemers is het dan weer interessant om een interne dienst op te richten die deze taak op zich neemt.

Voordelen van het uitbesteden van de salarisadministratie

Waarom zou je dan je salarisadministratie uitbesteden? Er zijn tal van voordelen verbonden aan uitbesteding, dus die sommen we graag even voor je op:

  • Je bespaart tijd, zodat je HR-afdeling zich op andere werkzaamheden kan richten.

  • Je hoeft als bedrijf niet zelf alle kennis in huis te hebben over de toepasselijke wet- en regelgeving.

  • Je geeft de verantwoordelijkheid uit handen en verkleint zo de kans op fouten. Dit verkleint op zijn beurt weer de kans op boetes van de Belastingdienst.

  • De loonstroken worden steeds op tijd opgemaakt en uitbetaald, waardoor je werknemers tevreden blijven.

Stimuleer datagedreven keuzes

NL_people_analystics_berichte

Verzamel en organiseer belangrijke HR-gegevens zoals absenties, verloop en meer. Genereer gedetailleerde rapporten binnen seconden, zodat je met vertrouwen strategieën kunt opstellen.

Aandachtspunten en uitdagingen bij het uitbesteden van de salarisadministratie

Uiteraard zijn er niet alleen maar voordelen verbonden aan het uitbesteden van de salarisadministratie. Er zijn daarnaast ook enkele aandachtspunten waarmee je als werkgever rekening dient te houden.

  • Hoewel het uitbesteden van de administratie extra tijd oplevert, zijn hier uiteraard kosten aan verbonden. Het is een afweging die je als bedrijf moet maken: wegen de salarisadministratie kosten op tegen de tijd die je ermee wint?

  • Omdat je als bedrijf de verantwoordelijkheid uit handen geeft, verlies je ook grotendeels de controle.

  • Het is niet mogelijk om alle taken van de salarisadministratie uit te besteden. Zeker als je processen nog niet volledig geautomatiseerd verlopen, moeten je interne HR-medewerkers nog steeds zelf de tijdregistratie, verlofdagen en ziektedagen doorgeven.

Waar moet je op letten bij het selecteren van een partner voor je salarisadministratie?

Wil je je salarisadministratie uitbesteden? Dan zijn de tarieven die de externe partner hanteert een belangrijk eerste aandachtspunt. Vergelijk de tarieven van verschillende administratiekantoren en onderzoek welke kwaliteit je mag verwachten en welke services er binnen de gevraagde kostprijs vallen. Het is belangrijk dat het administratiekantoor de mogelijkheid biedt om hun software aan die van jou te koppelen en dat er nog steeds een vorm van controle mogelijk is. 

Conclusie

Het uitbesteden van de salarisadministratie lijkt op het eerste gezicht een interessante keuze voor kleine tot middelgrote bedrijven. Hou er wel rekening mee dat je HR-medewerkers alsnog tijd moeten besteden aan de salarisadministratie als je kiest voor uitbesteding. Personio kan een handige tool zijn om je HR-processen te automatiseren, zoals het bijhouden van de werktijden, het verlof en het ziekteverzuim van medewerkers. Met de salarisadministratie software van Personio kun je bovendien zelf je volledige salarisadministratie beheren en bijhouden op een efficiënte manier.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de kosten van het uitbesteden van de salarisadministratie?

De kosten van het uitbesteden van de salarisadministratie zijn afhankelijk van de tarieven die het kantoor waarmee je samenwerkt hanteert. Gemiddeld genomen gaat het om een kost van € 10 tot € 20 per werknemer per maand. Daarnaast komen er doorgaans ook nog opstart- en dossierkosten bij kijken.

Waarom zou je als bedrijf de salarisadministratie niet uitbesteden?

Voor bedrijven met minder dan 10 werknemers komt het uitbesteden van de salarisadministratie vaak te duur uit. Voor bedrijven met meer dan 50 werknemers lopen de kosten ook te hoog op en is het vaak een beter idee om een interne dienst op te richten die belast wordt met de salarisadministratie.

Is het voeren van de salarisadministratie verplicht voor de werkgever?

Werkgevers in Nederland zijn verplicht om de salarisadministratie uit te voeren volgens de geldende wet- en regelgeving. Bovendien moet de werkgever de administratie minstens 7 jaar bijhouden en hij moet deze te allen tijde kunnen voorleggen aan de Belastingdienst.

Disclaimer

Voorkom payroll problemen

NL_secundaire_arbeidsvoorwaarden_abbinder_image