De salarisadministratie uitbesteden: voordelen en aandachtspunten

Het uitbesteden van de salarisadministratie is het interessantst voor bedrijven met 10 tot 50 werknemers. Bij deze bedrijven weegt de kost meestal op tegen de tijd die de HR-afdeling ermee wint. Merk je dat de salarisadministratie te complex wordt voor je huidige HR-medewerkers? Dan is het tijd om een externe partner te vinden die deze taak van je kan overnemen.

Onder de grens van 10 werknemers komt het uitbesteden van de payroll-administratie vaak te duur uit. Voor bedrijven van meer dan 50 werknemers is het dan weer interessant om een interne dienst op te richten die deze taak op zich neemt.

Waarom zou je dan je salarisadministratie uitbesteden? Er zijn tal van voordelen verbonden aan uitbesteding, dus die sommen we graag even voor je op:

• Je bespaart tijd, zodat je HR-afdeling zich op andere werkzaamheden kan richten.

• Je hoeft als bedrijf niet zelf alle kennis in huis te hebben over de toepasselijke wet- en regelgeving.

• Je geeft de verantwoordelijkheid uit handen en verkleint zo de kans op fouten. Dit verkleint op zijn beurt weer de kans op boetes van de Belastingdienst.

• De loonstroken worden steeds op tijd opgemaakt en uitbetaald, waardoor je werknemers tevreden blijven.

Stimuleer datagedreven keuzes

Verzamel en organiseer belangrijke HR-gegevens zoals absenties, verloop en meer. Genereer gedetailleerde rapporten binnen seconden, zodat je met vertrouwen strategieën kunt opstellen.

Ga voor gedetailleerde HR-analyses

Uiteraard zijn er niet alleen maar voordelen verbonden aan het uitbesteden van de salarisadministratie. Er zijn daarnaast ook enkele aandachtspunten waarmee je als werkgever rekening dient te houden.

• Hoewel het uitbesteden van de administratie extra tijd oplevert, zijn hier uiteraard kosten aan verbonden. Het is een afweging die je als bedrijf moet maken: wegen de salarisadministratie kosten op tegen de tijd die je ermee wint?

• Omdat je als bedrijf de verantwoordelijkheid uit handen geeft, verlies je ook grotendeels de controle.

• Het is niet mogelijk om alle taken van de salarisadministratie uit te besteden. Zeker als je processen nog niet volledig geautomatiseerd verlopen, moeten je interne HR-medewerkers nog steeds zelf de tijdregistratie, verlofdagen en ziektedagen doorgeven.

Wil je je salarisadministratie uitbesteden? Dan zijn de tarieven die de externe partner hanteert een belangrijk eerste aandachtspunt. Vergelijk de tarieven van verschillende administratiekantoren en onderzoek welke kwaliteit je mag verwachten en welke services er binnen de gevraagde kostprijs vallen. Het is belangrijk dat het administratiekantoor de mogelijkheid biedt om hun software aan die van jou te koppelen en dat er nog steeds een vorm van controle mogelijk is. 

Het uitbesteden van de salarisadministratie lijkt op het eerste gezicht een interessante keuze voor kleine tot middelgrote bedrijven. Hou er wel rekening mee dat je HR-medewerkers alsnog tijd moeten besteden aan de salarisadministratie als je kiest voor uitbesteding. Personio kan een handige tool zijn om je HR-processen te automatiseren, zoals het bijhouden van de werktijden, het verlof en het ziekteverzuim van medewerkers. Met de salarisadministratie software van Personio kun je bovendien zelf je volledige salarisadministratie beheren en bijhouden op een efficiënte manier.

De kosten van het uitbesteden van de salarisadministratie zijn afhankelijk van de tarieven die het kantoor waarmee je samenwerkt hanteert. Gemiddeld genomen gaat het om een kost van € 10 tot € 20 per werknemer per maand. Daarnaast komen er doorgaans ook nog opstart- en dossierkosten bij kijken.

Voor bedrijven met minder dan 10 werknemers komt het uitbesteden van de salarisadministratie vaak te duur uit. Voor bedrijven met meer dan 50 werknemers lopen de kosten ook te hoog op en is het vaak een beter idee om een interne dienst op te richten die belast wordt met de salarisadministratie.

Werkgevers in Nederland zijn verplicht om de salarisadministratie uit te voeren volgens de geldende wet- en regelgeving. Bovendien moet de werkgever de administratie minstens 7 jaar bijhouden en hij moet deze te allen tijde kunnen voorleggen aan de Belastingdienst.