Wat is de salarisadministratie? Verplichtingen + tips voor werkgevers

Onder de salarisadministratie valt alles wat komt kijken bij het administreren van de kosten van werknemers en het uitbetalen van de lonen van elke medewerker die op de payroll staat. Denk daarbij aan het registreren van de werknemersvoordelen, het bijhouden van de pensioenen en het doorgeven van alle loonheffingen aan de Belastingdienst.

Een andere term voor salarisadministratie is loonadministratie. Beide begrippen komen op hetzelfde neer.

De personeels- en salarisadministratie is een ruim domein dat heel wat werkzaamheden omvat. Enkele van de belangrijkste taken van de salarisadministratie zijn:

• Het bijhouden van alle persoonsgegevens: denk daarbij aan het adres, het rekeningnummer, de identiteitsgegevens van werknemers en dergelijke meer.

• Het registreren van de gewerkte uren en declaraties: je houdt de gewerkte uren van de medewerkers bij in een tijdregistratiesysteem. Daarnaast moet je een overzicht bijhouden van de ziektedagen, het verlof en de overuren van je werknemers.

• Het berekenen van het loon: op de loonstrook moet je zowel het brutoloon als het nettoloon dat overblijft vermelden, zodat jij weet hoeveel salaris je moet uitbetalen en je werknemer ook op de hoogte is van zijn of haar salaris.

• De loonheffingen correct aftrekken en doorgeven aan de Belastingdienst: afhankelijk van de individuele situatie van de werknemer moet er meer of minder worden afgehouden van het brutoloon.

• Extra betalingen registreren: afhankelijk van de organisatie en de cao kunnen werknemers nog extra salaris krijgen in de vorm van commissies, bonussen en/of fooien.

• Het bijhouden van de extralegale voordelen: het kan interessant zijn om je werknemers extra voordelen aan te bieden, zoals een pensioenpakket of werknemerskortingen. Deze voordelen moeten ook steeds mee verwerkt worden in de loonstrook.

• De jaaropgaven opmaken: je werknemers hebben een jaaropgave nodig voor hun belastingaangifte. De jaaropgave geeft een overzicht van het inkomen en de inhoudingen van het voorgaande kalenderjaar, en wordt altijd in de maand januari van het nieuwe jaar opgesteld.

• Het bijhouden van de loonkosten in de boekhouding: uiteraard worden al deze kosten opgenomen in de boekhouding.

• Het salaris uitbetalen: één van de belangrijkste taken iedere maand is uiteraard het betalen van de lonen van je medewerkers.

Er komt enorm veel data kijken bij het voeren en verwerken van de salarisadministratie. Daarom heb je als bedrijf niet alleen de juiste werkkrachten nodig om het loonproces uit te voeren, maar je moet ook beschikken over de juiste softwaretools. Het is belangrijk dat de tools die worden ingezet voor de salarisadministratie in staat zijn om efficiënt gegevens te verzamelen en nauwkeurige berekeningen uit te voeren.

Als werkgever ben je wettelijk verplicht om je salarisadministratie bij te houden. Deze verplichting vloeit voort uit de zogenaamde administratieplicht. De administratieplicht houdt in dat je als werkgever verplicht bent om de financiële administratie bij te houden van de vermogenstoestand van het bedrijf en alle zaken die daar betrekking op hebben, waaronder de salarisadministratie. De administratie moet minstens 7 jaar bijgehouden worden door de werkgever en moet op elk moment kunnen worden voorgelegd aan de Belastingdienst.

Daarnaast ben je als werkgever verplicht om bovenstaande werkzaamheden correct en nauwkeurig uit te voeren. Als je tekortschiet in de administratieplicht en je krijgt controle van de fiscus, dan kan dit mogelijk leiden tot hoge boetes of andere sancties. Ook is het belangrijk om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen rondom loontransparantie en beloning, zodat je salarisprocessen blijven aansluiten op de geldende wet- en regelgeving.

Altijd inzicht in je personeelsbestand

Krijg in één overzicht inzicht in je actuele fte's, personeelsbezetting en belangrijke HR-cijfers. Zo neem je sneller onderbouwde beslissingen.

Bekijk de analysemogelijkheden

Zoals je ondertussen hebt kunnen lezen, komen er veel verschillende taken kijken bij de salarisadministratie. Deze taken kunnen zeer veel tijd in beslag nemen, waardoor de kosten voor het voeren van de salarisadministratie vaak hoog oplopen voor bedrijven.

Voor bedrijven is het daarom heel interessant om hun salarisadministratie te automatiseren en digitaliseren. Naast de tijdwinst die deze manier van werken oplevert, geniet je tevens van tal van andere voordelen:

• Je hebt altijd toegang tot de correcte gegevens.

• Alle informatie is beschikbaar in één centraal programma.

• De kans op fouten is een stuk kleiner, want er zijn minder menselijke handelingen vereist.

• Verlof, ziekte en overuren van medewerkers kunnen automatisch doorgegeven worden.

Met de salarisadministratiesoftware van Personio geniet je als bedrijf van al deze voordelen, in één geïntegreerde tool! Bovendien kun je de software koppelen aan andere HR-processen. Benieuwd naar onze tool? Boek nu een webdemo en profiteer van een gratis proefperiode van 14 dagen.

De salarisadministratie blijft een tijdrovende klus die iedere maand terugkomt. Om het proces voor de werkgever en de HR-afdeling zo efficiënt mogelijk te maken, hebben we nog enkele tips opgelijst:

1. Zorg voor een gestandaardiseerd proces voor de betaling van de lonen.

2. Gebruik een online systeem, zelfs al is het enkel maar voor de tijdregistratie.

3. Verbind je verschillende systemen met elkaar, zodat ze slim samenwerken.

4. Zorg dat je steeds op de hoogte bent van nieuwe regelgeving of wetswijzigingen.

5. Besteed de salarisadministratie uit aan een gespecialiseerd bedrijf als de administratie te complex of te tijdrovend wordt.

Een efficiënte salarisadministratie kan een grote impact hebben op de werknemerstevredenheid en de retentie in je bedrijf. Elke werknemer wil op tijd betaald worden en het correcte loon uitbetaald krijgen. Hoe minder fouten daarbij gebeuren - dankzij automatisering en digitalisering, hoe beter dus.

Door de salarisadministratie te automatiseren, is er meer tijd en ruimte voor de HR-afdeling om zich op andere belangrijke taken te richten, zoals het verbeteren van de werknemerstevredenheid op andere vlakken dan enkel het loon.

Salarisadministratiesoftware ondersteunt werkgevers bij het voorbereiden, verwerken en controleren van de salarisadministratie. De software helpt om personeelsgegevens, contractinformatie, verlof, gewerkte uren en salariswijzigingen op één plek te beheren. Daardoor hoef je gegevens niet handmatig over te nemen en neemt de kans op fouten af.

Voor veel organisaties bestaat het salarisproces uit meerdere systemen. Een HR-platform beheert de personeelsgegevens, terwijl een aparte salarisverwerker de uiteindelijke loonberekening en loonstroken verzorgt. Door deze systemen met elkaar te verbinden, verloopt de salarisadministratie sneller en nauwkeuriger.

Goede salarisadministratiesoftware kenmerkt zich door:

• automatische verwerking van HR-mutaties;

• betrouwbare gegevensuitwisseling;

• ondersteuning van actuele wet- en regelgeving;

• koppelingen met bestaande HR- en payrollsystemen;

• minder handmatig werk en minder kans op fouten.

Voor groeiende organisaties is vooral de mogelijkheid om HR-processen en salarisadministratie met elkaar te verbinden belangrijk. Zo besteed je minder tijd aan administratieve taken en houd je meer ruimte over voor strategisch HR.

Veel Nederlandse organisaties werken al met een salarisverwerker zoals Nmbrs, Loket of AFAS. In plaats van over te stappen naar een nieuw salarissysteem kiezen steeds meer bedrijven ervoor om hun HR-software aan deze bestaande oplossingen te koppelen.

Zo'n koppeling zorgt ervoor dat gegevens over nieuwe medewerkers, contractwijzigingen, salarismutaties, verlof, ziekte en andere personeelswijzigingen automatisch worden uitgewisseld tussen HR en de salarisverwerker. Daardoor hoef je informatie niet meerdere keren in te voeren en werk je altijd met actuele gegevens.

Deze manier van werken verkleint ook de kans op fouten, versnelt de voorbereiding van de salarisadministratie en maakt de samenwerking tussen HR en finance efficiënter.

Personio is geen salarisverwerker. Het platform ondersteunt HR-teams bij de voorbereiding van de salarisadministratie en wisselt gegevens uit met veelgebruikte Nederlandse salarisverwerkers.

Dankzij standaardkoppelingen met onder andere Nmbrs, Loket en AFAS worden personeelsgegevens en salarismutaties automatisch gesynchroniseerd. Hierdoor beschikt de salarisadministratie altijd over actuele informatie en hoef je wijzigingen niet handmatig over te nemen.

Voor organisaties die hun bestaande payrollproces willen behouden, biedt deze aanpak het beste van twee werelden: één centrale plek voor HR-processen én een betrouwbare koppeling met de salarisverwerker die je al gebruikt.

Wil je weten hoe dit in de praktijk werkt? Bekijk dan de salarisadministratie van Personio of ontdek hoe de AFAS-koppeling HR- en salarisprocessen met elkaar verbindt.

Om je salarisadministratie te kunnen doen, heb je personeel nodig dat verantwoordelijk is voor deze taak. Daarnaast moet je als bedrijf ook beschikken over de juiste software, tools of programma’s, om alle data overzichtelijk bij te houden en alle berekeningen correct en nauwkeurig te kunnen doen.

De automatisering en digitalisering van de salarisadministratie kunnen de processen van HR-managers vereenvoudigen, onder meer door repetitieve taken over te nemen, data centraal op te slaan en de foutenmarge te verkleinen.

Je bent als werkgever verplicht om je salarisadministratie nauwkeurig te voeren in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Als werkgever ben je bovendien verplicht om de administratie minstens 7 jaar bij te houden en je moet ze ook te allen tijde kunnen voorleggen aan de Belastingdienst.

Salarisadministratiesoftware ondersteunt organisaties bij het voorbereiden, beheren en verwerken van de salarisadministratie. Vaak werkt deze software samen met een HR-platform, zodat personeelsgegevens en salarismutaties automatisch beschikbaar zijn voor de salarisverwerking.

Veel HR-platformen kunnen koppelen met Nederlandse salarisverwerkers zoals Nmbrs, Loket en AFAS. Hierdoor worden gegevens automatisch uitgewisseld en hoeft HR wijzigingen niet handmatig over te nemen.

Nee. Personio verzorgt niet zelf de volledige salarisverwerking. Het platform ondersteunt de voorbereiding van de salarisadministratie en integreert met bestaande salarisverwerkers, zodat gegevens automatisch worden uitgewisseld.

Via standaardintegraties worden medewerkergegevens, contractwijzigingen, verlof en andere salarismutaties automatisch gesynchroniseerd tussen Personio en de salarisverwerker. Zo beschikt de salarisadministratie altijd over actuele gegevens.

Goede salarisadministratiesoftware biedt betrouwbare gegevensuitwisseling, ondersteunt actuele wet- en regelgeving, integreert met HR-systemen en helpt organisaties om fouten en handmatig werk te verminderen.