De onkostenvergoeding: wat is het + voorbeeld

Een onkostenvergoeding is een vergoeding die een werkgever aan zijn werknemers kan toekennen, ter compensatie van kosten die ze maken in de uitoefening van hun functie. Het valt onder de indirecte loonkosten. De onkosten moeten eerst gedeclareerd worden door de werknemer voordat de werkgever ze kan terugbetalen.

Het verschil tussen onbelaste en belaste onkostenvergoedingen is dat de belaste onkostenvergoeding tot het loon gerekend wordt en bijgevolg onder de loonbelasting valt, en de onbelaste vergoeding niet. Over de belaste onkostenvergoeding moet dus nog belasting worden betaald. Onbelaste onkostenvergoedingen daarentegen worden netto uitgekeerd.

Belaste onkostenvergoedingen vallen dus onder de loonbelasting. Gelukkig zijn er niet veel kosten die hieronder vallen. Vaak gaat het om kosten voor kleding (met uitzondering van de werkkleding), schoenen of persoonlijke verzorging. Ook privékosten voor een telefoon vallen hieronder.

Alle andere vergoedingen vallen onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling. Dit geldt onder andere voor de kosten van opleidingen, zakenreizen, werkkleding en meer. Aan deze vergoedingen zijn wel specifieke voorwaarden verbonden en er geldt ook een grensbedrag.

De werkkostenregeling of afgekort de WKR is een fiscale regeling die in 2015 is ingeroepen. Deze regeling moet door elke werkgever verplicht worden toegepast. De regeling betreft alle vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen die deel uitmaken van het loon.

Een onderdeel van deze regeling is de vrije ruimte. Dit is het bedrag dat bestemd is voor de onbelaste onkosten. De werkgever mag dit bedrag dus onbelast besteden. Hoeveel dit bedrag precies bedraagt, is wettelijk bepaald. De vrije ruimte bedraagt maximaal 1,7% van het fiscale loon tot en met € 400.000. Bij een loon dat hoger is dan € 400.000, komt dit neer op 1,18%. Alle onkostenvergoedingen die boven de vrije ruimte komen op jaarbasis, worden belast.

Elke werknemer kan onkosten declareren, maar ook vrijwilligers komen hiervoor in aanmerking. Eigenlijk is iedereen die kosten maakt om zijn of haar functie naar behoren te kunnen uitvoeren, in de mogelijkheid om onkosten te declareren. 

Het spreekt voor zich dat werknemers veel verschillende soorten onkosten kunnen maken in de uitoefening van de werkzaamheden. Over het algemeen komen de volgende kosten het meest terug:

• Reiskosten om zich van en naar het werk te verplaatsen. Hiervoor is er uiteraard wel een vaste arbeidsplaats vereist. De werknemer moet bovendien minstens 128 dagen per jaar naar de werkplaats komen;

• Studiekosten voor bijscholing;

• Kosten voor het inrichten van de thuiswerkplek;

• Kosten voor werkkleding.

HR-software die meegroeit met je behoeften

Naarmate je team groeit, worden je HR-processen diverser – en complexer. De HR-software van Personio vereenvoudigt je HR-processen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Ontdek de software van Personio

Een werkgever hoeft de onkosten van een werknemer alleen te betalen als ze correct verrekend zijn. Als een werknemer geen declaratie indient, geldt hetzelfde: de kosten hoeven niet te worden vergoed. Buitensporige of onjuiste onkostendeclaraties kunnen leiden tot het ontslag van een werknemer.

Het handigste is om voor de berekening van de onkosten te werken met kant-en-klare formulieren of spreadsheets. Medewerkers vullen het formulier in, ondertekenen het en documenteren de gemaakte kosten aan de hand van verzamelde bonnetjes of facturen.

Er zijn twee manieren om onkosten te declareren. We bespreken beide methodes hieronder.

Recurrente onkosten kunnen als vaste tarieven worden uitbetaald. Denk hierbij aan een kilometervergoeding, de woon-werkvergoeding of een vast bedrag per kwartaal voor bijvoorbeeld werkkleding.

Werknemers die hun onkosten verrekenen op basis van de werkelijk gemaakte kosten, moeten alle facturen en bonnen verzamelen, en deze samen met het declaratieformulier indienen. Alleen dan kan de werkgever de werkelijke kosten vergoeden. Vooral bij de zogenaamde reiskostenvergoeding kunnen er diverse kosten samenkomen. Als een zakenreiziger bijvoorbeeld fooien geeft, mag hij hiervoor een eigen ontvangstbewijs aanmaken, dat samen met de horecarekening wordt voorgelegd.

Stel, je werkt in je bedrijf met vaste onkostenvergoedingen. Moet je als werkgever die vergoeding dan doorbetalen wanneer een werknemer met ziekteverlof is? In de eerste maand is dit mogelijk. Vanaf de tweede maand zal de vergoeding als loon worden beschouwd. Dit betekent dat over de vergoeding belasting moet worden betalen. Dit is ook logisch, aangezien je werknemer geen onkosten meer maakt gedurende de periode van ziekte.

Kosten voor tijdschriften of tools die niet zomaar stopgezet kunnen worden tijdens de ziekte, blijven wel onbelast.

Om te laten zien hoe een correcte declaratie eruit zou moeten zien, hebben we hieronder een voorbeeld uitgewerkt.

Medewerkster Susanne ging voor vier dagen op zakenreis naar Hamburg. De werkplek is in München. Susanne besloot om ecologische redenen de ICE-trein te nemen. Ze boekte haar treinticket, evenals de accommodatie online en betaalde de kosten met haar eigen creditcard. Het ontbijt was inbegrepen in de prijs van elke overnachting. Susanne betaalde haar lunch en avondeten zelf.

Zo ziet Susannes berekening van de maaltijdvergoeding eruit:

Totale kost maaltijdvergoeding = 96 euro Kosten ontbijt (komen in mindering) = 14,40 euro Factureerbare maaltijdvergoeding = 81,60 euro

Susanne documenteert alle andere door haar betaalde kosten als onderdeel van de onkostendeclaratie met bonnetjes en facturen. De werkgever zal de gedeclareerde kosten vervolgens vergoeden binnen de vooraf bepaalde termijn. 

De onkostenvergoeding mag maximaal 1,7% van het totale fiscale loon tot en met € 400.000 bedragen. Bij een loon dat hoger ligt dan € 400.000 komt dit neer op maximaal 1,18%. Alle onkosten die gemaakt worden boven dat bedrag, worden belast volgens de gewone loonbelasting.

Een onkostenvergoeding is verplicht volgens de werkkostenregeling die in 2015 is ingeroepen. Deze regeling omvat alle vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen die deel uitmaken van het loon. 

Enerzijds kan een onkostenvergoeding worden aangemerkt en uitbetaald als zijnde loon. Daarnaast kunnen onkostenvergoedingen ook los van het loon worden uitbetaald als de werknemer bonnetjes binnenbrengt. Wanneer de onkostenvergoeding tot het loon wordt gerekend, is het een belaste vergoeding en gaat het om een brutobedrag. Een onbelaste onkostenvergoeding wordt netto uitgekeerd.