De thuiswerkvergoeding in 2022: dit zijn de regels

De thuiswerkvergoeding is een compensatie voor de extra kosten die de werknemer maakt als gevolg van het thuiswerken. Een thuiswerker verbruikt thuis meer gas, elektriciteit en water. Thuiswerkende werknemers drinken ook hun eigen koffie en thee, en ze maken gebruik van hun eigen internetfaciliteiten. Als ze op kantoor zouden werken, dan hoefden ze deze uitgaven niet zelf te dragen. Om al deze extra kosten (deels) te compenseren, verstrekken sommige werkgevers nu een thuiswerkvergoeding aan hun thuiswerkende werknemers.

Een goed en duurzaam HR-beleid heeft oog voor flexibel werken, de nieuwe hybride manier van werken, en welzijn. Het maken van structurele afspraken is hierbij essentieel. Het maakt je als werkgever nét even wat aantrekkelijker wanneer je aan je medewerkers een thuiswerkvergoeding toekent. Om de verschillende vergoedingen efficiënt en makkelijk te kunnen declareren, werk je het best volgens een gestroomlijnd proces

Nee, de werkgever is niet wettelijk verplicht om een thuiswerkvergoeding te verstrekken aan de thuiswerkende werknemers. Een dergelijke verplichting kan echter wel zijn opgenomen in de geldende collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Een groot aantal sectoren heeft al afspraken gemaakt over de thuiswerkvergoeding. Dit nieuws maakte de Algemene Werkgeversvereniging Nederland (AWVN) recent bekend. 

In plaats van te werken met een thuiswerkvergoeding per gewerkte dag, kun je als werkgever ook een vaste vergoeding per maand verstrekken. Kies je voor een vaste thuiswerkvergoeding? Dan hoef je als werkgever niet verplicht per dag bij te houden of en wanneer je werknemers thuis hebben gewerkt. Als werkgever betaal je dan maandelijks gewoon een vast bedrag.

In veel gevallen is in de cao of in de arbeidsovereenkomst vastgelegd of een werknemer recht heeft op een reiskostenvergoeding. Ontvangt de werknemer al een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer? Dan kan hij voor die dag géén thuiswerkvergoeding meer ontvangen. Dit geldt ook voor een dienstreis. 

De thuiswerkvergoeding en de reiskostenvergoeding kunnen wel gecombineerd worden. Let hierbij wel op de samenloop met de 128-dagenregeling. 

Een werknemer werkt in de maand september bijvoorbeeld tien dagen van huis uit, hij maakt twee dienstreizen, en hij gaat acht dagen met de trein naar het werk. Als werkgever regel je dan dat de werknemer de thuiswerkvergoeding apart declareert. 

Werken je werknemers een halve dag thuis en een halve dag op kantoor? Dan kies je als werkgever of je voor die werkdag de reiskostenvergoeding geeft, of de thuiswerkvergoeding. Cumulatie is uiteraard niet mogelijk.

Voor het woon-werkverkeer en de vervoerskosten van dienstreizen hebben bedrijven vaak al een handige oplossing voorzien, bijvoorbeeld via een tankpas, een ov-kaart of een declaratiesysteem. Het is nu zaak om in je bedrijf ook een efficiënte tool te voorzien om de combinatie van de thuiswerkvergoeding en de reiskostenvergoeding vlot en correct te kunnen laten verlopen. Personio helpt je met gespecialiseerde softwaretools om de stortvloed aan nieuwe regels in goede banen te leiden.

Omdat de overheid wil stimuleren dat werkgevers een thuiswerkvergoeding toekennen aan hun werknemers, is deze vergoeding onbelast. Daarnaast kunnen werkgevers ook een onbelaste vergoeding toekennen voor het inrichten van de thuiswerkplek. Een ergonomische bureaustoel en een slim ingerichte werkplek voorkomen uitval door ziekte. Ook als je als werkgever een computer, laptop of telefoon ter beschikking stelt van je werknemers, hoef je daarover geen belasting te betalen. 

Sinds 2022 gelden verschillende nieuwe regels voor de thuiswerkvergoeding. Hieronder lees je de vijf belangrijkste regels.

• De thuiswerkvergoeding bedraagt maximaal 2 euro netto per dag.

• De thuiswerkvergoeding kan per werkdag worden berekend of is een vast bedrag per maand.

• Een vergoeding die per werkdag wordt berekend, moet verplicht per dag bijgehouden worden.

• Er kan gekozen worden voor de thuiswerkvergoeding of de reiskostenvergoeding, of een combinatie daarvan.

• De werkgever betaalt geen loonheffing over de thuiswerkvergoeding van 2 euro per dag.

De thuiswerkvergoeding bedraagt maximaal 2 euro netto per dag. Hoe hoog de thuiswerkvergoeding maandelijks exact is, hangt dus af van het aantal dagen per maand dat een werknemer thuiswerkt. 

Je kunt als werkgever een reiskostenvergoeding toekennen als werknemers voor het werk op pad zijn. Het gaat hierbij om de kosten van het openbaar vervoer, of benzine- of stroomkosten voor de auto. Daarnaast kun je een reiskostenvergoeding geven voor het woon-werkverkeer. 

De onbelaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer bedraagt maximaal € 0,19 per kilometer.