Bewaartermijn personeelsdossier: Hoe lang moet je de persoonsgegevens bewaren?

Personalakten aufbewahren: diese Fristen gelten

Als werkgever ben je in Nederland verplicht om een personeelsdossier bij te houden van je werknemers, onder andere voor de loonadministratie. Aangezien er zich belangrijke persoonsinformatie in deze dossiers bevindt, is het noodzakelijk dat je deze goed en veilig opbergt. Maar hoelang mag of moet je deze persoonsgegevens eigenlijk bewaren?

In dit artikel gaan we bespreken wat nu precies de wettelijke bewaartermijn van personeelsdossiers is en hoe je hier als werkgever het handigste en verstandigste mee om kan gaan.

Wat is een personeelsdossier?

Een personeelsdossier is een bestand of reeks bestanden waarin onder andere persoonsgegevens van werknemers wordt bewaard. Een personeelsdossier bevat zaken zoals:

  • Persoonsgegevens van werknemer(s)

  • Arbeidscontracten en overeenkomsten

  • Verslagen van functioneren (beoordelingsverslagen, eindejaarsgesprek verslagen etc.)

  • Urenregistratie en informatie omtrent ziekteverzuim

Aan welke AVG regelgeving dient een personeelsdossier te voldoen?

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming wetgeving dient een personeelsdossier te voldoen aan de volgende eisen:

  • Juiste en nauwkeurige persoonsgegevens van werknemers

  • Mag niet meer informatie of gegevens bevatten dan nodig is

  • Moet de werknemers op de hoogte stellen van welke gegevens er van hen verzameld worden en voor welke doeleinden deze worden bewaard

  • Dient voldoende beschermd te zijn opdat deze niet in handen van verkeerde personen belandt

  • Mag niet langer bewaard worden dan nodig is

  • Dient werknemers de mogelijkheid te bieden hun opgeslagen gegevens in te zien, te rectificeren, beperken of te verwijderen

  • Dient werknemers het recht op dataportabiliteit uit te oefenen

  • Dient werknemers te wijzen op het recht van bezwaar

Juridisch waterdichte personeelsdossiers opstellen? Probeer de gratis web demo van Personio en geef de HR-afdeling van je onderneming of organisatie een flinke boost.

Template voor functioneringsgesprekken

Deze template helpt je om het gesprek gestructureerd, zelfverzekerd en doelgericht te voeren en zelfverzekerd over prestaties, verwachtingen en doelen te praten.

Handleiding voor functioneringsgesprekken

Hoe bewaar je als werkgever de gegevens in een personeelsdossier?

Als werkgever ben je wettelijk verplicht persoonsgegevens veilig op te slaan. Je kunt dit doen door alle gegevens offline op te slaan in papieren dossiers in een kast of kantoorruimte waar alleen bevoegde personen toegang toe hebben. Je zou dit ook digitaal kunnen doen in een centrale, beveiligde bedrijfsdatabase. Aangezien het dus wettelijk verplicht is om personeelsdossiers veilig te bewaren mag je enkel de papieren personeelsdossiers verwijderen of vernietigen wanneer deze op correcte wijze gedigitaliseerd zijn.

Hoe lang moeten de personeelsgegevens in het personeelsdossier bewaard worden?

Verschillende personeelsgegevens en documenten uit het dossier dienen verschillende periodes bewaard te worden. Zo hoeft een CV van een sollicitant die uiteindelijk niet in dienst is gekregen niet zo lang bewaard te worden als arbeids- en salarisafspraken van huidige werknemers. Hieronder zullen wij dieper ingaan op de verschillende wettelijke bewaartermijnen van personeelsdossiers.

Tot vier weken bijhouden

Bepaalde documenten hoeven slechts maximaal vier weken bewaard te worden. Het gaat hier om persoonsgegevens van sollicitanten. Deze termijn geldt enkel wanneer een kandidaat uiteindelijk niet aangenomen wordt. Als iemand niet is aangenomen is er immers geen gegronde reden om persoonsgegevens van die persoon te blijven bewaren.

Het gaat in dit geval om de volgende gegevens:

  • Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier

  • CV

  • Referenties

  • Correspondentie met de sollicitant

  • Eventuele getuigschriften

  • Verklaring omtrent het Gedrag (VOG-verklaring)

  • Psychologisch onderzoek

  • Assessments

Maximaal 1 jaar na dienstverband

Mocht een werknemer wel aangenomen zijn, maar heeft deze het bedrijf inmiddels verlaten? Dan moeten de volgende documenten binnen maximaal 1 jaar vernietigd worden:

  • Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier

  • CV

  • Referenties

  • Correspondentie met de sollicitant

Goede voorbereiding, duidelijke planning

Met Personio heb je altijd toegang tot feedback en informatie van medewerkers, zodat je goed voorbereid aan je personeelsgesprekken begint.

NL_jaargesprek_jahresgespräch_teaser_box_image

Maximaal 2 jaar na dienstverband

Enkele documenten en bestanden van ex-werknemers mogen tot maximaal 2 jaar bewaard worden. Denk aan zaken zoals:

  • Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hiervan

  • Afspraken rondom VUT-regeling

  • Verslaglegging van de WvP

  • Verslagen van functioneringsgesprekken

  • Correspondentie over promotie, benoemingen en ontslag

Maximaal 5 jaar na dienstverband

Er zijn documenten en bestanden die tot 5 jaar bewaard mogen worden door werkgevers. Denk aan zaken zoals:

  • Loonbelastingverklaringen

  • Kopieën van identiteitsbewijzen

Maximaal 7 jaar na dienstverband

Als laatste zijn er ook nog persoonsgegevens die maximaal 7 jaar bewaard mogen worden. Dit zijn de volgende gegevens:

  • Salarisadministratie

  • De datum van indiensttreding

  • Salarisafspraken

  • De stamkaart welke persoonsgegevens bevat van de ex-werknemer

Hoe het personeelsdossier vernietigen?

Wanneer een werknemer niet meer in dienst is en je als werkgever nog persoonsgegevens van deze ex-werknemer in bezit hebt, is het tijd om deze te vernietigen. Al helemaal wanneer de wettelijke bewaarplicht dreigt te verstrijken. Deze personeelsdossiers dienen gecertificeerd vernietigd te worden of men kan er voor kiezen dit zelf te doen. Dit moet dan in het geval van papieren personeelsdossiers gebeuren met minimaal een DIN P-3 papierversnipperaar.

In het geval van digitale personeelsdossiers dient de vernietiging hiervan plaats te vinden door een deskundige wipe van de harde schijf waarop deze waren opgeslagen.

Wat als ik als werkgever de wettelijke bewaartermijn niet nakom?

Als je als werkgever de wettelijk verplichte bewaartermijn(en) van persoonsgegevens en personeelsdossiers niet nakomt loopt je risico op een fikse geldboete of gevangenisstraf. De Wet Rijksbelastingen heeft duidelijke regels en wetten vastgesteld omtrent de bewaarplicht en bijbehorende termijnen van personeelsgegevens. Wanneer niet aan deze regelgeving wordt voldaan, bega je als werkgever een strafbaar feit.

Houd personeelsdossiers van je onderneming of organisatie op professionele wijze bij en vernietig deze automatisch wanneer de tijd daarvoor gekomen is. Probeer onze gratis demo en ontdek wat Personio voor jouw onderneming of organisatie kan betekenen.

Disclaimer

Wij willen erop wijzen dat ons webaanbod alleen bedoeld is om niet-bindende informatie te verstrekken en geen juridisch advies in de ware zin des woords vormt. De inhoud van dit aanbod kan en is niet bedoeld ter vervanging van individueel en bindend juridisch advies dat op uw specifieke situatie is toegespitst. In dit verband is alle verstrekte informatie zonder garantie voor juistheid en volledigheid. De inhoud van onze website - met name de juridische artikelen - is met de grootste zorgvuldigheid onderzocht. De aanbieder kan echter geen aansprakelijkheid aanvaarden voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de verstrekte informatie. De informatie is in het bijzonder van algemene aard en vormt geen juridisch advies in individuele gevallen. Om specifieke rechtszaken op te lossen, dient u een advocaat te raadplegen.

Zelfverzekerd personeelsgesprekken voeren

NL_jaargesprek_jahresgespräch_abbinder_image