Arbeidsvoorwaardengesprek: 7 aandachtspunten + tips

Een arbeidsvoorwaardengesprek is een gesprek waarbij de werkgever en de potentiële werknemer overeenstemming bereiken over de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Dit gesprek wordt soms ook salarisonderhandeling genoemd en is de laatste stap in het recruitmentproces. Het begint meestal met een aanbod van de werkgever. De potentiële werknemer kan het aanbod aanvaarden of ervoor kiezen om te onderhandelen, meestal binnen een termijn die de werkgever bepaalt.

De werkgever vermeldt een deadline om ervoor te zorgen dat de onderhandelingen in korte tijd plaatsvinden. Zo kan de nieuwe werknemer snel aan de slag. Als de werkgever beseft dat hij met de kandidaat niet tot een overeenkomst zal komen, dan kan hij nog steeds contact opnemen met andere gekwalificeerde kandidaten voordat ze niet meer beschikbaar zijn.

Er bestaan meerdere soorten arbeidsvoorwaarden. De belangrijkste zijn de primaire en de secundaire arbeidsvoorwaarden. Dit zijn ook de enige voorwaarden die onderhandeld kunnen worden met de werknemer. Er bestaan ook tertiaire en quartaire voorwaarden, maar deze komen niet aan de orde tijdens deze onderhandeling. Dit zijn meer abstracte voorwaarden zoals bijvoorbeeld de werksfeer of de bedrijfscultuur. 

Neem sneller de juiste beslissing met Personio

Verlies geen tijd meer met herinneringen en het zoeken naar afspraken. In Personio beheer en regel je functies en sollicitanten met één tool.

Optimaliseer jouw werving met Personio

De primaire arbeidsvoorwaarden zijn de belangrijkste voorwaarden in elke arbeidsovereenkomst: 

• Het salaris: hoeveel zal de werknemer verdienen? Waaruit bestaat zijn basissalaris? 

• De arbeidsduur: hoe lang is het contract geldig? Gaat hem om een vast of tijdelijk contract?

• De werktijden: wanneer moet de werknemer zijn taken uitvoeren? 

Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn extra voordelen die werkgevers aan hun werknemers kunnen geven als aanvulling op hun normale loon. In tegenstelling tot een salaris zijn secundaire arbeidsvoorwaarden niet altijd financieel van aard. Er bestaan een groot aantal secundaire arbeidsvoorwaarden, maar dit zijn de belangrijkste: 

• Dertiende maand: soms ook eindejaarsuitkering genoemd. Soms maakt deze voorwaarde deel uit van de primaire voorwaarden. 

• Mobiele apparaten van het werk: apparaten en abonnementen die werknemers nodig hebben om hun taken correct uit te voeren. 

• Personeelsverzekering: collectieve of individuele ziektekostenverzekering met interessante premies. 

• Prestatiebeloning: prestatiebonussen voor het behalen van specifieke doelen. 

• Opleidingsmogelijkheden: opleidingskansen die aangeboden worden door het bedrijf.

• Pensioenregeling: bouwen aan de toekomst van werknemers via een aantrekkelijke pensioenregeling. 

Zoals bij elke onderhandeling is de voorbereiding essentieel. Om je kandidaten de beste ervaring te geven, maar ook om een geslaagde onderhandeling af te ronden, is het aan te bevelen om tijdens je voorbereiding de volgende twee punten in overweging te nemen:

• Weet hoeveel speelruimte je hebt om met je kandidaten over arbeidsvoorwaarden te onderhandelen. Dit is specifiek van bedrijf tot bedrijf, maar deze kennis helpt om de juiste verwachtingen bij de kandidaat te stellen en het juiste aanbod te doen. 

• Je moet ook weten hoe hard je deze kandidaat nodig hebt. Ben je bereid om net iets meer te bieden voor een topkandidaat, of heb je een ruim kandidatenaanbod voor deze functie? 

Misschien moet je ook vooraf informatie inwinnen: wat zijn de verplichtingen van je collectieve arbeidsovereenkomst (cao)? Wat zijn de financiële gevolgen van de vergoeding die je in gedachten hebt? En zijn je aanbiedingen in overeenstemming met de arbeidswetgeving? Een goede kennis van het speelveld is nodig om correct met je werknemers te onderhandelen. Aarzel niet om een bedrijfsjurist of boekhouder te raadplegen om de antwoorden op deze vragen te vinden. 

Tenslotte zijn er nog een paar praktische dingen die je tijdens een arbeidsvoorwaardengesprek in gedachten moet houden: 

• Waar zal het gesprek plaatsvinden? Zorg ervoor dat je kandidaat weet waar hij terecht kan en laat hem niet wachten. Door zelf professioneel te zijn, stel je de juiste verwachtingen. Als het interview online is, dan moet je er zeker van zijn dat de kandidaat de uitnodigingslink ontvangen heeft en de juiste gesprekstijden kent. Je moet er ook voor zorgen dat alle hardware en software correct werkt. Als je interview in een lokaal plaatsvindt, dan moet je ervoor zorgen dat het lokaal gereserveerd is. 

• Wie moet ik uitnodigen voor het gesprek? Het kan zijn dat dit gesprek met andere mensen uit het bedrijf zal plaatsvinden. Zorg ervoor dat alle gesprekspartners aanwezig zijn op het moment dat het gesprek gevoerd wordt. 

• Moet ik water/snacks voorzien voor de sollicitant? Dit wordt vaak over het hoofd gezien. Sommige onderhandelingen kunnen lang en zeer intens zijn. Het getuigt van waardering als je een stapje verder gaat om ervoor te zorgen dat je kandidaat zich op zijn gemak voelt en voldoende water en snacks heeft. 

• Moet ik de sollicitant bij de receptie verwelkomen of wordt dit door iemand anders gedaan? Laat de kandidaat niet aan zijn lot over en begeleid hem naar de juiste kamer. 

Met deze tips kan je je perfect voorbereiden. Onthoud vooral dat dit geen ik-tegen-hen-scenario is, maar een samenwerking waarin je voor beide partijen de beste oplossing zoekt.

Tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek zijn er een paar dingen om in gedachten te houden. Deze zijn belangrijk om te voorkomen dat je cruciale onderhandelingsfouten maakt. Je kunt bijvoorbeeld de huidige kandidaat onderwaarderen door te weinig te bieden, maar ook spanningen binnen het bedrijf veroorzaken door te veel te bieden. Je zult dus de juiste afwegingen moeten maken, je onderhandelingsmarge kennen en denken vanuit een win-win perspectief. 

Dit zijn de belangrijkste dingen die je tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek met je kandidaat zult bespreken: 

Het helpt om vooraf een salarisschaal vast te leggen. Soms wordt deze door het bedrijf bepaald. Dit zorgt ervoor dat er niet te grote verschillen zijn tussen werknemers die hetzelfde werk doen, en dat de loonkosten voor het bedrijf betaalbaar blijven. Tenslotte zorgt transparantie voor de juiste verwachtingen bij de kandidaat. Merk ook op dat het verboden is om naar het huidige salaris van de toekomstige werknemer te vragen.

Er bestaan veel soorten secundaire voorwaarden. Deze zijn vaak vooraf bepaald, maar kunnen op individuele basis aangepast worden.  Soms kun je in een arbeidsovereenkomst ook volledig nieuwe arbeidsvoorwaarden laten opnemen. Hier is een overzicht van onderhandelbare secundaire arbeidsvoorwaarden: 

• Dertiende maand: in sommige bedrijven hangt de betaling af van de jaarlijkse prestaties.

• Vakantiedagen: werknemers hebben recht op een wettelijk aantal vakantiedagen, maar sommige bedrijven kunnen een royaal pakket extra vakantiedagen aanbieden, of een flexibele vakantieregeling. 

• Bijscholing en cursussen: sommige bedrijven willen er alles aan doen om hun personeel bekwamer te maken. Dit is soms het gevolg van de technische aard van het werk, maar kan ook een manier zijn om het personeel langer vast te houden. Er bestaan tegenwoordig heel wat nuttige trainingsoftware die dat gemakkelijker maken.

• Groeimogelijkheden: je kunt promoties nooit van tevoren beloven. Maar als werkgever kun je je kandidaat wel informeren over de groeimogelijkheden. Zijn er andere afdelingen waar de werknemer ander werk kan doen? Kan je werknemer promotie maken naar een hogere functie? Kun je meer verdienen met meer anciënniteit?

• (Reis)kosten: denk bijvoorbeeld aan een werknemer die verder weg woont en dus meer naar zijn werk moet reizen. Het is in dat geval redelijk om de werknemer te compenseren. Het kan ook zijn dat de werknemer naar het buitenland moet reizen om daar zijn taken uit te voeren. Ook in dat geval is het goed om te bespreken wat precies vergoed wordt en hoe het bedrijf de reiskostenvergoeding organiseert. Krijgt de werknemer een kredietkaart met een vast budget? Of moet de werknemer eerst zelf betalen?

• Aanbieden van thuiswerkmogelijkheden: thuiswerken is niet langer taboe en het aanbieden van flexibele werkmogelijkheden is erg interessant voor werknemers. Dit is ook een gelegenheid om personeel aan te werven dat niet meteen in de buurt van het bedrijf woont. De digitalisering van het werk heeft dit gemakkelijker dan ooit gemaakt. Zo zijn er tegenwoordig programma’s voor elektronische handtekeningen, waardoor je niet meer naar je werk hoeft te reizen voor administratieve taken. 

Toekomstbestendig met digitale processen

Onboardingtaken automatisch verdelen? Aantal vakantiedagen laten berekenen? Digitale processen die je met HR-software kan afhandelen, nemen je werk uit handen. Zodat je meer tijd overhoudt voor strategische, toekomstgerichte taken.

Strategisch werken met Personio

Een arbeidsvoorwaardengesprek telt een aantal stappen. Een goed begrip van deze stappen zal je bedrijf helpen om het onderhandelingsproces te standaardiseren. Dit zal je bedrijf helpen op de lange termijn, want het zal je recruiters en managers helpen om zich beter voor te bereiden, maar ook om beter en eerlijker te onderhandelen. Op die manier haal je het meeste uit dit gesprek met je kandidaten. Bovendien zorg je ervoor dat je binnen de financiële mogelijkheden van je bedrijf blijft. 

Als je eenmaal besloten hebt met welke kandidaat je verder wilt, ben je als bedrijf als eerste aan de beurt. Je doet een aanbod nog voor het arbeidsvoorwaardengesprek begonnen is. Dit gebeurt meestal per e-mail. Je kunt het aanbod in de e-mail zelf beschrijven, of als bijlage bij het document voegen. Deze e-mail dient ook als uitnodiging voor het komende gesprek. 

Dit zijn de stappen die je moet volgen voor een geslaagd arbeidsvoorwaardengesprek:

• Verwelkom je kandidaat: wees open en vriendelijk. Begin met jezelf voor te stellen en vertel dat je uitkijkt naar dit gesprek. 

• Zorg voor een beetje small talk: als je klaar bent met kennismaken, is het een goed idee om een klein gesprekje met de kandidaat te voeren. Een persoonlijk praatje is belangrijk omdat het één van de beste methoden is de sfeer wat losser te maken en de kandidaat op zijn gemak te stellen.

• Begin als eerste met het bespreken van het bod: als je eerder al een e-mail hebt gestuurd met de arbeidsvoorwaarden, dan kan je gewoon het aanbod nog eens rustig doorlopen met je kandidaat. Zorg ervoor dat je enthousiast overkomt. Je wilt dat je kandidaat aanvoelt dat dit een goed aanbod is.

• Geef de kans aan je sollicitant om te reageren op het bod: het kan zijn dat de sollicitant deze voorwaarden meteen aanvaardt. Misschien heeft de sollicitant ook vragen over sommige van de voorwaarden en bepalingen van de overeenkomst. Tijdens het gesprek kun je alle vragen beantwoorden en verduidelijken.  

• Bekijk samen met de sollicitant welke voorwaarden gewijzigd kunnen worden: probeer altijd samen met de sollicitant na te denken. Je hebt uiteraard een onderhandelingsmarge in achtergedachte, maar het doel is uiteindelijk ook om de kandidaat te rekruteren. Blijf flexibel en aarzel niet om concessies te doen, vooral als ze redelijk zijn.

• Uitleg geven over de volgende stappen van het proces: zorg ervoor dat je kandidaat aan het eind van het gesprek perfect weet hoe de opvolging na het gesprek zal verlopen. Kandidaten stellen duidelijkheid op prijs omdat ze, net als jij, waarschijnlijk snel aan de slag willen en geen tijd willen verspillen. Een goede opvolging leidt tot een betere kandidaatervaring.