Ziekteverzuim: wat is het en wat doe je eraan?

Verschijnt een medewerker niet op het werk en geeft hij of zij daarvoor ziekte op als reden, dan spreken we van ziekteverzuim. Betekenis voor de bedrijfsvoering krijgt ziekteverzuim, wanneer we kijken naar het verzuimpercentage in de organisatie: de verhouding tussen het aantal ziektedagen en het totaal aantal werkdagen in een bepaalde periode. Verzuimbeheersoftware is hiervoor een praktisch instrument.

Diepe inzichten voor strategische HR-beslissingen

In Personio kan je gemakkelijk en overzichtelijk belangrijke personeelscijfers zien en analyseren, zoals het ziekteverzuim of personeelsverloop en zo de basis leggen voor goed gefundeerde beslissingen.

Naar de analysefunctie

We onderscheiden vier typen ziekteverzuim:

1. Kortdurend ziekteverzuim

2. Frequent kortdurend ziekteverzuim

3. Langdurend ziekteverzuim

4. Ongeoorloofd verzuim

Vanaf de dag van de ziekmelding gaat een teller lopen. Onder kortdurend verzuim verstaat men een periode van maximaal zes weken geheel of gedeeltelijk verzuim wegens arbeidsongeschiktheid. Maximaal drie periodes van kortdurend verzuim binnen een periode van twaalf maanden wordt beschouwd als een ‘normaal' verzuimpatroon, dat geen reden is tot zorg.

Verzuimt een medewerker binnen een periode van twaalf maanden drie keer of vaker voor zo’n korte periode, dan spreken we van frequent kortdurend ziekteverzuim. Frequent kortdurend verzuim kan de voorbode zijn van langdurige uitval en behoeft aandacht van de werkgever.

Wordt een ziekmelding gevolgd door een verzuimperiode langer dan zes weken, dan spreken we van langdurend ziekteverzuim. Dit verzuim duurt maximaal twee jaar.

Van ongeoorloofd verzuim is sprake, wanneer een medewerker verzuimt en daarvoor ten onrechte ziekte als reden opgeeft. De ware achtergrond kan bijvoorbeeld zijn een conflict op de werkvloer of in het geheim werken voor een ander bedrijf.

Werkgever en werknemer moeten zich, in samenwerking met de bedrijfsarts en/of arbodienst, inspannen om de verzuimende medewerker zo snel mogelijk te laten re-integreren in ‘passend werk’, binnen de mogelijkheden die de bedrijfsarts vaststelt. Passend werk is volgens de Wet verbetering poortwachter ‘arbeid die gelet op opleiding en ervaring in redelijkheid van een arbeidsongeschikte werknemer kan worden verlangd’.

De talrijke regels en verplichtingen van werkgever en werknemer zijn na te lezen in deWerkwijzer poortwachter van het UWV. We bespreken in dit artikel slechts enkele hiervan.

• De medewerker moet bereikbaar zijn voor de werkgever en de bedrijfsarts of arbodienst.

• De medewerker moet actief werken aan zijn herstel en mag dit niet belemmeren of vertragen.

• De medewerker moet meewerken aan zijn re-integratie. Dit betekent onder meer dat hij passend werk accepteert.

• Bedrijven moeten een contract afsluiten met een bedrijfsarts of arbodienst.

• De werkgever mag niet informeren naar de aard en de oorzaak van de ziekte. Wel mag hij vragen wanneer de werknemer het werk denkt te hervatten en hij mag informeren naar de lopende werkzaamheden.

• Binnen een week na een ziekmelding, moet de werkgever deze melden bij de arbodienst.

• Na zes weken verzuim maakt de werkgever met de medewerker een plan van aanpak op, gebaseerd op de probleemanalyse die de bedrijfsarts heeft geformuleerd.

• De werkgever moet de werknemer passend werk aanbieden of opdragen. Als de werknemer niet meewerkt, is de werkgever verplicht prikkelende maatregelen te nemen. Op voorstellen voor passend werk die de medewerker doet, moet de werkgever positief reageren.

• Indien er naast (of in plaats van) ziekte sprake is van een arbeidsconflict, dan dienen beide partijen actief te werken aan een oplossing.

• Gedurende de eerste twee jaar ziekteverzuim geldt een ontslagverbod. Aan het eind van deze periode toetst het UWV of de partijen aan alle verplichtingen hebben voldaan.

De werkgever mag zelf geen oordeel vellen over de ziekte van de medewerker en diens mate van arbeidsongeschiktheid. Medische zaken zijn het domein van de bedrijfsarts en de medewerker heeft het recht om zijn of haar ziektebeeld niet met de werkgever te delen.

Echter, in sommige gevallen heeft de werkgever gerede twijfels over de rechtmatigheid van een ziekmelding. Het is dan mogelijk om een spoedconsult te vragen bij de arbodienst. De werknemer is verplicht gehoor te geven aan een oproep van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts bepaalt vervolgens of er sprake is van arbeidsongeschiktheid.

Hoe je tijdens recruitment het overzicht behoudt

Bekijk hoeveel sollicitanten zich in welke fase van je wervingsproces bevinden – een uitstekende basis voor het optimaliseren van processtappen en wervingsactiviteiten.

Recruiting nu optimaliseren

In een verzuimprotocol legt de werkgever vast welke stappen werkgever en werknemer doorlopen, vanaf het moment dat de werknemer zich ziek meldt. Een verzuimprotocol sluit aan bij de verplichtingen die de Wet verbetering poortwachter oplegt en voorkomt daarmee juridische problemen in een later stadium. Daarnaast bevat een verzuimprotocol organisatiebeleid. Het borgt de gewenste organisatiecultuur en maakt deel uit van het personeelshandboek.

Laat je adviseren en maak gebruik van voorbeeldprotocol, bijvoorbeeld dit. Welke zaken kan een verzuimprotocol zoal bevatten?

• Leg vast hoe, bij wie en wanneer de medewerker zich ziek en beter meldt.

• Vermeld wanneer en hoe de medewerker bereikbaar moet zijn en bepaal de frequentie van het contact met de leidinggevende.

• Beschrijf de rol van de arbodienst en de rechten en verplichtingen van de medewerker.

• Beschrijf de vervolgstappen zoals beschreven in de Werkwijzer poortwachter.

• Beschrijf het re-integratieproces en de verplichtingen van werknemer en werkgever.

• Leg vast hoe te handelen bij ziekte tijdens een vakantie. Beschrijf ook de regels voor vakantie tijdens een ziekteperiode.

• Beschrijf de procedure bij een conflict op het werk. Ziek melden kan alleen wanneer er werkelijk sprake is van arbeidsongeschiktheid, vastgesteld door de bedrijfsarts. Volg hierbij de richtlijnen in de STECR werkwijzer Arbeidsconflicten.

• Beschrijf waar de medewerker terecht kan met bezwaren.

• Vermeld dat de medewerker te maken kan krijgen met waarschuwingen en sancties.

De werkgever is verplicht minimaal 70% van het brutoloon door te betalen gedurende de twee jaar na ziekmelding. In veel cao’s is vastgelegd dat het loon in de eerste periode 100% wordt doorbetaald. Lees meer op de sites van Rijksoverheid en het UWV.

Wanneer een medewerker zich driemaal of vaker ziekmeldt in een periode van twaalf maanden, dan spreken we van frequent kortdurend verzuim. Dit type verzuim kan de voorbode zijn van langdurige uitval. Houd verzuimdata daarom goed bij en ga tijdig het gesprek aan om de oorzaak van het patroon te achterhalen en er actie op te ondernemen.

Verzuim van minimaal zes weken is langdurig. Na die zes weken hervat de medewerker zijn werk volledig, óf de werkgever kan toestemming vragen de arbeidsongeschikte medewerker te ontslaan. Zwangerschaps- en bevallingsverlof valt niet onder langdurig ziekteverzuim.

Een ziekteverzuimverzekering is niet verplicht, maar beschermt de onderneming tegen financiële schade. Een onderneming kiest zelf in welke mate en voor welke schade zij zich verzekert. Denk bijvoorbeeld aan:

• Loonkosten die doorlopen tijdens ziekte;

• Doorlopende werkgeverslasten;

• Productieverlies en bijkomende kosten.

Verwar een ziekteverzuimverzekering niet met de werknemersverzekeringen die medewerkers beschermen tegen inkomensverlies door ziekte.

In de eerste twee jaren ziekte of arbeidsongeschiktheid mag een werknemer in principe niet worden ontslagen. Hierop bestaan wel uitzonderingen. Zo is de medewerker verplicht mee te werken aan zijn integratie. Ook ontslag in de proeftijd is toegestaan.

Het ziekteverzuim is in 2022 gestegen tot het recordpercentage van 6,3%. In 2021 was het verzuim nog 4,8%.

In Nederland geldt binnen de eerder besproken termijn van twee jaar geen maximum aantal ziektedagen. Wel is het onder voorwaarden toegestaan dat de werkgever één of twee onbetaalde wachtdagen instelt per ziekmelding.