5 HR-tools voor de HR-manager

HR-tools zijn alle vormen van software die een HR-manager kan gebruiken om zijn of haar taken beter en efficiënter te kunnen uitvoeren. Deze tools kunnen een HR-medewerker enerzijds ondersteunen bij het aanwerven van nieuwe kandidaten, maar anderzijds bieden ze ook oplossingen voor interne communicatie en voor het opvolgen van bestaande medewerkers.

We geven je graag wat voorbeelden van HR-tools die volgens ons essentieel en onmisbaar zijn voor elke HR-manager. Een hint: Personio is er één van!

Als HR-manager bestaat een groot deel van de taken uit het zoeken van nieuwe kandidaten om vacatures in te vullen. In de krappe arbeidsmarkt zal dit vaak een tijdrovende klus zijn, zeker nu het louter plaatsen van een vacature op je website niet meer volstaat.

LinkedIn is een handige tool waarmee je als HR-manager zelf potentiële kandidaten kunt benaderen die je interessant lijken. Een gratis LinkedIn-account brengt je daarbij al een heel eind ver, maar met een Premium Business-account kun je onbeperkt op zoek gaan naar mogelijke kandidaten. Een persoonlijke benadering is hierbij cruciaal. Connecteer met kandidaten en ga het gesprek aan via de chatfunctie.

In plaats van het sturen van heel veel korte mails naar medewerkers, waardoor de mailbox alleen maar meer vervuild wordt, kun je beter een tool gebruiken voor snelle, interne communicatie. Een handige tool hiervoor is Slack.

Slack biedt je niet alleen de mogelijkheid om snel en efficiënt een-op-een te communiceren, maar je kunt in deze app ook kanalen aanmaken voor groepsprojecten of verschillende klanten. Zo hou je het overzicht, kun je snel specifieke collega’s aanspreken en vermijd je een overvolle mailbox. 

Voor bedrijven die al beschikken over een Microsoft 365-pakket, is Microsoft Teams een handig alternatief voor Slack.

Het verzamelen van feedback is erg belangrijk om te weten wat er speelt onder je medewerkers. Door regelmatig een tevredenheidsenquête uit te sturen, ontdek je de pijnpunten in de organisatie. Je komt bovendien ook te weten wat er goed gaat. 

Door het verzamelen van feedback op regelmatige basis kun je je processen verder optimaliseren en je werknemers tevreden houden. Typeform is een handige tool waarmee je effectieve vragenlijsten kunt creëren op een heel stijlvolle manier. Typeform is niet alleen simpel in gebruik, maar ook makkelijk te integreren met andere tools om je data op te slaan.

OneNote is een erg handige tool om even snel wat notities te maken. Het maken van kleine notities kan bijvoorbeeld handig zijn tijdens een meeting, een kennismakingsgesprek of gewoon wanneer je op LinkedIn een interessant profiel of artikel ziet verschijnen.

Je kunt verschillende notitieboeken aanmaken voor verschillende soorten notities. Je kunt deze notities dan ook weer delen met collega’s, bijvoorbeeld als jullie gezamenlijk zaken moeten bijhouden over een onderwerp.

OneNote is standaard inbegrepen in het Microsoft 365-pakket. Mocht je dit niet hebben, dan zijn Evernote en Notion ook goede alternatieven.

Als HR-manager moet je zeer veel informatie bijhouden, niet alleen over sollicitanten, maar ook over de bestaande medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan vakantiedagen, de loonadministratie, trainingen die medewerkers volgen, het groeitraject en meer. Een geïntegreerd hrm-systeem kan deze complexiteit in goede banen leiden en zorgt voor een naadloze integratie van alle HR-processen in één platform.

Personio is een handige tool die alles in één biedt. Je kunt in deze tool alle informatie bijhouden over je huidige medewerkers en ook over je sollicitanten. De bestaande werknemers krijgen toegang tot hun eigen omgeving waarin ze onder meer vakantiedagen kunnen aanvragen en hun afwezigheden kunnen bijhouden. Op die manier ontlast je de HR-medewerkers met vragen en taken die makkelijk geautomatiseerd kunnen worden, waardoor zij zich kunnen focussen op meer complexe taken. De gehele HR-afdeling zal zo efficiënter en sneller werken.

Bij het kiezen van nieuwe HR-tools, is het belangrijk om rekening te houden met de volgende tips:

• Zorg voor een goede voorbereiding en een correcte implementatie van de HR-tool voordat je je medewerkers de tool ook laat gebruiken.

• In een groot bedrijf kun je een HR-tool eerst uitproberen in een beperkte groep van medewerkers, voor je de tool voor iedereen in de organisatie lanceert.

• Zorg altijd voor een moment van opleiding, zodat elke medewerker vlot met de tool kan werken en er geen frustraties optreden. 

• Geef elke medewerker de juiste toegangsrechten binnen de tool, zodat hij of zij niet meer kan zien of doen dan wat nodig is.

Moderne HR-managers kunnen enorm veel voordeel halen uit diverse digitale tools. Een HR-dashboard biedt een uitgebreid overzicht van alle belangrijke aspecten van het personeelsbeheer. Tools zoals application management-software en ATS-systemen kunnen het wervingsproces efficiënter maken. De digitalisering van personeelsdossiers, met inachtneming van de bewaarplicht en -termijn, verbetert de toegankelijkheid en veiligheid van gegevens. Met een document management-systeem en personeelsadministratie-software kan de personeelsinformatie effectief worden beheerd, wat dan weer bijdraagt aan een efficiënter HR-beheer. Deze tools zijn niet alleen waardevol voor het beheer van de huidige medewerkers, maar ook voor het plannen van de toekomstige personeelsbehoeften en het analyseren van HR-trends. Met andere woorden, deze tools zijn onmisbaar voor elke toekomstgerichte HR-afdeling.

Digitale HR-tools zijn software-instrumenten die je als HR-manager kunt gebruiken om het personeelsbeleid soepel te laten verlopen. Je gebruikt dit soort tools zowel voor de instroom, doorstroom als uitstroom van je medewerkers. 

HR-tools zorgen er enerzijds voor dat je als werkgever op een overzichtelijke manier veel informatie kunt opslaan, bijhouden en opvolgen. Bovendien verlichten HR-tools het werk van de HR-medewerkers doordat ze heel veel taken automatiseren. Dit zorgt voor een enorme tijdwinst en meer efficiëntie binnen HR.

Om als bedrijf de beste HR-tool te kunnen kiezen, is het belangrijk om naar de noden van je bedrijf en van de HR-manager te kijken. Op welke vlakken loopt het momenteel niet zo vlot en bij welke tijdrovende taken kan er tijd worden gewonnen? Bekijk en vergelijk verschillende HR-tools en stem je keuze vervolgens af op je professionele noden.