De functieomschrijving: wat is het en wat zet je erin?

Een functieomschrijving beschrijft de belangrijkste verantwoordelijkheden en eisen van een functie. Het document geeft inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en kwalificaties die bij een functie horen. Een goede functieomschrijving is duidelijk, volledig en beknopt.

Functieomschrijvingen vervullen een aantal belangrijke functies. Ze worden onder meer gebruikt bij de werving, om de sollicitanten op de hoogte te brengen van het functieprofiel en de functie-eisen die bij een bepaalde vacature horen. Maar een functieomschrijving wordt ook voor een heleboel andere doeleinden gebruikt. Je kunt er hieronder meer over lezen.

Template: stel een sterk functieprofiel op

Leg functie-eisen en verantwoordelijkheden helder vast. Met deze praktische template stel je gerichte vacatures op, bereid je sollicitatiegesprekken voor en maak je het makkelijker om de juiste kandidaat te vinden.

Download onze template

Een functieomschrijving is een belangrijk onderdeel van elke sollicitatieprocedure. Met de juiste informatie kan een sollicitant bepalen of de functie bij zijn of haar vaardigheden past en of het een baan is die hij of zij daadwerkelijk wil doen. 

Een goede, duidelijke functieomschrijving stelt HR in staat om:

• de functie te definiëren en geschikte kandidaten te werven;

• een marktconforme salarisbenchmark voor de functie vast te stellen;

• meetbare prestatiedoelen te stellen op basis van rollen en verantwoordelijkheden;

• taken duidelijk af te bakenen;

• kandidaten en sollicitatieprocedures efficiënt op te volgen;

• betere prestatie-evaluaties uit te voeren en passende ontwikkelingskansen te bieden;

• te identificeren welke vaardigheden en bekwaamheden voor een functie essentieel zijn;

• werknemers erkenning en beloningen te geven voor het overtreffen van hun functietaken.

Geactualiseerde en nauwkeurige functieomschrijvingen kunnen werkgevers ook helpen om onvoorziene en arbeidsrechtelijke klachten te vermijden. De functieomschrijving vormt bovendien de basis van het arbeidscontract als een kandidaat eenmaal aangeworven is.

Vanuit het standpunt van het bedrijf is de functieomschrijving belangrijk om het HR-personeel in staat te stellen om de bovenstaande taken uit te voeren. Zo kan de organisatie de meest geschikte kandidaten aantrekken voor een sollicitatiegesprek.

Een evenwichtige functieomschrijving moet duidelijk het doel van de functie schetsen, de kerntaken vermelden die moeten worden uitgevoerd, en de belangrijkste verantwoordelijkheden van de functie omschrijven.

Het document zal meestal ook een kort overzicht van de visie of missie van het bedrijf bevatten. Daarnaast kun je ook een uitleg verwachten over het type kandidaat dat het bedrijf zoekt. Dit kan gaan over zijn of haar beroepservaring en prestaties, vaardigheden, onderwijsachtergrond en kwalificaties, maar ook over de gewenste persoonlijkheidskenmerken van de kandidaat.

De functieomschrijving zal ook praktische informatie bevatten, denk bijvoorbeeld aan de plaats waar de functie wordt uitgeoefend, of het gaat om een voltijdse of deeltijdse baan en, in de meeste gevallen, het beoogde salaris.

Hieronder volgt een beknopt overzicht van alle elementen die een goede functiebeschrijving zeker moet bevatten: 

• Titel en samenvatting van de functie;

• Een overzicht van de functieverantwoordelijkheden;

• Kernvaardigheden van de ideale kandidaat;

• De vereiste vaardigheden of kennis, en de bekwaamheidsniveaus of kwalificaties;

• Opleidingsniveau en gewenste kwalificaties;

• Mogelijke proeven die het bedrijf als onderdeel van het selectieproces kan opleggen;

• Een beschrijving van de werkomstandigheden of uitdagingen van de job;

• De primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden;

• Een korte inleiding over het bedrijf en de missie of visie van het bedrijf;

• Noodzakelijke certificaten, vergunningen of diploma’s;

• Fysieke vereisten (enkel als dit relevant is voor de job);

• De aard van het dienstverband: voltijds, deeltijds, of op zelfstandige basis;

• De managers aan wie de kandidaat verantwoording zal afleggen of het team waarvoor hij of zij verantwoordelijk zal zijn.

Breng je ideale kandidaat in kaart

Breng de behoeften, motivatie en verwachtingen van je ideale kandidaten in kaart. Met deze praktische template ontwikkel je gerichte kandidaatprofielen en verbeter je je recruitmentstrategie.

Download de gratis template

HR-professionals kunnen deze vijf tips volgen om functieomschrijvingen op te stellen die geschikte kandidaten aantrekken:

Kijk voor de zekerheid nog eens naar de vorige paragraaf. Je kandidaten zullen met de juiste info gemakkelijker kunnen bepalen of de functie geschikt is voor hen. Je HR-personeel zal zo minder tijd verspillen aan ongeschikte kandidaten. Geef extra aandacht aan de voordelen van de aangeboden functie: de beste kandidaten zijn vooral nieuwsgierig naar hun salaris en secundaire voorwaarden. 

De kwaliteit van de functieomschrijving weerspiegelt de cultuur van je bedrijf en schept meteen de juiste verwachtingen. Een boeiende, duidelijke en beknopte functieomschrijving getuigt van professionalisme en betrouwbaarheid. Het klinkt vanzelfsprekend, maar lees je functieomschrijving altijd na op spelfouten.

Er bestaat geen wetenschappelijk vastgestelde limiet voor het aantal woorden dat een functieomschrijving zou moeten bevatten. Over het algemeen wordt aangenomen dat 300 tot 500 woorden voldoende zijn. Wees vooral kort en bondig: kandidaten zijn geneigd om een langdradige functieomschrijving over te slaan. 

Onthoud dat de functieomschrijving bedoeld is voor mensen van vlees en bloed, niet voor robots. Schrijf op een warme, uitnodigende toon die aansluit bij je employer brand. Je wilt niet alleen stilstaan bij de functieomschrijving en functie-eisen, maar ook een leuk beeld schetsen van je bedrijf en de functie zelf. 

Werk je functieomschrijving regelmatig bij om ervoor te zorgen dat deze steeds een nauwkeurige weergave van de functie geeft. Zo kun je bijvoorbeeld een functie herschrijven als er meer verantwoordelijkheden bijkomen. 

HR-tools zoals die van Personio, bieden heel wat nuttige gecentraliseerde functies die je helpen om deze functiebeschrijvingen bij te houden, te wijzigen en vervolgens te delen op de gewenste sociale media. 

Ze bevatten ook analysetools waarmee je de prestaties van bepaalde vacatures kunt volgen. Hierdoor kunnen je HR-medewerkers eenvoudig bepalen welke functieomschrijvingen een aanpassing nodig hebben. Misschien moet je een andere stijl proberen? Of misschien zijn er betere arbeidsvoorwaarden nodig?

Template: Passen de kandidaten wel bij het bedrijf?

Met vragen over de cultural fit kan je nagaan of de sollicitanten passen bij het bedrijf en zijn waarden. In deze template vind je inspirerende suggesties.

Template nu downloaden

Een functieprofiel is de inhoudelijke samenvatting van een openstaande vacature. Het geeft alleen algemene informatie over deze vacature. Een functieomschrijving daarentegen is een schriftelijke verklaring die de arbeidsvoorwaarden, de taakomschrijving, het doel, de plichten en verantwoordelijkheden van een functie omvat.

Met behulp van een functieprofiel kunnen werkgevers een idee krijgen van hun personeelsbehoefte. Met de functiebeschrijving kan HR een geschikte kandidaat aan de vacature in kwestie koppelen.

Functieomschrijvingen zijn niet bij wet verplicht, maar ze zijn eigenlijk een onmisbaar onderdeel van HR-werving. De kans dat een kandidaat naar je baan wil solliciteren is veel groter, als meteen duidelijk is waar de functie over gaat. Op die manier bied je transparantie en duidelijkheid, niet alleen aan je kandidaten, maar ook aan je HR-medewerkers die de vacature moeten opvolgen. 

Als werkgever ben je niet verplicht om een functieomschrijving te verstrekken. Een functieomschrijving heeft op zichzelf ook geen juridische waarde. Afspraken over bijvoorbeeld een bedrijfsauto of bedrijfsfiets kunnen wel onderdeel zijn van de arbeidsovereenkomst en juridische gevolgen hebben.

Toch is een functieomschrijving een handig hulpmiddel om nieuwe werknemers goed voor te bereiden op hun functie en duidelijkheid te geven over hun taken en verantwoordelijkheden. Goede functieomschrijvingen dragen daarmee bij aan een helder en effectief personeelsbeleid.