Wat is een vakantieplanning en hoe maak je er een?

Een vakantieplanning is een overzicht waarin organisaties bijhouden wie wanneer (niet) aanwezig is. In 2021 lag volgens het CBS het gemiddeld aantal opgenomen vakantiedagen in Nederland op 16,3 dagen per jaar. Elke werknemer heeft jaarlijks recht op vier keer het aantal uren dat per week gewerkt wordt als verlof. Iemand die 36 uur per week werkt, heeft dus jaarlijks recht op 144 uren verlof, oftewel 18 vakantiedagen. 

Om ervoor te zorgen dat taken op tijd overgedragen worden, klanten opgevangen worden door collega’s bij afwezigheid en processen efficiënt verlopen, is een vakantieplanning zeer belangrijk en een cruciaal onderdeel van Human Resource Management. Het gebruik van een vakantieplanner voor je personeel draagt bij aan:

• de transparantie in je organisatie;

• een duidelijke afstemming tussen teams;

• een verhoogde productiviteit.

Werken er dus 25 werknemers in je bedrijf met een werkweek van 36 uur, dan vraagt dat om een vakantie-indeling van minimaal 3600 uur. Dat is een flinke opgave en vraagt om een duidelijke planning. Niet elke werknemer wil op hetzelfde moment op vakantie en vraagt voor meerdere momenten in het jaar verlof aan. Het is dus van groot belang dat je als hr-team een efficiënt proces organiseert rondom het aanvragen en bijhouden van het verlof van je werknemers.

Er zijn over het algemeen drie manieren om verschillende soorten verlof bij te houden. Deze methodes variëren in mate van complexiteit en hebben elk voor- en nadelen. We bespreken de drie opties hieronder.

Als organisatie kun je ervoor kiezen om een trackingsjabloon te ontwikkelen met bijbehorend vakantieaanvraagformulier. In het sjabloon worden alle aanvragen die binnenkomen verwerkt. Excel leent zich goed voor de ontwikkeling van een dergelijk sjabloon. Een dergelijk systeem is makkelijk te gebruiken en vraagt weinig investering. Tegelijkertijd is het bij een groeiend personeelsbestand moeilijk om op te schalen. Hieronder vind je een overzicht van de voor- en nadelen.

• Het is eenvoudig in gebruik.

• Het vraagt vooraf weinig tot geen investering.

• Moeilijk schaalbaar bij groei van het personeelsbestand.

• De gegevens zijn minder goed beveiligd.

• Er is een grotere kans op een rommelig of onbruikbaar bestand.

Heb je (te) weinig middelen om een investering te doen in een geavanceerd trackingsysteem, en is je team van kleine omvang? Dan is dit een goede optie. Let wel goed op: trackingsjablonen zijn gevoelig voor foutjes die makkelijk zijn gemaakt.

Een meer gespecialiseerd verlofplanningssysteem kan uitkomst bieden als er behoefte is aan meer mogelijkheden om verlofaanvragen op te volgen. Ook zijn er meerdere tools beschikbaar op de markt die het mogelijk maken om rapportages uit te draaien die inzicht geven in de afwezigheid van werknemers. We hebben de voor- en nadelen van dergelijke systemen voor je op een rij gezet.

• Een meer genuanceerde manier om afwezigheden aan te vragen en op te volgen.

• Beter overzicht op meer verzuimsoorten.

• Beschikbare rapportage over afwezigheden.

• Hogere kosten voor een zeer specifieke functie.

• Kan het risico lopen om de algehele werknemersgegevens te decentraliseren.

Een gespecialiseerd systeem biedt dus heel wat voordelen ten opzichte van een trackingsjabloon. Tegelijkertijd zijn de mogelijkheden ook weer beperkt in het licht van de kosten die zo’n systeem met zich meebrengt.

De meest efficiënte en uitgebreide optie is hr-software waarin alle vormen van afwezigheid van werknemers worden bijgehouden. Niet alleen verlofuren, verlofdagen en vakantieplanningen zijn hierin meegenomen, denk ook aan zaken als bijzonder- en onbetaald verlof. Een dergelijk softwarepakket geeft je de mogelijkheid om diverse relevante rapportages en analyses uit te voeren voor maximale transparantie.

• Volledig gecentraliseerde en beveiligde gegevens.

• Gekoppeld aan andere werknemersgegevens en relevante rapportages en analyses.

• Elk type afwezigheid kan worden opgevolgd met maximale transparantie.

• Integraties met andere tools zoals Google Agenda en Outlook zijn mogelijk.

• Het biedt een gemakkelijke zelfservice voor werknemers.

• Het vraagt om een aanzienlijke investering.

• Er is geen gratis optie beschikbaar.

• Het kan enige tijd duren om de software goed te implementeren.

Het grootste gebruiksgemak is te vinden in een alles-in-één hr-oplossing. Alle soorten verlof worden gecentraliseerd bijgehouden en de hr-software stelt werknemers en managers in staat om vakantiedagen aan te vragen, goed te keuren en te registreren op één plek. De praktische software voor personeels- en vakantieplanning van Personio maakt dit voor je mogelijk.

Beheer de vakanties van uw medewerkers met deze praktische Excel-vakantieplanner

• Overzichtelijk en gemakkelijk te gebruiken

• Met nationale feestdagen (regionale feestdagen kunnen gemakkelijk worden toegevoegd)

• Automatische berekening van vakantie-aanspraken en resterende vakantiedagen

Download: Excel-sjabloon vakantieplanner

Zo zorg je ervoor dat alle werknemers een gelijkwaardige kans krijgen om op tijd een mooie vakantie te boeken.

Op deze manier is het makkelijker om te beslissen of en welke vakantieaanvragen worden goedgekeurd.

Tijdens de vakantie blijft er altijd werk liggen. Indien er zich dringende situaties voordoen, is het van grote waarde dat een collega de zaken waarneemt ter vervanging. Zo voorkom je problemen. Let hierbij op dat degene die de zaken waarneemt tijdens vakantieperiodes niet ook zelf op vakantie is.

Door dit inzichtelijk te maken voor je werknemers betrek je ze in de besluitvorming rondom goedkeuring of afwijzing van het verlof. Het stelt de werknemer tegelijkertijd in staat om actief mee te denken over een goede bezetting van zijn of haar team.

Het kan zijn dat het voor je organisatie extra druk is tijdens de feestdagen of juist in de zomer. Door deze piekperiodes in kaart te brengen en te koppelen aan de vakantieplanning zorg je ervoor dat je duidelijk met je werknemers communiceert wanneer het wel en niet mogelijk is om vakantiedagen op te nemen.

Is de vakantieplanning nodig voor een klein team? Dan is een trackingsjabloon met aanvraagformulier misschien het meest geschikt. Merk je dat het kleine team wel snel aan het groeien is? Dan is een trackingsysteem dat een alles-in-éénoplossing biedt misschien toch wel een goede investering op lange termijn.

Ja, er zijn wettelijke regels voor de vakantieplanning in Nederland. Werknemers hebben jaarlijks recht op vier keer het aantal gewerkte uren per week aan verlof. Hoe je als organisatie de vakantieplanning bijhoudt, mag je zelf kiezen. Ook is een werknemer niet verplicht om vakantiedagen op te nemen. Wel wordt het aangeraden om je werknemer te stimuleren dit wel te doen.

Een werknemer heeft jaarlijks recht op vier keer het aantal uren dat per week gewerkt wordt als vakantie-uren. In Nederland ligt het gemiddeld aantal vakantiedagen op 25,6 dagen per jaar.

Ja dat mag, alleen als daar een gegronde reden voor is. Als werkgever ben je ook verplicht deze reden(en) uit te leggen aan je werknemer. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er specifieke processen verstoord worden door de afwezigheid of dat er sprake is van onderbezetting in de specifiek aangegeven periode.

Hoeveel en welke informatie in een vakantieplanner moet staan, is afhankelijk van de behoeften van je organisatie. Het wordt aangeraden om in ieder geval de volgende punten op te nemen in een vakantieplanner: de data van aangevraagde vakanties, wie het verlof opneemt, de reden voor het opnemen van verlof, de goedkeuring of afwijzing van het verlof en de eventuele reden van afwijzing.