De kracht van Personio
Hoe jouw bedrijf kan profiteren van slimme HR
HR moet steeds meer doen, zonder extra uren in de week.
Nu bedrijven hun manier van werken aanpassen in dit nieuwe AI-tijdperk, zit HR in een spagaat. Je ondersteunt, onderbouwt, plant en transformeert. Tegelijk zorg je voor een prettige werkomgeving, toon je de impact van HR aan en bereid je je voor op de volgende uitdaging. Daarnaast doe je ook de operationele taken die wekelijks veel tijd kosten.
Waar je ook kijkt, verdwijnt tijd. Je besteedt uren aan rapportages, daarna aan het doornemen van cv's en vervolgens aan het bijwerken van gegevens. Voor je het weet, ben je dagen kwijt aan basiswerk.
Er moet iets veranderen. Maar jij hoeft dat niet alleen te doen.
Voor het derde jaar op rij hebben we 200 HR-professionals uit heel Europa en het Verenigd Koninkrijk ondervraagd. We wilden weten hoe werk eenvoudiger wordt als HR-teams de juiste oplossingen inzetten.
Een van de belangrijkste bevindingen: onze klanten besparen bijna twee dagen per week doordat Personio routinetaken overneemt.
Een woord van onze CEO
HR heeft altijd twee kanten gehad. Aan de ene kant is er de menselijke kant van HR-managementstrategie. Aan de andere kant is er de proceskant die de organisatie ondersteunt.
De gegevens zijn duidelijk: mensen en processen zijn niet meer van elkaar te scheiden. Dat is de belangrijkste conclusie van het rapport De kracht van Personio van dit jaar.
HR-teams in organisaties van verschillende groottes geven prioriteit aan het toekomstbestendig maken van hun HR-functie. Die moet sterk en aanpasbaar genoeg zijn om telkens opnieuw vorm te krijgen, zodra vaardigheden en technologie verder veranderen. De sterkste teams gebruiken systemen en gegevens om de menselijke kant van HR te verbinden met de processen die die kant ondersteunen.
Tijd- en kostenbesparingen zijn het zichtbare bewijs van hoe die twee werelden samenkomen. Maar het is niet het hele verhaal. Het maakt vooral de rest mogelijk. Als teams vertragende processen overdragen, is HR niet langer de afdeling die administratie beheert. HR wordt de afdeling die besluitvorming stuurt.
In 2026 hebben HR-teams weer meer vertrouwen in hun besluitvorming. Ze zijn gemotiveerder door een groter gevoel van zingeving. Ook worden ze steeds vaker serieus genomen door het bestuur.
De toekomst van werk is minder voorspelbaar dan ooit. De HR-teams die voorop lopen, hebben niet alle antwoorden. Ze hebben wel een basis gebouwd waarmee ze snel kunnen veranderen als de vraag verandert.
Hanno Renner
CEO en mede-oprichter van Personio
Bedrijfsimpact van Personio
34% van de Personio-klanten ziet binnen enkele weken de waarde van de implementatie
De meeste organisaties begrijpen de waarde die HR levert. We weten dat betrokken medewerkers beter presteren. We weten ook dat behoud ervoor zorgt dat schaars opgebouwde kennis in de organisatie blijft, in plaats van weg te vallen.
Toch voelt het vaak lastig om die impact te bewijzen. Een deel van het meest waardevolle HR-werk zorgt er namelijk voor dat iets verdwijnt. Denk aan minder risico, lagere wervingskosten en minder tijdverlies door onboarding.
In de enquête van dit jaar melden onze klanten meetbare bedrijfsimpact op kosten, onnodig risico, time-to-value en productiviteit.
Voor financiële leiders
13%
lagere totale HR-kosten, waardoor er meer budget vrijkomt
13%
lagere wervingskosten door efficiëntere processen
40%
meldt lagere kosten door minder fouten, soms tot 44% bij teams die eerder geen softwareoplossing gebruikten
30%
minder compliancerisico's, en daarmee minder dure boetes
Kosten en onnodig risico verminderen
"Investeerders zoeken efficiënte tijdsbesteding en kostenbeheer. Het was voor ons heel belangrijk om onze mensen de juiste tools te geven. Onze HR-operatie was één grote papierwinkel. Dat zie je vaak bij start-ups die nooit de tijd hebben gevonden om systemen op te zetten of iets te integreren."
Jack Wilson, Head of People, Cyted
78%
van de klanten ziet waarde in de eerste zes maanden na implementatie, en 34% zelfs al na enkele weken
47%
meldt betere time-to-value door een efficiënter onboardingproces
Voor executive teams
78%
meldt hogere HR-productiviteit door automatisering, waardoor HR-teams zich kunnen richten op werk met meer impact
21%
ziet een hogere medewerkersproductiviteit, waardoor het hele personeelsbestand erop vooruitgaat
Hogere productiviteit en snellere time-to-value
Minder frictie voor HR, betekent winst voor het hele bedrijf
Processen automatiseren en handmatige taken verminderen is pas de eerste stap. De extra capaciteit en efficiëntie die HR daarmee wint, vertaalt zich naar lagere kosten, snellere time-to-value en hogere productiviteit voor het hele bedrijf.
De grootste winst komt vaak bij organisaties die minder volwassen startten. Organisaties die de meeste waarde uit Personio haalden, hadden eerder geen ander softwareplatform. Zij stapten over van handmatige, versnipperde processen naar één centraal platform.
"Als het bestuur nieuwe cijfers vraagt over de groei van het bedrijf of statistieken over diversiteit, vind ik in één klik wat ik nodig heb."
Anna Gullstrand, Chief People and Culture Manager, Mentimeter
HR-operaties en productiviteit
34% minder tijd kwijt aan HR-processen
Herhalende administratieve taken remmen HR-teams af. Ze maken het moeilijk om vooruit te komen. HR-teams die Personio gebruiken, zijn sneller klaar met dit werk. Daardoor ontstaat ruimte voor strategisch denkwerk en betere besluitvorming.
Alles bij elkaar vermindert Personio de tijd die teams aan HR-processen besteden met een derde (34%). In alle vijf gemeten productiviteitsfactoren is de grootste vooruitgang te zien bij ondersteunende taken. Dat zijn de taken die alles achter de schermen laten draaien, zoals gegevens bijwerken, goedkeuringen verwerken, wijzigingen doorvoeren en bezetting plannen.
67 %
zegt dat de tijd die nodig is om taken opnieuw te doen enigszins of aanzienlijk is afgenomen; dit is 71% bij teams die eerder niet met een HR-systeem werkten
54 %
zegt dat workflows beter schaalbaar zijn geworden naarmate de bedrijfsbehoeften veranderden
43 %
minder tijd besteed aan het bijwerken van medewerkersgegevens, doordat gegevens in één centraal platform zijn gesynchroniseerd
63 %
meldt dat het minder moeite kost om de loonadministratie bij te houden
29 %
minder HR-werk door automatiseringen
21 %
minder tijd besteed aan coördinatie en communicatie met belanghebbenden
Betere processen, betere werkdagen
Productiever zijn betekent niet dat je nog meer uit je werkdag moet persen. Tijd besparen helpt HR soepel te draaien, maar HR-professionals zijn geen machines. De echte waarde van hogere operationele efficiëntie zit soms in de ademruimte die het oplevert. Zo kun je weer voelen waarom dit werk belangrijk is.
Door Personio te gebruiken ervaren HR-teams meer ruimte voor het werk dat ze graag doen. Daardoor kijken ze met meer tevredenheid, motivatie en energie naar de toekomst.
61 %
zegt dat het HR-team aanzienlijk tevredener is
55 %
voelt zich gemotiveerder door het werk dat ze doen
Rapportage en analytics
42% minder tijd besteed aan rapportage en analytics
HR-data is pas waardevol als je die data kunt vinden, analyseren en gebruiken om impact te onderbouwen. Als gegevens verspreid staan over losse tools of systemen, wordt het al snel zoeken. Het ene systeem laat lage betrokkenheid zien, het andere laat dalende performance zien. Zonder een verbonden beeld is het lastig om te bepalen waar het probleem zit en wat de oorzaak is.
Met één centrale gegevensbron hoef je minder tijd te besteden aan spreadsheets. Je kunt meer tijd besteden aan inzicht in wat er in de organisatie gebeurt. Het helpt HR ook om sneller verbanden te leggen tussen medewerkerstrends, acties van medewerkers en de impact daarvan op de organisatie.
64 %
meldt minder tijd kwijt te zijn aan het genereren van rapporten, waardoor HR sneller impact kan aantonen
45 %
minder tijd besteed aan het zoeken naar medewerkersgegevens
44 %
minder tijd besteed aan het ontwikkelen van inzichten op basis van medewerkersgegevens
Gegevens die klaar zijn voor besluitvorming in het AI-tijdperk
Gegevens zijn de ruggengraat van een succesvol HR-team in het AI-tijdperk. Onderzoek uit 2025 van Gartner laat zien dat de belangrijkste reden dat AI-projecten falen, het ontbreken van AI-klare gegevens is. Voorbereid zijn draait dus niet alleen om de juiste tool. Het draait ook om de gegevensinfrastructuur die nodig is om die tool te gebruiken.
Voor HR-teams betekent dit dat je medewerkersgegevens centraliseert, opschoont en verbindt. Zo ondersteun je betere rapportage en besluitvorming. Daarmee krijgt AI een stevige basis om mee te werken. Voor Personio-klanten zorgt die basis nu al voor duidelijkere, snellere en meer zelfverzekerde besluitvorming.
55 %
zegt dat Personio de kwaliteit van HR-besluitvorming verbetert
40 %
zegt dat HR-teams sneller beslissingen nemen
41 %
voelt zich zekerder dat strategische doelen worden behaald
"We wilden ondersteuning van de beste speler in de markt. De oude software ondersteunde ons HR-werk niet optimaal. We wilden doorbouwen en groeien met naadloos aansluitende processen en een solide gegevensbasis."
Valentin Neumann, VP People & Recruitment, Audibene
AI-gestuurde workflows met HR-data als basis
De ROI van AI in HR is nog niet overal zichtbaar. Een plek waar teams veel waarde zien, is sneller antwoorden vinden in medewerkersgegevens. Personio-klanten zien 18% productiviteitsgroei door onze AI-assistent, waaronder:
21 %
minder tijd besteed aan het beheren van HR-rapportages
20 %
minder tijd besteed aan het beheren van dagelijkse HR-processen
15 %
minder supporttickets om te verwerken
Ervaring van medewerkers
36% van de HR-teams denkt dat Personio medewerkerstevredenheid verbetert
Volgens gegevens uit 2024 van Chief Martec bestaat de gemiddelde techstack van organisaties met tot 500 medewerkers uit ongeveer 150 tools. Voor medewerkers betekent dit veel tijdverlies door schakelen tussen platforms. Ze willen een vakantiedag aanvragen, een verplichte training doen of feedback over een collega indienen. Toch krijgen ze daarvoor drie verschillende inloggegevens, voor drie verschillende tools.
Elk proces brengt een beetje frictie met zich mee. Technologievermoeidheid wordt dan snel zichtbaar. Dat geldt zeker als tools overlappen, medewerkers niet weten welke ze moeten gebruiken en veel tools nooit worden gebruikt.
In een medewerkerservaring die volledig door technologie wordt ondersteund, is de eenvoudigste en grootste vooruitgang die HR kan boeken vaak ook de meest subtiele.
81%
vindt dat medewerkers buiten HR makkelijker vakantiedagen kunnen aanvragen; 55% is het daar zeer mee eens
59%
zegt dat informatie over loonadministratie makkelijker te vinden is, waardoor HR minder vaak vragen krijgt over belangrijke informatie
43%
zegt dat medewerkers sneller ingewerkt zijn, doordat soepele processen sneller productiviteit opbouwen
9%
verbetering in medewerkersbehoud, wat betekent dat er minder geld verloren gaat aan werving en verloren productiviteit
34%
minder tijd nodig voor medewerkers om hun gegevens bij te werken
21%
heeft het idee dat de productiviteit van medewerkers is verbeterd
19%
minder tickets voor HR-support
Onzichtbare frictie wegnemen uit de medewerkerservaring
HR-technologie is niet alleen bedoeld om het leven van HR makkelijker te maken. Het helpt ook medewerkers om hun werk beter te doen. Als technologie frictie creëert in eenvoudige processen, leidt dat tot onnodige frustratie. Als alles goed werkt, wordt het bijna onzichtbaar. Dat is het verschil.
"De ervaring van onze mensen is volledig veranderd. Het is voor iedereen verfrissend om te zien hoe eenvoudig alles is. Personio helpt onze mensen zich te richten op wat ertoe doet, zodat ze hun werk makkelijker en beter kunnen doen."
Dave Birchall, Chief People Officer, Node4
Impact op de hele levenscyclus van medewerkers
In een typische organisatie heeft iedereen een rol die past bij de eigen specialisatie. Ingenieurs bouwen. Marketeers doen marketing. Verkopers verkopen. HR beheert werving, performance, betrokkenheid, beloning en leren en ontwikkeling. Ook beheert HR het systeem dat alles bij elkaar houdt als één samenhangend geheel.
Dat is een ongelijke werkdruk. Het beheren van mensen blijkt namelijk een van de meest complexe taken te zijn. Daarom wilden we onderzoeken hoe de waarde van Personio voor klanten zichtbaar wordt in de hele levenscyclus van medewerkers.
De lat hoger leggen voor performance
Medewerkersperformance is de motor van elk bedrijfssucces. Maar performancebeoordelingen staan bekend als tijdrovend en complex. Ze zijn daardoor lastig af te stemmen, minder betrouwbaar, moeilijker te koppelen aan beloningscycli en lastiger op te schalen bij groei.
35 %
meldt hogere kwaliteit van beoordelingen, door duidelijkere feedback en consistentere groei
34 %
zag een daling in de benodigde tijd voor performancecycli door geautomatiseerde, continu lopende beoordelingsprocessen
Werving en personeelsplanning stroomlijnen
In de huidige talentmarkt zijn werving en personeelsplanning steeds moeilijker te synchroniseren. Bezetting wordt vaak een jaar vooruit gepland, terwijl de benodigde vaardigheden sneller veranderen. Daardoor moeten teams zich haasten om gaten te vullen zodra die ontstaan.
Met Personio besparen HR-teams 25% tijd op het voorspellen van bezetting en 27% totale tijd op werving — dat laat de kracht van een verbonden proces zien.
40 %
minder tijd besteed aan screening en beheer van vacatures
25 %
minder tijd besteed aan het opstellen van een functieaanbod
23 %
minder tijd besteed aan het aannemen van nieuwe medewerkers
22 %
minder tijd besteed aan het vinden van sollicitanten
Het werk achter beloningsbesluitvorming vereenvoudigen
Beslissen dat iemand een salarisverhoging verdient is eenvoudig. De verhoging berekenen, invoeren, controleren en gegevens bijwerken in verschillende systemen is iets anders. Elke beloningsbeslissing met vertraging, fouten of inconsistenties kan je organisatie veel kosten. Dat kan via complianceboetes, maar ook via mensen.
Beloningsbeheer met Personio is sneller, eenvoudiger te beheren en minder foutgevoelig.
29 %
minder tijd besteed aan belonings- en uitkeringsbeheer
32 %
minder tijd besteed aan het beheer van beloningsgegevens
26 %
minder tijd besteed aan het bijwerken van beloningswijzigingen
"Ik ben enthousiast over de allesomvattende aanpak van Personio, waarbij mensen zichzelf kunnen helpen. HR-teams kunnen alles op één centrale plek bewaren, en medewerkers houden de controle over hun gegevens."
Domenico Grimaldi, Global Leader, People Operations, knoell
Effectiviteit schalen in verschillende bedrijfsgroottes
Verschillende groeifases brengen andere behoeften met zich mee bij een HR-tool. Een start-up met 50 medewerkers kan nog werken met eenvoudige handmatige processen. Maar zodra de groei versnelt, wordt duidelijk dat dit niet meer werkt. Een multiregionaal middenbedrijf kan goede HR-processen hebben ingevoerd, maar loopt op schaal alsnog tegen slechte gegevenszichtbaarheid en onvoldoende samenhang aan.
Wat 'goed' is, hangt af van de volwassenheidsfase. De behoefte aan impact verandert nooit.
Voor kleine organisaties (minder dan 50 medewerkers)
Voor middenbedrijven (51–200 medewerkers)
Voor groeiende mid-marketbedrijven (201–2000 medewerkers)
Waarde leveren in elke fase
Groei en schaal verschuiven de knelpunten bij de grootste operationele uitdagingen van HR. Kleine organisaties met minder dan 50 medewerkers zien de grootste impact in het verminderen van handmatig werk door automatisering. Middenbedrijven zien de grootste kostenbesparing en betere besluitvorming bij het schalen van processen. Mid-market organisaties profiteren vooral van rapportage-efficiëntie en betere gegevenszichtbaarheid.
Dit wijst allemaal op dezelfde onderliggende waarheid: frictie wegnemen helpt HR-teams hun energie te richten op het creëren van waarde, op de plekken waar het bedrijf die het hardst nodig heeft.
"We hadden consistentie nodig en moesten de juiste processen implementeren. We wilden een holistisch HR-platform dat ons kon helpen een basis te leggen die ook de verdere groei van TNP ondersteunt."
Emma Johnson, Head of People, TNP
Digitale volwassenheid schalen
Van versnipperde processen naar intelligente HR-systemen: elk HR-team begint ergens op het pad naar digitale volwassenheid. Processen moeten soms eerst vastlopen voordat ze beter kunnen worden. Als dat gebeurt, zie je grote kostenbesparingen, hogere productiviteit en meer efficiëntie.
De sprong van gefragmenteerd naar verbonden
Voor teams die net de eerste stappen zetten vanuit de spreadsheetfase, zit de grootste impact in het wegnemen van handmatig werk. Dat maakt elk HR-proces onnodig ingewikkeld. Rapportages, gegevensinvoer en notities die verspreid stonden over eindeloos veel Google-documenten worden dan gestroomlijnd. Zo krijgen teams tijd terug om te focussen op schaal.
Teams met een verder ontwikkelde stack ervaren de waarde vaak minder in het verminderen van chaos. Zij zien vooral waarde in het vervangen van 'goed genoeg' door 'beter'. Dat doen ze met een verbonden, geconsolideerde aanpak binnen hun tech.
"De gestandaardiseerde en geautomatiseerde processen van de tool besparen ons veel tijd op administratieve taken. Elke bespaarde minuut telt voor ons, omdat het HR-team verantwoordelijk is voor het volledige spectrum van HR-werk, waaronder loonadministratie."
Kerstin Kiel, Head of Human Resources, IMB
De basis leggen met intelligente HR
Tijdwinst, kostenbesparingen en hogere efficiëntie zijn de taal die elke zakelijke leider spreekt. Maar de impact van HR is meer dan een paar regels op de balans.
In een wereld waarin vaardigheden snel verouderen, baanzekerheid minder zeker is en economische onzekerheid blijft, is de waarde van HR niet alleen meetbaar in statistieken. Het gaat ook om hoe organisaties zich dankzij hun teams kunnen aanpassen.
In het AI-tijdperk ontwerpen HR-teams de voorwaarden voor betere besluitvorming op schaal. Duidelijkere gegevens, verbonden workflows en betere medewerkerservaringen bepalen hoe organisaties talent werven, behouden en intern verplaatsen naar waar het nodig is.
Ontdek Intelligent HR. Ons team staat klaar om je te helpen.
Intelligent HR is geautomatiseerd en schaalbaar, en geeft inzichten. Ontdek waarom meer dan 16.000 organisaties in Europa en het Verenigd Koninkrijk op Personio vertrouwen voor hun HR-processen. Boek je demo.
Over dit rapport
Het rapport De kracht van Personio 2026 bevat enquête-antwoorden van 200 HR-professionals uit onder andere Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, Ierland en Spanje. Respondenten hebben verschillende functies en anciënniteit. Ze werken bij organisaties die variëren van kleine start-ups met minder dan 50 medewerkers tot organisaties met meer dan 200 medewerkers.
Veelgestelde vragen
Wat is het rapport De kracht van Personio?
De kracht van Personio is een onderzoek met klantbenchmarking. Het meet de impact van Personio op HR-operaties, de medewerkerservaring en bedrijfsresultaten. Op basis van enquêteantwoorden van Personio-klanten onderzoekt het rapport hoe teams tijd besparen, kosten verlagen, besluitvorming verbeteren en meetbare waarde zien binnen de belangrijkste HR-workflows.
Welke bedrijfsimpact zien klanten door Personio?
De grootste bedrijfsimpact van Personio is zichtbaar in benchmarks voor HR-productiviteit en -efficiëntie. 78% van de klanten geeft aan dat automatisering van HR-functies de productiviteit heeft verbeterd. Klanten melden ook snellere time-to-value door efficiëntere onboarding en lagere kosten door minder fouten. Personio-gebruikers zien in totaal een kostenverlaging van 15% door hogere efficiëntie.
Hoe besparen HR-teams tijd met Personio?
HR-teams besparen bijna twee werkdagen per week door belangrijke HR-processen te stroomlijnen. Ze doen dat door medewerkersgegevens te centraliseren, HR-processen te verbinden en te integreren, en workflows te automatiseren in Personio. Klanten zien de grootste efficiëntiewinst bij rapportage en analytics, werving en operationele taken zoals gegevens bijwerken en gegevensbeheer.
Hoe ondersteunen betere gegevens de AI-gereedheid van HR?
AI werkt alleen met een solide gegevensbasis. In de praktijk belanden HR-gegevens te vaak in silo's in verschillende tools. Of erger: ze zitten opgesloten in eigen formaten binnen platforms, waardoor ze niet bruikbaar zijn over de hele levenscyclus van medewerkers. Als je HR-gegevens centraliseert in één laag, kunnen HR-teams ze gebruiken voor betere rapportages en snellere besluitvorming. Daarmee geef je ook alle AI-tools die je integreert een betrouwbare basis, doordat gegevens kloppen en consistent zijn.
Welke organisaties zien de grootste impact van Personio?
Organisaties van verschillende groottes zien verschillende impact van Personio, afhankelijk van hun volwassenheidsfase. Kleinere organisaties zien directe winst in productiviteit en efficiëntie door processen te schalen met gecentraliseerde gegevens en automatisering. Grotere organisaties zien meestal vooral betere gegevenszichtbaarheid, meer samenhang en sterkere rapportagemogelijkheden.