Onbetaald verlof geven: vormen en regels

Naast de vele vormen van betaald verlof ofwel vakantiedagen, zijn er ook heel wat vormen van onbetaald verlof. Om van onbetaald verlof te spreken, moet een werknemer voor een bepaalde periode - kort of lang - minder of niet werken. Gedurende deze periode ontvangt hij of zij dan ook minder of geen loon. 

Typische redenen voor onbetaald verlof zijn de zorg voor zieke kinderen (meestal langdurig ziek) of een ander familielid. Maar ook als een werknemer er even tussenuit wil, kan de werkgever onbetaald verlof toekennen.

Onbetaald verlof kan altijd aangevraagd worden. Of en in hoeverre je dit verlof als werkgever kunt weigeren, hangt af van de reden waarvoor het verlof wordt aangevraagd. In sommige gevallen hebben werknemers simpelweg recht op onbetaald verlof. 

Zoals net aangegeven, is het perfect mogelijk dat een werknemer wettelijk recht heeft op onbetaald verlof. In de Wet arbeid en zorg (WAZO) zijn er twee vormen van onbetaald verlof voorzien, die een werkgever niet kan weigeren. Het gaat hierbij om ouderschapsverlof en langdurend zorgverlof. In deze twee gevallen is de werkgever verplicht om het verlof toe te staan, tenzij er kan worden aangetoond dat er zwaarwegende bedrijfsredenen zijn waardoor een werknemer echt niet gemist kan worden. 

Hoewel in de wet is opgenomen dat een werkgever geen loon hoeft te betalen bij langdurig zorgverlof of ander onbetaald verlof, kan dit anders afgesproken worden in een cao of arbeidsovereenkomst. Deze afspraken gaan voor op de wettelijke bepalingen en kunnen dus afwijken. Een veelvoorkomende uitzondering is bijvoorbeeld ouderschapsverlof, waar trouwens ook een betaalde vorm van bestaat.

De juiste HR-oplossing voor veerkrachtige bedrijven

In onze nieuwste whitepaper (Engelstalig) laten we zien hoe acht verschillende internationale bedrijven Personio hebben gebruikt om veerkracht in hun bedrijf op te bouwen en succesvol te zijn. Klik op de onderstaande knop om de whitepaper te downloaden en ontdek hoe Personio jou kan helpen hetzelfde te doen.

Download het onderzoek hier

Er bestaan verschillende vormen van onbetaald verlof. We zetten ze voor jou op een rijtje. 

De meest voorkomende vorm van onbetaald verlof is ouderschapsverlof. Wettelijk gezien is de werkgever niet verplicht om het loon tijdens dit verlof door te betalen, al kunnen er andere afspraken opgenomen zijn in de cao. Blijft de werknemer echter bijvoorbeeld maar één dag per week thuis, dan dienen de effectief gepresteerde dagen uiteraard wel betaald te worden. 

Langdurend zorgverlof wordt ingezet om gedurende een bepaalde periode voor een ziek familielid te zorgen. In principe is er geen loon verschuldigd gedurende het zorgverlof, tenzij dit anders is opgenomen in de cao.

Een wereldreis maken, opnieuw gaan studeren: er zijn heel wat redenen om onbetaald buitengewoon verlof op te nemen. In principe kan de werkgever buitengewoon verlof weigeren, tenzij dit in een cao anders is opgenomen. Houd er wel rekening mee dat een werknemer altijd ontslag kan nemen, en dat je dan misschien nog verder van huis bent. Neem elke aanvraag voor onbetaald verlof van een werknemer dan ook altijd serieus in overweging. 

Moet je werknemer tijdelijk zieke kinderen of familieleden verzorgen? Dan kan je als werkgever je werknemer niet verplichten om vakantie of onbetaald verlof op te nemen. 

Ga in eerste instantie na of calamiteitenverlof of een kortdurend zorgverlof voor maximaal twee weken hier mogelijk is. Tijdens deze periode betaal je minimaal 70 procent van het loon door. Eventueel kan je werknemer ook een beroep doen op langdurend zorgverlof, en dit gedurende maximaal 6 weken. In dat geval dien je als werkgever geen loon te betalen over deze periode. 

Is je werknemer met onbetaald verlof, dan blijft hij of zij verzekerd voor de ziektekosten. Zijn er gedurende het onbetaald verlof helemaal geen inkomsten, dan hoef je de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw (Zorgverzekeringswet) niet af te dragen. De eigen zorgpremie moet de werknemer wel blijven betalen. 

Beheer absenties snel en gemakkelijk

Stel werknemers in staat om snel en efficiënt verlof aan te vragen, waarbij hun managers automatisch op de hoogte worden gebracht en markeer hen na goedkeuring afwezig in hun agenda. Geef HR een gedetailleerd verlofoverzicht binnen het bedrijf.

Transformeer je absentiemanagement

Bij het toekennen van onbetaald verlof, zijn er enkele zaken die je als werkgever maar beter in het achterhoofd houdt.

1. Het vervangen van je medewerker Een medewerker die onbetaald verlof neemt, dien je te vervangen. Probeer de vervanging tijdig te regelen, zodat een vlotte overdracht nog mogelijk is.

2. De termijn van het onbetaald verlof Maak duidelijke afspraken over de duur van de afwezigheid van de medewerker. In principe is het mogelijk om onbeperkt verlof te nemen, maar in de praktijk duurt onbetaald verlof vaak maximaal 18 maanden.

3. Het loon De werkgever moet het loon niet doorbetalen gedurende het onbetaald verlof. Presteert de werknemer nog wel deeltijds, dan dien je die gewerkte uren uiteraard wel te betalen.

4. Het opbouwen van vakantiedagen  Wijs medewerkers erop dat ze geen vakantiedagen opbouwen tijdens onbetaald verlof. Vakantiedagen waar de werknemer nog recht op heeft, kan hij of zij wel opnemen tijdens het onbetaald verlof. Deze vakantiedagen moet je dan uitbetalen.

5. De opbouw van het pensioen Tijdens het onbetaald verlof dien je als werkgever niet af te dragen voor het pensioen. Je werknemer bouwt dan ook tijdelijk minder pensioenrechten op. Er zijn wel andere afspraken mogelijk. Zo kan de werknemer bijvoorbeeld zelf de premie blijven betalen.

6. Ontslag De arbeidsovereenkomst met je werknemer loopt gewoon door. Dezelfde bescherming tegen ontslag en de wettelijke regels blijven gewoon van kracht. 

In theorie kan de werknemer onbeperkt onbetaald verlof opnemen, maar in de praktijk wordt onbetaald verlof beperkt tot 18 maanden. 

Duidelijke afspraken op papier zetten is altijd verstandig. Laat je eventueel bijstaan door een jurist, zodat je niets over het hoofd ziet.

Nee, het is voor de werkgever niet mogelijk om onbetaald verlof in te trekken. De werkgever moet vooraf dus goed de impact van het onbetaald verlof inschatten.

Je kunt eventueel de arbeidsovereenkomst in onderling overleg onmiddellijk stopzetten en de werknemer opnieuw aanwerven na het verlof. Dit soort afspraken worden maar beter goed op papier gezet.

Enkel de effectief gepresteerde uren worden uitbetaald gedurende het onbetaald verlof. De uren onbetaald verlof worden ingehouden op het brutosalaris.