Bijzonder verlof geven, wanneer en hoe werkt het?

Bijzonder verlof, ook wel buitengewoon verlof genoemd, is verlof dat werknemers kunnen krijgen voor bijzondere persoonlijke gebeurtenissen, zoals een huwelijk, verhuizing of overlijden. Of een werknemer hier recht op heeft en hoeveel verlof diegene krijgt, hangt af van de afspraken in de toepasselijke cao, arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek.

Anders dan wettelijke verlofvormen, zoals jaarlijkse vakantiedagen en ouderschapsverlof, is bijzonder verlof niet algemeen wettelijk geregeld. Daarom is het belangrijk om duidelijke afspraken vast te leggen over de situaties waarin bijzonder verlof wordt toegekend, de duur ervan en eventuele loondoorbetaling.

Hoewel bijzonder verlof niet in de wet is opgenomen, kan een werkgever wel verplicht zijn om bijzonder verlof toe te staan. Zo kunnen de redenen voor bijzonder verlof bijvoorbeeld opgenomen zijn in de arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek of in een cao die voor de hele sector van toepassing is. 

Employer branding: zo word je een aantrekkelijke werkgever

Ontdek praktische voorbeelden voor een sterk employer brand, van een goede EVP tot het aantrekken en behouden van talent.

Gids nu downloaden

Is er geen cao van toepassing op je bedrijf? Dan kan de werkgever individuele afspraken maken met de werknemers. Deze worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Het is belangrijk dat de afspraken zo helder mogelijk zijn geformuleerd, zodat er later geen misverstanden kunnen ontstaan.

Er bestaan verschillende soorten van bijzonder verlof. We zetten ze hieronder op een rijtje.

Bij het huwelijk van een medewerker, is het gebruikelijk om hem of haar 2 à 4 dagen bijzonder verlof te geven. Voor de ondertrouw werd in het verleden ook vaak een dag verlof gegeven, maar tegenwoordig is dit niet meer gebruikelijk. 

Trouwt een naast familielid van een medewerker, dan is er in heel wat cao’s een vrije dag voorzien. Het gaat dan om een familielid in de eerste of tweede graad. De werknemer moet wel effectief aanwezig zijn op het huwelijk. 

Ook bij een overlijden zijn er enkele regels van toepassing.

• Sterft een echtgenoot, partner of familie in de eerste graad, dan heeft de medewerker recht op 4 dagen bijzonder verlof. Beginnend met de dag van het overlijden tot en met de begrafenis of crematie. 

• Gaat het om familieleden in de tweede graad, dan heeft de werknemer recht op 2 dagen verlof: de dag van het overlijden en de dag van de begrafenis of crematie. 

• Bij het overlijden van een derde of vierdegraads familielid, is er recht op één dag verlof: de dag van de begrafenis of crematie. 

We raden aan om bovenstaande regels met mildheid toe te passen. Elke situatie dient afzonderlijk ingeschat te worden, en het tonen van menselijkheid als werkgever is aangewezen.

De werkgever kan ook calamiteitenverlof of kort verzuimverlof toekennen aan medewerkers. Dit verlof kan bijvoorbeeld aangevraagd worden om praktische zaken te regelen rond een overlijden of om kortdurende zorg aan familieleden te kunnen bieden. 

Heel wat cao’s voorzien twee dagen verlof voor een verhuizing. 

In principe moet een werknemer vakantie opnemen als hij of zij elders gaat solliciteren tijdens de werkuren. In sommige cao’s is bepaald dat dit onder het bijzonder verlof valt. 

In heel wat cao’s wordt gesuggereerd om doktersbezoeken buiten de werkuren in te plannen. Is dit onderwerp niet geregeld, dan komt er vaak bijzonder verlof aan te pas. Zwangere werknemers hebben altijd recht om onder de werktijd een afspraak te maken voor een controle. Dit valt onder de arbeidstijdenwet. Voor ziekte geldt dan weer het verzuimprotocol. 

Medewerkers krijgen over het algemeen verlof voor een examendag. Het moet dan wel gaan om een werkgerelateerde opleiding of training. Het staat de werkgever vrij om nog extra verlof te voorzien. 

Ook hier zijn een aantal regels van toepassing.

• Voor het eigen huwelijksjubileum van de medewerker (25 en/of 40 jaar) is er één vrije dag voorzien.

• Voor het huwelijksjubileum van de ouders, schoonouders of pleegouders van de medewerker (25, 40, 50 en/of 60 jaar) is er ook één vrije dag voorzien. 

Afhankelijk van hoelang een medewerker in dienst is, zijn er ook vrije dagen voorzien. Dit kan gaan van één tot drie dagen vrijaf. 

Leestip: Het is verstandig om eventueel ziekteverzuim te overwegen dat de planning kan beïnvloeden.

Of en in welke mate de werkgever loon moet betalen tijdens bijzonder verlof, is opgenomen in de cao. Het is gebruikelijk dat de werkgever het loon van de werknemer doorbetaalt. Is er geen cao, dan moeten er individuele afspraken gemaakt worden. Het is ook altijd mogelijk om onbetaald verlof te geven. Een goede communicatie tussen werkgever en werknemer is essentieel. 

Van HR-data naar betere beslissingen

In Personio zie je belangrijke personeelscijfers, zoals ziekteverzuim en personeelsverloop, overzichtelijk op één plek. Goede HR-software helpt je met dashboards en rapportages, zodat je trends snel herkent en datagedreven HR-beslissingen neemt. Met People Analytics van Personio zet je HR-data eenvoudig om in heldere inzichten.

Naar de analysefunctie

Leg in de cao, arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek vast hoe aanvragen voor bijzonder verlof worden ingediend en geregistreerd. Afhankelijk van de reden kan een bewijsstuk, zoals een bevestiging van een examen of informatie over een huwelijk of overlijden, relevant zijn. Welke bewijsstukken gevraagd kunnen worden, hangt af van de toepasselijke afspraken en de situatie. Vraag alleen gegevens op die nodig zijn om de aanvraag te beoordelen en registreer het verlof zorgvuldig.

Of een medewerker vakantiedagen blijft opbouwen tijdens bijzonder verlof, hangt onder meer af van de vraag of het verlof betaald of onbetaald is en van de toepasselijke afspraken. Bij betaald verlof loopt de opbouw doorgaans door. Bij onbetaald verlof kan de situatie anders zijn. Controleer daarom de cao en de afspraken die voor de medewerker gelden voordat je bepaalt hoe het verlof wordt verwerkt.

Bijzonder verlof is niet wettelijk geregeld. Het hangt dus af van de cao, de arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement of de medewerker wel of geen recht heeft op bijzonder verlof.

Hoeveel loon de werkgever moet betalen aan de werknemer tijdens bijzonder verlof, hangt af van de cao of de individuele arbeidsovereenkomst. Het is altijd goed om hierover duidelijke afspraken te maken en deze vast te leggen in de arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement.

Of en in welke gevallen een werkgever bijzonder verlof moet toekennen, hangt af van de afspraken die opgenomen zijn in de cao of de arbeidsovereenkomst. Mogelijke redenen om bijzonder verlof te geven zijn een huwelijk, verhuizing of overlijden. 

Het bijzonder verlof is niet wettelijk geregeld. Hoeveel dagen de werknemer precies recht heeft op bijzonder verlof, hangt af van de cao of arbeidsovereenkomst.