Welkomstpakket voor nieuwe medewerkers: de start van succesvol onboarden

Op de eerste werkdag komt er veel op je nieuwe medewerker af. Tegelijkertijd is die eerste dag hét moment om als werkgever een goede eerste indruk te maken. Het is dan ook erg belangrijk om de nieuwkomer echt het gevoel te geven welkom te zijn én om de onboarding goed te laten verlopen. Een welkomstpakket kan je daarbij helpen. Je medewerker vindt hierin achtergrondinformatie over het bedrijf en de bedrijfscultuur, en alle gegevens en hardware die nodig zijn om goed van start te kunnen gaan. Door wat leuke items aan het pakket toe te voegen, voelt het helemaal als een cadeautje. Zo zorg je ervoor dat jouw nieuwe medewerker vol enthousiasme met z’n nieuwe functie begint en tegelijkertijd snel van start kan gaan.

• Nieuwe medewerkers voelen zich gezien, gewaardeerd en echt welkom.

• Een welkomstpakket geeft je medewerker het gevoel onderdeel te zijn van een team.

• Door een welkomstpakket aan te bieden, vergroot je de loyaliteit en betrokkenheid van je nieuwe medewerker.

• Nieuwe medewerkers krijgen een goed beeld van de organisatie.

• Een medewerker is sneller productief.

• Een post met een foto van jouw welkomstpakket op social media kan voor positieve publiciteit zorgen.

• Positieve verhalen over jouw welkomstpakket, zowel live als online, leiden ertoe dat je als een aantrekkelijke werkgever wordt gezien. 

Een welkomstpakket mag voor jouw organisatie misschien voelen als een klein gebaar, maar voor de nieuwe medewerker kan het een wereld van verschil maken. Daar heb je als bedrijf ook op de lange termijn voordeel van.

Door werknemers een - wellicht onverwacht - welkomstpakket te geven, ervaren zij hun eerste werkdag als een feestje: ze krijgen immers meteen al een ‘cadeautje’. Ze voelen zich gezien en gewaardeerd en zijn daardoor loyaler en meer betrokken.

Jouw welkomstpakket straalt exact uit waar jij als bedrijf voor staat en wat jij belangrijk vindt. En van die bedrijfscultuur, daar willen je nieuwe medewerkers maar wat graag onderdeel zijn!

Door in het welkomstpakket duidelijk te maken waar je medewerkers gericht informatie kunnen vinden, beantwoord je vragen nog voordat ze worden gesteld. Je zou bijvoorbeeld een plattegrond van het kantoor, inloggegevens en een (in)werkschema aan het pakket kunnen toevoegen. Zo kunnen je nieuwe medewerkers snel zelfstandig aan de slag.

Laat de direct leidinggevende of de teamleden een handgeschreven kaartje schrijven en maak dat persoonlijk. Gebruik iemands naam en functienaam. Zorg dat iemand echt merkt dat je er energie in hebt gestoken.

Je kan zo’n kaart natuurlijk in het pakket stoppen, maar je kan het kaartje ook een paar dagen voor de start naar iemands huis sturen. Zo creëer je nóg een extra verrassingsmoment. Benoem dan ook waar je je nieuwe medewerker verwacht en om hoe laat. Als je hem of haar bovendien laat weten dat je je erop verheugt om verder kennis te maken en samen te werken, dan weet je zeker dat jouw nieuwe collega straks staat te popelen om aan de slag te gaan.

Natuurlijk zijn er altijd papieren die je moet delen of die moeten worden ingevuld als er een nieuwe medewerker start in een bedrijf. Maar laten we wel wezen, niemand zit te wachten op stapels papierwerk. Als er iets een deceptie is op de eerste werkdag, dan is het dat wel. Houd het papierwerk dus beperkt. 

In veel gevallen is het voldoende om te verwijzen naar online documenten. Zo kan je collega zelf bepalen wanneer hij of zij zich verder in een onderwerp wil verdiepen. Je kan hiervan een mooi vormgegeven kaartje maken, waarop heel overzichtelijk te zien is waar welke informatie te vinden is. De nieuwe medewerker kan dan al snel zelfstandig aan het werk.

Wat heeft je nieuwe werknemer allemaal nodig om zijn werk te kunnen doen? Welke afspraken zijn daarover gemaakt in de arbeidsvoorwaarden? Denk bijvoorbeeld aan een laptop, laptopstandaard, toetsenbord, muis, muismat, USB-stick, smartphone, enzovoort.

Daarnaast zijn er nog de praktische zaken. Is er een sleutel of token nodig om het kantoor binnen te komen? Een medewerkerspas? Een parkeerkaart? Het is voor een nieuwe medewerker zo fijn als al dit soort zaken van tevoren zijn geregeld en hij of zij zich direct kan focussen op de zaken die er echt toe doen!

Nadat je de hardware hebt geregeld, moet deze ook voor de nieuwe medewerker worden ingericht. Hij of zij heeft een e-mailaccount en inloggegevens nodig om gebruik te kunnen maken van de diverse bedrijfssystemen. Zorg dat iemands mailbox en de relevante systemen en apps startklaar op de verschillende apparaten staan. Zo maakt je nieuwe collega een vliegende start.

Hoewel werkzaamheden meer en meer online plaatsvinden, is het voor je werknemer fijn als er wel wat kantoorbenodigdheden in het welkomstpakket zitten. Pennen, potloden, gum, een notitieblok, post-its… Zorg dat deze materialen voorzien zijn van jouw bedrijfslogo. Dat oogt een stuk professioneler én persoonlijker dan de standaard werkmaterialen.

Met verdere gepersonaliseerde items kun je je als werkgever echt onderscheiden. Er zijn legio gadgets te bedenken met jouw bedrijfslogo erop, die een feestje zijn om uit te pakken. Een herbruikbare mok of waterfles, rugzak of tas (waar je je welkomstpakket wellicht in kan stoppen), sweater of pet. Je kan het zo gek niet bedenken of het is mogelijk. Iets lekkers doet het natuurlijk ook altijd goed: pepermunt, chocola, lolly’s… Wat bij al deze items vooral van belang is, is dat ze moeten passen bij de bedrijfscultuur. Wil je het helemaal persoonlijk maken? Dan kan je naast het bedrijfslogo ook de naam van je nieuwe collega op het gadget laten aanbrengen. Succes gegarandeerd.

Nu de arbeidsmarkt zo krap is, is onboarding extra belangrijk. Als werkgever wil je immers dat je medewerker ook in de toekomst ‘on board’ blijft. Met een welkomstpakket laat je als werkgever blijken dat je oprecht blij bent met de komst van de medewerker en maak je een perfecte eerste indruk op de eerste werkdag. Dat heeft direct gevolg op de betrokkenheid en loyaliteit van je nieuwe werknemer.

Naast de hardware die nodig is om het werk te kunnen uitvoeren, zoals een laptop en smartphone, geef je je nieuwe medewerker informatie over je bedrijf en over het inloggen in de bedrijfssystemen, kantoorbenodigdheden en eventueel wat gepersonaliseerde items.