Introductie van nieuwe medewerkers: het hoe, wat en waarom van de welkomstmail
"Hallo team, mag ik iemand aan jullie voorstellen?" – een simpele vraag met grote gevolgen. Want als je nieuwe medewerkers officieel aan alle collega's voorstelt, heeft dat een dubbel voordeel. Ten eerste geeft de begroeting, persoonlijk of via een welkomstmail, nieuwe collega’s direct op de eerste dag het gevoel dat ze gewaardeerd worden. Ten tweede horen bestaande collega’s wie het team komt versterken. Dat versnelt de kennismaking en bevordert de sociale integratie.
Start je gratis Personio proefperiode!Waar gaat het om bij welkomstmails?
Een nieuwe werkplek, nieuwe taken en nieuwe collega’s: de eerste werkdag brengt een aantal veranderingen met zich mee. Daarom is het voor HR-managers zo belangrijk om nieuwe collega’s in deze fase van de onboarding direct in het team op te nemen en het gevoel te geven dat ze erbij te horen. Drie argumenten voor een welkomstmail:
Medewerkers gaan tevredener en gemotiveerder aan de slag
Een warm welkom is van invloed op het verdere verloop van de onboarding. Je laat de nieuwkomer zien dat jullie elkaar in het bedrijf met respect, interesse en waardering behandelen. Dat vergroot vanaf het begin al de motivatie van medewerkers.
Het bevordert de sociale integratie
Geaccepteerd worden door nieuwe collega’s is een van de belangrijkste factoren bij onboarding. Een snellere integratie in het team helpt nieuwe collega’s om intern te netwerken en zich verbonden te voelen met hun collega’s. Als mensen zich eerder in de groep opgenomen voelen, zijn ze sneller productief. Ze durven sneller vragen te stellen en zijn eerder in staat om goed te presteren.
Je verbetert het imago van je bedrijf
Als je direct bij de introductie hoge ogen scoort, behaal je nog een ander belangrijk voordeel: je stijgt in de achting van je medewerkers en dat draagt bij aan je reputatie als werkgever. Met een beetje geluk vertelt de nieuwe medewerker erover in zijn of haar kennissenkring of op beoordelingsportals zoals Glassdoor of LinkedIn.
Uit welke onderdelen moet een welkomstmail bestaan?
Niemand verwacht dat je een ellenlange welkomstmail schrijft. Integendeel: de tekst moet kort en persoonlijk zijn en alle informatie overzichtelijk presenteren. Een opsomming van de belangrijkste zaken is meer dan voldoende om nieuwe collega’s te verwelkomen. Tot de belangrijkste componenten behoren uitgeschreven templates:
Aanhef: je kan je welkomstmail aan de nieuwe medewerker richten of aan het hele team. Het hangt ervan af wat je wil: nieuwe medewerkers voorstellen aan de collega’s of nieuwe medewerkers persoonlijk verwelkomen. Welke variant je ook kiest, in beide gevallen stuur je de e-mail niet alleen naar de betreffende personen zelf, maar ook naar relevante afdelingen of het hele team.
Foto: met een foto bij de informatie geef je letterlijk een gezicht aan de nieuwe medewerker. Zo kunnen bestaande medewerkers hun nieuwe collega’s makkelijker herkennen.
Naam, functie en afdeling: met deze basisinformatie kunnen je medewerkers hun nieuwe collega’s makkelijker plaatsen binnen het bedrijf.
Eerdere functies: waar heeft de nieuwe medewerker voorheen gewerkt? In welke functies? Deze informatie biedt je medewerkers professionele context over nieuwe collega’s.
Persoonlijk: vermeld persoonlijke aspecten, zoals gezinssituatie, hobby’s en favoriete vakantiebestemmingen. Zo maken je medewerkers ook op persoonlijk vlak kennis met hun nieuwe collega’s en raken ze makkelijker met ze in gesprek. Hoe kom je aan die gegevens? Daar kan HR-software bij helpen. Je kan die vragen onderdeel maken van de onboarding en direct in de welkomstmail opnemen.
Contactgegevens: vermeld tot slot in je welkomstmail de contactgegevens van de nieuwe collega. Zo krijgen bestaande medewerkers alle belangrijke gegevens in één e-mailbericht.
Afzender: gebruik als afzender van het e-mailbericht de CEO van het bedrijf, ook als de procedure via jou als HR-manager loopt. Het laat de nieuwe medewerker zien dat de waardering niet alleen van het team en de HR-afdeling komt, maar ook vanuit de top. Nog een pluspunt: een e-mail van de CEO wordt door meer mensen gelezen.
Sjabloon 1: de persoonlijke variant
Hallo team,vandaag begint onze nieuwe collega Max Oosterman als accountmanager bij het salesteam.
[Foto]
Een paar vragen aan Max:Wat is je gezinssituatie?Ik ben getrouwd en heb twee kinderen.
Wat doe je graag in je vrije tijd?Wandelen en naar muziek luisteren.
Naar welke muziek luister je het liefst?alles wat je hoort op Qmusic.
We zijn blij dat je er bent en we wensen je veel succes in je nieuwe baan!
Morris en het team van Voorbeeld B.V.
Sjabloon 2: de formelere variant
Hallo team,vandaag begint onze nieuwe collega Max Oosterman als accountmanager bij het salesteam.
[Foto]
Max heeft jarenlange ervaring en gaat ons helpen om de zakelijke doelstellingen van ons bedrijf sneller te realiseren.We zijn blij dat hij ons team komt versterken en wensen hem veel succes in zijn nieuwe functie.
Van harte welkom, Max!
Morris en het team van Voorbeeld B.V.
Sjabloon 3: de directe aanhef
Beste Max, welkom bij Voorbeeld B.V.!
We zijn erg blij dat je vanaf vandaag deel uitmaakt van ons salesteam. We wensen je veel succes in je nieuwe functie en kijken ernaar uit om met je samen te werken.
Met vriendelijke groet,
Morris en het team van Voorbeeld B.V.
Introductie van nieuwe medewerkers: wanneer persoonlijk en wanneer schriftelijk?
De begroeting en introductie van nieuwe medewerkers kan variëren. De vuistregel is: hoe nauwer de samenwerking met collega’s is, hoe persoonlijker de kennismaking moet zijn.
Om te beginnen wordt de nieuwe medewerker persoonlijk en uitgebreid in het eigen team verwelkomd. Met hen werkt de nieuwe collega het nauwst samen, dus zij moeten al van meet af aan een sterke band opbouwen. Dat geldt ook voor collega’s van andere afdelingen met wie de nieuwe medewerker veel te maken krijgt.
Een persoonlijk introductie is eventueel ook mogelijk voor de rest van het bedrijf. Dat kan dan minder uitgebreid, bijvoorbeeld via een rondleiding waarbij je de nieuwe collega’s het hele gebouw laat zien en kort aan ieder team voorstelt. Als je bedrijf een wekelijkse vergadering of vrijmibo heeft, kan je ook van die gelegenheid gebruikmaken om nieuwe collega’s te introduceren. Zo creëer je de eerste contactmomenten tussen nieuwe en bestaande collega’s.
Maar niet alle medewerkers komen naar de vrijmibo, of zitten ze tijdens de rondleiding aan hun bureau te werken. Meestal gaat de persoonlijke introductie van nieuwe medewerkers eigenlijk te snel en kunnen ze de vele gezichten niet meteen onthouden. Dan kan een organigram of een welkomstmail uitkomst bieden:
Met een organigram kun je de personeelsstructuur van je bedrijf in diagramvorm weergeven en beschikbaar stellen aan iedere medewerker. Daarin kun je dus ook nieuwkomers altijd opzoeken. Je kunt het organigram maken in PowerPoint of met je HR-software, als je die gebruikt.
Een andere mogelijkheid is de welkomstmail. Die stuur je aan het hele team, zodat alle collega’s op de hoogte zijn van de personeelsuitbreiding. Tegelijkertijd stel je de nieuwe medewerkers voor, vermeld je hun belangrijkste gegevens en heet je ze welkom.
