Inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers
Hoe slaag je erin om nieuwe medewerkers op lange termijn in dienst te houden? Met een gestandaardiseerd inwerkprogramma. Zelfs kleine verbeteringen kunnen een grote impact hebben.
‘De eerste indruk telt’ en ‘alle begin is moeilijk’. Hoe afgezaagd deze uitdrukkingen ook zijn, ze blijken vaak te kloppen. De eerste dagen en weken van een nieuwe medewerker zijn cruciaal om te bepalen of hij of zij de functie naar behoren uitoefent en voor een lange tijd bij het bedrijf blijf.
Ontdek betere onboardingWat verstaan we onder inwerken?
Inwerken is de technische en sociale integratie van een nieuwe medewerker in een bedrijf. Tijdens het inwerken maken de nieuwkomers kennis met hun verantwoordelijkheden, hun team en de bedrijfscultuur, en leren ze de processen van de organisatie kennen.
Het inwerkprogramma heeft doorgaans twee kanten:
Een organisatorisch tijdschema voor de inwerkfase
Een gestructureerde lijst van alle activiteiten van de nieuwkomer (WAT?) en belangrijke informatie die helpt bij de uitvoering van dit programma (HOE?)
Hoe lang duurt de inwerkperiode?
De inwerkperiode kan enkele dagen of weken tot meerdere maanden duren. Het hangt allemaal af van de functie en het bedrijf. Het inwerkproces mag echter niet beperkt blijven tot een rondleiding door de afdelingen op de eerste werkdag. Het is veel belangrijker om de inwerkperiode systematisch te spreiden over meerdere dagen, weken of maanden.
Wie is er verantwoordelijk voor het inwerken?
Bij het inwerken van een medewerker zijn verschillende personen betrokken. Gewoonlijk ondersteunt de HR-afdeling het organisatorische deel van het inwerken, terwijl de leidinggevende verantwoordelijk is voor het professionele deel. Idealiter werkt de vertrekkende medewerker de nieuwe in. Meestal is het zinvol om ook collega’s erbij te betrekken, vooral degenen met wie de nieuwkomer nauw gaat samenwerken.
Hoeveel kost het om een nieuwe medewerker in te werken?
De vervanging van een werknemer en het inwerken van zijn of haar opvolger kost organisaties zes tot negen keer het maandsalaris van de medewerker. Daar komt de tijd die leidinggevenden en collega’s aan het inwerken besteden nog bij.
Hoe werk je iemand goed in?
Goed inwerken is een uitgebreid, gestructureerd proces en zorgt voor motivatie: het geeft nieuwe medewerkers alle informatie die ze nodig hebben, zodat ze hun komende taken met succes kunnen voltooien. Tegelijkertijd geeft een goede introductie blijk van waardering, die aansluit bij het motto “Welkom in het team! Goed dat je er bent!” Inwerken vormt de basis voor nieuwe teamleden om productief en gemotiveerd te werken en is daarmee een investering in de toekomst.
Waarom is een inwerkprogramma belangrijk?
In tijden van een krapte op de arbeidsmarkt willen bedrijven hun medewerkers graag in dienst houden. Als een nieuwe collega tijdens de proefperiode of kort daarna vertrekt, zijn niet alleen de hoge wervingskosten voor niets geweest. Het duurt weer maanden voordat er een geschikte vervanger gevonden en ingewerkt is. Met een helder gedefinieerd inwerkprogramma kunnen bedrijven ervoor zorgen dat nieuwe collega’s zich snel op hun gemak voelen op hun werkplek en productief kunnen zijn.
Een slechte eerste indruk kan rechtgezet worden, maar dat gaat erg moeizaam. Als nieuwe medewerkers op hun eerste werkdag moeten vragen waar hun werkplek is en vervolgens door verbaasde collega’s argwanend worden aangekeken, als zij zelf de pc-toegang moeten regelen op de IT-afdeling, of op het eerste gesprek met hun baas moet wachten tot die terugkomt van een zakenreis, dan zullen zij zich met deze ervaringen niet erg welkom voelen. Ze zullen zich waarschijnlijk afvragen of ze er wel goed aan gedaan hebben om hun arbeidsovereenkomst te ondertekenen.
Wat zijn de fasen van een inwerkprogramma?
Idealiter geeft de verantwoordelijke HR-manager de nieuwe medewerker en het team van tevoren alle belangrijke informatie, zorgt voor een warm welkom en richt een werkplek in die klaar voor om meteen aan de slag te gaan. Hij of zij regelt het inwerken en de training van de nieuwkomer.
Belangrijk: inwerken begint niet pas op de ochtend van de eerste werkdag en eindigt niet aan het einde van diezelfde dag.
Maar lang niet alle bedrijven hebben de kunst van goed inwerken onder de knie. En de verwachtingen van nieuwe medewerkers zijn ook niet heel hoog. Bijna 80% van de respondenten heeft als belangrijkste criteria voor tevredenheid aangegeven dat de arbeidsovereenkomst op tijd klaar was en dat er contactpersonen beschikbaar waren om eventuele vragen te beantwoorden.
Een inwerkprogramma kent ruwweg drie fasen:
1. Voordat een nieuwe medewerker begint
Deze fase begint bij de ondertekening van de arbeidsovereenkomst en is bedoeld om de toekomstige medewerker relevante informatie te verstrekken. Bij Personio gebruiken we een speciale website (die gemakkelijk aangemaakt is met Google Sites) waarop bedrijfsinformatie is te vinden, de teams worden voorgesteld en de planning voor de eerste dagen te zien is. Nieuwe collega’s ontvangen deze link een week voor ze beginnen.
Ook interessant voor nieuwkomers: informatie over de bedrijfsactiviteiten of de missie. Een organigram van het team en een beschrijving van de functie helpen bij de voorbereiding op de toekomstige taken. In sommige regio’s kan het nodig zijn om een medewerker te helpen bij het vinden van een woning of het regelen van kinderopvang.
Geef de nieuwe medewerker de gegevens van een contactpersoon bij wie hij of zij terecht kan met vragen. Om ervoor te zorgen dat de nieuwe collega zich vanaf dag een voelt bij het bedrijf, moet je vanaf het moment dat het contract is getekend regelmatig contact met hem of haar houden.
Bij Personio krijgt bijvoorbeeld iedere nieuwkomer een inwerkbuddy. Medewerkers kunnen zich vrijwillig opgeven om ‘buddy’ te worden en krijgen dan van onze HR-afdeling tijdens een kort gesprek alle benodigde informatie.
Sommige bedrijven nodigen mensen uit voor een teamevenement voordat ze aan de slag gaan of organiseren een kennismaking met een collega die de nieuwkomer als mentor of buddy zal bijstaan. De interne formaliteiten zoals het contract, kantoorsleutels, wachtwoorden, veiligheidstrainingen enzovoort moeten ook worden verduidelijkt voordat de inwerkperiode begint.
2. Eerste werkdag en eerste werkweek
Een hartelijk welkom, de ‘ingebruikname’ van de werkplek en een rondleiding door het bedrijf maken gewoonlijk deel uit van elke eerste werkdag. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf moet er meer of minder bureaucratie worden aangepakt: er moeten gegevens worden verzameld en overeenkomsten worden gelezen en ondertekend. Tijdens de eerste inwerkmeetings presenteer je de producten of diensten, de doelstellingen en de waarden van het bedrijf aan de nieuwe medewerkers. Ze worden ingewerkt voor hun nieuwe taken en ontvangen alle benodigde documenten en tools.
Geef de medewerker vooraf een voorproefje van hoe het inwerkprogramma eruitziet en welke afspraken hem of haar gedurende de week te wachten staan. In een persoonlijk gesprek met de leidinggevende moeten ook de wederzijdse verwachtingen voor het inwerken worden toegelicht. Tijdens een gezamenlijke teamlunch of een drankje na het werk kunnen de nieuwe collega’s elkaar leren kennen en wordt de nieuwkomer officieel lid van de groep. Een klein presentje maakt het welkom compleet.
Niet vergeten: vraag je medewerkers na de eerste werkweek om feedback over het inwerken, hoe ze zich voelen, welke positieve ervaringen ze hebben gehad en waar ze eventueel moeite mee hebben. Dat biedt je de kans om eventuele gebreken snel op te lossen en verdere hulp te bieden. Je kunt de feedback ook gebruiken om je inwerkprogramma te verbeteren.
3. Eerste weken en maanden
Je vraagt je nu misschien af: hoe lang duurt de inwerkperiode? Hoeveel tijd je besteedt aan de uitvoering van je inwerkprogramma, verschilt sterk van bedrijf tot bedrijf. Terwijl voor sommigen de speciale behandeling na een of enkele weken eindigt, bieden anderen speciale integratieprogramma’s aan die tot een jaar kunnen duren, met regelmatige scholing of individuele trainingen.
Blijf in ieder geval gedurende de eerste maanden goed contact houden met de medewerker. Plan geregeld een feedbackgesprek met zijn of haar leidinggevende en luister naar de behoeften van de nieuwe collega. Help hem of haar om de nodige contacten te leggen binnen het bedrijf, om te wennen aan de cultuur en de processen. Een vaste buddy of mentor kan deze taken op zich nemen en indien nodig andere contacten erbij betrekken.
Hoe controleer je het inwerkprogramma?
Er is niet slechts één optimaal proces. Natuurlijk mogen enkele vaste elementen nooit ontbreken. Ieder bedrijf moet de inwerkfase echter afstemmen op zijn cultuur en op de grootte van het bedrijf. Veel belangrijker dan de exacte opzet is om een gestandaardiseerd inwerkprogramma op te stellen en ervoor te zorgen dat dit van begin tot eind wordt gevolgd voor iedere nieuwe medewerker.
Inwerken vereist de samenwerking en coördinatie van veel verschillende afdelingen en contactpersonen. Het vergt extra werk van alle betrokkenen, bovenop hun dagelijkse werk. Het beste concept is zinloos als het niet wordt toegepast. Iedereen kent de gevallen waarin de werkbriefjes met het inwerkprogramma na drie dagen spoorloos verdwenen zijn of waarin trainingen worden afgelast omdat de verantwoordelijken op vakantie zijn. De medewerker krijgt dan de indruk dat hij of zij niet zo belangrijk is.
Een centraal, door IT-ondersteund inwerkplatform maakt veel zaken eenvoudiger. Daar kan je alle belangrijke informatie centraal ter beschikking stellen. Als je een geautomatiseerd inwerkprogramma voor een nieuwe medewerker volgt, zullen alle betrokkenen tijdig worden ingelicht over hun taken. Nog belangrijker is dat je altijd kan zien welke taken al voltooid zijn en welke nog niet. Je behoudt de controle en zorgt ervoor dat iedere nieuwe medewerker dezelfde positieve eerste indruk van je bedrijf krijgt.
Waarom is een succesvolle start zo belangrijk?
Een goede start van een nieuwe medewerker is goed voor iedereen, zowel voor de medewerkers als voor de bedrijven. Met name HR-managers zouden hier veel belang aan moeten hechten. Niet alleen omdat dit onder hun verantwoordelijkheid valt, maar ook omdat het mislukken van een nieuwkomer wordt toegeschreven aan een ongeschikte kandidaat en dus aan de HR-afdeling.
Bij de recruitment wordt veel moeite gedaan om geschikte kandidaten te vinden met een ‘Cultural Fit’. Het zou ronduit onverantwoord zijn om de integratie en het inwerken van de nieuwe medewerkers achteraf aan het toeval over te laten. Stel een degelijk inwerkprogramma op en controleer de uitvoering ervan. Zo rond je een wervingsproces met succes af en leg je tegelijkertijd de basis voor een lange en succesvolle samenwerking tussen het bedrijf en de medewerker.
