Wat is een werkgeversverklaring?

Een werkgeversverklaring is een schriftelijke verklaring van een werkgever, toegekend aan een werknemer. Het document bevat specifieke informatie over het dienstverband van de werknemer in je bedrijf. Het dienstverband hangt sterk af van het type arbeidsovereenkomst dat met de werknemer werd gesloten.

De werkgeversverklaring wordt door werkgevers verstrekt om de financiële situatie en het arbeidsverleden van een werknemer te bevestigen. Deze verklaring wordt vervolgens vaak gebruikt voor verschillende administratieve doeleinden, zoals het aanvragen van een hypotheek, het huren van een woning of als onderdeel van een immigratieprocedure.

Een werkgeversverklaring is van belang in verschillende situaties en voor verschillende doeleinden.

• Bij het aanvragen van een hypotheek: bij het aanvragen van een hypotheek vragen kredietverstrekkers meestal om een werkgeversverklaring. De kredietverstrekker wil op die manier het inkomen en de baanzekerheid van de aanvrager beoordelen. Dit helpt om te bepalen of een bepaalde persoon in aanmerking komt voor een hypothecaire lening en voor welk bedrag.

• Bij het huren van een woning: de verhuurder vraagt aan de toekomstige huurders vaak om een werkgeversverklaring. Op basis daarvan kan hij of zij de financiële situatie van de huurder objectiever beoordelen.

• In het kader van een immigratieprocedure: een werkgeversverklaring kan gebruikt worden als bewijs van het arbeidsverleden van een persoon in het land van herkomst of als onderdeel van de aanvraagprocedure voor een werkvisum.

• Als bewijs van financiële zekerheid: voor bepaalde financiële transacties kan een werkgeversverklaring worden gebruikt om iemands financiële stabiliteit te bevestigen. Dit kan onder meer relevant zijn bij het aanvragen van een persoonlijke lening of financiering.

HR-software ondersteunt je bij de groei

Je team groeit en HR-processen worden diverser – en complexer. Niet met Personio! Want onze HR-software vereenvoudigt je personeelsprocessen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Meer informatie over Personio

Volg deze stappen om een werkgeversverklaring correct op te stellen of in te vullen:

1. Verzamel de relevante informatie: begin met het verzamelen van alle gegevens die je nodig hebt om je werkgeversverklaring op te stellen. Lees hieronder meer over de exacte gegevens die je nodig hebt.

2. Kies een template: het gebruik van een vaste template geeft het document een professionele uitstraling en zorgt ervoor dat alle informatie snel en makkelijk te vinden is. Je kunt op het internet een aantal templates vinden die je alleen maar hoeft in te vullen (zie voorbeeld hieronder).

3. Vul de werkgeversverklaring correct in: gebruik de verzamelde informatie om de werkgeversverklaring nauwkeurig op te stellen met behulp van de gekozen template.

4. Onderteken het document: als werkgever moet je de werkgeversverklaring ondertekenen en dateren. Hiermee bevestig je dat de verstrekte informatie correct en up-to-date is.

5. Geef de verklaring aan je werknemer: zodra de werkgeversverklaring is opgesteld, bezorg je de verklaring aan je werknemer. Zorg ervoor dat de werknemer een kopie heeft voor administratieve doeleinden.

Het correct invullen van een werkgeversverklaring is niet alleen belangrijk voor je werknemers, maar ook voor jou als werkgever. Het zorgt ervoor dat je financiële transacties en administratieve procedures soepel verlopen.

Er zijn online verschillende templates beschikbaar die je kunt gebruiken als leidraad bij het opstellen van een werkgeversverklaring. Deze templates bevatten meestal de correcte informatievelden. Het is wel belangrijk dat je de template aanpast aan jouw specifieke bedrijfssituatie. 

Digitaal werk vereist digitale processen

Oké, laten we eerlijk zijn: met ordners en Excel-lijsten kom je tegenwoordig als bedrijf niet ver meer. Gelukkig heeft Personio daarvoor de oplossing: eenvoudige, digitale HR-processen, van werving en digitale personeelsdossiers tot salarisadministratie.

Demo boeken

De voorschriften en inhoud van een werkgeversverklaring hangen af van het doel en de persoon die de verklaring aanvraagt. Over het algemeen vind je in een werkgeversverklaring de volgende informatie terug:

• Naam en contactgegevens van de werkgever;

• Naam en contactgegevens van de werknemer;

• Functie van de werknemer binnen het bedrijf;

• Begindatum van het dienstverband;

• Soort dienstverband (fulltime, parttime, tijdelijk, vast);

• Bruto maandsalaris van de werknemer;

• Datum waarop de verklaring werd afgegeven;

• Handtekening van de bevoegde persoon bij de werkgever (bijvoorbeeld de personeelsmanager).

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle informatie correct en up-to-date is om problemen of vertragingen bij het verwerken van de werkgeversverklaring te voorkomen. 

💡 Personio vereenvoudigt het beheer van dit soort documenten voor HR-afdelingen. Managers hebben het vaak zeer druk. Met behulp van één softwareprogramma kun je makkelijk documenten digitaliseren en deze elektronisch ondertekenen.

Als de vermelde informatie op een werkgeversverklaring onjuist is, kan dit tot problemen leiden bij het aanvragen van een hypotheek, het huren van een woning of andere administratieve procedures. Vraag aan je werknemers om het document zorgvuldig te lezen. Staan er fouten in het document? Verbeter ze dan zo snel mogelijk. 

Zelfstandigen kunnen meestal geen werkgeversverklaring krijgen, omdat ze formeel niet in dienst zijn van een werkgever. In plaats daarvan moeten ze vaak andere documenten overleggen om hun inkomen en financiële situatie te bewijzen, zoals belastingaangiften, winst- en verliesrekeningen en bankafschriften.

Een werkgeversverklaring en een inkomensverklaring zijn twee verschillende documenten. Een werkgeversverklaring wordt verstrekt door de werkgever en bevat specifieke informatie over het dienstverband en het salaris van de werknemer. Een inkomensverklaring (voorheen IB60-verklaring) is een officiële verklaring van de Belastingdienst met de inkomensgegevens van een bepaalde persoon over een bepaald belastingjaar. Dit heet het geregistreerde inkomen. Dit document geeft dus een overzicht van iemands inkomen en de verschillende bronnen van iemands inkomen, zoals het salaris, beleggingen en andere inkomstenbronnen.