Verlofregistratie: wat is het en waar moet je als bedrijf op letten?

Verlofregistratie is eigenlijk niets anders dan de administratie die bedrijven voeren met betrekking tot de verlofdagen van hun werknemers. Als bedrijf registreer je op hoeveel en welke dagen verlof je medewerkers recht hebben, hoeveel verlofdagen er nog overblijven en ga zo maar door. Er zijn heel wat verschillende soorten verlof en de verlofregeling kan per medewerker sterk verschillen. Een correcte administratie is dus ontzettend belangrijk voor organisaties. Voorbeelden van mogelijke verlofdagen zijn onder meer vakantiedagen, adv-dagen, feestdagen, compensatiedagen, enzovoort.

Heel wat bedrijven werken nog steeds met verlofkaarten. Verlofkaarten zijn fiches waarop de verlofdagen van elke individuele medewerker manueel worden bijgehouden. Ook verlofkaarten in Excel komen vandaag nog veelvuldig voor. Moderne bedrijven stappen echter meer en meer over naar specifieke software om de verlofregistratie bij te houden. De verlofkaarten beginnen dus stilaan te verdwijnen uit de praktijk.

Het digitaal bijhouden van de verlofregistratie in een verlofregistratiesysteem levert bedrijven en medewerkers heel wat voordelen op.

• Het bespaart tijd. Met een digitaal verlofregistratiesysteem bespaar je als werkgever heel wat tijd. Het invoeren van verlofregelingen gaat digitaal een stuk sneller en je vindt ook veel makkelijker de individuele fiches terug. Zeker als je met een heleboel medewerkers werkt, is dit een gigantisch voordeel. Bovendien kunnen verlofdagen ook sneller goedgekeurd worden. De bevoegde manager ontvangt vrijwel onmiddellijk een mail of notificatie via het systeem als er een verlofaanvraag wordt ingediend.

• Minder ruimte voor fouten. Een digitaal registratiesysteem is veel minder gevoelig voor fouten, vergeleken met het manuele systeem van verlofkaarten. Enkel wanneer de verlofdagen niet correct in het systeem worden ingevoerd, kunnen er nog zaken mis lopen.

• De werkgever en werknemers hebben altijd een compleet overzicht. Zowel de managers als de individuele medewerkers beschikken steeds over een compleet overzicht van de verlofdagen. Bovendien kunnen werknemers ook online verlof aanvragen en laten goedkeuren.

• Geautomatiseerde controles in het systeem. Vaak zijn er extra controles ingebouwd in het registratiesysteem, zodat het maximale aantal verlofdagen per type, niet overschreden kan worden. 

In de praktijk komen er verschillende digitale verlofregistratiesystemen voor. We zetten de belangrijkste voor je op een rij.

• Manuele verlofkaarten Het systeem van manuele verlofkaarten is de oudste manier om de verlofregistratie bij te houden. Verlofkaarten vergen heel wat manueel werk en uiteindelijk moeten de gegevens toch nog digitaal doorgestuurd worden. Dit systeem is dus erg omslachtig en zeer foutgevoelig.

• Excel  Excel is vaak een eerste vorm om de verlofregistratie digitaal bij te houden. Elke medewerker krijgt zijn of haar eigen spreadsheet waarin de individuele verlofregistratie wordt bijgehouden. 

• Gespecialiseerde software Tegenwoordig is er ook gespecialiseerde software op de markt om de verlofregistratie bij te houden. In de software van Personio is dit bijvoorbeeld perfect mogelijk. Alle mogelijke toeters en bellen zijn aanwezig om het verlof snel en foutloos bij te houden. Vaak is er ook een bijbehorende app beschikbaar, zodat de medewerkers zelf hun verlofdagen kunnen aanvragen en steeds een actueel overzicht van hun verlof kunnen consulteren. 

Ga je in je bedrijf aan de slag met een digitaal verlofregistratiesysteem? Dan zijn er wel een aantal aandachtspunten waar je op moet letten.

• Zo is het belangrijk dat je als werkgever makkelijk kunt werken met het verlofregistratiesysteem. Heel wat aanbieders bieden een grondige opleiding aan en hebben hun systeem gedocumenteerd. Het organiseren van trainingen voor de mensen die dagelijks met het systeem moeten werken is aangewezen. Als je medewerkers over een app beschikken waarmee ze verlofdagen kunnen aanvragen en bekijken, dan is het belangrijk dat zij ook goed met de tool overweg kunnen.

• Verder kunnen heldere procedures helpen om verlofaanvragen soepel en snel af te handelen. Duidelijke interne afspraken geven werknemers de nodige zekerheid. Zet deze procedures helder op papier en communiceer ze intern. Zorg dat je medewerkers weten hoe ze verlof dienen aan te vragen en laat ze de procedures volgen. Houd het aanvragen van vakantiedagen zo eenvoudig mogelijk en beperk bijvoorbeeld het aantal codes tot een minimum. Hoe complexer het voor medewerkers is om verlof aan te vragen, hoe meer fouten er kunnen gebeuren.

• Kies bij voorkeur ook voor een systeem dat online werkt en dus overal via een browser beschikbaar is. Zo hoef je niet plaatsgebonden te werken. Systemen waarbij ook een app beschikbaar is voor de medewerkers hebben zeker een streepje voor.

• Kies voor een aanbieder die een vlot bereikbare klantenservice heeft, waarbij je snel met je vragen terecht kunt. Af en toe loop je misschien vast en dan is snelle hulp welkom.  

Naast het registreren van verlof, is het ook mogelijk om verzuim van medewerkers te registreren. Vaak kan dit in hetzelfde systeem als datgene dat je gebruikt voor de verlofregistratie. In het registratiesysteem van Personio is er alvast een module voor verzuimbeheer voorzien. Een digitale verzuimregistratie geeft je heel wat waardevolle inzichten, waardoor je verzuim gericht kunt aanpakken en terugdringen. Het laat je ook toe een preventief beleid te voeren. 

Als werkgever ben je verplicht om je medewerkers de mogelijkheid te geven om verlof te nemen. Je werknemers zijn dan weer verplicht om het verlof binnen de wettelijke termijn op te nemen. 

Als werkgever kun je enkel verlof weigeren als je hiervoor een gewichtige reden hebt. Denk daarbij aan een onvoorziene drukte op het werk, of er zijn bijvoorbeeld heel wat collega’s die in dezelfde periode verlof nemen waardoor de werkzaamheden in het gedrang kunnen komen. Zonder een grondige reden is het in principe onmogelijk om verlofdagen te weigeren als een medewerker daarom verzoekt. 

Het bijhouden van verlof kan op verschillende manieren. Je kunt verlof bijhouden met klassieke verlofkaarten, in Excel of in een daarvoor voorzien digitaal verlofregistratiesysteem. Welk systeem je verkiest in jouw bedrijf, hangt af van je behoeften en persoonlijke voorkeur. Heel wat bedrijven maken volop de overstap naar een online registratiesysteem omwille van de vele voordelen.