Opzetten van een salarishuis: een praktische handleiding

Een salarishuis omvat een verzameling van alle salarisschalen binnen je organisatie. Zo’n salarishuis laat je als werkgever toe om vaste salarisschalen te bepalen per functie. Dit geeft meer duidelijkheid over wat een werknemer kan verdienen en welk groeiperspectief er is.

Leestip: Wat betekent Payroll?

Een gestructureerd salarishuis is niet alleen belangrijk voor de werkgever, maar ook voor de werknemers. Je creëert hiermee een open cultuur waarin je werknemers weten wat ze kunnen verdienen, in welke schaal ze vallen en waar ze naartoe kunnen groeien.

Op basis van het beginsel van goed werkgeverschap ben je als werkgever verplicht om bepaalde waarden te volgen, zoals ‘loon naar werken’ en ‘gelijk loon voor gelijk werk’. Met een salarishuis laat je jouw werknemers zien dat je salarisstructuur transparant en rechtvaardig is.

Kijk ook zeker je cao na, want het kan zijn dat deze overeenkomst je als werkgever verplicht om bepaalde salarisschalen in te voeren, afhankelijk van de functie en het aantal jaren ervaring van de medewerker. Dit is vaak het geval in de horeca en in de bouw.

Stap voor stap de bedrijfscultuur versterken

Hoe consolideer je met eenvoudige middelen een sterke bedrijfscultuur? De experts in deze gids laten het je zien.

Gids nu downloaden

Het is dus belangrijk om een salarishuis op te zetten in je bedrijf. De volgende voordelen zijn eraan verbonden:

• Je werknemers hebben meer respect en waardering voor je bedrijf bij een transparante communicatie.

• De productiviteit en de motivatie van je medewerkers stijgen, omdat je duidelijk bent over de groeimogelijkheden van je werknemers.

• Een salarishuis heeft een positieve invloed op de bedrijfscultuur en de werksfeer.

• Je behoudt als werkgever zelf makkelijk het overzicht over de loonafspraken wanneer je personeel groeit, wat handig is als je je salarisadministratie uitbesteedt.

Wil je in jouw bedrijf ook een salarishuis opzetten? Volg dan de volgende vier stappen.

Breng alle functies binnen je organisatie in kaart, en zorg ervoor dat de verantwoordelijkheden en taken die eraan verbonden zijn goed omschreven zijn.

Leg de basis vast van het salaris dat je toekent aan werknemers, en hou hierbij rekening met de volgende factoren: functie, ervaring, leeftijd, aantal dienstjaren, opleiding en meer. Het (laten) uitvoeren van een benchmarkstudie kan ook nooit kwaad. Op die manier kan je de lonen die je als werkgever aanbiedt aftoetsen aan de markt.

Er zijn twee verschillende opties bij het opzetten van een salarishuis. Een structureel salarishuis is opgebouwd op basis van hiërarchie en zal niet naar de prestaties kijken. Bij een slechtere economische situatie hang je als werkgever wel vast aan je loonafspraken. Een flexibel salarishuis is daarentegen meer gebaseerd op de prestaties en het bedrijfsresultaat. Wanneer het bijvoorbeeld minder goed gaat met het bedrijf, kan je een loonsverhoging periodiek overslaan, mits dit van tevoren is vastgelegd in de loonafspraken.

Bij vele organisaties bepaalt de cao de salarisschalen. Dit is bijvoorbeeld het geval in de horeca. Is dit bij jouw organisatie niet het geval? Dan kan je zelf de schalen indelen op basis van de bovenstaande informatie.

Een veelvoorkomende indeling is als volgt:

• Schaal 1 – 4 voor ongeschoold werk;

• Schaal 5 – 8 voor mbo-niveau;

• Schaal 9 – 11 voor hbo/wo-niveau;

• Schaal 12 en hoger voor leidinggevende functies.

Per schaal bepaal je een startloon, een eindloon en de periodieken die ertussen liggen. Per jaar gaat de werknemer dan een periodiek omhoog. Zit een werknemer aan het eindloon? Dan kan je in gesprek gaan om te polsen of hij/zij wil doorgroeien naar een volgende schaal of in dezelfde functie wil blijven met bijvoorbeeld een jaarlijkse bonus.

Er bestaan twee verschillende structuren binnen de salarisschalen. Bij de gesloten structuur zijn de periodieken gebaseerd op de leeftijd of het aantal dienstjaren. Een open structuur heeft geen periodieken en stimuleert werknemers om uit zichzelf een stapje bij te zetten om meer te verdienen.

Wil je jouw salarisadministratie verder vereenvoudigen en optimaliseren? Dat kan met een tool als Personio.

Stroomlijn je werknemers’ ontwikkeling

Definieer je prestatiecycli, bepaal doelen, geef effectief feedback en evalueer iemands prestaties eerlijk. Structureer groei en help je medewerkers met krachtig prestatiemanagement. 

Probeer slimme performance management

Een salarishuis bestaat uit alle afspraken over hoe functies binnen je organisatie worden beloond. Daarbij kom je ook de termen loongebouw en salarisgebouw tegen. In de praktijk betekenen ze vrijwel hetzelfde: een overzichtelijke indeling van functies, functiegroepen en salarisschalen.

Het loongebouw vormt de basis van je beloningsbeleid. Door functies in groepen in te delen en daar passende salarisschalen aan te koppelen, ontstaat een duidelijke salarisstructuur. Medewerkers weten waar ze staan, welke doorgroeimogelijkheden er zijn en wat er nodig is om een volgende stap te maken.

Voor middelgrote organisaties is het verstandig om eerst de functies te groeperen en daarna pas de salarisschalen vast te stellen. Zo voorkom je dat vergelijkbare functies verschillend worden beloond en blijft je salarisbeleid uitlegbaar.

Een eenvoudig loongebouw kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

De exacte bedragen verschillen per organisatie of cao, maar de opbouw is hetzelfde: hoe zwaarder de functie, hoe hoger de salarisschaal. Binnen iedere schaal bepaal je vervolgens een minimum, maximum en eventuele periodieken.

Wil je salarisgegevens centraal beheren en eenvoudig rapporteren? Ontdek hoe beloningsbeheer met Personio helpt om HR- en beloningsdata op één plek samen te brengen.

In Nederland is dit misschien wel de belangrijkste vraag bij het opzetten van een salarishuis.

Dan zijn de salarisschalen uit de cao meestal het uitgangspunt. De cao bepaalt vaak hoe functies worden ingedeeld, welke salarisschalen daarbij horen en hoe medewerkers doorgroeien via periodieken. Je kunt medewerkers in sommige gevallen wel boven de cao belonen, maar niet daaronder.

Controleer daarom altijd:

• welke cao op jouw organisatie van toepassing is;

• hoe functies zijn ingedeeld;

• welke salarisschalen daarbij horen;

• welke regels gelden voor periodieken en doorgroei.

Dan richt je het salarishuis zelf in. Dat geeft meer vrijheid, maar ook meer verantwoordelijkheid. Je moet kunnen uitleggen waarom een functie in een bepaalde salarisschaal valt en waarom medewerkers gelijk worden beloond voor gelijkwaardig werk.

Een goed ingericht loongebouw helpt daarbij. Door functies objectief te beoordelen en vaste salarisschalen te gebruiken, creëer je een transparante salarisstructuur die medewerkers begrijpen én die je als werkgever kunt onderbouwen.

Voordat je salarisschalen kunt bepalen, moet je weten wat een functie waard is. Dat proces heet functiewaardering.

Bij functiewaardering beoordeel je niet de medewerker, maar de functie zelf. Je kijkt bijvoorbeeld naar de verantwoordelijkheden, benodigde kennis, complexiteit van het werk, mate van zelfstandigheid en eventuele leidinggevende taken.

Een logische aanpak bestaat uit vier stappen:

1. Stel duidelijke functieprofielen op.

2. Waardeer iedere functie volgens één vaste methode.

3. Groepeer vergelijkbare functies.

4. Koppel pas daarna salarisschalen aan de functiegroepen.

Door één methode consequent toe te passen ontstaat een salarisstructuur die eerlijk, consistent en eenvoudig uit te leggen is. Dat helpt niet alleen bij nieuwe medewerkers, maar ook bij promoties, doorgroei en interne mobiliteit.

Naarmate een organisatie groeit, wordt het lastiger om salarisschalen, functiegroepen en marktontwikkelingen handmatig bij te houden. Steeds meer organisaties gebruiken daarom software om hun beloningsbeleid te ondersteunen.

Daarbij zijn grofweg twee categorieën te onderscheiden.

Specialistische oplossingen zoals Figures, Ravio en Sysarb richten zich op beloningsanalyse, benchmarking en pay-equity. Ze helpen organisaties bijvoorbeeld bij het vergelijken van salarissen met de markt en het analyseren van beloningsverschillen.

HR-platformen zoals Personio richten zich vooral op het centraliseren van HR-data. Medewerkersgegevens, functies en salarisinformatie komen samen op één plek, waardoor rapportages eenvoudiger worden. Dat geeft je een solide basis voor je beloningsbeleid. Voor meer specialistische analyses kun je desgewenst aanvullende software inzetten.

Voor veel middelgrote organisaties werkt deze combinatie goed: één centrale bron voor HR- en salarisgegevens, aangevuld met gespecialiseerde analyses wanneer dat nodig is.

Met de komst van de Europese loontransparantierichtlijn wordt het steeds belangrijker om beloningsverschillen objectief te kunnen uitleggen.

Een duidelijk salarishuis helpt daarbij. Wanneer functies op een consistente manier zijn gewaardeerd en gekoppeld aan vaste salarisschalen, is beter uit te leggen waarom medewerkers een bepaald salaris ontvangen en hoe zij kunnen doorgroeien.

Dat betekent niet dat iedere organisatie verplicht een salarishuis moet invoeren. Wel helpt een duidelijke salarisstructuur om voorbereid te zijn op de eisen rondom transparantie en gelijke beloning.

Lees ook wat de richtlijn vraagt en hoe organisaties zich daarop kunnen voorbereiden.

Voorbeelden van salarishuizen kan je makkelijk vinden als je kijkt naar de cao’s in verschillende sectoren. Hieronder vind je twee voorbeelden van salarishuizen in de kinderopvang en de horeca.

Een voorbeeld voor 2024.

Een voorbeeld van 2023.

Wil je salarisgegevens, functiegroepen en beloningsinformatie centraal beheren? Ontdek hoe beloningsbeheer met Personio helpt om je salarisstructuur overzichtelijk te houden en onderbouwde beloningsbeslissingen te nemen.

Normaal gezien wordt een cao ieder jaar opnieuw geüpdatet. Dat wil dus ook zeggen dat de loonschalen opnieuw worden opgesteld. Als werkgever kun je je daarop baseren, maar je kan ook kijken naar het inflatiepercentage om je salarishuis verder aan te passen.

Ja, een salarishuis kan worden aangepast voor verschillende afdelingen of rollen binnen een organisatie, voor zover dat is toegestaan volgens de geldende cao. Voornamelijk in grote bedrijven is dit handig om als werkgever een beter overzicht te bewaren. Geef van tevoren wel duidelijk mee welke invloed dit heeft voor je werknemers als ze bijvoorbeeld van afdeling of rol zouden veranderen.

Je kan je medewerkers betrekken bij het opstellen van een salarishuis door met hen in gesprek te gaan. Pols naar de verwachtingen, naar hun doelstellingen en naar hun noden. Geef ook duidelijk aan dat je een benchmarkstudie doet en wat daar de resultaten van waren.

In de praktijk betekenen salarishuis en loongebouw vrijwel hetzelfde. Beide beschrijven een samenhangend stelsel van functiegroepen en salarisschalen waarmee je vastlegt hoe functies worden beloond.

Val je onder een cao, dan zijn de salarisschalen meestal leidend. Werk je zonder cao, dan stel je de schalen zelf vast, zolang je kunt onderbouwen dat je medewerkers gelijk beloont voor gelijkwaardig werk.

Begin met duidelijke functieprofielen. Waardeer daarna alle functies volgens één methode, groepeer vergelijkbare functies en koppel vervolgens de juiste salarisschalen aan iedere functiegroep.

Specialistische oplossingen zoals Figures, Ravio en Sysarb ondersteunen bij beloningsanalyse en benchmarking. HR-platformen zoals Personio beheren de onderliggende HR- en salarisgegevens en maken rapportages over beloning eenvoudiger.

De richtlijn maakt het belangrijker om salarisverschillen objectief te kunnen onderbouwen. Een goed ingericht salarishuis met duidelijke salarisschalen helpt organisaties om beloningskeuzes transparant en consistent uit te leggen.