Nieuwste blogberichten
Verslag van een functioneringsgesprek: tips, voorbeelden en best practices

Een verslag van een functioneringsgesprek is essentieel op de werkvloer. Je weet hierdoor zeker dat je medewerker en jij op een lijn zitten. Bovendien kan het verslag een waardevolle aanvulling vormen op het personeelsdossier, mocht je een medewerker willen ontslaan. Maar hoe stel je zo’n verslag op? Dat lichten we hier toe. Je kan hierbij ook handig gebruikmaken van het bijgesloten voorbeeld. Daarnaast gaan we in op het belang van ondertekening en de eventuele bezwaarprocedure.
Belangrijkste conclusies
Een verslag van een functioneringsgesprek voorkomt interpretatieverschillen tussen de leidinggevende en de werknemer.
Ga bij onenigheid over de verslaglegging het gesprek aan, en probeer er samen uit te komen.
Een medewerker kan bezwaar indienen als hij of zij het niet eens is met het verslag van het functioneringsgesprek.
Inhoud
- 1Wat is een verslag van een functioneringsgesprek?
- 2Hoe stel je een effectief verslag van een functioneringsgesprek op?
- 3Het belang van het ondertekenen van een verslag van een functioneringsgesprek
- 4Bezwaar tegen verslag functioneringsgesprek: hoe ga je hiermee om?
- 5Voorbeeld opzet verslag functioneringsgesprek
- 6Veelgestelde vragen over verslagen van functioneringsgesprekken
Wat is een verslag van een functioneringsgesprek?
Tijdens een functioneringsgesprek ga je het gesprek aan met een medewerker over hoe zijn werk gaat of hoe hij het naar zijn zin heeft, hoe zijn ontwikkeling verloopt, hoe hij de samenwerking ervaart en wat hij eventueel zou willen in de toekomst. Je hebt het ook over de doelen en afspraken voor de komende periode. Na afloop schrijf je een verslag van het functioneringsgesprek, waarin je al de besproken punten kort toelicht en vastlegt wat de afspraken zijn. Het verslag wordt zowel door jezelf als de betreffende medewerker ondertekend.
Het onderscheid tussen functionerings- en beoordelingsgesprekken
Het is een veelgestelde vraag: wat is nou precies het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek? We lichten het antwoord hier toe. Bij een functioneringsgesprek ga je echt het gesprek aan met de medewerker en wissel je gedachten en ervaringen uit. Bij een beoordelingsgesprek ben jij min of meer alleen aan het woord en deel je jouw mening aan de medewerker.
Hoe stel je een effectief verslag van een functioneringsgesprek op?
Door ervoor te zorgen dat je beschikt over een format voor een verslag van een functioneringsgesprek, kan je je goed voorbereiden en heb je meteen ook een leidraad voor het gesprek. Taken en verantwoordelijkheden, inzet, samenwerking, ontwikkeling, toekomst en verzuim komen sowieso aan de orde in het verslag. Maar er is ook altijd ruimte om andere punten op te nemen in het verslag. Deze kunnen overigens ook door de werknemer zelf worden aangedragen. Iets verderop vind je een concreet voorbeeld van een verslag van een functioneringsgesprek.
Tips voor het schrijven van een duidelijk en objectief verslag
Zorg ervoor dat je verslag eenduidig is: beschrijf alles zo concreet mogelijk.
Voorkom ellenlange teksten en schrijf to the point.
Beperk je tot de feiten en wees realistisch: werk SMART.
Het belang van het ondertekenen van een verslag van een functioneringsgesprek
Het is belangrijk dat beide partijen het verslag van het functioneringsgesprek ondertekenen, zowel de leidinggevende als de medewerker zelf. Zo weet je zeker dat beide partijen het gesprek op dezelfde manier interpreteren en kan miscommunicatie worden voorkomen. Als bovendien uit de recente verslagen van functioneringsgesprekken zou blijken dat de werknemer al geruime tijd aantoonbaar disfunctioneert, dan kunnen deze verslagen ook gelden als rechtmatige basis voor het ontslag van de medewerker. Het is dus zeker van belang om je verslaglegging op orde te hebben.
Onenigheid over verslaglegging
Het kan natuurlijk gebeuren dat de werknemer het niet eens is met de verslaglegging en het verslag niet wil ondertekenen. Omdat het hier om een functioneringsgesprek gaat, waarin beide partijen hun zegje mogen doen, is het in zulke gevallen van belang om het gesprek aan te gaan en helder te krijgen wat het probleem is. Dan kan je daarna ofwel het verslag aanpassen, ofwel een bijlage aan het verslag toevoegen, waarin de medewerker aangeeft waar hij of zij het niet mee eens is. Daarna moet het verslag alsnog door beide partijen worden ondertekend. Weigert een werknemer dan nog steeds te tekenen? In de volgende alinea lichten we toe hoe je daarmee omgaat.
Bezwaar tegen verslag functioneringsgesprek: hoe ga je hiermee om?
Een werknemer kan het oneens zijn met het verslag van het functioneringsgesprek en kan dan weigeren om het verslag te ondertekenen. In dat geval moet hij of zij binnen afzienbare tijd een formele bezwaarbrief tegen het verslag indienen, per mail of per aangetekende post. Dit bezwaar voeg je toe aan het personeelsdossier van de betreffende medewerker.
Als bedrijf ben je verplicht om inhoudelijk te reageren op het bezwaar. Over het algemeen nodig je een medewerker in zo’n geval uit voor een vervolggesprek. Beide partijen zijn er immers bij gebaat om een arbeidsconflict te voorkomen en een goede werkrelatie te behouden.
Voorbeeld opzet verslag functioneringsgesprek
Een goed verslag van een functioneringsgesprek kenmerkt zich door alle relevante punten gestructureerd en bondig aan bod te laten komen. Het onderstaande voorbeeld van een verslag van een functioneringsgesprek helpt je op weg.
Naam medewerker |
|
Functie |
|
Afdeling |
|
Naam leidinggevende |
|
Datum |
|
Datum vorige functioneringsgesprek |
|
Onderwerp | Opmerkingen en afspraken |
Afspraken naar aanleiding van vorige gesprek |
|
|
|
Functie-eisen vs. realiteit |
|
|
|
Organisatie van de werkzaamheden |
|
|
|
Werksituatie |
|
|
|
Samenwerking met collega’s |
|
|
|
Samenwerking met de leidinggevende |
|
|
|
Opleiding en ontwikkeling |
|
|
|
Toekomstbeeld |
|
|
|
Verzuim |
|
|
|
Overige punten |
|
|
|
Afspraken voor de komende periode |
|
|
|
Voor akkoord:
Handtekening medewerker Handtekening leidinggevende
Datum: Datum:
Veelgestelde vragen over verslagen van functioneringsgesprekken
Wie is verantwoordelijk voor het schrijven van het verslag van een functioneringsgesprek?
De leidinggevende of manager is verantwoordelijk voor het schrijven van het verslag van het functioneringsgesprek.
Hoe bewaar je verslagen van functioneringsgesprekken op een veilige manier?
Als werkgever bewaar je verslagen van functioneringsverslagen in het (digitale) personeelsdossier van de betreffende medewerker. Als je gegevens opslaat, moet de AVG-regeling in acht worden genomen.
Wat te doen als er meningsverschillen zijn over de inhoud van het verslag?
Als er meningsverschillen zijn over de inhoud van het verslag, is het belangrijk om duidelijkheid te verkrijgen over de punten waarover meningsverschillen bestaan en om de redenen daarachter te begrijpen. Misschien kan je de formulering ietwat aanpassen, waardoor het meningsverschil is opgelost.
Disclaimer
Wij wijzen erop dat de inhoud van onze website (inclusief eventuele juridische bijdragen) uitsluitend bedoeld is voor niet-bindende informatieve doeleinden en niet dient als juridisch advies in strikte zin. De inhoud van deze site kan en mag niet dienen als vervanging van individueel en bindend juridisch advies dat betrekking heeft op jouw specifieke situatie. Alle informatie wordt daarom verstrekt zonder garantie voor juistheid, volledigheid en actualiteit.
Wettelijke informatie
Neem contact met ons op!
Nog geen klant? Neem contact op met onze salesafdeling.
Werken bij Personio
© 2023 Personio SE & Co. KG
Credentials


