Verslag van een functioneringsgesprek: tips, voorbeelden en template
Op de werkvloer is het essentieel om een verslag van een functioneringsgesprek op te maken. Je weet hierdoor zeker dat je medewerker en jij als manager op één lijn zitten. Bovendien kan het verslag een waardevolle aanvulling vormen op het personeelsdossier in het geval je een medewerker zou willen ontslaan. Maar hoe stel je zo’n verslag op? Dat lichten we hier toe. Je kan hierbij ook handig gebruikmaken van het bijgesloten voorbeeld. Daarnaast gaan we in op het belang van de ondertekening van dit document en de eventuele bezwaarprocedure.
Belangrijkste conclusies
Door een verslag van een functioneringsgesprek te maken kunnen interpretatieverschillen tussen de leidinggevende en de werknemer worden voorkomen.
Ga bij onenigheid over de verslaglegging het gesprek aan, en probeer er samen uit te komen.
Een medewerker kan bezwaar indienen als hij of zij het niet eens is met het verslag van het functioneringsgesprek.
Inhoud
- 1Wat is een verslag van een functioneringsgesprek?
- 2Hoe stel je een effectief verslag van een functioneringsgesprek op?
- 3Het belang van het ondertekenen van een verslag van een functioneringsgesprek
- 4Bezwaar tegen het verslag van een functioneringsgesprek: hoe ga je hiermee om?
- 5Voorbeeld opzet verslag functioneringsgesprek
- 6Veelgestelde vragen over verslagen van functioneringsgesprekken
Wat is een verslag van een functioneringsgesprek?
In een functioneringsgesprek ga je het gesprek aan met een medewerker. Je bespreekt hoe zijn werk gaat, hoe hij het naar zijn zin heeft, hoe zijn ontwikkeling verloopt, hoe hij de samenwerking ervaart en wat hij eventueel zou willen in de toekomst. Je hebt het ook over de doelen en afspraken voor de komende periode. Na afloop schrijf je een verslag van het functioneringsgesprek, waarin je al de besproken punten kort toelicht en vastlegt wat de afspraken zijn. Het verslag wordt zowel door jezelf als door de betreffende medewerker ondertekend.
Het onderscheid tussen een functionerings- en beoordelingsgesprek
Het is een veelgestelde vraag: wat is nou precies het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek? Bij een functioneringsgesprek ga je echt het gesprek aan met de medewerker en wissel je gedachten en ervaringen uit. Bij een beoordelingsgesprek ben jij als manager min of meer alleen aan het woord en deel je jouw mening aan de medewerker.
De belangrijkste punten voor een zelfverzekerd functioneringsgesprek plan je gemakkelijk met deze template.Hoe stel je een effectief verslag van een functioneringsgesprek op?
Door gebruik te maken van een template om een verslag van een functioneringsgesprek op te maken, kan je je goed voorbereiden en heb je meteen ook een leidraad voor het gesprek. Onderwerpen zoals taken en verantwoordelijkheden, inzet, samenwerking, ontwikkeling, toekomst en verzuim komen sowieso aan de orde in het verslag. Maar er is daarnaast ook ruimte om andere punten op te nemen in het verslag. Deze punten kunnen overigens ook door de werknemer zelf worden aangedragen. Iets verderop in dit artikel vind je een concreet voorbeeld van een verslag van een functioneringsgesprek.
Leestip: Hoe geef je de juiste feedback?
Tips voor het schrijven van een duidelijk en objectief verslag
Zorg ervoor dat het verslag eenduidig is: beschrijf alles zo concreet mogelijk.
Voorkom ellenlange teksten en schrijf to the point.
Beperk je tot de feiten en wees realistisch: werk SMART.
Het belang van het ondertekenen van een verslag van een functioneringsgesprek
Het is belangrijk dat beide partijen het verslag van het functioneringsgesprek ondertekenen, zowel de leidinggevende als de medewerker zelf. Zo weet je zeker dat beide partijen het gesprek op dezelfde manier interpreteren en kan miscommunicatie worden voorkomen. Als bovendien uit de recente verslagen van functioneringsgesprekken zou blijken dat de werknemer al geruime tijd aantoonbaar disfunctioneert, dan kunnen deze verslagen ook dienen als rechtmatige basis voor het ontslag van de medewerker. Het is dus zeker van belang om je verslaglegging op orde te hebben.
Onenigheid over de verslaglegging
Het kan natuurlijk gebeuren dat de werknemer het niet eens is met de verslaglegging en hij of zij het verslag niet wil ondertekenen. Omdat het hier om een functioneringsgesprek gaat, waarin beide partijen hun zegje mogen doen, is het in zulke gevallen van belang om het gesprek aan te gaan en helder te krijgen wat het probleem is. Vervolgens kun je het verslag aanpassen of een bijlage aan het verslag toevoegen waarin de medewerker aangeeft op welke punten hij of zij het niet met jou eens is. Daarna moet het verslag alsnog door beide partijen worden ondertekend. Weigert een werknemer dan nog steeds te tekenen? In de volgende alinea lichten we toe hoe je met deze situatie omgaat.
Bezwaar tegen het verslag van een functioneringsgesprek: hoe ga je hiermee om?
Een werknemer kan het oneens zijn met het verslag van het functioneringsgesprek. Hij of zij kan dan weigeren om het verslag te ondertekenen. Is dat het geval, dan moet de werknemer binnen afzienbare tijd een formele bezwaarbrief tegen het verslag indienen, per mail of per aangetekende post. Dit bezwaar voeg je vervolgens toe aan het personeelsdossier van de betreffende medewerker.
Als bedrijf ben je verplicht om inhoudelijk te reageren op het bezwaar. Over het algemeen nodig je een medewerker in zo’n geval uit voor een vervolggesprek. Beide partijen zijn er immers bij gebaat om een arbeidsconflict te voorkomen en een goede werkrelatie te behouden.
Template functioneringsgesprek
Een template van een functioneringsgesprek helpt je om het gesprek gestructureerd en doelgericht te voeren en zelfverzekerd over de prestaties, verwachtingen en doelen te kunnen praten.
Voorbeeld opzet verslag functioneringsgesprek
In een goed verslag van een functioneringsgesprek komen alle relevante punten gestructureerd en bondig aan bod. Het onderstaande voorbeeld van een verslag van een functioneringsgesprek helpt je alvast op weg.
Naam medewerker Alle algemene gegevens van de werknemer kan je van tevoren invullen in het formulier ‘loonbelastingverklaring’. |
|
Functie |
|
Afdeling |
|
Naam leidinggevende |
|
Datum |
|
Datum vorige functioneringsgesprek |
|
Onderwerp | Opmerkingen en afspraken |
Afspraken naar aanleiding van het vorige gesprek Vul hier de afspraken in die je tijdens het vorige gesprek hebt vastgelegd. Zo kan je tijdens dit gesprek makkelijk teruggrijpen naar de afspraken en ze evalueren. |
|
Functie-eisen vs. realiteit De functie-eisen van je werknemer vind je terug in het arbeidscontract. Zet ze allemaal op een rij en overloop ze tijdens het gesprek. Bespreek of ze naar behoren worden uitgevoerd en bekijk samen de verbeterpunten. Schrijf die meteen op. |
|
Organisatie van de werkzaamheden Zet hier de verschillende taken op een rij en overloop samen met de werknemer hoe deze verlopen. Voert hij of zij de taken zelfstandig en naar verwachting uit, of is er extra hulp nodig? |
|
Werksituatie Afhankelijk van het bedrijf en de functie die de werknemer uitvoert, zal dit punt uitgebreider worden besproken. Bespreek de werksituatie samen met de werknemer om te weten te komen of alles nog naar wens is en of de werknemer veilig kan werken. Noteer de verbeterpunten direct. |
|
Samenwerking met collega’s Ga specifiek in op de samenwerking met collega’s. Verloopt de samenwerking vlot of zijn er bepaalde moeilijkheden die op tafel gelegd moeten worden? Noteer ook hier de verbeterpunten. |
|
Samenwerking met de leidinggevende Ga na hoe de samenwerking verloopt met de leidinggevende. Dit kan de persoon zijn die het gesprek voert, maar het kan ook een andere persoon zijn. Is er voldoende ondersteuning? Wordt er voldoende feedback gegeven? Noteer ook hier weer de verbeterpunten. |
|
Opleiding en ontwikkeling Bespreek de vaardigheden van de werknemer en ga na of ze in de goede richting evolueren. Het is handig om dit stuk van tevoren voor te bereiden, met name als je concrete voorbeelden wil aanhalen. Luister ook zeker naar de wensen van de werknemer op het vlak van opleiding of extra persoonlijke ontwikkeling. |
|
Toekomstbeeld Bekijk samen het toekomstbeeld van de werknemer. Waar wil hij of zij naartoe groeien en hoe kan je die groei als leidinggevende verder ondersteunen? |
|
Verzuim Neem van tevoren door hoeveel ziektedagen er zijn opgenomen door de werknemer en hoe het verzuim steeds is verlopen. Gaat het om langdurig ziekteverzuim of worden hier en daar losse dagen als ziekteverlof opgenomen? Haal eventuele problemen aan en noteer de verbeterpunten. |
|
Overige punten Vraag je werknemer voor het gesprek om zelf ook punten te verzamelen die tijdens het gesprek aan bod zullen komen. Het is handig om dit van tevoren te doen, zodat de werknemer de punten met jou kan delen en je deze ook afdoende kan voorbereiden. |
|
Afspraken voor de komende periode Overloop de verschillende onderdelen en maak duidelijke afspraken voor de komende periode. Noteer ze in het verslag, zodat je er bij het volgende gesprek meteen naar kan teruggrijpen. |
|
Voor akkoord:
Handtekening medewerker Handtekening leidinggevende
Datum: Datum:
Veelgestelde vragen over verslagen van functioneringsgesprekken
Wie is verantwoordelijk voor het schrijven van het verslag van een functioneringsgesprek?
De leidinggevende of manager is verantwoordelijk voor het schrijven van het verslag van het functioneringsgesprek.
Hoe bewaar je de verslagen van functioneringsgesprekken op een veilige manier?
Als werkgever bewaar je de verslagen van functioneringsverslagen in het (digitale) personeelsdossier van de betreffende medewerker. Bij het bewaren en verwerken van de gegevens van werknemers, moet de AVG-regeling in acht worden genomen.
Wat moet je doen als er meningsverschillen zijn over de inhoud van het verslag?
Als er meningsverschillen zijn over de inhoud van het functioneringsverslag, is het belangrijk om duidelijkheid te verkrijgen over de punten waarover meningsverschillen bestaan en om de redenen daarachter te begrijpen. Misschien kan je de formulering ietwat aanpassen, waardoor het meningsverschil makkelijk is opgelost.
Disclaimer
Wij wijzen erop dat de inhoud van onze website (inclusief eventuele juridische bijdragen) uitsluitend bedoeld is voor niet-bindende informatieve doeleinden en niet dient als juridisch advies in strikte zin. De inhoud van deze site kan en mag niet dienen als vervanging van individueel en bindend juridisch advies dat betrekking heeft op jouw specifieke situatie. Alle informatie wordt daarom verstrekt zonder garantie voor juistheid, volledigheid en actualiteit.
