Verslag van een functioneringsgesprek: tips, voorbeelden en best practices

Tijdens een functioneringsgesprek ga je het gesprek aan met een medewerker over hoe zijn werk gaat of hoe hij het naar zijn zin heeft, hoe zijn ontwikkeling verloopt, hoe hij de samenwerking ervaart en wat hij eventueel zou willen in de toekomst. Je hebt het ook over de doelen en afspraken voor de komende periode. Na afloop schrijf je een verslag van het functioneringsgesprek, waarin je al de besproken punten kort toelicht en vastlegt wat de afspraken zijn. Het verslag wordt zowel door jezelf als de betreffende medewerker ondertekend. 

Het is een veelgestelde vraag: wat is nou precies het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek? We lichten het antwoord hier toe. Bij een functioneringsgesprek ga je echt het gesprek aan met de medewerker en wissel je gedachten en ervaringen uit. Bij een beoordelingsgesprek ben jij min of meer alleen aan het woord en deel je jouw mening aan de medewerker.

Altijd in controle over feedbackgesprekken

Afhankelijk van het feedbackproces kun je zelf feedbacksessies organiseren in Personio of leidinggevenden eraan herinneren om dit te doen.

Lees hier meer

Door ervoor te zorgen dat je beschikt over een format voor een verslag van een functioneringsgesprek, kan je je goed voorbereiden en heb je meteen ook een leidraad voor het gesprek. Taken en verantwoordelijkheden, inzet, samenwerking, ontwikkeling, toekomst en verzuim komen sowieso aan de orde in het verslag. Maar er is ook altijd ruimte om andere punten op te nemen in het verslag. Deze kunnen overigens ook door de werknemer zelf worden aangedragen. Iets verderop vind je een concreet voorbeeld van een verslag van een functioneringsgesprek.

• Zorg ervoor dat je verslag eenduidig is: beschrijf alles zo concreet mogelijk.

• Voorkom ellenlange teksten en schrijf to the point.

• Beperk je tot de feiten en wees realistisch: werk SMART.

Het is belangrijk dat beide partijen het verslag van het functioneringsgesprek ondertekenen, zowel de leidinggevende als de medewerker zelf. Zo weet je zeker dat beide partijen het gesprek op dezelfde manier interpreteren en kan miscommunicatie worden voorkomen. Als bovendien uit de recente verslagen van functioneringsgesprekken zou blijken dat de werknemer al geruime tijd aantoonbaar disfunctioneert, dan kunnen deze verslagen ook gelden als rechtmatige basis voor het ontslag van de medewerker. Het is dus zeker van belang om je verslaglegging op orde te hebben.

Het kan natuurlijk gebeuren dat de werknemer het niet eens is met de verslaglegging en het verslag niet wil ondertekenen. Omdat het hier om een functioneringsgesprek gaat, waarin beide partijen hun zegje mogen doen, is het in zulke gevallen van belang om het gesprek aan te gaan en helder te krijgen wat het probleem is. Dan kan je daarna ofwel het verslag aanpassen, ofwel een bijlage aan het verslag toevoegen, waarin de medewerker aangeeft waar hij of zij het niet mee eens is. Daarna moet het verslag alsnog door beide partijen worden ondertekend. Weigert een werknemer dan nog steeds te tekenen? In de volgende alinea lichten we toe hoe je daarmee omgaat.

Een werknemer kan het oneens zijn met het verslag van het functioneringsgesprek en kan dan weigeren om het verslag te ondertekenen. In dat geval moet hij of zij binnen afzienbare tijd een formele bezwaarbrief tegen het verslag indienen, per mail of per aangetekende post. Dit bezwaar voeg je toe aan het personeelsdossier van de betreffende medewerker. 

Als bedrijf ben je verplicht om inhoudelijk te reageren op het bezwaar. Over het algemeen nodig je een medewerker in zo’n geval uit voor een vervolggesprek. Beide partijen zijn er immers bij gebaat om een arbeidsconflict te voorkomen en een goede werkrelatie te behouden.

Template voor functioneringsgesprekken

Deze template helpt je om het gesprek gestructureerd, zelfverzekerd en doelgericht te voeren en zelfverzekerd over prestaties, verwachtingen en doelen te praten.

Sjabloon downloaden

Een goed verslag van een functioneringsgesprek kenmerkt zich door alle relevante punten gestructureerd en bondig aan bod te laten komen. Het onderstaande voorbeeld van een verslag van een functioneringsgesprek helpt je op weg.

Voor akkoord:

Handtekening medewerker                                   Handtekening leidinggevende

Datum:                                                                       Datum:

De leidinggevende of manager is verantwoordelijk voor het schrijven van het verslag van het functioneringsgesprek.

Als werkgever bewaar je verslagen van functioneringsverslagen in het (digitale) personeelsdossier van de betreffende medewerker. Als je gegevens opslaat, moet de AVG-regeling in acht worden genomen.

Als er meningsverschillen zijn over de inhoud van het verslag, is het belangrijk om duidelijkheid te verkrijgen over de punten waarover meningsverschillen bestaan en om de redenen daarachter te begrijpen. Misschien kan je de formulering ietwat aanpassen, waardoor het meningsverschil is opgelost.