De 4 soorten gesprekken in een organisatie: dit zijn ze en zo voer je ze!

Om welk gesprekstype het gaat en hoe het verloopt, hangt samen met twee aspecten van de conversatie:

• De richting: een- of tweerichtingsverkeer. Hebben beide gesprekspartners een vergelijkbare rol? Of is de een de spreker en de ander de luisteraar?

• De toon en het doel: samenwerking of competitie. Bestaat bij éé of meer deelnemers de intentie om de ander te overtroeven?

In sommige gesprekken op de werkvloer is eenrichtingsverkeer passend, bijvoorbeeld bij een officiële waarschuwing of een beoordeling. De leidinggevende is aan het woord, de medewerker luistert. Andere gesprekken, jaargesprekken bijvoorbeeld, werken pas goed als er sprake is van tweerichtingsverkeer: de leidinggevende en de medewerker hebben beiden inbreng.

In een competitief gesprek staat het eigen perspectief centraal. In een samenwerkend gesprek is men vooral benieuwd naar het perspectief van de ander.

Template voor functioneringsgesprekken

Deze template helpt je om het gesprek gestructureerd, zelfverzekerd en doelgericht te voeren en zelfverzekerd over prestaties, verwachtingen en doelen te praten.

Sjabloon downloaden

We leggen hier uit wat de vier gesprekstypen zijn: dialoog, debat, tirade en redevoering. We laten zien hoe elk soort gesprek zich verhoudt tot de twee bovengenoemde aspecten.

Bij een dialoog is er sprake van tweerichtingsverkeer en samenwerking. De gesprekspartners voeren om beurten het woord en stellen zich open voor de inbreng van de ander. Streef je naar een bedrijfscultuur waarin medewerkers verantwoordelijkheid nemen? Dan zijn dialooggesprekken een must.

Bij het voeren van een dialoog, is het belangrijk dat jij en je gesprekspartner beiden in gelijke mate aan het woord komen. Je onderbreekt de ander niet om je eigen punt te maken, maar luistert, vat samen en vraagt door.

Is er sprake van tweerichtingsverkeer, maar hebben de gesprekspartners tegengestelde meningen? Dan is er sprake van een debat. De gesprekspartners zijn er vooral op uit om de ander en eventuele toehoorders te overtuigen. In organisaties ontstaan debatten algauw bij meningsverschillen over organisatieverandering en organisatieontwikkeling.

Wie debatteert, luistert selectief naar de ander. Doorvragen is dus vooral bedoeld om je eigen punt te maken. Een debat heeft een andere dynamiek dan een dialoog, maar kan zinvol en verhelderend zijn. In een vruchtbaar debat richten de gesprekspartners zich niet op de persoon, maar op de inhoud en men blijft altijd respectvol.

Is er een spreker aan het woord die zijn ongezouten mening ventileert, zijn emoties de vrije loop laat of een donderpreek houdt? Dan is er sprake van een tirade. Een tirade is eenrichtingsverkeer en heeft een zuiver competitief doel. In contacten met een werknemersvertegenwoordiging zoals de ondernemingsraad, wordt een werkgever soms geconfronteerd met een tirade. Bij een ontslag op staande voet levert hij er zelf een.

Bij een tirade voelt de gesprekspartner zich al snel aangevallen en misschien onveilig. Een tirade, met een beheerst en instrumenteel ingezette agressieve toon, kan in uitzonderlijke situaties echter een gepaste gespreksvorm zijn.

Eenrichtingsverkeer dat samenwerking tot doel heeft, zien we bij de redevoering. Denk hierbij bijvoorbeeld aan mededelingen of een nieuwjaarstoespraak. De spreker brengt informatie over, maar wil ook wezenlijk contact maken.

De spreker moet zijn redevoering goed voorbereiden, en weten welke boodschap hij of zij communiceert. Deze moet als een rode draad herkenbaar zijn in het betoog. Contact met de toehoorders, onder andere in de vorm van oogcontact, is essentieel. Met hun lichaamstaal laten de toehoorders zien of ze de spreker begrijpen.

Organisatieontwikkeling en HR-strategie gaan hand in hand

Je HR-strategie bepaalt hoe de HR-afdeling proactief kan bijdragen aan de toekomst van het bedrijf. Deze gids toont je de belangrijkste stappen om een doelgerichte strategie te ontwikkelen.

Download nu

In dit diagram zie je hoe de vier soorten gesprekken zich tot elkaar verhouden, binnen de aspecten richting en toon/doel:

Het gaat gemakkelijk mis in een conversatie. De deelnemers komen dan al pratende in het verkeerde gesprekstype terecht. De werkgever heeft de taak om het doel te bewaken en het gesprek in goede banen te leiden. We bespreken enkele ontsporingen en geven je suggesties hoe je die kunt bijsturen.

Een dialoog is een samenwerkend gesprek, waarin de gesprekspartners benieuwd zijn naar het perspectief van de ander en om beurten aan het woord zijn. Merk je dat je selectief luistert, erop uit bent de ander te pareren, dan verandert het gesprek in een debat. Roep jezelf tot de orde, concentreer je op het perspectief van de ander. Luister, vat samen en vraag door voor je reageert.

Het kan zijn dat het gesprek verandert in een debat of zelfs een tirade, doordat je te weinig ruimte ervaart voor jouw kant van het verhaal. Vraag de ander dan of die benieuwd is naar jouw visie. Als het antwoord ja is, ervaar jij weer ruimte. Bij een eventuele nieuwe ontsporing peil je opnieuw naar deze vraag en het antwoord. Is het antwoord nee, stel dan vast dat een dialoog op dit moment en met deze gesprekspartner niet haalbaar is, en wijzig je plannen.

Neig je er in je enthousiasme toe om aan het woord te blijven, dan verandert de dialoog in een redevoering. Wat gebeurt er met je gesprekspartner? Haakt die af? Of raakt die juist geïnspireerd door je woordenstroom? Roep jezelf tot de orde, houd voor ogen wat het doel van het gesprek is. Als je welbewust hebt gekozen voor de dialoogvorm, is het belangrijk dat het perspectief van de ander ook aan bod komt.

In een debat wisselen de gesprekspartners standpunten uit, met de bedoeling te winnen en eventuele toehoorders te beïnvloeden. Een zuiver en oprecht gevoerd debat, kan verhelderend en verfrissend zijn in de richtingenstrijd tijdens een veranderproces en organisatieontwikkeling.

Lopen de emoties hoog op, dan ontstaan aan beide kanten tirades. De deelnemers vallen elkaar aan en het doel verschuift van de inhoud naar de strijd zelf. Merk je dat jij of de ander niet meer goed luistert? Worden mensen in een kwaad daglicht gesteld, worden bedoelingen in twijfel getrokken, trap dan op de rem. Wijs erop dat een debat gaat over de inhoud, en temper emoties.

Een debat kan ook veranderen in een dialoog, waarbij de competitie verdwijnt en de deelnemers vooral interesse tonen in de visie van de ander. Als dit het doel van het gesprek niet in de weg staat, is hier niets op tegen. Als het doel echter was om piketpaaltjes te slaan en meningsverschillen te expliciteren, is een scherp debat passender. Een provocerende of confronterende vraag helpt waarschijnlijk om het gesprek scherper te kunnen voeren.

Stroomlijn je werknemers’ ontwikkeling

Definieer je prestatiecycli, bepaal doelen, geef effectief feedback en evalueer iemands prestaties eerlijk. Structureer groei en help je medewerkers met krachtig prestatiemanagement. 

Probeer slimme performance management

Een tirade is competitief eenrichtingsverkeer. Een instrumenteel ingezette tirade kan gepast zijn, bijvoorbeeld bij een officiële waarschuwing, een correctiegesprek of ontslag op staande voet. Een dergelijk gesprek bekrachtigt de hiërarchische verhoudingen. Ook een beheerste tirade op een inspraakavond, die tot doel heeft de stakeholderbelangen van de organisatie bij de overheid op de kaart te zetten, is een gepaste gespreksvorm.

Een tirade kan ontsporen. Raak je overmand door emoties, maak dan pas op de plaats en herinner jezelf aan het doel van de tirade. Een disciplinerend gesprek kan ook veranderen in een debat en schiet dan zijn doel voorbij. Merk je dat je verzandt in een twistgesprek, vraag je dan tijdig af of je je werkelijk moet verdedigen tegen deze argumenten. Kap het gesprek af en spreek eventueel een nieuw gesprek af, met een andere insteek.

Een redevoering is een monoloog, waarbij de spreker welbewust contact maakt met de luisteraars. Haken de luisteraars af? Dan is de inhoud wellicht saai of de presentatie is niet inspirerend genoeg. Illustreer je boodschap met beeldende voorbeelden, sluit aan bij de belevingswereld van de toehoorders en maak oogcontact. Omgekeerd kan het ook gebeuren, dat een luisteraar je in de rede valt en er een dialoog of debat ontstaat. Vraagt iemand slechts verduidelijking, bedank hem of haar, geef een toelichting en keer terug naar je rode draad.

Merk je dat iemand een dialoog of debat aangaat, dan hangt het van het doel en de context af of je dit initiatief beter afkapt of erin meegaat. Begint iemand een tirade, wijs er dan op dat dit niet het moment is en bied eventueel een alternatieve gelegenheid. Pas ook op als je merkt dat je eigen redevoering ontaardt in een tirade, gericht tegen de toehoorders of actoren daarbuiten. Houd je doel voor ogen!

In dit model onderscheiden we de dialoog, het debat, de tirade en de redevoering. Alle vier de gesprekssoorten kennen een eigen dynamiek en zijn in verschillende situaties passend.

Gesprekken zijn gericht op samenwerking of op competitie. Een samenwerkend gesprek verloopt harmonieuzer dan een gesprek waarin een of meer deelnemers erop uit zijn om de ander te overtroeven.

Een gesprek verloopt via een- of tweerichtingsverkeer. Beide deelnemers hebben een gelijkaardige rol, of er is sprake van een spreker en een luisteraar.