Functioneringsgesprek: definitie, valkuilen en tips

Een functioneringsgesprek is een periodiek gesprek dat plaatsvindt tussen een manager en een werknemer waarin de dienstprestaties en de ontwikkeling van de medewerker aan bod komen. Dit gesprek vormt een belangrijk onderdeel van performance management, omdat het helpt bij het evalueren en bevorderen van het succes van de werknemer, het team en het bedrijf als geheel.

Het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek is dat functioneringsgesprekken zich richten op het begrijpen van de sterke en zwakke punten van een medewerker en het stellen van langetermijndoelen, terwijl beoordelingsgesprekken zich meer toespitsen op de werkelijke prestaties van de werknemer in het afgelopen jaar. 

Functioneringsgesprekken zorgen ervoor dat doelen duidelijk worden gecommuniceerd en dat er een doorlopend feedbackmechanisme aanwezig is. Beoordelingsgesprekken belonen daarentegen medewerkers die erin slagen hun doelen te bereiken, hun vaardigheden te verbeteren en de kernwaarden van de onderneming uit te dragen. 

Gids: Zelfverzekerd functioneringsgesprekken voeren

Hoe voer je gestructureerde, doelgerichte, ontspannen en constructieve functioneringsgesprekken? Je leest het in onze gids (Engelstalig).

Gids nu downloaden

Managers of teamleiders die dagelijks contact hebben met de werknemers zijn het best geplaatst om functioneringsgesprekken te voeren. Deze profielen hebben een vertrouwensrelatie met het personeel en weten wat zich binnen een team afspeelt. Zorg ervoor dat je managers je prestatie-eisen goed kennen en deze eerlijk toepassen op het hele team. Het is belangrijk dat functioneringsgesprekken op een respectvolle en doordachte manier worden gevoerd, aangezien het om gevoelige onderwerpen gaat.

Het jaarlijkse evaluatiegesprek is zonder twijfel een goed moment om in een formele setting de prestaties te bespreken. Gestructureerde processen zorgen ervoor dat dit gesprek efficiënt verloopt. Echter, het volstaat niet om slechts één keer per jaar een functioneringsgesprek te houden met je medewerker. Idealiter plan je minstens één keer per kwartaal zo’n gesprek. Afhankelijk van de situatie kan het gesprek soms meer uitgebreid zijn, of soms juist informeler. Door regelmatig functioneringsgesprekken te voeren, kun je continu feedback geven aan je werknemers. Dit helpt hen om zich voortdurend te ontwikkelen en te verbeteren. Tegelijkertijd zorgt dit ervoor dat de doelen en verwachtingen die gesteld zijn aan de medewerkers, regelmatig geëvalueerd kunnen worden.

Tijdens een functioneringsgesprek bekijk je de huidige stand van zaken en bespreek je de vooruitzichten voor de komende maanden. Je wisselt van gedachten over verwachtingen, plannen en (financiële) doelen om samen tot een gemeenschappelijke conclusie te komen. De onderwerpen die worden besproken, zijn bedoeld om de persoonlijke en professionele ontwikkeling van je medewerkers te bevorderen, hun loyaliteit te versterken en hen te motiveren door je waardering uit te spreken. Hier vind je meer voorbeelden van gespreksonderwerpen die je kunt aankaarten tijdens een functioneringsgesprek:

• Bespreken van de prestaties van de werknemer en zijn of haar rol binnen het team.

• Verkennen van de mogelijkheden op het gebied van persoonlijke ontwikkeling.

• Bespreken van specifieke vaardigheden die de werknemer heeft ontwikkeld, of wenst te ontwikkelen.

• Peilen naar andere groeimogelijkheden binnen het bedrijf.

• Polsen naar de relatie van de werknemer met zijn collega’s, met jou als leidinggevende of met andere managers.

• Vragen om feedback over de werkomstandigheden.

• Bespreken van de toekomstverwachtingen en doelen.

Functioneringsgesprekken vinden plaats op initiatief van de leidinggevende of de werknemer, en kunnen volgen op verschillende actuele gebeurtenissen, zoals:

• Bijzonder goede of slechte prestaties

• Conflicten tussen teamleden

• Noodzakelijke veranderingen in workflows of processen

• Niet naleven van beleid of richtlijnen

• Optimalisatie van workflows of efficiency

• Arbeidsongevallen of veiligheidsincidenten

• Langdurige of frequente ziekte van een medewerker

Om ervoor te zorgen dat functioneringsgesprekken constructief en toekomstgericht zijn, is het belangrijk dat de HR-afdeling een heldere structuur biedt. Tijdens deze gesprekken is het essentieel om niet alleen de positieve aspecten van het werk en de werknemer te bespreken, maar ook de verbeterpunten aan te kaarten. Feedback moet altijd gebaseerd zijn op specifieke situaties of prestaties, zodat de werknemer de bespreking als objectief ervaart en de inhoud ervan begrijpt.

Hier volgen een paar tips die managers kunnen gebruiken om het maximale uit hun functioneringsgesprekken te halen:

• Nodig de werknemer tijdig uit en zorg ervoor dat hij of zij op de hoogte is van de gesprekspunten. Geef de medewerker ook de kans om zich voor te bereiden met een beoordelingsformulier.

• Reserveer voldoende gesprekstijd en zorg voor een rustige ruimte waar het gesprek kan plaatsvinden.

• Welke aspecten wil je bespreken in het gesprek? Bereid je voor op mogelijke discussiepunten.

• Beschik je over alle benodigde informatie en bewijzen of voorbeelden om je argumenten te ondersteunen?

• Wat zijn de sterke punten van de medewerker?

• Welke verbeterpunten wil je meegeven aan de werknemer?

• Creëer een aangename gesprekssfeer, zonder afleiding.

• Stimuleer het gesprek door vooral je medewerker aan het woord te laten.

• Maak tijdens het gesprek aantekeningen van belangrijke punten.

• Sluit het gesprek af door realistische doelstellingsafspraken* te formuleren.

• Reflecteer over hoe het gesprek is verlopen. Zijn er zaken die je bij een volgend functioneringsgesprek anders of beter kunt doen?

• Schrijf een beknopt verslag van het gesprek waar zowel de leidinggevende als de medewerker mee akkoord kunnen gaan.

• Ondersteun de medewerker bij het realiseren van de afgesproken doelen.

*Doelstellingsafspraken moeten altijd motiverend zijn en mogen niet te hoog gegrepen zijn. HR kan hierbij ondersteuning bieden, met name door een gestructureerd prestatiemanagementproces op te stellen waarin doelen systematisch worden vastgelegd. Op die manier kunnen medewerkers zich optimaal ontwikkelen. In dit artikel vind je concrete voorbeelden van doelstellingsafspraken.

Hoe voer je een effectief functioneringsgesprek? Het beoordelen en meten van de prestaties van anderen is een delicate taak. Toch kun je het gesprek goed leiden en voorbereiden zodat alle partijen er baat bij hebben. Hier volgen de verschillende stappen om een succesvol functioneringsgesprek te voeren:

• Voorbereiding van het gesprek: door het gesprek goed voor te bereiden, krijgt de werknemer niet alleen de kans om te reflecteren op zijn werk, maar stel je ook de juiste toon voor wat je van het gesprek verwacht. Op die manier kun je op een constructieve manier met elkaar aan de slag gaan.

• Inleiding van het gesprek: tijdens de inleiding wil je de werknemer zich op zijn gemak laten voelen. Begin het gesprek daarom met een luchtige introductie. Zorg ervoor dat de werknemer zich betrokken voelt tijdens de bespreking van zijn ontwikkelingstraject.

• Punten van de medewerker: Om door te gaan op het vorige punt, is het ook een goed idee om de werknemer eerst aan het woord te laten om zijn of haar kant van het verhaal te vertellen. Zo is de kans groter dat je belangrijke informatie krijgt over het functioneren, zelfbeeld, de ambities of eventuele zorgen van de medewerker. 

• Punten van de manager: geef constructieve feedback aan de medewerker over zowel de sterke als minder sterke prestaties. Ondersteun je feedback met concrete voorbeelden om het begrijpelijk te maken.

• Afspraken maken en doelen stellen: het laatste deel van het functioneringsgesprek moet gericht zijn op het stellen van duidelijke doelen voor de werknemer. Zorg ervoor dat deze doelen de werknemer aanzetten tot actie en dat ze motiverend werken. Dit doe je door de vooropgestelde doelen nauwkeurig te beschrijven en ervoor te zorgen dat ze realistisch en haalbaar zijn. Overweeg ook om een opleidingsplan op te stellen om de ontwikkeling te ondersteunen.

Met deze aanpak kun je een functioneringsgesprek effectief voeren, waarbij de focus ligt op groei, ontwikkeling en wederzijdse afstemming.

Template voor doelstellingsafspraken

Eerlijke en realistische doelen zijn het allerbelangrijkste. Met deze template ondersteun je je managers bij het stellen van zinvolle doelen tijdens het de doelstellingsgesprek.

Nu gratis downloaden

Informeer de leidinggevenden in je bedrijf grondig over deze vijf potentiële valkuilen. Op die manier voorkom je negatieve indrukken die tot een lagere motivatie en ontevredenheid bij medewerkers kunnen leiden.

1. Onaangekondigd gesprek en onvoldoende gesprekstijd: het functioneringsgesprek moet een vast onderdeel zijn van de planning, en moet op tijd aan de werknemers worden meegedeeld. Maak voldoende tijd vrij voor elke werknemer en spreid de gesprekken indien nodig over meerdere weken. Op die manier maak je een professionele en betrokken indruk op de werknemers, en is het makkelijker om de resultaten van elk gesprek mee te delen aan de personeelsdienst.

2. Onvoorbereid zijn: de voorbereiding van functioneringsgesprekken is geen gemakkelijke taak. Om goed te zijn, zou je het hele jaar door aantekeningen moeten maken. Daarnaast moet je op de hoogte blijven van opleidingsmogelijkheden, salarismogelijkheden en andere organisatorische zaken. 

3. Verwijten en vage opmerkingen: er kunnen zich altijd situaties voordoen waarin managers niet tevreden zijn over de prestaties van een werknemer. In zo'n geval is het belangrijk dat je als manager geen beschuldigingen uit aan de medewerker. In plaats daarvan kun je de betrokken werknemer gerichte feedback geven. Zorg ervoor dat je altijd een concrete oplossing of plan klaar hebt.

4. Niet betrekken van medewerkers bij het stellen van doelen: als de werknemers niet actief betrokken worden en de doelen van bovenaf worden opgelegd, zijn de doelen mogelijk niet afgestemd op de individuele capaciteiten van de werknemers. In een goed uitgevoerd functioneringsgesprek worden daarom managers én werknemers betrokken, in een gelijkwaardige dialoog. Enkel zo kun je realistische en haalbare doelen stellen.

5. Gebruik van carrièremogelijkheden en salaris als drukmiddel: het bereiken van doelstellingen en persoonlijke ontwikkeling zijn nauw met elkaar verbonden. Problemen met productiviteit of resultaten los je niet op met eenvoudige ‘als dan’-argumenten. Je moet hier echte leiderschapskwaliteiten tonen en samenwerken met de werknemer om te bepalen met welke strategieën de gestelde doelen bereikt kunnen worden.

Door deze valkuilen te vermijden en effectieve praktijken toe te passen, kun je functioneringsgesprekken transformeren tot waardevolle kansen voor groei en samenwerking binnen je organisatie.

Om ervoor te zorgen dat je functioneringsgesprekken succesvol verlopen, kun je rekening houden met de onderstaande 4 tips. Door deze tips toe te passen, creëer je een constructieve en ondersteunende omgeving tijdens functioneringsgesprekken, wat de ontwikkeling en betrokkenheid van je team ten goede komt.

1. Bereid je goed voor. Houd doorheen het jaar voldoende notities en aantekeningen bij, zodat je het functioneringsgesprek degelijk kunt voorbereiden. Ondersteun je feedback ook met voldoende concrete voorbeelden.

2. Luister naar je werknemer. Een functioneringsgesprek is een tweerichtingsgesprek, dus het is belangrijk om je werknemer voldoende tijd te geven om zelf zaken aan te kaarten. Laat duidelijk zien dat je geluisterd hebt, want dit zal de werknemer juist extra motiveren.

3. Gebruik de 8 W’s. Zorg ervoor dat je alle relevante onderwerpen aansnijdt tijdens het gesprek. Deze omvatten de werkinhoud, het werkplezier, de werkomgeving, de werkomstandigheden, de werksfeer, de werkveiligheid, de werkbelasting en de werkverhoudingen.

4. Stel je kwetsbaar op. Vraag je werknemers om feedback en sta ook open voor hun suggesties. Vragen zoals ‘wat mis je in mijn stijl van leidinggeven’ kunnen hiervoor een goed startpunt zijn.

Een functioneringsgesprek moet minstens één keer per jaar plaatsvinden. Als er ruimte voor is, raden we toch aan om dit gesprek één keer per kwartaal te organiseren. Op die manier kun je je werknemers beter opvolgen, korter op de bal spelen en bijsturen indien dat nodig zou zijn.

Als een werknemer negatief reageert op je feedback, is het belangrijk om rustig te blijven en samen te zoeken naar een oplossing. Noteer deze reactie ook, zodat je de volgende keer je aanpak kan veranderen en eventueel een andere techniek kan gebruiken om je feedback te geven.

De effectiviteit van functioneringsgesprekken kan je meten door evaluaties uit te voeren na elk gesprek. Daarnaast is het belangrijk om bij te houden of je werknemers daadwerkelijk aan de slag gaan met de feedback die ze krijgen en met de doelen die jullie samen hebben opgesteld.