Een functioneringsgesprek voeren: checklist voor drie fasen

Führungskraft und Mitarbeiter beim Mitarbeitergespräch

Als het over functioneringsgesprekken gaat, denkt iedereen meteen aan DAT ENE evaluatiegesprek. De meeste medewerkers zien het met angst en beven tegemoet. Maar dat is helemaal niet nodig. Als je het goed aanpakt, is het een waardevol hulpmiddel voor medewerkers om zich verder te ontwikkelen en de relatie met hun leidinggevenden te versterken. In dit artikel bespreken we de belangrijkste tools om leidinggevenden optimaal voor te bereiden op het voeren van functioneringsgesprekken.

Gebruik deze gids (Engelstalig) als leidraad en voer consequent betere functioneringsgesprekken in je bedrijf.

Wat is belangrijk bij een functioneringsgesprek?

Het functioneringsgesprek is een HR-managementtool die gericht is op de ontwikkeling van medewerkers. Dat gesprek moet geregeld plaatsvinden, zodat duidelijk is wat er besproken is en het leer- en ontwikkeleffect vergroot wordt (in tegenstelling tot een jaargesprek, waarbij in een keer de feedback van een heel jaar aan bod komt).

Het is vooral van belang dat het een constante en informele uitwisseling is. Feedback moet dan ook in de bedrijfscultuur geïntegreerd zijn, want alleen dan wordt het onderdeel van het dagelijks leven. Dat kan op verschillende manieren: met een kop koffie samen het laatste project bespreken, elk afgerond project gezamenlijk evalueren en kijken wat er goed of slecht gegaan is, of een nieuwsbericht in de interne communicatietool schrijven.

Geschikte intervallen zoeken

Het jaarlijkse evaluatiegesprek is zonder twijfel een goed moment om in een formele setting de prestaties te bespreken. Processen zorgen ervoor dat het gesprek gestructureerd verloopt. Maar functioneringsgesprekken mogen niet beperkt blijven tot één enkel gesprek per jaar. Er moet minstens een keer per kwartaal een gesprek plaatsvinden, soms wat uitgebreider en soms juist wat informeler.

Wat wordt er in het functioneringsgesprek besproken?

Hoe staan de zaken er momenteel voor? Wat zijn de vooruitzichten voor de komende maanden? In het functioneringsgesprek wissel je van gedachten over verwachtingen, plannen en (niet per se financiële) doelen om tot een gemeenschappelijke conclusie te komen. Deze stappen moeten de persoonlijke en professionele ontwikkeling van medewerkers bevorderen, hun loyaliteit versterken en ze motiveren doordat ze zich gewaardeerd voelen.

Wanneer voer je een evaluatiegesprek?

In het algemeen maken we een onderscheid tussen functioneringsgesprekken met een specifieke aanleiding en het geïnstitutionaliseerde evaluatiegesprek. Functioneringsgesprekken met een specifieke aanleiding vinden plaats op initiatief van de leidinggevende of de medewerker. Ze hebben altijd een actuele gebeurtenis als aanleiding, bijvoorbeeld:

  • Bijzonder goede of slechte prestaties
  • Conflicten
  • Noodzakelijke ingrepen in workflows, procesveranderingen
  • Het niet naleven van beleid of richtlijnen
  • Optimalisatie van workflows
  • Arbeidsongevallen
  • Langdurige of frequente ziekte van een medewerker

Het geïnstitutionaliseerde evaluatiegesprek daarentegen, vindt regelmatig en zonder speciale aanleiding plaats. Het geeft een algemeen beeld van de prestaties van medewerkers, is gestandaardiseerd en wordt gevoerd aan de hand van een leidraad. Via deze gesprekken wordt het functioneren van medewerkers over een langere periode beoordeeld en worden hun mogelijkheden besproken om zich verder te ontwikkelen.

Prestaties verbeteren met Personio

Prestatiesoftware Help je team om het beste uit zichzelf te halen, documenteer ontwikkelingen op transparante wijze in Personio en evalueer de voortgang.

Checklist: een functioneringsgesprek regelen en voeren

Om ervoor te zorgen dat functioneringsgesprekken constructief en toekomstgericht zijn, moet HR voor structuur zorgen. Alleen met een goede inhoudelijke voorbereiding en structuur komen medewerkers uiteindelijk gemotiveerd uit het gesprek, klaar om aan hun prestaties te werken. Ze moeten weten waar de verbeterpunten liggen en hoe ze daaraan kunnen werken.

Er worden dus niet alleen positieve aspecten van het werk besproken, maar ook kritiekpunten. Die kritiek moet overigens altijd betrekking hebben op specifieke situaties, zodat de medewerkers het gesprek als objectief ervaren en de inhoud ervan begrijpen.

Je kunt managers tips en tools aanreiken om gesprekken goed voor te bereiden en gestructureerd te voeren. Gebruik daarbij de volgende checklist:

1) Voorbereidingsfase

  • Nodig de medewerker tijdig uit en informeer hem of haar over de gesprekspunten.
  • Reserveer een geschikte ruimte waarin je niet gestoord wordt.
  • Maak voldoende tijd vrij.
  • Voer de beoordeling van de medewerker tijdig uit en stuur de medewerker een beoordelingsformulier om zichzelf te beoordelen.

Bereid je inhoudelijk voor:

  • Welke aspecten wil je bespreken?
  • Heb je alle informatie en bewijzen/voorbeelden om je argumenten te ondersteunen?
  • Wat moet er na het gesprek veranderen? Denk na over de resultaten die je met het gesprek wilt bereiken.
  • Wat zijn de sterke punten van de medewerker? Wat waardeer je het meest aan de samenwerking met of het werk van de medewerker?
  • Maak een overzicht van de persoonlijke situatie van de medewerker, bijvoorbeeld over gezins- of gezondheidsproblemen. Dat is vooral bij een kritisch gesprek belangrijk.
  • Hoe zijn eerdere gesprekken tussen jou en de medewerker verlopen? Bereid je voor op mogelijke discussiepunten.
  • Wat doe je als je het niet eens kunt worden met de medewerker? Denk na over mogelijke reacties.

2) Tijdens het functioneringsgesprek

  • Creëer een aangename gesprekssfeer zonder afleidingen, zoals mobiele telefoons.
  • Stimuleer een dialoog en laat de medewerker aan het woord.
  • Bespreek de doelen en inhoud aan het begin van het gesprek.
  • Wees attent en luister actief.
  • Maak aantekeningen van belangrijke punten.
  • Maak aan het einde van het gesprek realistische afspraken. Doelstellingsafspraken moeten altijd motiveren en niet te hoog gegrepen zijn. HR kan hierbij helpen door een prestatiemanagementproces op te stellen, zodat doelen systematisch vastgelegd worden en medewerkers zich kunnen ontwikkelen. In dit artikel vind je concrete voorbeelden van doelstellingsafspraken.

3) Na afloop van het gesprek

  • Denk na over hoe het gesprek verlopen is. Zijn er zaken die je bij een volgend functioneringsgesprek anders of beter kunt doen?
  • Schrijf een beknopt verslag van het gesprek waar de leidinggevende en de medewerker mee in kunnen stemmen.
  • Ondersteun de medewerker bij het realiseren van de afgesproken doelen.

Gids: Zelfverzekerd functioneringsgesprekken voeren

Hoe voer je gestructureerde, doelgerichte, ontspannen en constructieve functioneringsgesprekken? Je leest het in onze gids (Engelstalig).

5 Valkuilen bij functioneringsgesprekken

Informeer leidinggevenden in je bedrijf over deze vijf potentiële valkuilen en voorkom op die manier negatieve indrukken die tot een lagere motivatie en ontevredenheid kunnen leiden.

1. Onaangekondigd en te weinig tijd

Zie het functioneringsgesprek niet als een noodzakelijk kwaad, maar als een waardevol onderdeel van je managementrol. Het gesprek moet een regelmatig terugkerend onderdeel van je agenda zijn en op tijd aan de medewerker gecommuniceerd worden.

Reserveer genoeg tijd voor elke medewerker, zodat je niet gehaast overkomt omdat je eigenlijk naar je volgende afspraak moet. Verdeel je gesprekken zo nodig over een periode van een aantal weken. Zo maak je een professionele, betrokken indruk op je medewerkers en kun je de uitkomsten van elk gesprek gemakkelijker aan de HR-afdeling doorgeven.

2. Onvoorbereid zijn

Het jaargesprek is bedoeld om terug te kijken op een langere arbeidsperiode. Jullie moeten gezamenlijk bepalen wat in deze periode gerealiseerd is en wat niet. Dat wil zeggen dat je moet weten wat je medewerker het hele afgelopen jaar bereikt heeft. Anders kom je onvoorbereid en ongeïnteresseerd over op de medewerker.

Deze voorbereiding is geen gemakkelijke opgave, want eigenlijk moet je hiervoor het hele jaar door voortdurend aantekeningen bijhouden. Noteer bepaalde zaken, stel herinneringen in en let gedurende het hele jaar ook meer op gebeurtenissen die van belang kunnen zijn voor het functioneringsgesprek. Dat betekent ook dat je op de hoogte bent van opleidingsmogelijkheden, salarispotentieel en andere organisatorische zaken. Als je vanwege andere afspraken niet in de gelegenheid bent om het gesprek goed voor te bereiden, kan je het beter uitstellen tot een later tijdstip.

3. Verwijten en vage opmerkingen

Er kunnen altijd situaties zijn waarin leidinggevenden niet tevreden zijn over de prestaties van medewerkers. In dat geval is het belangrijk dat leidinggevenden niet met verwijten of vage opmerkingen komen, maar de betreffende medewerkers gerichte feedback geven over specifieke zaken. Zinnen als “Je prestaties zijn onvoldoende” of “Je werkt niet zoals we zouden willen” zijn absolute no-go’s, omdat ze vaag en verwijtend zijn.

Dit soort kritiek vertelt de medewerker helemaal niets over de betreffende situatie of het concrete gedrag waarover de ontevredenheid ontstaan is. In het ergste geval kan de medewerker daardoor zijn of haar zelfvertrouwen verliezen of zich persoonlijk beledigd voelen. Houd het daarom bij specifieke observaties en voorbeelden. Vermijd generalisaties en houd er rekening mee dat de medewerker aan het einde van het gesprek idealiter met een concreet plan moet kunnen komen om zijn of haar prestaties te verbeteren.

4. Medewerkers niet betrekken bij het stellen van doelen

Het stellen van doelen is een belangrijk onderdeel van het behalen ervan. Als medewerkers daar niet bij betrokken worden en de doelen van bovenaf in het bedrijf opgelegd worden, is het niet ondenkbaar dat de medewerker al direct bij het stellen van de doelen had kunnen voorzien dat ze niet haalbaar waren.

Daarom is het bij een correct gevoerd functioneringsgesprek belangrijk dat medewerkers en leidinggevenden een gelijkwaardige dialoog aangaan. Alleen dan kunnen beide partijen hun argumenten aanvoeren en hun mening geven. Zo kan het niet behalen van de doelen worden opgevangen en kan de toekomstige samenwerking worden verbeterd.

5. Carrièremogelijkheden en salaris als drukmiddel

Het behalen van doelen en het zich verder ontwikkelen houden nauw verband met elkaar. Problemen met de productiviteit of de resultaten laten zich niet oplossen met simpele als-dan-argumenten. Hier moet je echte leiderschapskwaliteiten tonen en samen met de medewerker bepalen hoe de gestelde doelen behaald kunnen worden. Het uitoefenen van overmatige druk werkt voor jou als leidinggevende vaak juist contraproductief.

Conclusie: met respect kom je het verst

Sommige medewerkers kijken al maanden van tevoren reikhalzend uit naar hun functioneringsgesprek om eindelijk hun boosheid en frustratie te uiten, geprezen te worden of de verwachte salarisverhoging te krijgen. Geef die gelegenheid en bied ruimte voor een echt gesprek.

Bereid je doelgericht voor, luister aandachtig en maak gebruik van de gelegenheid om de voorbije gezamenlijke werkperiode te bespreken. Als je bij je volgende functioneringsgesprekken rekening houdt met deze potentiële valkuilen, dan bied je jezelf en je medewerkers de kans om van het gehate functioneringsgesprek een aanjager van de productiviteit te maken.

Software helpt jou en de leidinggevende

Personio gratis uitproberen