Performance review: hoe beoordeel je werknemers op een doeltreffende manier?

Een performance review is een officieel gesprek tussen een werknemer en de manager. Deze review bouwt voort op eerdere informele gesprekken en probeert een win-winsituatie te creëren voor beide partijen.

Met performance reviews kan een werkgever duidelijke verwachtingen stellen, de individuele prestaties evalueren en het succes van werknemers objectief beoordelen. De informatie die tijdens dit gesprek wordt verzameld, helpt bij het maken van strategische beslissingen over loonsverhogingen, promoties en ontslagen.

Vaak omvat een employee performance review een evaluatie door de manager en een zelfevaluatie door de werknemer. Een goede performance review wordt afgemeten aan specifieke doelen met behulp van duidelijk gedefinieerde criteria.

Regelmatige feedbacksessies bevorderen de ontwikkeling van medewerkers doordat ze gerichte begeleiding op maat bieden. Door regelmatig feedback aan je werknemers te geven, kun je helderheid verschaffen over wat goed loopt en op welke punten er ruimte is voor verbetering. Door heldere verwachtingen te stellen aan medewerkers en hen te voorzien van de juiste tools, kun je hun prestaties aanzienlijk verbeteren.

Tijdens een employee performance review worden verschillende vaardigheden beoordeeld, afhankelijk van de specifieke functie van een werknemer en de doelstellingen van het bedrijf. Er zijn echter een aantal algemene vaardigheden waar vaak naar gekeken wordt tijdens deze gesprekken, namelijk:

• Technische vaardigheden: de specifieke kennis en vaardigheden die nodig zijn om de taken goed uit te voeren. Kortom, hoe goed beheerst een werknemer de tools en kennis die nodig zijn om de betreffende job uit te voeren?

• Communicatieve vaardigheden: hoe goed kan een werknemer informatie overbrengen en ontvangen? Dit kan zowel schriftelijk als mondeling zijn. 

• Samenwerking: hoe goed werkt de medewerker samen met de andere teamleden? Draagt hij of zij bij aan een positieve teamdynamiek?

• Initiatief: neemt de medewerker zelf stappen om de taken af te ronden of problemen aan te pakken? Deze vaardigheid is belangrijk voor toekomstige leiders.

• Timemanagement: in welke mate kan de medewerker prioriteiten stellen en taken op tijd afronden?

• Aanpassingsvermogen: hoe goed past de medewerker zich aan nieuwe omstandigheden of onverwachte uitdagingen aan?

• Leiderschapsvaardigheden: hoe goed is een medewerker in het aansturen en motiveren van het team? Heeft de werknemer het vermogen om invloed uit te oefenen op collega’s?

• Zelfontwikkeling: toont de medewerker de bereidheid om bij te leren en zichzelf verder te ontwikkelen?

Dit zijn slechts enkele vaardigheden die beoordeeld kunnen worden tijdens een performance review. De specifieke vaardigheden die worden beoordeeld kunnen sterk variëren van bedrijf tot bedrijf. Ze zijn bovendien sterk gerelateerd aan de specifieke functie van de werknemer.

Stroomlijn je werknemers’ ontwikkeling

Definieer je prestatiecycli, bepaal doelen, geef effectief feedback en evalueer iemands prestaties eerlijk. Structureer groei en help je medewerkers met krachtig prestatiemanagement. 

Probeer slimme performance management

Hieronder lees je de zes belangrijke stappen die je moet nemen om een productieve performance review uit te voeren.

Voordat je de prestaties van een werknemer evalueert, moet je goed begrijpen wat voor werk de werknemer doet en wat succes in die rol precies betekent. Niet elke job vereist dezelfde vaardigheden en de definitie en het meten van succes kan variëren afhankelijk van het team of de afdeling. Op basis van deze kennis kun je ook betere beoordelingscriteria opstellen. Zo zorg je voor een meer eerlijke en effectieve evaluatie van de prestaties van je werknemers.

Werknemers hechten steeds meer waarde aan feedback. In plaats van jaarlijkse beoordelingen te organiseren, kun je overwegen om feedback te geven door middel van regelmatige check-ins gedurende het jaar. De meeste grote bedrijven zijn inmiddels al overgestapt op dit model. Zo voorkom je last-minute verrassingen.

Normaal gesproken is het de teamleader die een medewerker beoordeelt, maar dit kan leiden tot vooroordelen. Door het gebruik van 360 gradenfeedback, een methode waarbij feedback van collega’s, klanten en andere stakeholders wordt verzameld, krijg je een objectiever beeld van de prestaties van je werknemers.

Het evaluatieformulier dient een gedeelte te omvatten met specifieke opmerkingen en doelen. Bij voorkeur is er ook een zelfbeoordelingssectie. Je kunt gebruikmaken van een template om het evaluatieproces te standaardiseren. Hierdoor kunnen zowel de beoordelaar als de beoordeelde werknemer zich richten op de essentiële aspecten van de prestatiebeoordeling.

Plan een persoonlijk gesprek om de beoordeling te bespreken met de werknemer. Geef hem of haar ook voldoende tijd om zich op het gesprek voor te bereiden, en volg gestructureerde stappen tijdens het gesprek om de feedback te bespreken. 

Je kunt veel problemen voorkomen door ervoor te zorgen dat alle werknemers het evaluatieproces en de beoordelingscriteria begrijpen. Het creëren van een duidelijk beleid rondom performance management zorgt voor transparantie en consistentie tijdens het hele proces.

Template voor functioneringsgesprekken

Deze template helpt je om het gesprek gestructureerd, zelfverzekerd en doelgericht te voeren en zelfverzekerd over prestaties, verwachtingen en doelen te praten.

Sjabloon downloaden

Templates voor performance reviews bieden een gestructureerde indeling en richtlijnen voor het evalueren van werknemers. Hier volgen enkele voordelen van het gebruik van deze templates.

• Meer consistentie: templates bieden een standaardformaat voor alle beoordelingen, wat betekent dat elke medewerker op basis van dezelfde criteria wordt beoordeeld. 

• Templates zijn efficiënt: met behulp van een vast formulier kunnen managers het beoordelingsproces beter en efficiënter doorlopen. Zo hoef je niet bij elke evaluatie weer van vooraf aan te beginnen, waardoor je tijd en energie bespaart.

• Objectieve evaluaties: door gebruik te maken van vaste templates zijn de evaluaties gebaseerd op meetbare criteria en minder op persoonlijke vooroordelen of percepties. Dit maakt het proces eerlijker en transparanter.

• Meer duidelijkheid: templates geven een duidelijk overzicht van wat de verwachtingen zijn. Ze helpen de sterke punten van een medewerker te identificeren, evenals de specifieke gebieden die verbetering behoeven.

• Ondersteuning voor managers: niet alle managers hebben ervaring met het voeren van performance reviews. Een template dient als leidraad, zodat het makkelijker wordt om constructieve feedback te geven.

We geven je de volgende 5 tips mee om het meeste uit een employee performance review te halen.

💡 1. Geef regelmatig informele feedback: door regelmatig informele feedbackmomenten te voorzien, zorg je ervoor dat de gegeven feedback tijdens een officiële performance review niet als een verrassing komt. Maak voortdurend aantekeningen over de prestaties van je werknemers en beloon de toppresteerders om ze gemotiveerd te houden.

💡 2. Met eerlijkheid kom je een heel eind: wees duidelijk en direct over problemen, maar communiceer steeds op een tactvolle manier. Op die manier draag je als manager ook je steentje bij aan het creëren van een transparante bedrijfscultuur waarin het geven en ontvangen van feedback normaal en zelfs fijn is.

💡 3. Wees tactvol in je woordkeuze: het is belangrijk om eerlijk te zijn als je feedback geeft, maar je moet de boodschap natuurlijk wel op een positieve manier overbrengen. Soms kun je negatieve feedback niet vermijden, maar de kunst is om deze op een constructieve manier te geven.

Hier zijn twee sprekende voorbeelden:

👎 “Je prestaties laten duidelijk de wensen over. Je optreden is ronduit slecht en ik weet echt niet hoe we met jou verder moeten. Je krijgt nog een laatste kans, maar als je deze verpest weet ik echt niet hoe het verder moet.”

👍 “Ik merk aan de resultaten dat je het nu moeilijk hebt. Ik denk echter dat je veel beter kunt. Onze verwachtingen zijn hoog, maar ik wil je graag helpen om je volledige potentieel te benutten.”

💡 4. Geef altijd concrete voorbeelden: door concrete voorbeelden te geven tijdens een employee performance review, geef je de werknemer een duidelijk beeld van wat je precies bedoelt met je feedback. Door een voorbeeld te geven laat je ook zien dat je feedback gebaseerd is op feitelijke gebeurtenissen, en niet op vage indrukken of vooroordelen.

💡 5. Sluit je performance review positief af: zorg voor wederzijds begrip, stel duidelijke doelen voor de toekomst, toon waardering en erkenning voor het werk van de medewerker, en moedig je werknemer aan.

Er zijn ook verschillende valkuilen die het evaluatiegesprek kunnen belemmeren of de relatie tussen manager en werknemer kunnen schaden. Hieronder lees je enkele veelgemaakte fouten bij een performance review.

• Het geven van vage feedback: het geven van vage opmerkingen zonder concrete voorbeelden aan te halen, zoals ‘je moet proactiever zijn’, kan verwarrend overkomen voor de medewerker in kwestie. Wees dus specifiek als je feedback geeft.

• Alleen focussen op de recente prestaties: door alleen te kijken naar de prestaties van de afgelopen weken kan er een vertekend beeld ontstaan van de algehele prestaties van de betrokken werknemer.

• Het vermijden van moeilijke gesprekken: het vermijden van moeilijke gesprekken kan mogelijke problemen in de toekomst vergroten. Wees dus eerlijk over negatieve zaken, maar communiceer steeds op een tactvolle manier.

• Een eenzijdig gesprek: een goede performance review is een dialoog, geen monoloog. Geef je werknemer de kans om zijn of haar perspectief te delen, vragen te stellen en feedback te geven.

• Te veel focussen op kleine fouten: het is belangrijk om de verbeterpunten aan te geven aan de werknemer, maar tijdens een employee performance review moeten daarnaast ook de sterke punten van de werknemer aan bod komen.

• Onvoorbereid zijn: als manager moet je de tijd nemen om het beoordelingsgesprek grondig voor te bereiden. Op die manier toon je respect voor de werknemer en zorg je voor een productiever gesprek.

• Vergelijken met andere werknemers: iedere medewerker is uniek. Het kan oneerlijk en demotiverend zijn voor een medewerker om vergeleken te worden met andere medewerkers. Richt je daarom op de individuele prestaties en ontwikkelingsbehoeften van elke werknemer.

De frequentie van het uitvoeren van performance reviews hangt af van het bedrijfsbeleid en de specifieke behoeften van elk team. Hoewel jaarlijkse performance reviews traditioneel de norm zijn, geven bedrijven tegenwoordig vaak de voorkeur aan meer frequente feedbacksessies, zoals per kwartaal of per maand. Op die manier kun je als bedrijf sneller ingrijpen en bijsturen.

Als een medewerker het niet eens is met de performance review, is het belangrijk om op een respectvolle manier te luisteren naar zijn of haar mening. Wees bereid om de beoordeling te heroverwegen als de medewerker overtuigende argumenten aanvoert. Dit benadrukt opnieuw het belang van het gebruik van concrete voorbeelden en heldere criteria tijdens een performance review.

Om de stress die vaak gepaard gaat met performance reviews te verminderen, is het een goed idee om feedback te beschouwen als een continu proces, in plaats van te wachten op een officieel beoordelingsmoment. Het is hierbij belangrijk om duidelijke verwachtingen te stellen en de managers te trainen in het geven van feedback.