Hoe moet ik een tewerkstellingsvergunning aanvragen? Vereisten en inhoud

Een tewerkstellingsvergunning (TWV) is een officieel document waarmee je als werkgever laat zien dat je werknemer van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland legaal in Nederland mag werken. De TWV is bedoeld om te waarborgen dat het in dienst nemen van werknemers die geen inwoner zijn van de EER of Zwitserland, alleen gebeurt als er geen geschikte sollicitanten binnen de EER beschikbaar zijn. Werknemers uit de EER en Zwitserland krijgen op deze manier meer prioriteit. Het UWV is de instantie die verantwoordelijk is voor het beoordelen en verstrekken van deze vergunningen.

Je hebt niet alleen een TWV nodig voor werknemers buiten de EER en Zwitserland. Deze vergunning is ook vereist voor specifieke groepen, zoals asielzoekers die wensen te werken of werknemers met tijdelijke verblijfsvergunningen. We hebben de groepen van werknemers waarvoor een TWV verplicht is hieronder voor je op een rij gezet: 

• Werknemers van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland, ook als ze met een payrollconstructie worden ingehuurd;

• Asielzoekers die willen werken in Nederland;

• Werknemers die niet beschikken over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA), maar wel een tijdelijke verblijfsvergunning hebben;

• Seizoensarbeiders afkomstig van buiten de EER en Zwitserland;

• Internationale studenten die meer dan het toegestane aantal uren willen werken.

Het proces om een tewerkstellingsvergunning aan te vragen lijkt op het eerste gezicht misschien complex, maar met een gestructureerde aanpak is het goed te overzien. Volg deze zes stappen om het aanvraagproces goed te doorlopen.

1. Controleer of een TWV nodig is. Onderzoek of de werknemer afkomstig is van buiten de EER en Zwitserland en of hij of zij geen andere vergunning, zoals een GVVA, heeft. 

2. Meld de vacature bij het UWV. Plaats de vacature minimaal vijf weken bij het UWV via het werkgeversportaal. Dit geeft het UWV de mogelijkheid om te bevestigen dat er geen geschikte kandidaten binnen de EER beschikbaar zijn.

3. Verzamel de benodigde documenten. Zorg ervoor dat je beschikt over alle vereiste documenten, zoals het arbeidscontract, een kopie van het paspoort van de werknemer en bewijzen van eerdere werkervaring of opleidingen. 

4. Dien je aanvraag in bij het UWV. Vul het TWV-aanvraagformulier in dat beschikbaar is via het UWV en voeg de verzamelde documenten toe. Stuur de volledige aanvraag vervolgens naar het UWV.

5. Wacht op goedkeuring. Het UWV zal de aanvraag beoordelen en binnen enkele weken een beslissing nemen. Tijdens deze periode kan het UWV om aanvullende informatie vragen.

6. De werknemer kan aan de slag. Zodra de TWV is goedgekeurd, ontvang je de vergunning en kan je nieuwe werknemer legaal aan de slag in Nederland.

Het is duidelijk dat het UWV een centrale rol speelt in het proces van het verkrijgen van een tewerkstellingsvergunning. Dat komt doordat het UWV verantwoordelijk is voor het waarborgen van de Nederlandse arbeidsmarkt. Het UWV heeft de taak om te controleren of de vacature niet kan worden ingevuld door een kandidaat uit de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland. Het UWV beoordeelt met name of je als werkgever voldoende inspanningen hebt geleverd om binnen de EER geschikte kandidaten te vinden en of de arbeidsvoorwaarden in overeenstemming zijn met de Nederlandse wetgeving. 

Download: Vaststellingsovereenkomst

Zorg voor een correcte beëindiging van je arbeidscontracten met deze sjabloon.

Download Nu

Om ervoor te zorgen dat je TWV-aanvraag wordt goedgekeurd door het UWV, moet worden aangetoond dat zowel jij als werkgever als de nieuwe werknemer aan alle vereisten voldoen. Hier zijn de vereisten en hun uitleg:

Zodra de aanvraag door het UWV is goedgekeurd, wordt de vergunning voor je werknemer opgesteld. De vergunning bestaat standaard uit zes onderdelen, die een voor een bijdragen aan de validiteit en legitimiteit van de vergunning. We hebben ze kort voor je op een rij gezet. 

• Gegevens werkgever: vermeldt de contactinformatie over je bedrijf, zoals naam, adres, en btw-identificatienummer van de werkgever.

• Gegevens werknemer: bevat persoonlijke gegevens van de werknemer, zoals naam, nationaliteit, geboortedatum en identificatienummer.

• Duur van de vergunning: specificeert de periode waarvoor de vergunning geldig is, met vermelding van begin- en einddatum.

• Verleend door UWV: officiële vermelding dat de vergunning is verstrekt door het UWV, inclusief handtekening en stempel.

• Serienummer: uniek identificatienummer van de vergunning.

• Officiële stempels: stempels en logo’s die de vergunning authenticeren.

Een klein foutje is zo gemaakt. Helaas kan een kleine fout grote gevolgen hebben bij het aanvragen van een tewerkstellingsvergunning. Veelgemaakte fouten zijn onder andere: 

• Het niet aanleveren van alle vereiste documenten, zoals paspoortkopieën of arbeidsovereenkomsten. 

• De vacature staat niet lang genoeg open of wordt niet correct gemeld bij het UWV. 

• Er werden verkeerde gegevens ingevuld in het aanvraagformulier. 

• De aanvraag wordt te laat ingediend, waardoor de werknemer niet op tijd kan starten. 

• De TWV wordt verward met een andere vergunning, zoals de GVVA. 

Veel van deze fouten kunnen worden voorkomen door het volgen van een gestructureerde aanpak. Het gebruik van een geautomatiseerd HR-systeem dat documenten en formulieren vooraf controleert op volledigheid en nauwkeurigheid helpt om fouten te minimaliseren. Daarnaast kan een buddy-systeem binnen het HR-team bijdragen aan het verminderen van menselijke fouten en de kans vergroten dat de aanvraag wordt goedgekeurd.

Template: functie-eisen uitgelegt

Help je team de juiste mensen te vinden. Download vandaag onze functie-eisen template om betere vacatures te kunnen maken.

Download onze template

Wil je een tewerkstellingsvergunning verlengen? Dan volg je een soortgelijk proces als bij de initiële aanvraag. Zorg ervoor dat je ruim vóór de vervaldatum van de huidige vergunning een verlengingsaanvraag indient bij het UWV. Bij de verlengingsaanvraag moet je ook weer opnieuw aantonen dat er geen geschikte medewerkers binnen de EER beschikbaar zijn en dat de arbeidsvoorwaarden ongewijzigd zijn gebleven of verbeterd zijn. 

In sommige gevallen is het mogelijk om, in plaats van een TWV, gebruik te maken van een alternatieve regeling die het proces eenvoudiger maakt voor zowel jou als werkgever als je nieuwe werknemer. Deze alternatieven zijn vooral nuttig voor specifieke groepen werknemers, zoals hoogopgeleiden of werknemers die in meerdere EU-landen willen werken. Hier zijn de belangrijkste alternatieven:

• Gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA): deze vergunning combineert een verblijfs- en werkvergunning voor werknemers van buiten de EER die langer dan drie maanden willen werken in Nederland. 

• Kennismigrantenregeling: deze regeling is bedoeld voor hoogopgeleide professionals afkomstig van buiten de EER. De werknemer moet een erkende werkgever hebben en het minimumsalaris verdienen dat is vastgesteld door de regeling. Deze regeling biedt een versnelde procedure en aantrekkelijke voorwaarden voor zowel werkgever als werknemer.

• Europese blauwe kaart: deze kaart biedt hooggekwalificeerde werknemers de mogelijkheid om in meerdere EU-landen te werken. De Europese blauwe kaart is vergelijkbaar met de kennismigrantenregeling, maar biedt extra mobiliteit binnen de EU, waardoor de werknemer in verschillende lidstaten kan werken.

Het aanvragen van een tewerkstellingsvergunning duurt gemiddeld enkele weken. De duur van de aanvraag is ook deels afhankelijk van de volledigheid van de ingediende documenten en de drukte bij het UWV.

Het UWV brengt geen kosten in rekening voor de aanvraag van een tewerkstellingsvergunning (TWV). Houd echter rekening met mogelijke indirecte kosten, zoals de tijd en middelen die je binnen je organisatie besteedt aan het voorbereiden en indienen van de aanvraag.

Werken zonder een geldige tewerkstellingsvergunning is illegaal en kan leiden tot boetes voor zowel de werkgever als de werknemer. In ernstige gevallen kan dit zelfs resulteren in de sluiting van de organisatie of de uitzetting van de werknemer. Zorg er daarom altijd voor dat je over een geldige TWV beschikt voordat je een werknemer aanneemt die niet in de EER of Zwitserland woont.