Wat is procesautomatisering?

Teaserbild_Prozessautomatisierung_HR-Lexikon

In alle bedrijven besteden Human Resources tegenwoordig het grootste deel van hun tijd aan administratieve en repetitieve taken. Dit gaat ten koste van het menselijke element, dat nochtans centraal staat in de HR-functie en de strategie van je bedrijf. De automatisering van HR-processen biedt echter een oplossing voor dit probleem. In dit artikel leer je wat procesautomatisering is en hoe de tools van Personio je bedrijf kunnen helpen om dit te verwezenlijken.

Belangrijkste conclusies

  • Dankzij procesautomatisering kan je HR-afdeling zich concentreren op belangrijkere, mensgerichte taken in plaats van op repetitieve administratieve taken.

  • Procesautomatisering vermindert de kosten, zorgt voor minder tijdverlies, vermindert de werklast en verhoogt de efficiëntie. Tegelijkertijd draagt het bij tot meer welzijn op het werk. 

  • Moderne HR-tools zoals Personio zijn completer en bieden talrijke oplossingen aan die binnen het bereik liggen van alle bedrijven, ongeacht hun grootte.

  • Er bestaan veel vooroordelen tegen automatisering, bijvoorbeeld dat hierdoor jobs zullen verdwijnen. Daarom moet je je personeel erbij betrekken en hen laten inzien hoe het hun werk ten goede kan komen. 

Wat is procesautomatisering?

Dankzij nieuwe technologieën, zoals de online HR-software van Personio, kunnen repetitieve of complexe taken en processen geautomatiseerd worden. Deze technologieën maken het gebruik van Excel-spreadsheets, dossiermappen en de vele sjablonen volledig overbodig. Alles wordt nu geïntegreerd, bijgehouden en verwerkt met software-tools. Processen die vroeger uren duurden, kunnen nu met slechts enkele muisklikken worden uitgevoerd, dankzij procesautomatisering.

Neem bijvoorbeeld een werknemer die verlof wil opnemen. Zodra zijn verzoek wordt aanvaard, komt het in een workflow terecht. Het aantal verlofdagen wordt automatisch van zijn jaarquotum afgetrokken en de vakantiedagen worden in het werkrooster ingepast. Dankzij de digitalisering van deze HR-taak wordt dus veel tijd bespaard.

Efficiënte processen, hogere productiviteit

HR levert een beslissende bijdrage aan de productiviteit van medewerkers. Want als personeelsprocessen voor iedereen gemakkelijk zijn, houden je medewerkers meer tijd over voor hun eigenlijke werk. Personio helpt je daarbij! 

Foster workplace productivity

Waarom procesautomatisering?

Je hebt wellicht al begrepen dat het automatiseren van je processen een ongelooflijke aanwinst voor je bedrijf kan zijn. Maar hoe precies? Hieronder gaan we dieper in op de vele voordelen van procesautomatisering. 

Tijd- en productiviteitsbesparingen

Is het je wel eens opgevallen hoeveel tijd je maandelijks kwijt bent aan het invullen van je Excel-spreadsheets om HR-gegevens te verwerken en te rapporteren? Hoeveel tijd besteed je niet aan het verzamelen en opslaan van verschillende documenten? En dan hebben we het nog niet eens over de documenten en gegevens die tussen verschillende afdelingen worden uitgewisseld of die op een goedkeuring wachten.

Door je HR-processen te automatiseren kan je HR-personeel tijd besparen op tijdrovende taken, en zich concentreren op belangrijke dingen.

Geldbesparing

Tijd besparen is geld besparen! Automatisering van taken verhoogt de productiviteit, vermindert het aantal overuren en verlaagt de arbeidskosten. Het vermindert ook aanzienlijk de indirecte kosten van je bedrijf, die veroorzaakt worden door menselijke fouten zoals de foute invoer van gegevens, fraude, systeemonderhoud, enz. 

HR-oplossingen werden vroeger enkel ontworpen op maat van grote bedrijven, omdat de beschikbare tools duur en moeilijk te implementeren waren. Vandaag zijn de tools meer toegankelijk en flexibel aan te passen aan de behoeften van elk bedrijf.

Vergelijking van HR-softwarekosten

Maandelijkse kosten van administratieve werkzaamheden zonder software: € 1.740 Kosten van administratieve werkzaamheden met software: € 703Softwarekosten: € 550 Totale kosten: € 1.253 Kostenbesparing met software: € 487

Het uitgangspunt zonder software:

Een HR-manager verdient gemiddeld 50.000 euro per jaar, of ongeveer 29 euro per uur. Als een HR-manager iedere maand 60 uur aan administratieve taken besteedt (op basis van negentig medewerkers), dan kost dat 1.740 euro pre maand als er geen software gebruikt wordt.

Het uitgangspunt met software:

Voor 100 medewerkers kost onze software 550 euro per maand (voor het Professional-pakket). Ervan uitgaande dat HR-software de administratieve werkzaamheden met 15 procent kan verminderen (de ideale waarde volgens het Kienbaum-onderzoek), dan hoeft de HR-manager nog slechts 24 uur per maand te besteden aan administratieve processen. De kosten van de administratieve werkzaamheden worden daardoor teruggebracht tot slechts 703 euro per maand. Tezamen met de softwarekosten bedragen de totale kosten 1.253 euro per maand. Dat is 487 euro minder dan zonder software.

Efficiënter beheer van je HR-taken

Moderne HR-management software beschikt over dashboards en gedetailleerde rapportagefuncties die je gemakkelijk kunt instellen. Zo krijg je een globaal overzicht van je workflows en taken, zodat je preciezer en efficiënter kunt werken. De automatisering van HR-processen zorgt voor een vlotter validatie- en besluitvormingsproces, maar ook voor een betere communicatie tussen de verschillende teams. 

Vroeger waren tools voor personeelsbeheer beperkt tot de meest elementaire taken. Tegenwoordig wordt het software-aanbod steeds completer en gediversifieerder. Het omvat nu alle taken waarvoor HR-afdelingen verantwoordelijk zijn. Afhankelijk van je prioriteiten, budget en behoeften kun je deze software gebruiken om een deel van je HR-processen te automatiseren. 

Compliance

Nieuwe HR-management oplossingen respecteren alle wettelijke voorschriften, zodat je bedrijf voldoet en ook blijft voldoen aan de Arbeidswet en de verschillende geldende wetten die van kracht zijn. Deze omvatten ook de meest recente richtlijnen, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is een geweldige troef bij het beheer van onkostenvergoedingen of bij het opstellen van contracten. Wettelijke voorschriften worden automatisch geïntegreerd en bijgewerkt, zodat je altijd compliant blijft.

Digitalisering en centralisatie van documenten

Dankzij de digitalisering en automatisering van HR-taken kun je documenten gemakkelijker en veiliger opslaan. Zo kun je bijvoorbeeld encryptietechnologie gebruiken. Met encryptie kunnen gevoelige digitale bestanden, zoals administratieve documenten, facturen, loonfiches en contracten, veilig opgeslagen, geordend en geraadpleegd worden. Dit voorkomt dat documenten verloren gaan, vermindert de fysieke ruimte die nodig is om documenten op te slaan, en zorgt ervoor dat ze snel terug te vinden zijn in geval van een audit. 

Vereenvoudiging en betrouwbaarheid van processen

Met HR-management tools kun je, ongeacht de taken die je wilt automatiseren, je processen vereenvoudigen. Door je interne bedrijfsprocessen te combineren met de sjablonen die door de software worden aangereikt, maak je je processen betrouwbaarder en homogener.

Laten we goedkeuringsprocessen als voorbeeld nemen. Zonder een digitale oplossing is het niet ongewoon dat goedkeuringsprocessen lang en ingewikkeld zijn: handtekeningen verzamelen, heen en weer gaan tussen verschillende departementen en wachten tot alle betrokkenen akkoord zijn. Met behulp van HR-software kunnen alle betrokkenen de voortgang van een goedkeuring netjes volgen, en op het gewenste moment hun bijdrage leveren.

Minder fouten

Automatiseren en vereenvoudigen van processen leidt tot aanzienlijk minder fouten en vergissingen. Je hoeft niet langer gebruik te maken van post-its en andere documenten voor het opvolgen en uitvoeren van taken: digitale oplossingen vereenvoudigen je werk. HR-tools zijn namelijk zo ontworpen dat ze alle gegevens verzamelen die nodig zijn om een proces correct te verwerken. Je kunt de verschillende stappen van je processen zelf instellen of aanpassen. Zo mis je geen belangrijke informatie en maak je minder fouten.

Werknemerstevredenheid

Werknemers vragen, ongeacht hun leeftijd of expertise, steeds meer om HR-tools die hun administratieve taken vereenvoudigen. Dankzij procesautomatisering en digitalisering kun je de werklast van je personeelsdienst verminderen en het welzijn van je werknemers verbeteren

Werknemers kunnen moeiteloos hun vakantiedagen aanvragen of onkostendeclaraties indienen. Ze kunnen ook gemakkelijk hun vakantiesaldo, hun loonfiche of andere gegevens raadplegen zonder daarvoor een omweg te moeten maken. Personeelsaanvragen worden sneller verwerkt, zodat je HR-mensen niet overbelast worden. 

Gids: Een sterke cultuur bepaalt alles

Inzichten van experts en een stapsgewijze uitleg voor een langdurige bedrijfscultuur. Download onze gids om bedrijfscultuur in te zetten voor success.

Gids voor bedrijfscultuur

Een paar voorbeelden van taken die je kan automatiseren

De mogelijkheden op het gebied van automatisering veranderen voortdurend en zijn bijna eindeloos. Het onderwerp wordt alsmaar belangrijker, omdat moderne technologie het toepassen ervan gemakkelijker maakt dan ooit. Maar ook omdat bedrijven hierdoor enorme besparingsmogelijkheden ontdekken. Hier zijn alvast een paar ideeën en voorbeelden:

  • Klantenservice via chatbots.Dit zijn kleine chatvensters waarmee je op een website vragen kunt stellen en een automatisch antwoord krijgt. Deze bots worden steeds complexer en zijn in staat om je klantenservice met veel basisinformatie te ondersteunen. 

  • Automatisering van arbeidscontracten. Gebruik kant-en-klare templates voor arbeidscontracten die je gemakkelijk kunt invullen en op afstand kan ondertekenen.

  • Creatie van documenten en content. Ook hier kunnen sjablonen gegenereerd worden om de schrijver te helpen. Er bestaan tegenwoordig heel wat copy-generators om inhoud automatisch te creëren.

  • Werving van kandidaten. Vacatures verspreiden via meerdere mediakanalen, kandidaten opvolgen in overzichtelijke pipelines en het beste talent selecteren is nu gemakkelijker dan ooit, dankzij software-apps die alle onderdelen van het wervingsproces integreren. 

  • Onboarding en training van nieuwe medewerkers.Als onderdeel van het talent management strategie van je bedrijf, kun je gepersonaliseerde trajecten creëren die onboarding en initiële training omvatten, maar ook verdere opleidingen waar je nieuwe medewerkers van zullen genieten in de toekomst.

Automatisering en medewerkers

Een van de nadelen van procesautomatisering is dat het een gevoel van onveiligheid bij je werknemers kan oproepen. Dit is een heel normaal gevoel, aangezien veel processen en taken die vroeger door mensen gedaan werden, nu volledig geautomatiseerd zijn.

Dit zijn de voornaamste zorgen die werkgevers en bedrijven hebben:

  • Door automatisering verdwijnen sommige banen op korte termijn. 

  • Het onoordeelkundig automatiseren van een taak kan het aantal fouten vermenigvuldigen.

  • Automatisering kan soms hoge aanvangskosten hebben.

  • Hyperautomatisatie kan leiden tot minder flexibiliteit, en meer afhankelijkheid. 

De voordelen wegen hier echter ruimschoots tegenop. Dankzij software en automatisering krijgen alle werknemers in je bedrijf toegang tot alle gegevens die ze nodig hebben om beter, sneller en slimmer te werken

Bedrijven hebben zich tegenwoordig grotendeels aangepast aan de nieuwe realiteit die automatisering met zich meebrengt. De mogelijkheden die nieuwe technologieën bieden, zijn op alle gebieden een echte gamechanger. Toch is het belangrijk om je werknemers nauw bij deze technologische veranderingen te betrekken. Zo kun je hen helpen in te zien hoe procesautomatisering ingezet kan worden om hun carrière en dagelijkse werk een boost te geven

FAQ: procesautomatisering

Wat is de betekenis van automatisering?

Automatisering bespaart tijd, moeite en kosten. Het vermindert ook het aantal manuele fouten, zodat je bedrijf meer tijd heeft om zich op zijn hoofddoelstellingen te concentreren. Repetitieve taken kunnen ook sneller worden uitgevoerd. Het automatiseren van processen garandeert kwaliteitsvolle resultaten, omdat elke taak identiek wordt uitgevoerd, zonder menselijke fouten.

Wat is het verschil tussen automatisering en digitalisering?

Automatisering is, zoals het woord al aangeeft, het automatisch uitvoeren van taken zonder menselijke tussenkomst. Digitalisering is het omzetten van analoge informatie (zoals teksten, beelden en stemmen) in een digitaal formaat.

Disclaimer

Wij willen erop wijzen dat ons webaanbod alleen bedoeld is om niet-bindende informatie te verstrekken en geen juridisch advies in de ware zin des woords vormt. De inhoud van dit aanbod kan en is niet bedoeld ter vervanging van individueel en bindend juridisch advies dat op uw specifieke situatie is toegespitst. In dit verband is alle verstrekte informatie zonder garantie voor juistheid en volledigheid.

Processen eenvoudig automatiseren

Untitled-HR