HR-structuur: hoe zet je je HR-afdeling op

employees discussing ideal HR structure

Een HR-structuur is voor een onderneming van essentieel belang om het volledige productieve potentieel van je team te ontsluiten. In dit artikel geven wij een uitgebreid overzicht van hoe je je HR-afdeling kunt structureren, wat de belangrijkste overwegingen zijn die je moet maken, en bieden we enkele modellen (samen met het onderzoek) die de prestaties bevorderen.

Een goed begin is het halve werk. Ontdek vandaag nog de HR-software van Personio.

Wat is de afdeling Human Resources (HR)?

Personeelszaken, human resources, of kortweg HR, is de afdeling binnen je bedrijf die zich bezighoudt met alle personeelsgerelateerde onderwerpen en vraagstukken. Eenvoudig gezegd is het het aanspreekpunt voor werknemers, managers en, indien van toepassing, bestuursorganen om ervoor te zorgen dat je bedrijf zich aan de wet houdt en dat je organisatie als geheel slaagt dankzij haar personeel.

Wat is een personeel-team?

Het personeel-team en HR-afdeling worden door sommigen als hetzelfde ding beschouwd. Maar een personeel-team wordt over het algemeen vooral ontwikkeld met het idee van strategische initiatieven in het achterhoofd. Hoewel ze zich dus bezighouden met HR-taken, hebben ze doorgaans een veel bredere kijk op de ontwikkeling van de organisatie. Ze hebben waarschijnlijk ook een plaats aan tafel bij het management/leiderschap.

Het idee van een personeel-team, of personeelszaken, is dat het een veel bredere reikwijdte heeft. Het gaat niet meer alleen om administratieve taken, want die worden vaak geautomatiseerd en afgehandeld door effectieve HR-software, zodat je HR-afdeling zich kan richten op het personeel en hen kan helpen slagen.

Wat zijn de meest voorkomende taken van een HR-afdeling?

Een HR-afdeling is doorgaans belast met opdrachten in de hele loopbaan van de werknemer. Dit kan gaan om onboarding, offboarding, en het volgende:

  • Personeelsplanning: Met personeelsplanning zorg je ervoor dat je bedrijf te allen tijde beschikt over het juiste aantal werknemers met de nodige kwalificaties om de gestelde doelen te halen.
  • Werving: Ook wel bekend als recruitment, aanwerving en e-recruiting, beschrijft dit alle maatregelen die een team moet nemen om nieuwe werknemers te bereiken die het bedrijf van dienst kunnen zijn. Dit omvat ook employer branding.
  • Personeelsplanning: Ervoor zorgen dat je medewerkers zo efficiënt mogelijk worden ingezet, om knelpunten en overcapaciteit te voorkomen op plaatsen waar die er niet zouden moeten zijn.
  • Personeelsadministratie: Alle administratieve taken en formaliteiten die tot het werkterrein van een HR-afdeling behoren. Dit gaat bijvoorbeeld om het maken van contactgegevens of het bijhouden van digitale personeelsdossiers.
  • Ontwikkeling: HR- en personeelsteams moeten werknemers helpen beter te worden in wat ze doen, en dat betekent dat ze sterke prestatiebeheersingsprocessen en een open feedbackcultuur moeten ontwikkelen.
  • Salarisadministratie: HR zorgt ook voor de loon- en salarisadministratie. Dit kan ofwel volledig intern gebeuren, ofwel gedeeltelijk worden uitbesteed en samen met een softwareleverancier of belastingadviseur worden afgehandeld.
  • Retentie: Dit omvat alle maatregelen die een HR-afdeling neemt om werknemers te behouden en het totale uitvalpercentage van het bedrijf te verlagen.
  • Rapporten/analyse: Elke moderne HR-afdeling moet personeelsgerelateerde beslissingen nemen op basis van harde gegevens. Dit betekent dat je toegang hebt tot analytische personeelsgegevens om het aantal werknemers, groeipercentages, kosten en meer te bepalen.
  • Strategie: Administratie is van oudsher een taak van HR, maar zij kunnen pas echt goed presteren als zij zich op de strategie concentreren. Dat betekent dat men de tijd moet hebben om betrokken te zijn en om initiatieven uit te voeren.

Personio kan je helpen met al je essentiële HR-taken, zodat je je meer kunt richten op strategisch personeelsbeleid. 

Waarom de structuur van de HR-afdeling belangrijk is

Als bedrijven groeien, hebben ze structuur nodig. Dat komt omdat startende en kleinere bedrijven de neiging hebben een informele sfeer en bedrijfscultuur te creëren, maar boven een bepaalde grootte (laten we zeggen tussen 50-100) verandert alles.

Dat komt doordat je nieuwe collega’s alleen kent door een snelle kennismaking, en alles wordt anoniemer en minder verbonden. Tijdens deze fase zien veel bedrijven een merkbare daling in de tevredenheid van hun werknemers.

Maar dat hoeft niet zo te zijn, en dat begint bij HR. Na een bepaalde mate van groei moet de HR-afdeling zich professionaliseren (of zichzelf helemaal blootgeven), terwijl hij actief zorg moet dragen voor de bedrijfscultuur en het behoud van werknemers.

Daarnaast moet ze loon- en arbeidstijdmodellen ontwikkelen en de toenemende bureaucratie onder controle krijgen. Maar als je alleen maar meer mensen blijft aannemen, zonder daar een structuur omheen te plannen, blijf je achter de feiten aanlopen (en kom je nooit verder).

Hoe groot moet je HR-structuur zijn?

De bekende vuistregel ‘één HR-medewerker per 100 werknemers’ is niet verkeerd, maar geldt meestal voor grotere bedrijven met een goed uitgeruste HR-afdeling. Uit het ‘Workforce Analytics‘-onderzoek blijkt dat in bedrijven met maximaal 250 werknemers de behoefte aanzienlijk groter is: gemiddeld 3,4 HR-medewerkers per 100 voltijdse functies in het bedrijf!

Peter Rosen van HR Strategies and Solutions adviseert om de eerste voltijdse functie op de HR-afdeling te creëren vanaf ongeveer 50 werknemers en een tweede vanaf ongeveer 150. Dit is een vrij realistische aanbeveling. Het is beter om je eigen personeelsbehoeften te bepalen, in plaats van uit te gaan van een abstract getal. In de volgende delen van dit artikel lees je hoe je dit kunt doen terwijl je een structuur voor je HR-afdeling bepaalt.

Hoe bepaal je de beste structuur voor jouw HR-afdeling?

Bij het opzetten van de structuur van je toekomstige HR-afdeling moet je te werk gaan zoals bij elk ander project: je stelt doelen die je wilt bereiken en denkt vervolgens na over de stappen die nodig zijn om ze te realiseren. Hier is onze gids voor het ontwikkelen van je HR-structuur…

Identificeer belangrijke problemen

Maak een lijst van alle taken die je in de toekomst moet uitvoeren. Wijs prioriteiten toe aan de taken. Bepaal de belangrijkste problemen en mogelijke knelpunten die de groei van het bedrijf in de weg kunnen staan. Enkele veelvoorkomende voorbeelden hiervan zijn:

  • Het inhuren van hooggekwalificeerde specialisten.
  • Flexibele werktijdmodellen om aantrekkelijk te zijn voor de vaders en moeders van gezinnen.
  • Bevordering van de tevredenheid van werknemers, zodat ze niet vertrekken naar (beter betaalde) concurrenten.
  • Training en bijscholing van werknemers om concurrerend te blijven.

Door deze aandachtsgebieden te benoemen, leg je al de basis voor een toekomstige HR-structuur. Het kan zijn dat je een werknemer nodig hebt die zich hier volledig mee bezighoudt. Hier komen we later nog op terug.

Zorg ervoor dat je employer branding en onboardingprogramma’s op je lijst zet, net zoals je dat doet met salarisadministratie, contractering en ziektekosten. Geef voor elk punt een opsomming van de afzonderlijke taken die moeten worden uitgevoerd en een indicatie van de middelen die nodig zijn om ze uit te voeren.

HR-software die meegroeit met je behoeften

HR digitaliseren Naarmate je team groeit, worden je HR-processen diverser – en complexer. De HR-software van Personio vereenvoudigt je HR-processen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Processen vaststellen

Hier wordt het lastig. Als je dit overslaat of te lichtzinnig doet, zal de efficiëntie van je personeelsbeleid afnemen naarmate de omvang van je bedrijf toeneemt. In kleine bedrijven werkt HR op afroep en met informele processen – ‘zo doen we dat nu eenmaal’. Nu moet je permanente processen vastleggen om het extra werk te beheren.

Documenteer alle HR-processen, verdeel verantwoordelijkheden en taakgebieden. Beschrijf hoe je wilt samenwerken met externe dienstverleners, bijvoorbeeld in het kader van service level agreements. Werk samen met het management om een plan te ontwikkelen voor de personeelsbehoeften en daarmee voor de werving.

Bepaal welke wervingskanalen je wilt gebruiken. Werk samen met afdelingen om functieomschrijvingen, functieprofielen en trainingsprogramma’s op te stellen. Werk standaardcontracten en andere voorschriften uit – met de nadruk op naleving. Houd ze in deze fase op één lijn met je prioriteiten. Begin met de meest essentiële gebieden en werk de rest later uit.

HR-software implementeren

Het is aan te raden direct te beginnen met het selectieproces voor de HR-software. Dit is niet alleen belangrijk om alles vanaf het begin overzichtelijk te houden, maar het maakt het ook gemakkelijker om later van software te veranderen.

De software die je gebruikt, bepaalt mee hoe je processen eruit komen te zien. Je kunt veel taken vanaf het begin automatiseren. Gegevensinterfaces maken het veel gemakkelijker om samen te werken met de salarisadministratie en andere externe dienstverleners.

Stel de implementatie van nieuwe software niet uit. Als je eerst handmatige processen invoert en pas later op software overschakelt, zul je je workflows twee keer moeten veranderen. Dit is onnodig en kost tijd en geld.

Met softwareondersteunde processen bespaar je al snel een halve of een hele functie in de personeelsadministratie. Of je kunt een werknemer andere taken toewijzen.

Wat zijn de verschillende organisatiestructuren voor personeelszaken?

Er zijn verschillende manieren om je afdeling personeelszaken te structureren. Er zijn zowel klassieke als moderne HR-structuurmodellen. Welke je kiest, hangt volledig af van je doelstellingen en je bedrijfscultuur. Wij laten er hier vijf de revue passeren:

1. Het verticale model

Een personeelsafdeling kan hiërarchisch georganiseerd zijn. De personeelsafdeling bestaat hier uit een personeelsmanager, die rapporteert aan de algemeen directeur en afdelingsdoelstellingen krijgt, die hij/zij samen met het team moet realiseren.

De HR-afdeling kan dan bijvoorbeeld bestaan uit twee managers voor de werving van personeel en voor HR-beheer/personeelsadministratie, die op hun beurt hun eigen teams leiden en aan de HR-manager rapporteren.

In dit model verloopt de communicatie volledig verticaal, d.w.z. van boven naar beneden. De informatie komt van het hoger management en wordt vervolgens via het HR-management doorgegeven aan de leidinggevenden en bereikt uiteindelijk het team.

In dit model is de duidelijke verdeling van de bevoegdheden bijzonder gunstig. Iedereen weet waar hij/zij in het model staat, waar men wil werken en wat het ontwikkelingsplan daarvoor is.

2. Formele en informele modellen

Een HR-afdeling kan formeel of informeel gestructureerd zijn. De hiërarchische organisatie is een goed voorbeeld van het formele model, aangezien het is gebaseerd op duidelijke hiërarchieën, doelstellingen en taken.

Het informele model daarentegen is vrijer, omdat de teamleden flexibeler kunnen zijn en meer met elkaar kunnen samenwerken op basis van de dynamiek. Het team beschikt hier over meer interfunctionele capaciteit.

Veel bedrijven laten beide modellen ook naast elkaar bestaan. Dit betekent dat een standaardstructuur de basis vormt van de afdeling, die vervolgens informeel opereert, afhankelijk van de verschillende projecten (en de benodigde vaardigheden), voor een meer flexibele aanpak.

3. Het doelstellingsgerichte model

Bij het doelgerichte model worden de ondernemingsdoelstellingen verdeeld over de afzonderlijke afdelingen – en zelfs over elke individuele medewerker. Elk team beslist vervolgens zelf met welke maatregelen ze hun doelstellingen willen behalen.

De bedrijfsdoelstellingen worden bepaald door de CEO en het management en vereisen de inzet en toewijding van alle werknemers. Uiteindelijk werkt dit model alleen als voor elke werknemer duidelijk is wat zijn/haar doelen zijn en hoe de resultaten zullen worden gemeten. In de meeste gevallen gaat dit model gepaard met een financiële bonus, afhankelijk van het bereiken van de doelstellingen.

Het komt ook vaak voor dat bedrijven dit model slechts gedeeltelijk inzetten, bijvoorbeeld alleen bij verkoop. Voor HR-afdelingen levert het doelgerichte model de volgende voordelen op: betrokkenheid en doelgerichtheid van elke individuele werknemer, hogere teamprestaties, en een conforme planning van de doelstellingen.

4. Het klavertjesmodel

Dit model heeft de vorm van een ‘klavertje’, aangezien het bestaat uit drie standaardpijlers die samen een geheel vormen.

  • De best gekwalificeerde en meest relevante werknemers staan centraal.
  • Minder belangrijke werkzaamheden worden uitgevoerd door externe dienstverleners en worden dus uitbesteed.
  • Het klavertjesblad wordt afgemaakt door tijdelijke werknemers, bijvoorbeeld voor projectmatig werk.

Voor de HR-afdeling betekent dit dat er een kleine kern van vaste medewerkers is die op hun beurt anderen aansturen op specifieke projecten.

Externe dienstverleners kunnen zo helpen bij zaken als overplaatsing, en werknemers met tijdelijke contracten, bijvoorbeeld extra recruiters, kunnen helpen om in kortere tijd meer nieuwe werknemers aan te werven.

5. Netwerken en uitbesteding

Dit model wordt volledig bepaald door HR-afdelingen die hulp van buitenaf krijgen. Als gevolg daarvan is er slechts een kleine kern van vaste HR-medewerkers, die veel van hun taken en activiteiten uitbesteden aan externe dienstverleners om hun doelstellingen te behalen.

Hoe kun je bijdragen aan de groei van jouw HR-afdeling?

Vanaf drie HR-medewerkers is het helemaal aan jou hoe je de HR-afdeling van je organisatie wilt structureren. Je zou bijvoorbeeld een recruiter kunnen inhuren als je al een assistent in dienst hebt, of omgekeerd.

Als je niet snel genoeg nieuwe werknemers kunt vinden, kun je misschien beter een tweede recruiter in dienst nemen. Het hangt allemaal af van je prioriteiten, waar de belangrijkste gebieden liggen om de groeidoelstellingen van je bedrijf te halen. En stel jezelf de vraag:

  • Aan welk onderwerp wordt momenteel te weinig aandacht besteed en zal in de toekomst meer aandacht moeten krijgen?
  • Wat voor soort personeel, deskundigheid en zachte vaardigheden zijn nodig om het aan te pakken?
  • Welke rol moet de nieuwe HR-medewerker op zich nemen en hoe past die rol binnen de huidige HR-structuur?

In plaats van de omvang van je HR-afdeling te vergroten, zou je meer processen kunnen automatiseren of uitbesteden. Dit geeft bestaande werknemers weer meer vrijheid en stelt ze in staat nieuwe onderwerpen – nieuwe rollen – op zich te nemen.

Neem alle beslissingen op basis van je vooraf bepaalde doelstellingen en stappenplan, die je regelmatig herziet en bijstelt. Zo ben je ervan verzekerd dat je de best mogelijke HR-structuur voor je bedrijf vindt en maak je de weg vrij voor de verdere groei van je bedrijf.

Kan een organigram helpen om structuur aan te brengen in je HR-afdeling?

Organigrammen voor de HR-afdeling (en het hele bedrijf) helpen om een overzicht te houden van de taken en verantwoordelijkheden van individuele collega’s. Dit is vooral belangrijk in een (snel) groeiend team, omdat het inzicht geeft in de structuur van de HR-afdeling, aan wie werknemers rapporteren, en bij wie collega’s terecht kunnen met vragen over bijvoorbeeld feedbackvergaderingen of administratieve zaken.

Digitaliseer je belangrijkste HR-taken

Ontdek Personio