Toegangsrechten voor gebruikers

In dit artikel lees je alles wat je moet weten over het instellen van toegangsbeheer voor gebruikers, met behulp van effectieve HR-software.

Het concept van toegangsbeheer is niet beperkt tot de wereld van HR. Toegangsbeheer is een algemene technologie, vaak binnen de software, waarmee je bepaalt wat een gebruiker mag zien en doen in het kader van zijn of haar functie.

Voorbeelden zijn:

• Persoonlijke gegevens wijzigen of bewerken

• Aanvragen doen, bekijken, beoordelen of goedkeuren

• Toegang tot belangrijke gegevens binnen een organisatie, zoals salarissen

Kort gezegd zorgen toegangsrechten ervoor dat de juiste personen vertrouwelijke of delicate informatie te zien krijgen en dat anderen geen onnodige toegang hebben tot cruciale gegevens.

 Toegangsbeheer voorkomt niet alleen dat bepaalde personen toegang krijgen tot bepaalde soorten informatie. De functionaliteiten van toegangsbeheer gaan veel verder. Het is belangrijk dat een organisatie nadenkt over mogelijke manieren waarop toegangsrechten de informatiestroom binnen het bedrijf kunnen optimaliseren.

 Je kunt het zo zien: als je je medewerkers de juiste toegangsrechten geeft, beschikken ze over alle informatie die ze nodig hebben. Ze hoeven de leidinggevende dan niet meer telkens om bepaalde gegevens te vragen, maar kunnen die gemakkelijk zelf bekijken of wijzigen.

 Dat betekent dat de gegevens binnen je systeem gemakkelijker toegankelijk, maar ook veilig zijn, zonder risico dat er gevoelige informatie uitlekt.

 De vertrouwelijkheid van gegevens heeft voor een groot deel te maken met het naleven van de regelgeving op het gebied van gegevensbeveiliging. Het is belangrijk dat HR hierover waakt, aangezien de belangrijkste gegevens over werknemers aan HR worden toevertrouwd. Het instellen van de juiste toegangsrechten garandeert dat alle vertrouwelijke informatie, ook echt vertrouwelijk blijft.

Binnen elk HR-tool zijn er vooraf bepaalde toegangsniveaus. Werknemers hebben niet automatisch toegang tot alle functies van een HR-systeem. Ze moeten ingesteld worden door de HR-softwarebeheerder. Meestal worden toegangsrechten toegekend op basis van een functie of toegangsgroep. 

Gewone medewerkers moeten toegangsrechten hebben waarmee ze alleen kunnen zien wat ze moeten zien. Op die manier blijven gevoelige gegevens vertrouwelijk, en kunnen je medewerkers ook gemakkelijker hun weg vinden in je systeem.

Het instellen van meerdere toegangsniveaus kan een effectieve, gevalideerde manier zijn om de toegang voor verschillende belanghebbenden te beheren. Je kunt bijvoorbeeld niveaus instellen voor:

• Gewone medewerkers

• Teamleiders

• Directieleden

• HR-teamleden

Hoewel deze standaard aanpak misschien niet in elke context werkt, zorgt deze werkwijze ervoor dat je efficiënt te werk kunt gaan bij verschillende teams, als het gaat om anciënniteit.

Het toegangsbeheersysteem werkt meestal als een piramide. Dit betekent dat de personeelsleden die zich in de bovenste lagen van de piramide bevinden maximale toegang hebben, terwijl de onderste lagen een verminderde toegang en minder mogelijkheden hebben.

In elk geval heb je een toegangsbeheerder of centrale admin nodig die toegang kan verlenen of weigeren. De meeste HR-tools staan meerdere beheerders toe. Wie deze rol vervult, wordt op bedrijfsniveau gekozen. Gewoonlijk kiest men voor een HR-softwarebeheerder. 

De HR-softwarebeheerder houdt toezicht op de invoering van het HR-systeem van je bedrijf en heeft de meeste kennis over de innerlijke werking van de software. Softwarebeheerders kunnen ook werknemers opleiden in het gebruik ervan.

• Timing en planning. Bepaal de timing van de overgang naar een nieuw toegangsbeheersysteem. Stippel een plan uit dat afgestemd is op de behoeften van je HR-afdeling. Op die manier kun je bepalen hoelang het zal duren om het nieuwe toegangsbeheersysteem te configureren, en hoeveel tijd nodig is om je personeelsleden op te leiden.

• Gegevens importeren en configuratie. Zorg ervoor dat alle parameters voor elke gebruiker vooraf juist ingesteld zijn door je hoofdadministrator en admins. Het kan zijn dat gegevens uit een vorig systeem geïntegreerd moeten worden in het nieuwe systeem. 

• Onboarding en training. Zorg ervoor dat alle medewerkers de werking van het nieuwe toegangsbeheersysteem begrijpt. Maak daarbij gebruik van alle beschikbare opleidingsmiddelen. Zo is iedereen optimaal voorbereid op het gebruik van het systeem, zodat procesfouten of misverstanden zo veel mogelijk ingeperkt worden. Zorg ervoor dat iedereen zijn eigen rol en toegangsniveau begrijpt.

• Startdatum. Zorg voor een vaste datum waarop iedereen volgens het nieuwe systeem begint te werken. Als je een oud systeem gebruikte in je bedrijf, wordt dat op die dag ook afgesloten. 

• Introduceer het nieuwe systeem in verschillende fasen. Het duurt altijd even om aan nieuwe werkprocessen te wennen. Een goede aanpak is om het nieuwe toegangsbeheersysteem stapsgewijs beschikbaar te maken. Begin met de bovenste lagen van de piramide en bouw geleidelijk verder naar beneden. Laat eerst de admins wennen aan het nieuwe toegangsbeheersysteem, dan je managers, enzovoort. Laat je HR-softwarebeheerder de invoering van dichtbij volgen om tijdelijk in te grijpen als dat nodig is.