Toegangsrechten voor gebruikers zorgen ervoor dat je belangrijkste gegevens, de gegevens over je personeel, altijd veilig zijn. Bovendien gaat het erom dat gebruikerstoegang relevant is voor elke persoon en dat je medewerkers en leidinggevenden alleen zien wat ze moeten zien.
Toegangsrechten voor gebruikers
Iedereen weet (alleen) wat ze moeten weten
Als je duidelijke en nauwkeurige toegangsrechten voor gebruikers hebt, kun je informatielekken voorkomen en je werk stroomlijnen. Iedereen heeft wat hij of zij nodig heeft, zónder dat HR hoeft te worden ingeschakeld.
Zorg voor een naadloze
informatiestroom
Je hoeft alleen gepaste rollen en toegangsrechten voor medewerkers en leidinggevenden te definiëren, zodat zij alle relevante gegevens in het systeem kunnen bekijken zoals zij willen. Daardoor houd jij tijd over voor belangrijkere zaken.
Houd vertrouwelijke
zaken vertrouwelijk
Toegangsrechten helpen om je gegevens te beveiligen. Daarmee bepaal je niet alleen wie informatie kan bekijken, voorstellen of bewerken, maar zorg je ook zonder moeite voor een goede balans tussen transparantie en naleving op het gebied van gegevensbeheer.
Concentreer je op het
essentiële
Met toegangsrechten voor gebruikers biedt je je medewerkers een ervaring op maat. Ze hebben precies toegang tot en controle over wat ze nodig hebben, zonder tijdrovende zoekopdrachten of gedoe voor HR. Personio herinnert gebruikers aan taken die voltooid moeten worden, zodat iedereen gefocust blijft op zijn werk.
Je persoonlijke webdemo
Maak kennis met Personio! Onze productexperts leiden je in slechts 30 minuten rond door de tool en beantwoorden al jouw vragen.
- Introductie van alle product-functionaliteiten
- Afgestemd op jullie situatie, uitdagingen en wensen
- Antwoorden op alle vragen die u hebt
Boek jouw online demo
Inzicht in toegangsrechten voor gebruikers
Hier vind je alles wat je moet weten over het instellen van toegangsrechten voor gebruikers door effectieve HR-software te implementeren.
Wat zijn toegangsrechten voor gebruikers?
Het concept van toegangsrechten is niet beperkt tot de wereld van HR. Het is een algemene technologie, vaak binnen de software, waarmee je bepaalt wat iemand mag zien en doen in het kader van zijn of haar functie.
Dat kan zijn:
- Persoonlijke gegevens wijzigen of bewerken
- Aanvragen doen, bekijken, beoordelen of goedkeuren
- Toegang tot belangrijke gegevens binnen een organisatie, zoals salarissen
Kort gezegd zorgen ze ervoor dat alleen relevante partijen je belangrijkste informatie kunnen zien en dat anderen geen onnodige toegang hebben tot cruciale gegevens.
Waarom zijn toegangsrechten voor gebruikers belangrijk?
Toegangsrechten zijn er niet alleen om te voorkomen dat bepaalde soorten informatie worden gezien. Over het algemeen is de functionaliteit ervan veel uitgebreider. In plaats daarvan moeten we nadenken over toegangsrechten en hoe deze de ‘informatiestroom’ binnen een bedrijf kunnen optimaliseren.
Je kunt het zo zien: als je je medewerkers de juiste rechten geeft, beschikken ze over alle informatie die ze nodig hebben. Ze hoeven jou niet meer om die gegevens te vragen, maar kunnen die gemakkelijk zelf bekijken of wijzigen.
Dat betekent dat de gegevens binnen je systeem gemakkelijker toegankelijk maar wel veilig zijn, zonder risico dat er gevoelige informatie uitlekt.
Hoe zorgen toegangsrechten voor vertrouwelijkheid?
Dit heeft voor een groot deel te maken met het naleven van regelgeving op het gebied van gegevensbeveiliging. Want zeker bij HR worden de belangrijkste gegevens over je werknemers aan jou toevertrouwd. Daarom zorgen de juiste toegangsrechten dat alles wat vertrouwelijk is ook vertrouwelijk blijft.
Welke toegangsrechten moeten gewone werknemers hebben?
Je gewone medewerkers moeten toegangsrechten hebben waarmee ze alleen kunnen zien wat ze moeten zien. Zo blijven niet alleen alle gegevens vertrouwelijk, maar kunnen je medewerkers ook gemakkelijker hun weg vinden in je systeem.
Heb je meerdere toegangsniveaus nodig?
Het instellen van meerdere toegangsniveaus kan een effectieve, gevalideerde manier zijn om de toegang voor verschillende belanghebbenden te beheren. Je kunt bijvoorbeeld niveaus instellen voor:
- Gewone medewerkers
- Teamleiders
- Directieleden
- HR-teamleden
Hoewel deze standaardaanpak misschien niet in elke context werkt, zorgt het er met betrekking tot verschillende teams voor dat je een plek hebt om te beginnen als het gaat om anciënniteit.