Toegangsrechten voor gebruikers
Iedereen weet (alleen) wat ze moeten weten
Als je duidelijke en nauwkeurige toegangsrechten voor gebruikers hebt, kun je informatielekken voorkomen en je werk stroomlijnen. Iedereen heeft wat hij of zij nodig heeft, zónder dat HR hoeft te worden ingeschakeld.
Zorg voor een naadloze informatiestroom
Je hoeft alleen gepaste rollen en toegangsrechten voor medewerkers en leidinggevenden te definiëren, zodat zij alle relevante gegevens in het systeem kunnen bekijken zoals zij willen. Daardoor houd jij tijd over voor belangrijkere zaken.
Houd vertrouwelijke zaken vertrouwelijk
Toegangsrechten helpen om je gegevens te beveiligen. Daarmee bepaal je niet alleen wie informatie kan bekijken, voorstellen of bewerken, maar zorg je ook zonder moeite voor een goede balans tussen transparantie en naleving op het gebied van gegevensbeheer.
Concentreer je op het essentiële
Met toegangsrechten voor gebruikers biedt je je medewerkers een ervaring op maat. Ze hebben precies toegang tot en controle over wat ze nodig hebben, zonder tijdrovende zoekopdrachten of gedoe voor HR. Personio herinnert gebruikers aan taken die voltooid moeten worden, zodat iedereen gefocust blijft op zijn werk.
Ontdek de voordelen van Personio
Vul je gegevens in, dan neemt één van onze product experts snel contact met je op om een gesprek in te plannen.
Dit kun je verwachten:
Een vrijblijvende begeleiding door ons product
Gesprekken over jouw topprioriteiten
Antwoord op al je vragen
Software waar medewerkers van houden:
Boek je gratis demo
Door dit formulier te verzenden, bevestig ik dat ik het privacybeleid heb gelezen en stem ik in met de verwerking van mijn persoonsgegevens door Personio voor de genoemde doeleinden. Ik kan mijn toestemming voor deze verwerking te allen tijde intrekken.
Toegangsbeheer voor gebruikers: de belangrijkste vragen beantwoord
Wat zijn toegangsrechten voor gebruikers?
In dit artikel lees je alles wat je moet weten over het instellen van toegangsbeheer voor gebruikers, met behulp van effectieve HR-software.
Wat zijn toegangsrechten voor gebruikers?
Het concept van toegangsbeheer is niet beperkt tot de wereld van HR. Toegangsbeheer is een algemene technologie, vaak binnen de software, waarmee je bepaalt wat een gebruiker mag zien en doen in het kader van zijn of haar functie.
Voorbeelden zijn:
Persoonlijke gegevens wijzigen of bewerken
Aanvragen doen, bekijken, beoordelen of goedkeuren
Toegang tot belangrijke gegevens binnen een organisatie, zoals salarissen
Kort gezegd zorgen toegangsrechten ervoor dat de juiste personen vertrouwelijke of delicate informatie te zien krijgen en dat anderen geen onnodige toegang hebben tot cruciale gegevens.
Waarom is toegangsbeheer belangrijk?
Toegangsbeheer voorkomt niet alleen dat bepaalde personen toegang krijgen tot bepaalde soorten informatie. De functionaliteiten van toegangsbeheer gaan veel verder. Het is belangrijk dat een organisatie nadenkt over mogelijke manieren waarop toegangsrechten de informatiestroom binnen het bedrijf kunnen optimaliseren.
Je kunt het zo zien: als je je medewerkers de juiste toegangsrechten geeft, beschikken ze over alle informatie die ze nodig hebben. Ze hoeven de leidinggevende dan niet meer telkens om bepaalde gegevens te vragen, maar kunnen die gemakkelijk zelf bekijken of wijzigen.
Dat betekent dat de gegevens binnen je systeem gemakkelijker toegankelijk, maar ook veilig zijn, zonder risico dat er gevoelige informatie uitlekt.
Hoe zorgt toegangsbeheer voor vertrouwelijkheid van gegevens?
De vertrouwelijkheid van gegevens heeft voor een groot deel te maken met het naleven van de regelgeving op het gebied van gegevensbeveiliging. Het is belangrijk dat HR hierover waakt, aangezien de belangrijkste gegevens over werknemers aan HR worden toevertrouwd. Het instellen van de juiste toegangsrechten garandeert dat alle vertrouwelijke informatie, ook echt vertrouwelijk blijft.
Welke toegangsniveaus zijn er?
Binnen elk HR-tool zijn er vooraf bepaalde toegangsniveaus. Werknemers hebben niet automatisch toegang tot alle functies van een HR-systeem. Ze moeten ingesteld worden door de HR-softwarebeheerder. Meestal worden toegangsrechten toegekend op basis van een functie of toegangsgroep.
Welke toegangsrechten moeten gewone werknemers hebben?
Gewone medewerkers moeten toegangsrechten hebben waarmee ze alleen kunnen zien wat ze moeten zien. Op die manier blijven gevoelige gegevens vertrouwelijk, en kunnen je medewerkers ook gemakkelijker hun weg vinden in je systeem.
Heb je meerdere toegangsniveaus nodig?
Het instellen van meerdere toegangsniveaus kan een effectieve, gevalideerde manier zijn om de toegang voor verschillende belanghebbenden te beheren. Je kunt bijvoorbeeld niveaus instellen voor:
Gewone medewerkers
Teamleiders
Directieleden
HR-teamleden
Hoewel deze standaard aanpak misschien niet in elke context werkt, zorgt deze werkwijze ervoor dat je efficiënt te werk kunt gaan bij verschillende teams, als het gaat om anciënniteit.
Wie is verantwoordelijk voor het toekennen van toegangsrechten?
Het toegangsbeheersysteem werkt meestal als een piramide. Dit betekent dat de personeelsleden die zich in de bovenste lagen van de piramide bevinden maximale toegang hebben, terwijl de onderste lagen een verminderde toegang en minder mogelijkheden hebben.
In elk geval heb je een toegangsbeheerder of centrale admin nodig die toegang kan verlenen of weigeren. De meeste HR-tools staan meerdere beheerders toe. Wie deze rol vervult, wordt op bedrijfsniveau gekozen. Gewoonlijk kiest men voor een HR-softwarebeheerder.
De HR-softwarebeheerder houdt toezicht op de invoering van het HR-systeem van je bedrijf en heeft de meeste kennis over de innerlijke werking van de software. Softwarebeheerders kunnen ook werknemers opleiden in het gebruik ervan.
Hoe kun je probleemloos overschakelen naar een nieuw toegangsbeheersysteem?
Timing en planning. Bepaal de timing van de overgang naar een nieuw toegangsbeheersysteem. Stippel een plan uit dat afgestemd is op de behoeften van je HR-afdeling. Op die manier kun je bepalen hoelang het zal duren om het nieuwe toegangsbeheersysteem te configureren, en hoeveel tijd nodig is om je personeelsleden op te leiden.
Gegevens importeren en configuratie. Zorg ervoor dat alle parameters voor elke gebruiker vooraf juist ingesteld zijn door je hoofdadministrator en admins. Het kan zijn dat gegevens uit een vorig systeem geïntegreerd moeten worden in het nieuwe systeem.
Onboarding en training. Zorg ervoor dat alle medewerkers de werking van het nieuwe toegangsbeheersysteem begrijpt. Maak daarbij gebruik van alle beschikbare opleidingsmiddelen. Zo is iedereen optimaal voorbereid op het gebruik van het systeem, zodat procesfouten of misverstanden zo veel mogelijk ingeperkt worden. Zorg ervoor dat iedereen zijn eigen rol en toegangsniveau begrijpt.
Startdatum. Zorg voor een vaste datum waarop iedereen volgens het nieuwe systeem begint te werken. Als je een oud systeem gebruikte in je bedrijf, wordt dat op die dag ook afgesloten.
Introduceer het nieuwe systeem in verschillende fasen. Het duurt altijd even om aan nieuwe werkprocessen te wennen. Een goede aanpak is om het nieuwe toegangsbeheersysteem stapsgewijs beschikbaar te maken. Begin met de bovenste lagen van de piramide en bouw geleidelijk verder naar beneden. Laat eerst de admins wennen aan het nieuwe toegangsbeheersysteem, dan je managers, enzovoort. Laat je HR-softwarebeheerder de invoering van dichtbij volgen om tijdelijk in te grijpen als dat nodig is.