Payroll: wat is het en wat zijn de voordelen?

De term ‘payroll’ komt oorspronkelijk uit het Engels en staat voor loonlijst. Normaliter is een werknemer in dienst bij een bedrijf en staat deze bij dat bedrijf op de loonlijst. Echter, wanneer een werknemer juridisch gezien in dienst is van een payrollbedrijf, besteedt de inlener (het bedrijf waar de werknemer werkzaam is) de payrolling uit. 

In de situatie van payrolling, wordt een werknemer juridisch gezien dus niet aangenomen door het bedrijf waar hij of zij aan de slag is. Het is het payrollingbedrijf dat de werknemer aanneemt, en vervolgens wordt hij of zij uitgeleend aan de opdrachtgever of ‘inlener'.

Overweeg jij een payrollbedrijf in te schakelen voor jouw onderneming of organisatie? Probeer dan onze gratis demo.

Een payroller neemt het juridische werkgeverschap ten aanzien van je medewerkers over. Een payrollbedrijf zorgt dus onder andere voor de salarisadministratie, het opstellen van de contracten, het aanbrengen van wijzigingen van medewerkersgegevens, de administratie rondom ziekmeldingen en loonstroken, enzovoort. Hiermee bespaar je als werkgever enorm veel tijd, in het bijzonder voor wat betreft werknemers die slechts voor een korte tijd in dienst zullen blijven bij jouw organisatie.

Doordat het juridische werkgeverschap verlegd wordt naar de payroller, neem je als werkgever minder risico’s. Zo worden onder andere ziekteverzuimverzekeringen en premies volledig aan de werknemer(s) uitbetaald door het payrollbedrijf. Je blijft als werkgever wel zelf je eigen personeel uitzoeken en je blijft ook leidinggevende op de werkvloer. Echter, het is de payroller die de volledige administratie voor zijn rekening neemt.

Payrollers werken over het algemeen met een vooraf afgesproken all-in tarief. De payroller factureert het bedrijf dat hen inschakelt voor elk gewerkt uur van de werknemer. Dit tarief omvat niet alleen het loon van de werknemer, maar maar ook andere kosten die normaal gesproken door de werkgever worden betaald, zoals het vakantiegeld, de vakantiedagen, de pensioenpremie en de sociale lasten. Bovendien beheert en verwerkt het payrollbedrijf ook de onkostenvergoedingen, thuiswerkvergoeding en de reiskostenvergoeding.

Het voordeel van het inschakelen van een payroller is dat je als bedrijf een vast uurtarief betaalt. In dit bedrag worden gelijk de premies en loonbelastingen verwerkt. Doorgaans rekent een payroller een tarief dat gebaseerd is op het salaris van de werknemer. ​​Naast deze kosten rekent het payrollbedrijf nog een kleine marge voor hun dienstverlening. Je kunt ervan uitgaan dat deze marge zo’n 6 tot 10% bedraagt.

Naarmate je team groeit, worden je HR-processen diverser en complexer. De HR-software van Personio vereenvoudigt je HR-processen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Met de HR-software van Personio hoef je niet langer chaotisch te werk te gaan met allerlei lijstjes om de salarissen van je medewerkers uit te betalen. Alle relevante gegevens over de salarissen worden automatisch overgebracht naar de voorlopige loonlijst. Jouw taak? Alleen nog controleren en goedkeuren!

Payrolling kan je als werkgever vele voordelen opleveren, in vergelijking met het inhuren van personeel via een uitzendbureau of interimkantoor. Het grootste voordeel van payrolling is uiteraard dat je zelf niet meer de juridische werkgever bent ten aanzien van de werknemers die je aanneemt via een payrollbedrijf. Daarnaast hoef je ook geen kostbare tijd meer te besteden aan kantoorwerkzaamheden, zoals de personeelsadministratie. 

Hieronder lees je enkele heel concrete voordelen van payrolling:

• Met payrolling hou je je complexe administratie steeds zorgvuldig op orde. Gespecialiseerde payrollbedrijven maken gebruik van complexe software voor personeels- en salarisadministratie, zoals DATEV.

• De risico’s van het juridisch werkgeverschap worden verlegd naar het payrollbedrijf. Het is van tevoren helder wat de exacte loonkosten zullen zijn.

• Maak je als bedrijf gebruik van payrolling, dan hoef je als werkgever zelf niet meer op te draaien voor de kosten van verzuim, arbeidsongeschiktheid of ontslagvergoedingen. 

• Heel flexibel: je kunt als werkgever eenvoudig nieuwe medewerkers aannemen en net zo gemakkelijk weer afscheid van hen nemen.

Plan personeel op basis van solide gegevens

In Personio kun je op ieder moment zien hoeveel mensen er op welke afdeling werken en daar je planning op baseren.

Meer informatie over de rapportagefunctie van Personio

Helaas kan het gebruik van payrolldiensten ook enkele nadelen met zich meebrengen voor een werkgever.

De nadelen van payrolling voor werkgevers zijn onder andere:

• De kosten kunnen nogal eens flink oplopen als een payrollbedrijf geen transparante kostenstructuur hanteert.

• Aan de flexibiliteit en het afwentelen van juridische risico’s hangt een prijskaartje. Het tarief dat je betaalt per uur via een payrollbedrijf is doorgaans hoger dan wanneer je hiervoor een vaste medewerker in dienst zou nemen.

• Het is mogelijk dat kwalitatief goede werknemers via het payrollingbedrijf bij een ander bedrijf te werk worden gesteld.

• De meeste payrollbedrijven zijn niet 24/7 bereikbaar. Dit kan soms problemen met zich meebrengen als je op het laatste moment nog specifieke administratieve taken in orde wilt maken.

Een payrollcontract wordt in eerste instantie afgesloten door de werknemer (uitzendkracht), het payrollbedrijf, en de inlener of het bedrijf dat gebruikmaakt van de payrolldienstverlening. De werknemer komt formeel in dienst van het payrollbedrijf. Het payrollbedrijf is verantwoordelijk voor het uitbetalen van het salaris en vakantiegeld van de werknemer, en voor het opstellen van de loonstroken en jaaropgaven.

Juridisch gezien is er sprake van twee payrollcontracten:

1. Een arbeidsovereenkomst voor uitzendarbeid tussen de uitzendkracht en het payrollbedrijf. 

2. Een commerciële overeenkomst tussen de gebruiker van het payrollbedrijf (inlener) en het payrollbedrijf.

Een payrollmedewerker kan maximaal 5,5 jaar via een payrollbedrijf bij dezelfde werkgever werken. Dit gebeurt dan via opeenvolgende tijdelijke contracten, die vergelijkbaar zijn met uitzendovereenkomsten. 

Verder is het ook zo dat de medewerker die in dienst is via payrolling onder een andere cao valt dan de reguliere werknemers die rechtstreeks bij de onderneming in dienst zijn. Sommige payrollbedrijven hebben zelfs een geheel eigen cao.

De samenwerking tussen HR en het payrollbedrijf omvat taken die elkaar overlappen, maar elk van de partijen heeft ook specifieke verantwoordelijkheden. Zo is de HR-afdeling voornamelijk verantwoordelijk voor de werving, selectie, begeleiding en ontwikkeling van de medewerkers, terwijl het payrollbedrijf specifiek verantwoordelijk is voor de tewerkstelling, loonadministratie, personeelsdossiers en de uiteindelijke uitbetaling van de payrollwerknemers. Het is belangrijk dat beide partijen goed met elkaar samenwerken.

Voor kleinere organisaties die niet over een eigen HR-afdeling beschikken, kan het payrollbedrijf de voornoemde HR-taken deels overnemen. Het payrollkantoor kan in dit geval bijvoorbeeld ook de werving en selectie op zich nemen. Zeker in onzekere tijden, zoals tijdens de coronapandemie, kunnen deze diensten goed van pas komen. Als werkgever houd je dan voldoende tijd over om aan andere zaken te besteden.

Wat brengt de toekomst voor HR?

Hoe hebben HR-teams gereageerd op de coronapandemie en wat kun je doen om toekomstbestendige oplossingen te leveren voor je organisatie? Klik hier voor meer informatie en download nu ons onderzoek (Engelstalig).

Ben je voor jouw onderneming op zoek naar professionele en gespecialiseerde payrolling services? Probeer dan onze 14 daagse gratis webdemo. Zo zie je wat onze HR-software voor jouw organisatie kan betekenen.

Ja, payrolling is nog steeds toegestaan en sinds 1 januari 2020 wordt de payrollovereenkomst ook wettelijk geregeld. Door deze nieuwe wetgeving heeft de positie van een payrollmedewerker een verbetering ondergaan en is deze sterker geworden, vergeleken met die van een uitzendkracht.

Hoewel een uitzendbureau in veel opzichten op een payrollbedrijf lijkt, zijn er toch een aantal duidelijke verschillen tussen de twee. Zo richt een uitzendbureau zich voornamelijk op de werving en selectie van werknemers. Een payrollbedrijf daarentegen ontzorgt de werkgever en regelt alle administratieve zaken. Als een bedrijf beroep doet op een payrollorganisatie, blijft het bedrijf als werkgever in principe zelf verantwoordelijk voor de werving en selectie van de medewerkers. 

Voor de medewerkers die via payrolling bij jouw bedrijf in dienst zijn, hoef je als bedrijf geen loonheffingen te betalen. Het payrollbedrijf draagt deze heffingen zelf al af. Hou er wel rekening mee dat, als het payrollbedrijf dit niet (correct) doet, de Belastingdienst jouw bedrijf hiervoor aansprakelijk kan stellen.

Het is moeilijk om de kosten van payrolling vast te stellen, omdat deze voor een groot deel afhankelijk zijn van het salaris van de werknemer die via payrolling bij jouw bedrijf in dienst treedt. Het tarief dat het payrollbedrijf in rekening brengt, zal dus variëren afhankelijk van het salaris van de medewerker. Payrollbedrijven nemen hier meestal een kleine marge op van 6 tot 10%, om hun eigen kosten te kunnen dekken.