Medewerkerstevredenheidsonderzoek: wat is het en hoe pak je het succesvol aan?

Een medewerkerstevredenheidsonderzoek is een soort enquêtewaarmeewerknemers rechtstreeks feedback kunnen geven over hun werkervaring. Met dit onderzoek kan je het gevoel van tevredenheid en empowerment van werknemers meten. In het onderzoek worden vragen gesteld over hoe de werknemers denken over hun bedrijfscultuur, hun persoonlijke ontwikkeling, de relaties met hun collega’s, erkenning door managers en andere belangrijke zaken die hen aangaan.

Medewerkerstevredenheidsonderzoeken zijn meestal anoniem en toegankelijk via een online link. Op die manier hebben de werknemers het gevoel dat ze een oprechte mening kunnen geven. Merk op dat het invullen of afnemen van deze enquêtes niet verplicht is, maar wel enorm nuttig. We komen hier later in het artikel nog op terug.

Medewerkerstevredenheidsonderzoeken verschillen van bedrijf tot bedrijf. Over het algemeen moet een tevredenheidsonderzoek voor werknemers peilen naar wat je werknemers denken en voelen over de volgende onderwerpen: 

• De aard van het werk zelf en hoe het werk ervaren wordt. 

• Communicatie binnen het bedrijf. 

• Ondersteuning van het team en het bedrijf (zowel menselijk als materieel). 

• De verdeling van de werklast.

• De waardering en erkenning die het management geeft. 

• De missie en cultuur van het bedrijf. 

• Samenwerking met managers en andere teamleden.

• Promotiemogelijkheden binnen het bedrijf.

Merk op dat niet alleen het onderwerp, maar ook de aanpak van het onderzoek kan verschillen. Het aanbieden van anonieme enquêtes helpt om eerlijke antwoorden te verzamelen. Elk bedrijf kan echter zelf de methoden kiezen die voor zijn personeel het meest geschikt zijn.

Zo kunnen managers bijvoorbeeld mondelinge vragen stellen aan werknemers in kleine groepen, of een exitgesprek houden met vertrekkende werknemers. Dergelijke besprekingen zijn niet echt werknemerstevredenheidsonderzoeken, maar ze helpen wel om soortgelijke feedback te verzamelen. 

Whitepaper: Bepaal vandaag je werknemersstrategie

Een werknemersstrategie kan dienen als draaiboek voor het succes van je organisatie en is gebaseerd op jouw talenten. Download onze gids vandaag voor het volledige verhaal.

Volgens een studie van de Erasmus Universiteit in Rotterdam (in samenwerking met de Universiteit van Oxford en MIT) bleken gelukkige werknemers tot 24% beter te presteren, wanneer hun geluksscore op een 5-puntsschaal met één stap omhoog ging. Een hogere geluksfactor leidt dus tot een hogere productiviteit. 

Daarom is het belangrijk om met een onderzoek de behoeften en verlangens van je werknemers te begrijpen, zodat je ze beter en gerichter kunt stimuleren. Bovendien heeft een medewerkerstevredenheidsonderzoek nog tal van andere voordelen voor je bedrijf. Welke dat zijn, lees je hieronder. 

Een medewerkerstevredenheidsonderzoek kan waardevolle inzichten verstrekken over mogelijke manieren waarop je als bedrijf de werkervaring van je medewerkers kunt verbeteren. HR-managers kunnen met deze informatie de volgende elementen ondersteunen:

• Hardnekkige problemen voor je werknemers opsporen en oplossen.

• Je werknemers een stem geven. Mensen willen zich begrepen voelen. 

• Directe feedback van werknemers ontvangen in de plaats van nattevingerwerk. 

• Open communicatie aanmoedigen als deel van je bedrijfscultuur.

• Positieve statistieken gebruiken als onderdeel van je wervingsstrategie. 

• Het kwantificeren van de feedback van je werknemers. 

• Bijhouden hoe de tevredenheid van je werknemers in de loop van de tijd verandert.

• Anticiperen op en voorkomen van toekomstig personeelsverloop.

• Een cyclus van 360 gradenfeedback die helpt om een continue verbetercultuur tot stand te brengen. 

Nu je de voordelen van een medewerkerstevredenheidsonderzoek kent, zullen we je wat meer vertellen over een doeltreffende aanpak om zo’n onderzoek op te stellen. Hieronder staan 6 belangrijke stappen voor een succesvol creatieproces: 

• Kies de juiste werknemers en stakeholders. Denk eerst goed na over de medewerkers van wie je gegevens wilt verzamelen. Heeft je gewenste enquête betrekking op het hele bedrijf, of slechts op een paar kernafdelingen? Denk ook na over welke profielen je bij het maken en testen van je medewerkerstevredenheidsonderzoek wilt betrekken.

• Bepaal de onderzoeksmethode. Kies vroeg genoeg een onderzoeksmethode die past bij de behoeften van de organisatie, en bespreek die met je HR-team. Dit zal je op lange termijn veel geld besparen. Wat voor vragen ga je stellen en welk programma ga je gebruiken om het onderzoek te delen? Zijn de gegevens gemakkelijk te verzamelen? Beschik je over de juiste tools om de data en de resultaten te verwerken?

• Stel de vragenlijst op. Een medewerkerstevredenheidsonderzoek is meestal een combinatie van kwantitatieve en kwalitatieve vragen. De bedoeling is om een algemeen beeld te krijgen van de mening van je werknemers over diverse aspecten van hun werk. Deze feedback kan betrekking hebben op trainingen, de managers, de kantoorruimte of hun dagelijkse taken. Test de vragen voor je het onderzoek met je werknemers deelt.

• Controleer hoeveel respons er komt. Wanneer het onderzoek afgewerkt is en gedeeld is met je werknemers, moet je nagaan of je erin geslaagd bent om voldoende werknemers te engageren. Daarna moet je ook beslissen wat de beste aanpak is om de feedback van je werknemers te verzamelen. Je keuze zal afhangen van je budget, de beschikbare tijd, en de kwaliteit van de antwoorden.

• Analyseren en uitvoeren. Alle enquêtes moeten vraag per vraag geanalyseerd worden en de bevindingen moeten in hun context geplaatst worden. Je kunt elementaire statistische analyse gebruiken om kwantitatieve vragen te beantwoorden en correlaties te ontdekken. Tot slot is het belangrijk dat je managers de feedback ter harte nemen en een actieplan opstellen op basis van de onderzoeksresultaten. 

• Evalueer. Het succes van toekomstige medewerkerstevredenheidsonderzoeken zal afhangen van de manier waarop je de resultaten communiceert aan je team. Je moet je team laten weten dat ze gehoord zijn en dat bij de besluitvorming rekening wordt gehouden met hun feedback.

Stroomlijn je personeelsontwikkeling

Geef invulling aan je performance-aanpak, stel doelen, geef effectieve feedback en evalueer performance op een eerlijke manier. Structureer hoe je talent zich ontwikkelt en hoe jij hen behoudt met performance management.

Probeer slimme performance management

Het ergste wat je kunt doen nadat je alle gegevens hebt verzameld, is niets. Het houden van medewerkerstevredenheidsonderzoeken is geen bezigheidstherapie voor je werknemers, maar een actief hulpmiddel. We leggen in 6 stappen uit hoe je het maximum kunt halen uit de resultaten van je tevredenheidsonderzoek:

1. Analyseren en structuren van de data. Afhankelijk van de grootte van je bedrijf, kun je beschikken over honderden of zelfs duizenden onderzoeksresultaten. Met de analyse- en rapportagetools van Personio kun je zulke gegevens niet alleen verwerken, maar er ook duidelijke rapporten van maken.

2. Communiceren van de inzichten. Wees transparant en meld de resultaten van het onderzoek aan alle werknemers in je bedrijf. Dit kan via een speciale vergadering, waar je de resultaten op een duidelijke manier bekend maakt. 

3. Ga het gesprek aan met je medewerkers. Betrek je werknemers bij het ontwikkelen en doorvoeren van veranderingen. Je kunt bijvoorbeeld comités van werknemers benoemen om input te geven, als je bedrijf veranderingen wil doorvoeren. Je kunt ook de hulp inroepen van een veranderingsmanager.

4. Stel actiepunten op en probeer die waar te maken. Terwijl je de onderzoeksconclusies doorneemt, is het goed om na te denken over welke zaken beter kunnen en moeten. Bereid een plan voor om zinvolle verandering voor te stellen, en vergeet niet om je medewerkers hierbij te betrekken. 

5. Ga rustig te werk en pak een actiepunt per keer aan. Het is niet nodig om je hele strategie overhoop te gooien. Probeer je op de hoofdzaak te concentreren. Streef naar realistische doelen die tot echte, structurele resultaten zullen leiden. 

6. Blijf meten. Zorg voor follow-ups door middel van nieuwe onderzoeken. Zodra veranderingen zijn doorgevoerd, kun je opnieuw naar de mening van je medewerkers peilen. Op die manier ontstaat een verbeteringsproces in je organisatie dat nooit ophoudt. 

Als in een medewerkerstevredenheidsonderzoek onbelangrijke vragen worden gesteld of vragen op een ondoeltreffende manier worden gesteld, kan dat leiden tot lage participatiecijfers. Erger nog, er wordt nutteloze informatie verzameld, waardoor het onderzoek een dure tijdverspilling wordt. Lees onderstaande do's en don'ts om dit te vermijden en de kwaliteit van je onderzoeken te verhogen.

• Do’s

• Stel de juiste soort vragen. Er bestaan veel verschillende manieren waarop je als bedrijf een onderzoek kunt afnemen. Sommige bedrijven gebruiken een numerieke schaal, terwijl andere bedrijven vragen met een gesloten antwoord gebruiken. Het kan een goed idee zijn om de keuze te beperken. Invulvragen leiden immers tot een hoop gegevens die moeilijk te analyseren zijn.

• Gebruik duidelijke en herkenbare uitspraken. Een medewerkerstevredenheidsonderzoek moet ook negatieve uitspraken bevatten. Als een enquête vol staat met positieve uitspraken zoals "Mijn baas is attent." of "Mijn team is behulpzaam.", kunnen de resultaten onrealistisch of rooskleurig zijn. Ook erg subjectieve vragen, zoals: "Is de personeelsbezetting te klein?" kunnen een vertekend beeld geven van de realiteit. 

• Betrek je medewerkers bij het opstellen van het onderzoek en bij de analyse. Bedrijven kunnen de nieuwe medewerkerstevredenheidsonderzoeken uitproberen met een testgroep, voordat ze in het hele bedrijf worden aangeboden. Het testproces kan de enquête-ontwerpers helpen om onduidelijke vragen te identificeren. 

• Zorg ervoor dat het management aan boord is. Tevredenheidsonderzoeken voor medewerkers worden vaak genegeerd, omdat het management niet de nodige actie onderneemt naar aanleiding van de resultaten. Zorg ervoor dat je een actieplan hebt waarmee je veranderingen kunt doorvoeren.

• Bewaar de anonimiteit. Idealiter gebeuren medewerkerstevredenheidsonderzoeken anoniem. Wat een werknemer tevreden of ontevreden maakt op het werk is heel persoonlijk en ligt soms delicaat. Medewerkers zouden terughoudend kunnen zijn om sommige meningen te delen, maar niet als vertrouwelijkheid verzekerd is.

Neem sneller de juiste beslissing met Personio

Verlies geen tijd meer met herinneringen en het zoeken naar afspraken. In Personio beheer en regel je functies en sollicitanten met één tool.

Optimaliseer jouw werving met Personio

• Don’t

• Alleen naar je eigen resultaten kijken. Vergeet niet om, naast je eigen resultaten, ook naar de resultaten van andere bedrijven te kijken. Zo kun je snel zien hoe goed je het doet in vergelijking met je concurrenten. Je kunt ook inspiratie halen uit de positieve resultaten van andere bedrijven.

• Vermijd onderzoeksmoeheid. Onderzoeksmoeheid bij werknemers is reëel, en het is vaak de belangrijkste reden achter lage participatiecijfers. Onderzoeksmoeheid bij medewerkers treedt meestal op wanneer de frequentie van de onderzoeken te hoog ligt, wanneer er nauwelijks effectieve opvolging is, of wanneer de onderzoeken van lage kwaliteit zijn.

• Enquêtes die te lang zijn. Wees kort en bondig in je onderzoek. De vragen van en het motief achter het medewerkerstevredenheidsonderzoek moeten duidelijk zijn voor alle medewerkers. 

• Maak het niet te tijdrovend. Werknemers zijn meestal geneigd om tijdens hun werkuren op een medewerkerstevredenheidsonderzoek te antwoorden. Daarom moet je ervoor zorgen dat je onderzoek niet te veel tijd in beslag neemt. Bij voorkeur wordt het onderzoek online gedaan.

• Frequentie van de enquête. De timing en frequentie van de onderzoeken zijn belangrijke factoren. Slechts één keer per jaar een enquête houden is een slecht idee. Verspreid daarom verschillende enquêtes over het hele jaar. Een betere frequentie leidt tot een hechte bedrijfscultuur waarin verbetering de norm wordt.

Medewerkerstevredenheidsonderzoeken zijn bedoeld om eerlijke, oprechte antwoorden te verkrijgen van je werknemers. Daarom moeten de vragen gemakkelijk te begrijpen zijn. Open vragen zijn goed als je de gegevens efficiënt kunt verwerken, maar meestal zijn gesloten vragen of meerkeuzevragen aan te bevelen.

Hier zijn 3 voorbeelden van goed geformuleerde vragen voor een medewerkerstevredenheidsonderzoek:

• Beoordeel, op een schaal van 1 tot 5, hoe tevreden je je over het algemeen voelt over je baan. 

• Wat vind je van de visie en missie van het bedrijf? Kies uit: uiterst belangrijk, belangrijk, noch belangrijk en noch onbelangrijk, onbelangrijk of uiterst onbelangrijk.

• Zou je de bedrijfscultuur omschrijven als gastvrij voor alle mensen, ongeacht hun achtergrond? Antwoorden kunnen zijn: ‘ja’, ‘nee’ of ‘niet zeker’. Licht je antwoord toe.

Het medewerkerstevredenheidsonderzoek wordt door bedrijven gebruikt om een nauwkeurig beeld te krijgen van wat de werknemers van het bedrijf vinden. Je komt als bedrijf meer te weten over wat je medewerkers motiveert of demotiveert. Met de beschikbare gegevens kun je nieuw beleid invoeren om de productiviteit van je werknemers te maximaliseren en je bedrijfscultuur te verbeteren.

Eerst en vooral heb je als bedrijf een strategie nodig die prioriteit geeft aan het opvolgen van feedback. Dan kun je minstens 4 tot 5 keer per jaar medewerkerstevredenheidsonderzoeken organiseren voor de beste resultaten. Vul een jaarlijks medewerkerstevredenheidsonderzoek aan met follow-up enquêtes om het succes van je HR-initiatieven te meten.