HRM-systeem: functies en voordelen

Een HRM-systeem is software waarmee je HR-processen en medewerkersgegevens centraal beheert. Denk aan werving en selectie, personeelsadministratie, verlofregistratie, salarisadministratie, verzuimbeheer en performance management. Door administratieve processen te automatiseren, bespaar je tijd, verklein je de kans op fouten en houd je meer ruimte over voor strategisch HR. Daarom kiezen steeds meer organisaties voor een digitaal HR-systeem of personeelssysteem als basis voor hun HR-processen.

E-HRM (electronic Human Resource Management) is een HRM-systeem dat via de cloud beschikbaar is. Medewerkers en managers krijgen via bijvoorbeeld Employee Self Service (ESS) of Management Self Service (MSS) toegang tot de informatie en processen die voor hen relevant zijn. Zo kunnen medewerkers zelf verlof aanvragen of persoonsgegevens wijzigen, terwijl HR minder tijd kwijt is aan administratieve werkzaamheden.

HR software ondersteunt vrijwel alle dagelijkse HR-processen. Welke functionaliteiten beschikbaar zijn, verschilt per systeem, maar de meeste HR-oplossingen bieden onder andere:

• werving en selectie

• assessment

• on- en offboarding

• verlofregistratie

• verzuimbeheer

• elektronisch personeelsdossier

• salarisadministratie

• declaraties

• performance management

• opleidingsmanagement

• personeelsontwikkeling

• toegangsbeheer

• Employee self service

• Management self service

• analyses en rapportages

• goedkeuringsprocessen

• taken en herinneringen

• personeelsplanning

• sjablonen

• elektronische handtekeningen

Hoe ontwikkel je een duurzame HR-strategie?

In deze gids nemen we je mee door het proces en laten we zien hoe je je HR-werk naar een hoger niveau kunt tillen.

Nu downloaden

Een HRM-systeem helpt organisaties om efficiënter te werken en meer grip te krijgen op HR-processen. De belangrijkste voordelen zijn:

• Efficiëntere HR-processen, doordat veel administratieve taken automatisch verlopen.

• Minder handmatig werk, waardoor de werkdruk voor HR afneemt.

• Meer tijd voor werkzaamheden die waarde toevoegen, zoals de ontwikkeling en begeleiding van medewerkers.

• Betrouwbare en actuele gegevens, omdat alle informatie op één centrale plek wordt beheerd.

• Meer inzicht in HR-data met rapportages en analyses die helpen om processen te verbeteren en onderbouwde beslissingen te nemen.

• Lagere kosten, doordat je efficiënter werkt en minder tijd kwijt bent aan administratieve processen.

Als je eenmaal hebt besloten dat er een HRM-systeem moet komen in je bedrijf, ontdek je al snel dat er een wildgroei aan systemen op de markt is. Om te voorkomen dat je door de bomen het bos niet meer ziet, hebben we een overzicht samengesteld van de belangrijkste aspecten waar je op moet letten bij het selecteren van een HRM-systeem.

Bepaal eerst wat je wilt bereiken. Wil je vooral administratieve taken automatiseren, beter inzicht krijgen in HR-data of de medewerkerservaring verbeteren? Door je doelen vooraf scherp te krijgen, wordt het makkelijker om een HR-systeem te kiezen dat echt bij je organisatie past.

Een HR-systeem wordt dagelijks gebruikt door HR, managers én medewerkers. Betrek hen daarom bij de selectie en onderzoek welke processen tijd kosten, waar knelpunten zitten en welke functionaliteiten de meeste waarde toevoegen. Zo vergroot je de kans op een succesvolle implementatie.

Niet elke organisatie heeft dezelfde behoeften. Sommige leveranciers bieden HR software die is afgestemd op specifieke branches of organisatiegroottes. Kies daarom een oplossing die aansluit bij jouw processen, sector en ambities.

Bedenk of een standaardoplossing voldoende is of dat maatwerk nodig is. Voor veel organisaties biedt een modern HRM-systeem alle functionaliteiten om HR-processen efficiënt te organiseren. Met Personio kies je zelf welke modules je gebruikt en kun je eenvoudig meegroeien als je organisatie verandert.

Maak kennis met Personio tijdens een gratis proefperiode

Maak kennis met de HRIS-oplossing van Personio en ontdek tijdens een gratis proefperiode van 14 dagen of deze oplossing de juiste is voor jou. Klik op de knop hieronder om je proefperiode vandaag nog te starten.

Book je demo

De mensen die dagelijks met het HRM-systeem gaan werken, weten als geen ander welke processen goed lopen en waar verbetering mogelijk is. Betrek HR, managers en andere eindgebruikers daarom al vroeg bij de selectie en implementatie. Door hun wensen en ervaringen mee te nemen, vergroot je de kans dat het systeem goed aansluit op de dagelijkse praktijk én dat medewerkers het sneller omarmen.

De invoering van een HRM-systeem verandert vaak de manier van werken. Informeer medewerkers daarom ruim op tijd over wat er verandert, waarom de organisatie voor een nieuw systeem kiest en wat dit voor hen betekent. Duidelijke communicatie zorgt voor meer begrip, vergroot het draagvlak en helpt om weerstand te voorkomen.

Een goede implementatie stopt niet zodra het systeem live staat. Zorg ervoor dat medewerkers weten hoe het HRM-systeem werkt en waar ze terechtkunnen met vragen. Met duidelijke instructies en praktische trainingen halen zij sneller het maximale uit het systeem en verloopt de overgang een stuk soepeler.

Een HRM-systeem helpt je om HR-processen te digitaliseren, administratieve taken te automatiseren en medewerkersgegevens centraal te beheren. Zo bespaar je tijd, werk je efficiënter en houd je meer ruimte over voor strategische HR-taken. Met Personio’s Core HR Management Software beheer je onder meer personeelsdossiers, workflows, tijdregistratie en andere HR-processen vanuit één centraal platform.

Een HRM-systeem (Human Resource Management-systeem) is software waarmee je HR-processen en medewerkersgegevens centraal beheert. Denk aan personeelsadministratie, verlofregistratie, salarisadministratie, performance management en werving. Door processen te automatiseren, bespaar je tijd, verklein je de kans op fouten en krijg je beter inzicht in je HR-data.

Een HR-systeem helpt organisaties om efficiënter te werken. Je automatiseert terugkerende administratieve taken, beheert alle medewerkersgegevens op één plek en ondersteunt de naleving van wet- en regelgeving. Daardoor houdt HR meer tijd over voor werkzaamheden die bijdragen aan de ontwikkeling van medewerkers en de organisatie.

Welke gegevens een medewerker kan bekijken of wijzigen, bepaal je zelf met rollen en toegangsrechten. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld hun persoonsgegevens aanpassen, verlof aanvragen of loonstroken en jaaropgaven raadplegen. Zo blijft gevoelige informatie goed beveiligd, terwijl medewerkers eenvoudig toegang hebben tot de gegevens die voor hen relevant zijn.

Welke gegevens je bijhoudt, hangt af van de behoeften van je organisatie. In de meeste HRM-systemen beheer je onder meer persoonsgegevens, arbeidsovereenkomsten, personeelsdossiers, verlof- en verzuimregistraties, salarisgegevens, functiegegevens, beoordelingsverslagen en opleidingsinformatie.

Het is belangrijk om alleen de gegevens vast te leggen die je nodig hebt voor je HR-processen en te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, zoals de AVG. Zo houd je je HR-administratie overzichtelijk, werk je efficiënter en zorg je ervoor dat medewerkersgegevens veilig worden beheerd.