HRM-systeem: functies en voordelen

HRM-systemen helpen je om alle processen binnen HRM te stroomlijnen. Van werving en selectie tot salarisadministratie, en van verzuimbeheer tot ontwikkelingsmanagement. Werkelijk elk onderdeel van HR kan erin aan bod komen. Door de werkzaamheden te automatiseren, werk je efficiënter en effectiever, waardoor er meer tijd overblijft voor andere inhoudelijke vraagstukken. Daarnaast kun je de processen ook makkelijker monitoren en verder optimaliseren.

Werk je met een HRM-systeem dat in de cloud of online werkt? Dan hebben we het ook wel over e-HRM. Je kunt daarbij denken aan vacaturesites en de zogenaamde Employee Self Service (ESS) of Management Self Service (MSS), waarbij medewerkers of managers zelf toegang hebben tot specifieke (persoons)gegevens. Ze kunnen de gegevens inzien of bewerken, afhankelijk van de rechten die ze krijgen toegekend. Zo wordt de werkdruk van de HR-afdeling teruggedrongen.

HRM-processen zijn natuurlijk ontzettend breed. Het is dan ook logisch dat de HRM-systemen die op de markt zijn een enorm scala aan mogelijkheden bieden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• werving en selectie

• assessment

• on- en offboarding

• verlofregistratie

• verzuimbeheer

• elektronisch personeelsdossier

• salarisadministratie

• declaraties

• performance management

• opleidingsmanagement

• personeelsontwikkeling

• toegangsbeheer

• Employee Self Service

• Management Self Service

• analyses en rapportages

• goedkeuringsprocessen

• taken en herinneringen

• personeelsplanning

• sjablonen

• elektronische handtekeningen

Je kunt dus heel veel met een HRM-systeem. Maar waarom zou je een HRM-systeem aanschaffen? Wat zijn de voordelen ervan?

• Gestroomlijnde processen en efficiënter werken.

• Een lagere werkdruk.

• Meer tijd voor andere vraagstukken.

• Een constante, betere kwaliteit van informatie en processen.

• Eenvoudig gedegen managementrapportages opstellen, processen monitoren en verder optimaliseren.

• Kosten besparen.

Als je eenmaal hebt besloten dat er een HRM-systeem moet komen in je bedrijf, ontdek je al snel dat er een wildgroei aan systemen is. Om te voorkomen dat je door de bomen het bos niet meer ziet, zetten we op een rij waar je op moet letten bij de selectie van een HRM-systeem.

HRM-systemen kunnen ontzettend breed worden ingezet. Maar misschien heb jij als bedrijf maar behoefte aan één specifiek onderdeel, of wil je slechts een paar elementen gebruiken. Zorg dus dat je eerst helder krijgt wat je precies wil bereiken met zo’n HR-tool. Op welke vlakken wil je verbeteringen doorvoeren? Wat is je doel? 

Wat hebben jouw medewerkers en managers nodig om hun werk goed - of beter - te kunnen doen? Hoe kun je ze ontlasten? Breng dit in kaart en leg dit ook voor aan je medewerkers. Zo weet je zeker dat de keuze die je uiteindelijk maakt, aansluit op de behoeften van de werkvloer.

Veel leveranciers van HRM-software hebben specialistische kennis binnen een of meerdere branches. Dit is kennis die in jouw voordeel kan werken. Kijk daarom goed rond in de markt en maak de keuze voor een leverancier en systeem dat bij je past.

Zijn er standaard oplossingen waarmee jij je doelen kan bereiken of is daarvoor maatwerk nodig? In veel gevallen is zo’n duur maatwerkpakket helemaal niet nodig. Zo biedt Personio een handig alles-in-één HRM-programma, waarin alle processen zijn geïntegreerd. Je bepaalt zelf welke modules je kiest. En wijzigen je behoeften in de toekomst, dan pas je het aantal modules gewoon aan.

Betrek je (HRM-)medewerkers actief bij de keuze voor een systeem, want zij zijn tenslotte degenen die ermee moeten gaan werken. Het ene systeem is gebruiksvriendelijker dan het andere. Het hangt mede van de kennis en vaardigheden van je medewerkers af of zij hiermee uit de voeten kunnen. 

De invoering van een HRM-systeem betekent een verandering in werkwijze. Informeer je medewerkers daarover. In sommige gevallen moeten medewerkers ook taken van HR overnemen. Het is belangrijk dat ze hiervan op de hoogte zijn en weten welke consequenties dat voor ze heeft. 

Train alle medewerkers die van het HRM-systeem gebruik gaan maken. Zo weet iedereen bij de start hoe het werkt en wordt het systeem optimaal én met een goed gevoel gebruikt. 

Je kunt zelf bepalen welke gegevens een medewerker kan inzien, door hem of haar bepaalde rechten toe te kennen. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld zelf hun adresgegevens inzien en wijzigen of kunnen de openstaande verlofdagen inzien en verlof aanvragen. Voor wat betreft hun contract, de jaaropgaven en salarisstroken hebben ze over het algemeen alleen kijkrechten. 

Als bedrijf of organisatie bepaal je zelf welke gegevens worden bijgehouden in een HRM-systeem. Alle gegevens die je helpen om de HRM-processen te stroomlijnen kunnen in zo’n systeem worden opgeslagen.