Employee Self Service Software

Employee self service of ESS is het proces waarmee werknemers met een klik op de knop hun hr-gerelateerde gegevens kunnen wijzigen, vaak geïntegreerd binnen een hr-software. Het is een manier om medewerkers actief te laten participeren in het proces. Medewerkers kunnen hun eigen gegevens invoeren, zonder daarbij een extra administratieve last te creëren voor de hr-afdeling.

Het is belangrijk om een HRIS te hebben dat geschikt is om de zelfservice voor medewerkers te integreren. Op die manier kunnen werknemers er zelf voor zorgen dat hun gegevens altijd up-to-date zijn. Door dit op een handige, gestroomlijnde manier aan te bieden, kunnen medewerkers erop vertrouwen dat hun gegevens op elk moment veilig en 100% accuraat zijn.

Werknemers kunnen alle gegevens bijwerken die relevant zijn voor hun dienstverband of voor de noodzakelijke hr-processen. Als een medewerker trouwt, kan hij of zij de burgerlijke staat wijzigen, medewerkers kunnen relevante documenten of legitimatiebewijzen uploaden (zoals een rijbewijs), of ze kunnen bijvoorbeeld de gegevens van de contactpersonen voor noodgevallen of hun adres actualiseren zodra er zich wijzigingen voordoen.

Zelfservicesoftware is eerder een functie dat onderdeel uitmaakt van een algemene hr-software, dan een software op zich. Jouw hr-software kan de mogelijkheid bieden om zelfservicefuncties toe te voegen. Deze zelfservicefuncties stellen medewerkers in staat om eenvoudige gegevenswijzigingen door te voeren, zonder dat daarvoor goedkeuring vereist is (of waarbij er slechts een zeer eenvoudige goedkeuring vereist is). Bovendien kun je er via de toegangsrechten voor zorgen dat al je andere gegevens veilig blijven.

Medewerkers kunnen aan de hand van zelfservicesoftware makkelijk de volgende taken zelf uitvoeren:

• Een adreswijziging doorgeven;

• Vakantiedagen aanvragen;

• De bezetting controleren van collega’s;

• Zich ziek melden en ook aangeven wanneer hij of zij weer aan het werk is;

• Contactgegevens van collega’s bekijken, al dan niet binnen het eigen team of de eigen afdeling van de medewerker;

• De organisatie beter leren kennen, nog voor de eerste werkdag;

• Een werkrooster bepalen;

• Onkosten ingeven;

• Gesprekken vastleggen met leidinggevenden;

• Zich inschrijven voor cursussen.

Je kunt als bedrijf gebruikmaken van de ESS-functie door software te implementeren die eenvoudig te begrijpen en te gebruiken is. Als je organisatie beschikt over effectieve hr-software zoals Personio, zouden je medewerkers in staat moeten zijn om de zelfservicefunctie op te pakken en te gebruiken, naar eigen inzicht en onder de voorwaarden die passend zijn voor hun functie.

Hiervoor is vaak enige vorm van oefening nodig, maar de software zelf kan het proces eenvoudiger maken. In Personio kun je makkelijk toegangsrechten instellen en taken toewijzen, waarbij ook meldingen naar de betreffende gebruikers gestuurd worden. Op die manier zijn de gegevens altijd up-to-date en correct.

We moeten hier op twee unieke manieren naar kijken. Ten eerste stelt zelfbedieningssoftware de hr-afdeling in staat om zich te concentreren op strategische in plaats van op administratieve taken. Op die manier kan hr initiatieven ontwikkelen die echte verandering in een organisatie kunnen teweegbrengen (terwijl de mensen op de eerste plaats blijven staan).

Aan de andere kant maakt ESS-software ook het leven van medewerkers makkelijker. Ze hoeven zich niet meer in allerlei bochten te wringen om een eenvoudige wijziging door te voeren. Medewerkers kunnen gewoon inloggen, de wijziging maken en die dan ter goedkeuring voorleggen. Alles wordt makkelijker doordat de informatiestroom betrouwbaar is en correct verloopt.

Jazeker, want met ESS reduceer je de typische fouten die kunnen optreden als gegevens dubbel worden ingevoerd. Bovendien kun je een controle- en goedkeuringsproces invoeren, zodat er geen enkele fout over het hoofd wordt gezien. Het lijdt geen twijfel dat zelfservice voor medewerkers kan helpen om fouten te verminderen die volkomen vermijdbaar waren.

• De hr-afdeling kan zich concentreren op belangrijke inhoudelijke taken.

• Er wordt minder tijd besteed aan administratie en het uitvoeren van kleine wijzigingen, en er is meer tijd voor de optimalisatie van de hr-processen.

• Medewerkers kunnen hun eigen gegevens beheren.

• Het bestuur en de hr-afdeling hebben meer controle over de gegevens en er is ook meer transparantie voor alle medewerkers.

• Met ESS-software werkt de hr-afdeling over het algemeen een stuk efficiënter.