Employee Self Service Software
Bespaar tijd met naadloze HR-processen
Met de employee self-service kunnen medewerkers hun afwezigheid, personeelsgegevens en werktijden bekijken en bijwerken. Zo waarborg je transparantie, vermindert je administratieve rompslomp en behoud je het overzicht door slim rechtenbeheer.
Verminder administratief ‘heen-en-weer’ -geschuif
Verlof aanvragen, werkuren vastleggen en persoonlijkegegevens actualiseren: iedereen bespaart veel tijd als medewerkers deze taken zelf uitvoeren. Leidinggevenden keuren updates met slechts een paar klikken goed in het systeem, en HR kan taken op een hoger niveau uitvoeren.
Volledige transparantie voor je medewerkers
Of het nu gaat om loonstroken, referenties of resterende verlofrechten: medewerkers hebben de gegevens die ze nodig hebben altijd binnen handbereik. HR wijst toegangsrechten toe aan individuele medewerkers of afdelingen en bepaalt wie documenten mag uploaden en welke gegevens mogen worden bekeken of bewerkt.
Maak ruimte voor belangrijke taken
Merk je dat je geen tijd hebt om te werken aan strategische projecten, zoals de personeelsplanning? Door medewerkers taken zoals online ziekmelding te laten uitvoeren, minimaliseer je de administratieve werklast binnen HR en creëer je ruimte voor taken die direct bijdragen aan het succes van het bedrijf.
Ontdek de voordelen van Personio
Vul je gegevens in, dan neemt één van onze product experts snel contact met je op om een gesprek in te plannen.
Dit kun je verwachten:
Een vrijblijvende begeleiding door ons product
Gesprekken over jouw topprioriteiten
Antwoord op al je vragen
Software waar medewerkers van houden:
Door dit formulier te verzenden, bevestig ik dat ik het privacybeleid heb gelezen en stem ik in met de verwerking van mijn persoonsgegevens door Personio voor de genoemde doeleinden. Ik kan mijn toestemming voor deze verwerking te allen tijde intrekken.
Employee self service (ESS): hoe zorg je dat het werkt?
Employee self service (ESS) of zelfservice voor medewerkers kan een transformationeel effect hebben op je organisatie. Het draagt bij aan de werknemerservaring, én de hr-afdeling wint er kostbare tijd mee. Maar hoe werkt ESS precies? En hoe zorg je ervoor dat de zelfservice voor medewerkers een succes wordt? In dit artikel vind je een aantal van de meest gestelde vragen over hr-software met geïntegreerde ESS-functionaliteit.
Wat is employee self service?
Employee self service of ESS is het proces waarmee werknemers met een klik op de knop hun hr-gerelateerde gegevens kunnen wijzigen, vaak geïntegreerd binnen een hr-software. Het is een manier om medewerkers actief te laten participeren in het proces. Medewerkers kunnen hun eigen gegevens invoeren, zonder daarbij een extra administratieve last te creëren voor de hr-afdeling.
Waarom is ESS belangrijk?
Het is belangrijk om een HRIS te hebben dat geschikt is om de zelfservice voor medewerkers te integreren. Op die manier kunnen werknemers er zelf voor zorgen dat hun gegevens altijd up-to-date zijn. Door dit op een handige, gestroomlijnde manier aan te bieden, kunnen medewerkers erop vertrouwen dat hun gegevens op elk moment veilig en 100% accuraat zijn.
Welke gegevens kunnen werknemers bijwerken?
Werknemers kunnen alle gegevens bijwerken die relevant zijn voor hun dienstverband of voor de noodzakelijke hr-processen. Als een medewerker trouwt, kan hij of zij de burgerlijke staat wijzigen, medewerkers kunnen relevante documenten of legitimatiebewijzen uploaden (zoals een rijbewijs), of ze kunnen bijvoorbeeld de gegevens van de contactpersonen voor noodgevallen of hun adres actualiseren zodra er zich wijzigingen voordoen.
Wat is zelfservicesoftware?
Zelfservicesoftware is eerder een functie dat onderdeel uitmaakt van een algemene hr-software, dan een software op zich. Jouw hr-software kan de mogelijkheid bieden om zelfservicefuncties toe te voegen. Deze zelfservicefuncties stellen medewerkers in staat om eenvoudige gegevenswijzigingen door te voeren, zonder dat daarvoor goedkeuring vereist is (of waarbij er slechts een zeer eenvoudige goedkeuring vereist is). Bovendien kun je er via de toegangsrechten voor zorgen dat al je andere gegevens veilig blijven.
Voorbeelden
Medewerkers kunnen aan de hand van zelfservicesoftware makkelijk de volgende taken zelf uitvoeren:
Een adreswijziging doorgeven;
Vakantiedagen aanvragen;
De bezetting controleren van collega’s;
Zich ziek melden en ook aangeven wanneer hij of zij weer aan het werk is;
Contactgegevens van collega’s bekijken, al dan niet binnen het eigen team of de eigen afdeling van de medewerker;
De organisatie beter leren kennen, nog voor de eerste werkdag;
Een werkrooster bepalen;
Onkosten ingeven;
Gesprekken vastleggen met leidinggevenden;
Zich inschrijven voor cursussen.
Hoe introduceer je dit proces?
Je kunt als bedrijf gebruikmaken van de ESS-functie door software te implementeren die eenvoudig te begrijpen en te gebruiken is. Als je organisatie beschikt over effectieve hr-software zoals Personio, zouden je medewerkers in staat moeten zijn om de zelfservicefunctie op te pakken en te gebruiken, naar eigen inzicht en onder de voorwaarden die passend zijn voor hun functie.
Hiervoor is vaak enige vorm van oefening nodig, maar de software zelf kan het proces eenvoudiger maken. In Personio kun je makkelijk toegangsrechten instellen en taken toewijzen, waarbij ook meldingen naar de betreffende gebruikers gestuurd worden. Op die manier zijn de gegevens altijd up-to-date en correct.
Wat kunnen medewerkers met employee self service software doen?
We moeten hier op twee unieke manieren naar kijken. Ten eerste stelt zelfbedieningssoftware de hr-afdeling in staat om zich te concentreren op strategische in plaats van op administratieve taken. Op die manier kan hr initiatieven ontwikkelen die echte verandering in een organisatie kunnen teweegbrengen (terwijl de mensen op de eerste plaats blijven staan).
Aan de andere kant maakt ESS-software ook het leven van medewerkers makkelijker. Ze hoeven zich niet meer in allerlei bochten te wringen om een eenvoudige wijziging door te voeren. Medewerkers kunnen gewoon inloggen, de wijziging maken en die dan ter goedkeuring voorleggen. Alles wordt makkelijker doordat de informatiestroom betrouwbaar is en correct verloopt.
Kan employee self service het aantal fouten verminderen?
Jazeker, want met ESS reduceer je de typische fouten die kunnen optreden als gegevens dubbel worden ingevoerd. Bovendien kun je een controle- en goedkeuringsproces invoeren, zodat er geen enkele fout over het hoofd wordt gezien. Het lijdt geen twijfel dat zelfservice voor medewerkers kan helpen om fouten te verminderen die volkomen vermijdbaar waren.
Wat zijn de voordelen van employee self service software?
De hr-afdeling kan zich concentreren op belangrijke inhoudelijke taken.
Er wordt minder tijd besteed aan administratie en het uitvoeren van kleine wijzigingen, en er is meer tijd voor de optimalisatie van de hr-processen.
Medewerkers kunnen hun eigen gegevens beheren.
Het bestuur en de hr-afdeling hebben meer controle over de gegevens en er is ook meer transparantie voor alle medewerkers.
Met ESS-software werkt de hr-afdeling over het algemeen een stuk efficiënter.