ATS-systemen: wat zijn het en hoe verbeteren ze recruiting?

Een ATS-systeem is een recruitmentsysteem waarmee je het gehele wervings- en selectieproces van een bedrijf in kaart brengt. Zo heb je als werkgever steeds een perfect overzicht van de vacatures, sollicitaties en potentiële kandidaten. Het gaat concreet om een softwareprogramma waarmee je het wervings- en selectieproces versnelt. Met een ATS krijg je ook een beter overzicht van het sollicitatieproces. Het stelt je in staat om op een heldere manier te communiceren met kandidaten. In zo’n systeem houd je immers alle stappen inzake werving en selectie die HR uitvoert op een overzichtelijke manier bij. Dit varieert van het plaatsen van een vacature tot het aanwerven of afwijzen van een kandidaat.

De ‘war for talent’ is heviger dan ooit en het is belangrijk om snel het juiste talent aan te trekken voor je organisatie. Een ATS-systeem kan dit proces faciliteren. Zo’n systeem stroomlijnt immers het complete rekruteringsproces. Doordat je alle informatie en kennis op één platform centraliseert, kan een bedrijf korter op de bal spelen. Dankzij een ATS kunnen ook meerdere mensen tegelijkertijd samenwerken aan één taak. 

Een recruitmentsysteem maakt het mogelijk om op een efficiënte manier talent te vinden en te screenen tijdens de sollicitatieprocedure. Op die manier kan HR sneller voorstellen formuleren en kunnen kandidaten sneller afgewezen of aangenomen worden. Zo mis je geen enkele potentiële versterking meer en wordt alles netjes gemonitord. Het hoofddoel van een ATS is dus het efficiënter en transparanter maken van het rekruteringsproces. Een ATS-systeem bewijst vooral zijn nut wanneer een bedrijf heel wat vacatures open heeft staan

Er zijn heel wat voordelen verbonden aan een ATS-systeem. Hieronder lees je de belangrijkste voordelen voor bedrijven.

• Tijdsbesparing Met een ATS kan de HR-afdeling heel wat tijd besparen. Heel wat administratieve zaken lopen met zo’n geautomatiseerd systeem, zoals het sturen van e-mails, het invoeren van gegevens en het op de hoogte houden van kandidaten. Hierdoor kan HR meer tijd investeren in persoonlijk contact en andere belangrijke, inhoudelijke zaken.

• Altijd overzicht Met een ATS hebben alle gebruikers steeds een volledig, up-to-date overzicht van het wervings- en selectieproces. In slechts enkele klikken heb je alle gegevens bij de hand en krijg je een actuele stand van zaken.

• Betere opvolging van kandidaten Door het stroomlijnen van het selectieproces houd je de kandidaat beter en consequent op de hoogte. Dit zorgt voor een betere waardering.

• Makkelijk koppelbaar Een goed ATS-systeem kan makkelijk gekoppeld worden aan een jobsite. Zo hoef je vaak maar één keer alle gegevens in te voeren. Ook worden gegevens die door de kandidaat zelf worden ingegeven op de jobsite automatisch ingelezen. Verder vallen de meeste ATS-systemen ook makkelijk te koppelen aan het personeelsdossier.

• Betere interne samenwerking Omdat een ATS alle gegevens overzichtelijk bijhoudt, is alle info steeds up-to-date, waardoor de interne samenwerking binnen een bedrijf soepeler verloopt. Per vacature zie je onder meer de status en de resultaten.

• Bron van waardevolle data De data die gegenereerd worden door het ATS-systeem, kan het bedrijf gebruiken om het rekruteringsproces nog verder te optimaliseren. Ook wordt het bijhouden van talentpools op deze manier een stuk makkelijker.

• Multiposting van vacatures Heel wat ATS-systemen laten ook toe dat je meerdere vacatures in één keer publiceert op verschillende jobboards, vacaturesites en sociale media. 

Hoewel een ATS belangrijke voordelen heeft, zijn er ook enkele aandachtspunten waarmee bedrijven rekening moeten houden. 

• Een heleboel data Als een ATS niet goed gestructureerd is, is het makkelijk om erin te verdwalen. Op die manier kunnen capabele kandidaten in het systeem alsnog gemist worden. Heel wat ATS-systemen maken gebruik van kunstmatige intelligentie op basis van zoekwoorden. Als je deze zoekwoorden niet correct invoert, wordt de kandidaat vervolgens niet gevonden.

• Onleesbare bestanden Sommige ATS-systemen hebben moeite met de verwerking van bepaalde bestandstypes, zoals pdf’s. Op die manier kan talent verloren gaan, bijvoorbeeld omdat het cv niet correct werd ingelezen.

• De leercurve Elk ATS-systeem maakt in het begin een leercurve door. Houd daar als bedrijf rekening mee.

• Het prijskaartje Een ATS-systeem kan heel duur zijn. Er zijn heel wat diverse opties op de markt. Welk ATS-systeem het meest geschikt is voor jouw bedrijf, hangt af van de grootte van de organisatie en de opties die je wenst en nodig hebt.

Ga je over tot de aanschaf van een ATS-systeem, dan is het belangrijk even stil te staan bij de volgende overwegingen.

• Heeft de leverancier ervaring in HR? Ga voor een ATS-aanbieder met ervaring in HR en met de nodige referenties. Zo voorkom je een lang leerproces. Een leverancier moet de behoeftes van jouw business begrijpen.

• Is het ATS-platform mobiel en cloudgebaseerd? Vandaag de dag moeten medewerkers altijd en overal kunnen werken. Daarom is het belangrijk dat het ATS-systeem cloudgebaseerd is en ook mobiel toegankelijk is.

• Hoe verloopt de implementatie van het ATS-systeem? Kan het ATS geïntegreerd worden met bestaande systemen? Je werkt in je bedrijf misschien al met een CRM-systeem (customer relationship management) en/of andere systemen. Om optimaal te kunnen werken, is het belangrijk dat het ATS makkelijk gekoppeld kan worden met andere, bestaande systemen. Denk maar aan een document management systeem. Doe ook navraag bij de leverancier over hoe deze de implementatie van het ATS-systeem aanpakt. Ondersteuning in de beginfase zal waarschijnlijk welkom zijn. Check ook of de aanbieder voldoende training en support biedt.

• Welke processen kan het ATS-systeem automatiseren? Zorg ervoor dat je, voor het instellen van het ATS, zicht hebt op welke processen je wenst te automatiseren in je bedrijf. Overweeg daarbij de mogelijkheden van geavanceerde HR-tools om de werving en selectie efficiënter te maken.

• Wat is de meerwaarde van het ATS-systeem voor kandidaten en medewerkers? Een ATS mag jou als bedrijf dan wel helpen, maar stel je ook de vraag waar de meerwaarde zit voor kandidaten en medewerkers, en hoe het ATS kan bijdragen aan de ‘employee journey’. Dit is het traject die medewerkers afleggen vanaf de sollicitatie bij je bedrijf tot en met de offboarding.

ATS staat voor ‘applicant tracking system’ en is een andere benaming voor recruitmentsysteem. Een ATS is een softwaresysteem om het wervings- en selectieproces in bedrijven te automatiseren en deze processen te stroomlijnen. 

Er zijn heel wat verschillende ATS-systemen op de markt, waardoor een exacte kostprijs moeilijk te bepalen is. De prijs hangt in grote mate af van de gewenste functionaliteiten. Er zijn ATS-systemen in heel wat verschillende prijscategorieën. Een ATS is er al vanaf € 2.600 per jaar.