HR-processen: wat zijn dat? Voorbeelden + optimalisatie

Met HR-processen worden alle processen bedoeld die nodig zijn om over voldoende gekwalificeerd personeel te beschikken. Voorbeelden van HR-processen zijn werving en selectie en talentmanagement. HR staat hierbij voor Human Resource, maar je kan deze term evengoed vervangen door personeelszaken of P&O (personeel en organisatie). 

Leestip: Ontdek de veelzijdige rol van een HR-manager en hoe deze professionals essentiële functies vervullen. 

De HR-processen beslaan alle processen die te maken hebben met je personeel. Maar welke verschillende HR-processen zijn er? We hebben hieronder een overzicht met voorbeelden van HR-processen voor je op een rij gezet.

• Werving en selectie

• Pre- en onboarding

• Beoordeling en beloning

• Verzuim en re-integratie

• Talentmanagement

• Detachering

• Personeelsplanning en -roosters

• Urenregistratie

• Opstellen en ontbinden van de arbeidsovereenkomsten

• Arbeidsvoorwaarden

Waarom is het een goed idee om je HR-processen op orde te hebben? We zetten acht voordelen voor je op een rij.

Door middel van gestroomlijnde HR-processen:

1. gaan alle gestandaardiseerde taken sneller;

2. verbeter je de kwaliteit van het HR-werk;

3. komen er middelen en tijd vrij om (meer) strategische taken uit te voeren;

4. kan je bedrijf zich strategisch ontwikkelen;

5. verbeteren de rekruteringskansen;

6. versterk je de loyaliteit en het vertrouwen van de werknemers (mits de processen transparant zijn);

7. verhoog je de productiviteit van het personeel;

8. bevorder je de digitalisering van de onderneming.

Door je HR-processen goed in kaart te brengen, kom je inefficiëntie op het spoor en kan je een verbeterslag slaan. We lichten toe hoe je dit het beste aanpakt. 

Hoe gaan jullie nu te werk? Welke stappen worden doorlopen bij de verschillende processen? Door deze stappen op te nemen in een flowchart, krijg je een goed overzicht van je processen. Wellicht wordt dan ook duidelijk dat sommige bestaande stappen onlogisch zijn of zelfs overbodig. 

Wie is voor welke HR-processen verantwoordelijk? Is dat altijd een medewerker van HR of zijn er ook andere afdelingen betrokken bij deze processen? Is het opportuun dat al die mensen erbij betrokken zijn of kunnen de processen misschien minder hiërarchisch georganiseerd worden? Organiseer een feedbacksessie met alle betrokken medewerkers om helder te krijgen wat wenselijk is. Vraag ook de verantwoordelijke leidinggevenden om hun mening en visie.

Nadat je je huidige processen in kaart hebt gebracht en weet waar de knelpunten zitten, kan je deze gericht stroomlijnen en verbeteren. 

Wil jij je processen optimaliseren, minder kans maken op fouten en een lagere werkdruk voor je HR-medewerkers realiseren? Coolblue heeft bijvoorbeeld alle HR-processen gedigitaliseerd om de efficiency te vergroten. Hun gedachte: medewerkers doen álles al online, waarom zouden we dan ook niet hun werkgerelateerde zaken digitaliseren?

Speciale HR-software biedt hierbij uitkomst, zoals de alles-in-één HR-software van Personio. In deze software worden alle HR-processen met elkaar zijn verbonden en kun je alle HR-zaken heel makkelijk regelen.

De meeste HR-activiteiten verlopen altijd via hetzelfde patroon, zoals ziekmeldingen en verlofaanvragen. Zulke activiteiten kan je automatiseren. Zo verloopt je proces efficiënter en verlaag je tegelijkertijd de werkdruk binnen de HR-afdeling. Ook hiervoor kan je gebruikmaken van HR-software. Met HR-software heb je onder andere beschikking over een persoonlijke portal voor je medewerkers. In dit portaal geef je je medewerkers toegang tot de relevante documenten, en ze kunnen hierin ook zelf hun verlofaanvraag indienen. De vervolgacties worden dan door het systeem in gang gezet.

Toekomstbestendig met digitale processen

Onboardingtaken automatisch verdelen? Aantal vakantiedagen laten berekenen? Digitale processen die je met HR-software kan afhandelen, nemen je werk uit handen. Zodat je meer tijd overhoudt voor strategische, toekomstgerichte taken.

Strategisch werken met Personio

HR-processen zijn zo veelomvattend en zo met elkaar verweven, dat het lastig kan zijn om alle aspecten te monitoren en tijdig op élke situatie in te spelen. Als je slechts een handjevol medewerkers hebt, kom je met een Excelsheet nog een heel eind. Echter, zodra je organisatie groeit, neemt de kans toe dat er fouten worden gemaakt en zaken over het hoofd worden gezien. De druk op de HR-afdeling neemt dan gestaag toe. Digitalisering biedt hier uitkomst. We benoemen de voordelen van de digitalisering van HR-processen:

• Je houdt grip op alle HR-processen.

• Door digitalisering behoud je het overzicht.

• Je vergroot de efficiency.

• De werkdruk neemt af.

• Het risico op fouten neemt af.

Wil je controleren of je HR-processen effectief en efficiënt zijn? Gebruik dan deze checklist inzake de digitalisering van je HR-processen, en vink aan wat van toepassing is.

In principe kan je alle HR-processen digitaliseren. De planning en het beheer van verlof bestaan bijvoorbeeld altijd uit dezelfde, steeds terugkerende processtappen. Hierdoor is het proces goed te digitaliseren en te automatiseren, waardoor je veel efficiënter werkt. Immers, als het proces is ingericht als een geautomatiseerde workflow, vergeet je geen enkele noodzakelijke stap. 

Pas als je al je HR-processen in kaart hebt gebracht, kan je zien op welke punten het goed gaat en op welke punten het beter kan. Op die manier kan je je processen gericht optimaliseren.

Enkele voorbeelden van digitalisering in HR zijn verlofregistratie, verzuimadministratie, urenregistratie en het digitale personeelsdossier.