Wat is HR-automatisering? Voordelen en implementatie

In dit artikel bespreken we HR-automatisering en de impact ervan op organisaties. We zullen de voordelen van HR-automatisering belichten, evenals de belangrijkste HR-processen die kunnen worden geautomatiseerd. Ook gaan we in op de essentiële aspecten bij het kiezen van de juiste HR-automatiseringssoftware. Daarnaast behandelen we de uitdagingen en belangrijke overwegingen die gepaard gaan met de implementatie van HR-automatisering, met speciale aandacht voor het behoud van een menselijke benadering in HR.

Belangrijkste conclusies

  • HR-automatisering biedt aanzienlijke voordelen voor de efficiëntie en productiviteit van de HR-afdeling. Door repetitieve taken te automatiseren, kunnen HR-teams kostbare tijd en middelen besparen en zich meer richten op strategische taken.

  • Werving en selectie, onboarding, afwezigheidsbeheer en performance management zijn enkele van de belangrijkste HR-processen die kunnen worden geautomatiseerd.

  • Het kiezen van de juiste HR-automatiseringssoftware en het behouden van een menselijke benadering in HR zijn cruciaal voor het succesvol implementeren van HR-automatisering in je organisatie.

Onze HR Trends Report voor 2023: Download nu de whitepaper

Wat is HR-automatisering?

HR-automatisering is een proces waarbij digitale technologie wordt gebruikt om de menselijke tussenkomst bij repetitieve en tijdrovende HR-taken te minimaliseren. Het doel van HR-automatisering is om HR-processen te stroomlijnen, de efficiëntie te verhogen en HR-teams in staat te stellen zich te concentreren op kritieke taken zoals strategische planning en talentontwikkeling. 

HR-automatisering is van cruciaal belang voor organisaties van elke omvang. Automatisering kan namelijk helpen om de HR-afdeling te transformeren van een administratieve naar een strategische functie.

Voordelen van HR-automatisering

Het automatiseren van HR-processen biedt talloze voordelen voor organisaties van elke omvang. Hieronder worden enkele van de belangrijkste voordelen beschreven.

1. Efficiëntie en productiviteit

HR-automatisering kan de efficiëntie en productiviteit van de HR-afdeling aanzienlijk verbeteren. Door repetitieve taken te automatiseren, worden de doorlooptijden van de HR-taken verkort. Dit kan de productiviteit van de HR-afdeling verhogen en de totale efficiëntie van de organisatie verbeteren. Daarnaast kun je je als HR-manager meer bezighouden met HR-analytics en het vormen en implementeren van de gekozen HRM-strategie.

2. Nauwkeurigheid en consistentie

Een ander voordeel van HR-automatisering is dat de automatisering kan zorgen voor meer nauwkeurigheid en consistentie in de HR-processen. Handmatige processen zijn immers vatbaar voor menselijke fouten, terwijl geautomatiseerde processen consistent en nauwkeurig zijn. Dit kan leiden tot een betere naleving van de regelgeving, minder fouten en minder onnodige kosten.

3. Tijdsbesparing en kostenreductie

Door de verschillende HR-processen te automatiseren, kunnen organisaties veel tijd en geld besparen. Het automatiseren van taken zoals werving, onboarding en payroll kan bijvoorbeeld leiden tot aanzienlijke tijdsbesparingen en kostenreducties.

4. Wendbaarheid en flexibiliteit

Bovendien draagt automatisering bij aan een meer flexibele en wendbare HR-afdeling, waarbij teams sneller kunnen inspelen op veranderingen en nieuwe behoeften binnen en buiten de organisatie. Daarnaast ondersteunt de automatiseringvan HR continue HR-cycli, wat zorgt voor een gestroomlijnde en adaptieve aanpak van zaken als personeelsontwikkeling, prestatiebeoordelingen, en het stimuleren van continue feedback.

Organisatieontwikkeling en HR-strategie gaan hand in hand

People Strategy

Je HR-strategie bepaalt hoe de HR-afdeling proactief kan bijdragen aan de toekomst van het bedrijf. Deze gids toont je de belangrijkste stappen om een doelgerichte strategie te ontwikkelen.

Automatisering van HR-processen

De automatisering van HR-processen brengt dus, mits ze goed wordt uitgevoerd, veel voordelen met zich mee. Tegelijkertijd zijn er veel processen waar een HR-afdeling verantwoordelijk voor is, dus waar zit dan de grootste toegevoegde waarde? We hebben een aantal voorbeelden van processen voor je op een rij gezet die door middel van HR-automatisering aanzienlijk kunnen bijdragen aan de verdere ontwikkeling van je organisatie. 

Werving en selectie

Werving en selectie is een van de meest tijdrovende HR-processen. Door dit proces (deels) te automatiseren, kunnen HR-teams veel tijd en moeite besparen. Geautomatiseerde wervings- en selectieprocessen kunnen helpen om sneller de juiste kandidaat te vinden voor een functie. Dit gebeurt dan door middel van geautomatiseerde screening en selectie. De automatisering kan bovendien leiden tot een betere kandidaatervaring, omdat het proces sneller en efficiënter verloopt.

Onboarding

Onboarding is een cruciaal onderdeel van het proces om nieuwe medewerkers in te werken. Door het proces van onboarding te automatiseren, kunnen organisaties een gestructureerd en consistent proces bieden aan nieuwe medewerkers. Een geautomatiseerde onboardingproces kan bijvoorbeeld zorgen voor het automatisch aanmaken van een nieuw medewerkersprofiel, het verstrekken van informatie over de organisatie, het toewijzen van taken en het delen van belangrijke documenten.

Afwezigheidsbeheer

Afwezigheidsbeheer is een ander HR-proces dat kan worden geautomatiseerd. Door het afwezigheidsbeheer te automatiseren, kunnen HR-teams de juiste procedures volgen en ervoor zorgen dat medewerkers op een consistente manier worden behandeld. Geautomatiseerde processen voor afwezigheidsbeheer kunnen bijvoorbeeld zorgen voor de registratie van afwezigheid, het toepassen van de juiste beleidslijnen en het informeren van de betrokken partijen.

Performance management

Performance management is een belangrijk HR-proces dat kan worden geautomatiseerd. Geautomatiseerde performance management-processen kunnen bijdragen aan een gestructureerde, objectieve en heldere evaluatie van de prestaties van medewerkers. Dit kan leiden tot betere prestaties en een hogere motivatie van medewerkers. Geautomatiseerde performance management-processen kunnen bijvoorbeeld zorgen voor het vaststellen van doelen, het monitoren van de voortgang en het geven van feedback.

Implementatie van HR-automatisering

Wil je weten wat er allemaal bij de implementatie van het automatiseren van HR komt kijken? We hebben het proces hieronder stap voor stap beschreven.

  • Analyseer je huidige HR-processen en identificeer de processen die geautomatiseerd kunnen worden.

  • Bepaal je doelen en prioriteiten voor de HR-automatisering.

  • Onderzoek verschillende soorten HR-automatiseringssoftware en kies de software die het beste aansluit bij je behoeften en budget.

  • Stel een implementatieplan op, inclusief tijdlijn en verantwoordelijkheden.

  • Zorg voor de juiste training en ondersteuning voor je HR-team en medewerkers.

  • Implementeer de gekozen HR-automatiseringssoftware en monitor de voortgang ervan.

  • Evalueer de resultaten na een bepaalde periode en maak indien nodig aanpassingen.

Hoe kies ik de juiste HR-automatiseringssoftware?

Hoe weet je welke HR-automatiseringssoftware het beste bij je organisatie past? We hebben een aantal tips voor je op een rij gezet die je ondersteunen bij het maken van de juiste keuze

  • Breng de behoeften en wensen van je organisatie in kaart.

  • Onderzoek verschillende software-oplossingen, kijk naar reviews en vergelijk functies.

  • Let op het gebruiksgemak van de software en de mate van aanpasbaarheid aan je organisatie.

  • Controleer of de software voldoet aan de wettelijke eisen en privacyregels.

  • Overweeg de integratiemogelijkheden met de bestaande systemen en tools.

  • Kijk naar de prijs-kwaliteitverhouding en neem daarin het beschikbare budget mee.

Personio biedt een uitgebreide software-oplossing met een breed scala aan HR-automatiseringsfuncties, zoals werving en selectie, onboarding, afwezigheidsbeheer en prestatiebeoordelingen. De functies kunnen allemaal worden afgestemd op de specifieke behoeften van je organisatie.

Digitaal werk vereist digitale processen

Employer Self Service

Oké, laten we eerlijk zijn: met ordners en Excel-lijsten kom je tegenwoordig als bedrijf niet ver meer. Gelukkig heeft Personio daarvoor de oplossing: eenvoudige, digitale HR-processen, van werving en digitale personeelsdossiers tot salarisadministratie.

Uitdagingen en overwegingen bij HR-automatisering

Het implementeren van HR-automatisering brengt uitdagingen met zich mee, zoals het vinden van de balans tussen het automatiseren van processen en het geven van persoonlijke aandacht. Hoewel automatisering tijd en kosten bespaart, is het belangrijk om een menselijke benadering in HR te behouden en te benadrukken. Persoonlijk contact en empathie zijn cruciaal voor het opbouwen van vertrouwen en betrokkenheid van medewerkers. Zorg er dus voor dat de automatisering wordt gebruikt als middel om de HR-afdeling te ondersteunen, maar niet om het menselijke aspect volledig te vervangen.

Veelgestelde vragen

Welke typen van automatisering zijn er?

Er zijn verschillende typen van automatisering, waaronder procesautomatisering, beslissingsautomatisering en communicatie-automatisering. Beslissingsautomatisering omvat het gebruik van algoritmen en data-analyse om beslissingen te nemen, zoals het selecteren van geschikte kandidaten tijdens het wervingsproces. Communicatie-automatisering betreft geautomatiseerde communicatie tussen systemen of personen, zoals het sturen van herinneringen en notificaties.

Wat is het doel van een automatiseringssysteem?

Het doel van een automatiseringssysteem is om repetitieve, arbeidsintensieve en tijdrovende taken te automatiseren, zodat de efficiëntie en productiviteit van de organisatie verhoogd worden. Het uiteindelijke doel van automatisering is om de kwaliteit en effectiviteit van de bedrijfsprocessen te verbeteren en zo bij te dragen aan het succes van de organisatie.

Bevordert HR-automatisering de medewerkerstevredenheid?

Ja, HR-automatisering kan bijdragen aan de tevredenheid van je medewerkers. Door diverse HR-processen te automatiseren, kunnen HR-teams zich richten op meer strategische taken en het bieden van persoonlijke aandacht.

Disclaimer